Ordonnance
sur le système informatisé de la Police judiciaire fédérale
(Ordonnance JANUS)

Le sous-système «Contrôle des affaires et des délais» permet de faciliter la gestion des documents et des dossiers de la Police judiciaire fédérale qui se rapportent à des affaires impliquant des personnes physiques, des personnes morales ou des objets. Il peut contenir toutes les communications, notamment les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les lettres, adressées à la Police judiciaire fédérale ou émanant de celle-ci.

Il donne accès:

1. aux documents informatisés se rapportant aux affaires traitées par la Police judiciaire fédérale, sous forme de textes ou d’images;

2. aux données relatives à la transmission et à l’étape de traitement des documents et des dossiers, ainsi qu’aux éventuelles recherches effectuées dans les systèmes d’information accessibles à la Police judiciaire fédérale, et

3. à l’emplacement des dossiers et aux indications relatives au prêt.

Les données traitées dans le sous-système peuvent être indexées par personne, par objet ou par événement. Elles peuvent être traitées dans d’autres sous-systèmes de JANUS lorsque les dispositions spécifiques de ces sous-systèmes le permettent. Les données non reliées à d’autres sous-systèmes sont effacées trois ans après la saisie.

Peuvent être traitées temporairement dans JANUS les données relatives à la coordination d’enquêtes internationales ou intercantonales au sens de l’art.², let. b, LOC. Ces données sont traitées dans une catégorie particulière de données. Les personnes ayant saisi ces données procèdent à leur vérification au plus tard trois ans après la saisie et les détruisent si celles-ci ne peuvent être traitées conformément aux al. 1 à 13.

L’Intranet JANUS est un système de communication fermé et chiffré. Il fonctionne indépendamment d’autres systèmes. Il se compose:

1. de services Intranet;

2. d’une messagerie électronique.

La messagerie électronique, à l’exclusion des contenus de l’Intranet JANUS, peut être utilisée par la Police judiciaire fédérale et par d’autres autorités chargées de tâches de poursuite pénale pour se communiquer des données de manière sécurisée.

Ont accès JANUS au moyen d’une procédure d’appel, pour autant que cela soit nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches légales:

1. la Police judiciaire fédérale;

2. le Ministère public de la Confédération;

3. les services de police criminelle des cantons qui, dans le cadre de leurs attributions, collaborent avec la Police judiciaire fédérale et les sections analyse crime organisé, criminalité économique et générale du Service d’analyse et de prévention (art. 12 LOC);

4. les sections analyse crime organisé, criminalité économique et générale, ainsi que le service des étrangers du Service d’analyse et de prévention;

5. le service de contrôle de l’office (service de contrôle) et le service de contrôle IPAS;

6. le conseiller à la protection des données de l’office;

7. le chef de projet et les gestionnaires du système.

Les services de police criminelle concernés des cantons saisissent sans retard et systématiquement dans JANUS les informations en relation avec leur obligation d’informer selon les art. 8 et 10 LOC.

Les services de la Police judiciaire fédérale saisissent sans retard et systématiquement dans JANUS les informations qui rentrent dans le champ d’application défini à l’art.³.

La responsabilité de la saisie est assumée par le premier utilisateur JANUS qui a connaissance des faits pertinents.

Il examine en particulier:

1. si les données de chaque antécédent sont conformes aux dispositions de la présente ordonnance. Il vérifie notamment, conformément aux conditions de l’art. 6, si la fiabilité et l’ancienneté de l’antécédent sont encore susceptibles d’apporter des éléments de suspicion vis-à-vis de la personne concernée. Si tel n’est pas le cas, il corrige ou efface l’antécédent;

2. si l’ensemble des informations contenues dans un bloc de données est encore proportionnel et si l’ensemble des enregistrements est susceptible d’apporter des éléments de suspicion pour des investigations supplémentaires. Si ces conditions ne sont pas remplies, il efface le bloc de données.

Les informations concernant des tierces personnes enregistrées depuis plus de trois ans sans qu’un bloc de données propre n’ait été ouvert pour elles sont rendues anonymes lors de l’appréciation générale, à moins qu’elles ne servent dans une procédure pénale déterminée. Si ces informations sont liées à des délits dans le domaine du crime organisé, l’anonymisation a lieu si les données sont enregistrées depuis plus de cinq ans.

Si cela lui est nécessaire pour obtenir les renseignements dont elle a besoin et motiver ses demandes d’entraide administrative, la Police judiciaire fédérale peut communiquer des données personnelles enregistrées dans JANUS aux autorités suivantes tenues de coopérer au sens de l’art. 4 LOC:

Si cela lui est nécessaire pour obtenir les renseignements dont elle a besoin et motiver ses demandes d’entraide administrative, la Police judiciaire fédérale peut communiquer des données personnelles enregistrées dans JANUS à d’autres destinataires, à savoir:

Tout traitement de données figurant dans JANUS est consigné dans un procèsverbal. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés durant trois ans.

Le Département fédéral de justice et police (département) précise, dans une directive, les modalités régissant l’évaluation de la journalisation du traitement des données.