Ordonnance
sur les services d’annuaires de la Confédération exploités
par l’OFIT
(OSACO)

L’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT) exploite des systèmes d’information afin d’harmoniser, de consolider de manière centralisée et de compléter par des indications techniques les informations provenant de diverses sources, concernant le personnel de la Confédération et les personnes proches de l’administration fédérale (services d’annuaires).

Ces services d’annuaires servent à identifier les personnes enregistrées et à gérer les appareils techniques, les raccordements, les coordonnées et les éléments similaires qui leur ont été attribués.

Ils servent uniquement à des buts internes à l’administration fédérale, exception faite de la publication de données dans l’annuaire fédéral.

Des informations sur les personnes suivantes sont traitées dans les services d’annuaires:

1. membres de l’administration fédérale centrale au sens de l’art.⁷ de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (OLOGA)³;

2. membres de l’administration fédérale décentralisée au sens de l’art. 7a OLOGA;

3. membres des Services du Parlement au sens du titre 4, chap.⁷, de la loi du 13 décembre 2002 sur le Parlement⁴;

L’OFIT peut en outre traiter dans les services d’annuaires des données concernant des membres des entreprises suivantes, qui sont régulièrement en contact avec des organes au sens de l’al.¹:

1. Chemins de fer fédéraux au sens de la loi du 20 mars 1998 sur les Chemins de fer fédéraux⁷;

2. La Poste suisse;

3. RUAG;

4. CNA.

Les catégories de données selon l’annexe peuvent être traitées dans les services d’annuaires.

Les données sensibles et les profils de la personnalité ne doivent pas être traités dans les services d’annuaires.

L’OFIT reprend automatiquement les données traitées dans les services d’annuaires à partir du système d’information concernant le personnel de l’administration fédérale (BV PLUS) au sens du chap.² de l’ordonnance du 26 octobre 2011 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération⁸.

L’OFIT reprend les données concernant des personnes ne figurant pas dans BV PLUS auprès des organes mentionnés à l’art.². Il peut reprendre ces données automatiquement à partir des systèmes d’information concernés.

L’OFIT complète les données et les indications techniques relatives aux appareils, raccordements et équipements similaires attribués à la personne.

L’OFIT est responsable:

1. de l’exploitation technique de ses services d’annuaires;

2. de la sécurité des données contenues dans ces services;

3. du traitement conforme au droit des données contenues dans ces services.

Les personnes concernées font valoir leurs droits d’accès auprès de l’OFIT et peuvent faire valoir leurs droits de rectification et d’effacement des données auprès du service du personnel de leur unité administrative ou de leur organisation.

Les catégories de données suivies d’un astérisque dans l’annexe peuvent être consultées en ligne par toutes les personnes dont les données peuvent être saisies dans le système.

Les catégories de données non suivies d’un astérisque dans l’annexe peuvent être consultées par des collaborateurs de l’administration autorisés à le faire (administrateurs).

Toutes les catégories de données peuvent être transmises de manière automatisée aux systèmes d’information internes à l’administration fédérale, dans lesquels elles sont reprises et harmonisées, à condition:

1. qu’il existe, pour le système concerné, une base légale et un règlement de traitement au sens de l’art.¹¹ de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données¹⁰; et

2. que le système d’information ait été annoncé au préposé fédéral à la protection des données, à l’exception des fichiers qui ne doivent pas être annoncés en vertu de l’art. 18 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données.

Les données relatives à une personne et au rapport avec la Confédération, ainsi que les données relatives à des contacts sont traitées directement dans le système de gestion du personnel concerné par le service du personnel compétent.

Les données techniques sont traitées par les collaborateurs de l’OFIT compétents à cet effet.

L’OFIT n’accorde des droits d’écriture que pour les systèmes et les éléments de systèmes auxquels la personne autorisée à écrire doit avoir accès pour exercer son activité.