Dir. 10.07.10.02 Divulgation sur demande des données relatives aux évènements et aux faits d'état civil, à l'état civil et au statut familial(01.10.2007 ; état : 01.01.2011)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

no 10.07.10.02 du 1er octobre 2007 (Etat: 1er janvier 2011)

Divulgation sur demande des données relatives aux événements et aux faits d'état civil, à l'état civil et au statut familial

Divulgation des données

L'office fédéral de l'état civil édicte les directives suivantes en vertu de l'article 6 alinéa 1 en relation avec l'article 84 alinéa 3 lettre a de l'Ordonnance sur l'état civil (OEC)

Divulgation sur demande des données relatives aux événements et aux faits d'état civil, à l'état civil et au statut familial

Contenu

Tableaux des modifications

NOUVEAU Modifications au 15 août 2010 Chapitre/page A l'exception des points énumérés ci-dessous, le contenu de fond de la directive n'a pas changé. En outre, la directive a été adaptée aux nouveaux documents disponibles depuis l'introduction du release 5.0.0. Nouvelles dispositions concernant les points: Chiffres 1.2, 4.2, 5.2, 5.3 et 6.2.

Modifications au 1er janvier 2011 NOUVEAU

Directives entières Adaptation des articles à l'OEC nouvellement révisée valable dès le 01.01.2011. Chiffre 1.4 Texte formulé de manière plus précise.

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Modifications au 1er janvier 2011 NOUVEAU

Chiffre 5.2 Dernier paragraphe: procédure concernant la saisie, la ressaisie ou la mise en relation ultérieure des enfants étrangers d'une personne étrangère saisie selon l'article 15a alinéa 2 OEC ou ressaisie selon l'article 93 alinéa 1 OEC formulée de manière plus précise. Chiffre 6.1 Suppression de la phrase finale.

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1 Généralités

1.1 Champ d'application

Les présentes directives se réfèrent à la divulgation des données d'état civil sur

– d'un événement d'état civil enregistré, – d'un fait d'état civil, – de l'état civil actuel d'une personne, – des relations familiales actuelles d'une personne, – des droits de cité cantonaux et communaux ainsi que – de la nationalité suisse.

1.2 Droit à l'information

Chaque personne3 a le droit de connaître les données enregistrées4 relatives aux événements et aux faits d'état civil la concernant, à son état civil (noms, état civil et droits de cité) et à son statut familial (relations de famille).

Si plusieurs personnes sont concernées directement5 par un événement ou un fait, chacune de ces personnes a le droit d'avoir connaissance des données enregistrées à l'occasion de cet événement. Si une personne n'est qu'indirectement6 concernée par un événement, les données enregistrées ne peuvent lui être communiquées qu'avec une autorisation de la personne directement concernée ou si elle prouve un intérêt direct et digne de protection et que l’obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée7 ou si la personne directement concernée est décédée. Les dispositions légales sur la restriction8 ou l'étendue9 de la divulgation des données restent réservées.

Chapitre 6, section 1 et 3 de l'Ordonnance sur l'état civil (OEC; RS 211.112.2). Art. 39 al. 2 CC. Ce droit s'applique aussi bien aux personnes suisses qu'aux personnes étrangères. Droit d'être informé selon l'art. 81 al. 1 OEC. Exemples: Les données enregistrées lors de la naissance ou de l'établissement de la filiation avec la mère sont à communiquer aussi bien à l'enfant qu'à la mère. Les données enregistrées lors de la reconnaissance ou de la constatation de paternité resp. de l'annulation de la filiation sont à communiquer aussi bien à l'enfant qu'au père. Les données enregistrées lors du mariage sont à communiquer aussi bien à la femme qu'à l'homme même si le mariage n'existe plus. Exemples: Le mariage de la fille ne sera pas divulgué aux parents même si les données de la mère et du père ont été traitées à cette occasion; il en est de même en ce qui concerne la reconnaissance d'un enfant par leur fils ou le changement de nom de leur fils (sous réserve d'une preuve d'un intérêt direct et digne de protection). Art. 59 OEC. Les données enregistrées lors de l'adoption ne doivent être divulguées qu'en application des art. 268b et 268c CC même si les personnes sont concernées directement par l'événement. Les données enregistrées lors de la reconnaissance sont également à communiquer à la mère, conformément à l'art. 260a CC, même si elle n'est pas directement concernée pas l'événement.

