RO 2012 337
Ordonnance
sur le système d’information EDAssist+
du 9 décembre 2011
Le Conseil fédéral suisse,
vu l’art.6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères (loi)1;
vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)2,
arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet
La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information EDAssist+ (système EDAssist+).
Art. 2 But
Le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) utilise le système EDAssist+ pour:
enregistrer en ligne les personnes qui se rendent à l’étranger ou y voyagent;
traiter les avis de recherche de personnes portées disparues;
prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe;
saisir et traiter les demandes soumises par la population;
traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 16, 17 et 22 du Règlement du Service diplomatique et consulaire suisse, du 24 novembre 19673.
Art. 3 Exploitation
Le système EDAssist+ est exploité par la Direction consulaire (DC) du DFAE.
RS 235.24
Art. 4 Structure du système EDAssist+
Le système EDAssist+ se compose des domaines suivants:
enregistrement en ligne;
avis de recherche et retours d’information;
crises et catastrophes;
helpline;
protection consulaire.
Section 2 Données et traitement des données
Art. 5 Enregistrement en ligne
La personne qui se rend à l’étranger ou y voyage peut saisir ses données dans le domaine «enregistrement en ligne».
Les données à saisir sont recensées à l’annexe1.
La saisie de données est réservée aux personnes visées à l’art.4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi.
Art. 6 Avis de recherche et retours d’information
Le domaine «avis de recherche et retours d’information» est destiné au traitement des données des personnes visées à l’art.4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi, qui sont portées disparues.
Les données des personnes ayant déposé un avis de recherche sont également traitées.
Les données à traiter sont recensées aux annexes2 et 3.
Les données sont saisies par la DC et les représentations diplomatiques et consulaires suisses à l’étranger (représentations). Les données visées à l’annexe2, ch. 1 à10, et à l’annexe3, ch. 1 à6, et concernant des personnes enregistrées dans le système d’information «Administration en réseau des Suisses de l’étranger» (VERA) sont transférées automatiquement depuis celui-ci.
Art. 7 Crises et catastrophes
Le domaine «crises et catastrophes» est destiné au traitement des données de personnes visées à l’art.4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi qui sont touchées par une crise ou une catastrophe.
Les données à traiter sont recensées à l’annexe4.
Les données sont saisies par la DC et les représentations. Les données visées à l’annexe4, ch. 1 à10, et concernant des personnes enregistrées dans le système VERA sont transférées automatiquement depuis celui-ci.
Art. 8 Helpline
Le domaine «helpline» est destiné au traitement des données de personnes ayant soumis une demande à la DC ou à une représentation par écrit, par téléphone ou par voie électronique.
Les données à traiter sont recensées à l’annexe5.
Les données sont saisies par la DC et les représentations.
Art. 9 Protection consulaire
Le domaine «protection consulaire» est destiné au traitement des données de personnes visées à l’art.4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi et bénéficiant d’une assistance au titre de la protection consulaire.
Les données à traiter sont recensées à l’annexe6.
Les données sont saisies par la DC et les représentations. Les données visées à l’annexe6, ch. 1 à10, et concernant des personnes enregistrées dans le système VERA sont transférées automatiquement depuis celui-ci.
Art. 10 Droits de traitement
La DC et les représentations ont le droit de traiter toutes les données du système EDAssist+.
Les personnes visées à l’art.5 ont le droit de traiter leurs données en ligne.
Art. 11 Stockage, archivage et destruction des données
Les données visées à l’annexe1 sont détruites au plus tard 30 jours après l’écoulement de la durée indiquée du voyage.
Les données visées aux annexes2 à6 et dont le statut est «désactivé» ou «archivé» sont détruites au plus tard cinq ans après la dernière consultation.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Art. 12 Administration du système
Les administrateurs système gèrent les systèmes informatiques, les bases de données et les applications. Ils planifient, installent, configurent et supervisent l’infrastructure technique du système EDAssist+.
La personne responsable de l’application sert d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs. Elle veille à ce que les utilisateurs soient satisfaits et analyse les besoins en vue du développement futur du système EDAssist+. Elle est rattachée à la DC.
Art. 13 Attribution des droits d’accès individuels
La personne responsable de l’application attribue des droits d’accès individuels aux collaborateurs de la DC et des représentations.
Chaque année, elle vérifie si les conditions justifiant le droit d’accès sont toujours remplies.
Section 3 Protection des données et sécurité informatique
Art. 14 Droit d’accès et de rectification
Toute personne peut, par écrit et en justifiant de son identité, demander à la DC de lui fournir des renseignements sur les données la concernant et de rectifier les données incorrectes.
Ces renseignements sont fournis gratuitement et par écrit.
Conformément à l’art.9 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données4, il est possible de refuser ou de restreindre la communication des renseignements demandés, voire d’en différer l’octroi.