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1.3 Principes

Les actes servant à prouver un événement d'état civil enregistré (naissance, adoption, changement de nom, mariage, conclusion d'un partenariat enregistré, reconnaissance d'un enfant, divorce, dissolution du partenariat enregistré, établissement ou annulation d'un lien de filiation, déclaration d'absence, décès etc.) sont établis par l'office de l'état civil qui a procédé à l'enregistrement10.

Les actes relatifs à l'état civil et au statut familial11 sont établis par l'office de l'état civil du lieu d'origine12. En cas de pluralité de communes d'origine, la personne concernée peut s'adresser à l'office de l'état civil compétent de son choix. Si la personne concernée ne possède pas la nationalité suisse, l'établissement de ces documents13 entre dans la compétence de l'office de l'état civil du domicile, du lieu de séjour ou du dernier domicile14. Les certificats de famille et de partenariat peuvent être établis, renouvelés ou remplacés par l'office de l'état civil qui a enregistré le dernier événement ayant des effets sur l'état civil ou les relations familiales de la personne concernée15.

Les demandes de divulgation de données d'état civil sont à transmettre d'office à l'office de l'état civil compétent.

1.4 Forme

Les actes d'état civil demandés sont à établir sur les formules disponibles dans le système d'enregistrement16. S'il n'existe pas (encore) de formule dans le système, une confirmation de l'événement enregistré resp. une attestation17 du fait actuel ou historique sera remise18.

Les prescriptions de forme relatives aux formules disponibles dans le système sont valables par analogie pour l'établissement d'une confirmation ou d'une attestation sans l'aide du système19.

Art. 44a al. 2 let. a OEC. Certificat individuel d'état civil pour citoyens suisses, certificat de famille, certificat de partenariat, certificat relatif à l'état de famille enregistré, preuve relative aux parents, etc. Art. 44a al. 2 let. b OEC. Confirmation de l'état civil enregistré d'une personne de nationalité étrangère et d'une personne apatride, certificat de famille, certificat de partenariat, certificat relatif à l'état de famille enregistré, preuve relative aux parents, etc. Art. 44a al. 2 let. b OEC. Art. 44a al. 2 let. c OEC. Art. 6 al. 1 OEC. Le fait qu'il n'y a pas d'enregistrement est communiqué sous la forme d'une "attestation". Art. 47 al. 2 let. a OEC. Dater, attester la conformité et apposer le sceau de l'office selon art. 47 al. 3 OEC.

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2 Evénement

Les documents concernant un événement20 d'état civil survenu en Suisse ou à l'étranger et enregistré dans le registre de l'état civil sont établis par l'office de l'état civil qui a procédé à l'enregistrement21. Le fait que la personne concernée par l'événement possède ou non la nationalité suisse est sans importance.

3 Fait

La communication d'un fait d'état civil, notamment

– la date22 à laquelle une personne étrangère ou naturalisée a été inscrite dans le registre de l'état civil – la date de la naturalisation23 – la date de la perte24 de la nationalité suisse – les liens de parenté25

a lieu sous la forme d'une confirmation26 sur la base des données enregistrées dans le registre de l'état civil avec si possible l'indication du but d'utilisation. L'établissement entre dans la compétence de l'office de l'état civil qui peut accéder légalement aux données correspondantes.

4 Etat civil

4.1 Certificat individuel d'état civil pour personne de nationalité suisse

Le certificat individuel d'état civil pour personne de nationalité suisse27 est établi par l'office de l'état civil du lieu d'origine28. En cas de pluralité de lieux d'origine, la personne concernée peut s'adresser à l'office de l'état civil compétent de son choix.