Art. 15 Devoirs de diligence
La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.
Elle s’assure que les données saisies dans le système EDAssist+ sont exactes, complètes et mises à jour; cette disposition ne s’applique pas aux données du domaine «enregistrement en ligne».
Art. 16 Sécurité des données et sécurité informatique
La sécurité des données et la sécurité informatique doivent être assurées conformément à l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données5 ainsi qu’à l’art.10 de l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur l’informatique dans l’administration fédérale6.
La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.
La DC prend des mesures techniques et organisationnelles contre le traitement non autorisé et le vol de données.
Art. 17 Journalisation
Les accès au système EDAssist+ et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.
Art. 18 Surveillance
La DC exerce la surveillance sur le traitement des données dans EDAssist+ au sens de la présente ordonnance.
Le DFAE veille au respect de la protection et de la sécurité des données.
Section 4 Dispositions finales
Art. 19 Modification du droit en vigueur
L’ordonnance VERA du 7 juin 20047 est modifiée comme suit:
Art. 5a Transmission de données
L’annexe recense les systèmes électroniques équipés d’une interface avec VERA, énumère les données transférées de VERA dans l’autre système et précise la fréquence de ces transferts.
L’ordonnance VERA est complétée par l’annexe suivante:
Annexe
Liste des systèmes d’information dotés d’une interface avec VERA Système d’information Les données personnelles suivantes sont transférées Fréquence de VERA EDAssist+ a. Noms Si nécessaire
Prénoms
Données concernant les adresses et moyens de communication (contacts)
Date de naissance
Sexe
Langues
Lieux d’origine
Nationalités
Numéro d’assuré
Art. 20 Entrée en vigueur
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er février 2012.
9 décembre 2011 Au nom du Conseil fédéral suisse: |
|---|
La présidente de la Confédération, Micheline Calmy-Rey |
La chancelière de la Confédération, Corina Casanova |
Annexe 1
(art.5, al. 2) Données dans le domaine «enregistrement en ligne»
3. Date de naissance/âge
Adresses
Coordonnées (téléphone, fax, courriel) 7. Lieux d’origine 8. Nationalités
Personne de contact (nom et adresse) 10. Itinéraire/destination 11. Durée du voyage/du séjour
Annexe 2
(art.6, al. 3) Données dans le domaine «avis de recherche et retours d’information» concernant les personnes portées disparues 1. Noms 2. Prénoms 3. Adresses 4. Date de naissance/âge
Sexe 6. Langues 7. Coordonnées (téléphone, fax, courriel) 8. Lieux d’origine
Nationalités l’assurance-vieillesse et survivants8 (numéro d’assuré AVS) 12. Assistance nécessaire 13. Informations concernant la personne de contact (noms, prénoms, adresses, 14. Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact 15. Lieu de séjour 16. Etat (décédé/e, blessé/e, malade, en bonne santé) 17. Date du dernier contact 18. Numéro de passeport
Annexe 3
(art.6, al. 3) Données dans le domaine «avis de recherche et retours d’information» concernant les personnes ayant soumis un avis de recherche
Coordonnées (téléphone, fax, courriel) 5. Langues 7. Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact
Annexe 4
(art.7, al. 2) Données dans le domaine «crises et catastrophes»
4. Date de naissance/âge 5. Sexe 6. Langues 7. Coordonnées (téléphone, fax, courriel) 8. Lieux d’origine 9. Nationalités l’assurance-vieillesse et survivants9 (numéro d’assuré AVS) 12. Assistance nécessaire 13. Informations concernant la personne de contact (noms, prénoms, adresses, 14. Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact 15. Lieu de séjour 16. Etat (décédé/e, blessé/e, malade, en bonne santé) 17. Date du dernier contact 18. Lieu de rassemblement 19. Moyen de transport 20. Numéro de passeport
Annexe 5
(art.8, al. 2) Données dans le domaine «Helpline»
Coordonnées (téléphone, fax, courriel) 5. Langues 7. Demande
Annexe 6
(art.9, al. 2) Données dans le domaine «protection consulaire»
4. Date de naissance 5. Sexe 6. Langues 7. Coordonnées (téléphone, fax, courriel) 8. Lieux d’origine 9. Nationalités l’assurance-vieillesse et survivants10 (numéro d’assuré AVS) 12. Informations concernant la personne de contact (noms, prénoms, adresses, 13. Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact 14. Assurances 15. Bénéficiaire d’une rente AI 16. Obligation de s’annoncer (militaires) 17. Etat (décédé/e, blessé/e, malade, en bonne santé) 18. Données portant sur des mesures d’aide sociale et des poursuites ou sanctions pénales et administratives selon l’art.4, al. 3, let. b, de la loi 19. Numéro de passeport