Naissance, mariage, divorce, conclusion ou dissolution d'un partenariat enregistré, reconnaissance d'un enfant, changement de nom, naturalisation, déclaration d'absence, décès, etc. Art. 44a al. 2 let. a OEC. Dans ce contexte, il y a lieu de confirmer la date du premier événement enregistré électroniquement car il est possible que des liens de filiation établis antérieurement ne figurent pas dans le certificat relatif à l'état de famille enregistré d'une personne étrangère ou naturalisée. En principe avec la preuve de la nationalité pour les citoyens suisses. Il se peut qu'il manque des événements survenus à l'étranger après cette date car il n'y a plus d'obligation d'annoncer. Dans le cas où plusieurs documents d'état civil sont nécessaires pour prouver le lien de parenté. Voir manuel de l'état civil 1954, exemples no 1751 à 1754. Formule 7.1. Art. 44a al. 2 let. b OEC.

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4.2 Confirmation de l'état civil enregistré d'une personne de nationalité étrangère et

d'une personne apatride

Si la personne concernée ne possède pas la nationalité suisse au moment de l'établissement du document, l'office de l'état civil du domicile, du lieu de séjour ou du dernier domicile29 délivre une confirmation de l'état civil enregistré d'une personne de nationalité étrangère et d'une personne apatride30.

L'acte peut également être remis par l'office de l'état civil qui a enregistré le dernier événement se rapportant à la personne concernée31. Si le dernier événement enregistré est la naturalisation, un certificat individuel d'état civil pour personne de nationalité suisse sera établi par l'office de l'état civil du lieu d'origine à la place de la confirmation de l'état civil enregistré d'une personne de nationalité étrangère et d'une personne apatride32.

5 Statut familial

5.1 Certificat de famille et certificat de partenariat

Le certificat de famille33 ou le certificat de partenariat34 sont établis, renouvelés ou remplacés par l'office de l'état civil qui a enregistré le dernier événement se rapportant au statut familial du couple concerné35. Le fait que les personnes possèdent ou non la nationalité suisse est sans importance.

Si l'une des deux personnes concernées possède la nationalité suisse, l'acte peut également être établi par l'office de l'état civil du lieu d'origine (p.ex. remplacement du document en cas de perte)36. En cas de pluralité de lieux d'origine, la personne concernée peut s'adresser à l'office de l'état civil compétent de son choix.

Si aucune des deux personnes concernées ne possède la nationalité suisse au moment de l'établissement de l'acte (p.ex. remplacement du document en cas de perte), la compétence pour établir ce document incombe à l'office de l'état civil du domicile, du lieu de séjour ou du dernier domicile37.

Art. 44a al. 2 let. b OEC. Formule 7.13. Art. 44a al. 2 let. a OEC. Art. 44a al. 2 let. b OEC. Formule 7.4. Formule 7.12. Art. 44a al. 2 let. c OEC. Art. 44a al. 2 let. b OEC. Art. 44a al. 2 let. b OEC.

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5.2 Certificat relatif à l'état de famille enregistré

Si la personne concernée possède la nationalité suisse au moment de l'établissement de l'acte, le certificat relatif à l'état de famille enregistré38 est établi par l'office de l'état civil du lieu d'origine39. En cas de pluralité de lieux d'origine, la personne concernée peut s'adresser à l'office de l'état civil compétent de son choix.

Si la personne concernée ne possède pas la nationalité suisse au moment de l'établissement de l'acte, la compétence pour établir ce document incombe à l'office de l'état civil du domicile, du lieu de séjour ou du dernier domicile40. L'acte peut également être remis par l'office de l'état civil qui a enregistré le dernier événement d'état civil de la personne concernée41. Si le dernier événement enregistré est la naturalisation, la compétence passe à l'office de l'état civil du lieu d'origine.

Si l'acte est établi pour une personne étrangère ou naturalisée, dont les données saisies dans le registre de l'état civil ne remontent pas jusqu'à la naissance, il est possible que des liens de filiation établis avant la saisie ne soient pas mentionnés parce qu'ils n'ont pas été prouvés ou que la personne concernée ne les a pas annoncés42. Ce fait doit être expressément signalé lors de l'établissement de l'acte (voir chiffre 3 ci-dessus ainsi que le mémento en annexe).

La date de la naturalisation est communiquée sur demande. Si nécessaire, il faut attirer l'attention sur le fait que ce renseignement ne permet pas de conclure à l'exhaustivité ou non du certificat relatif à l'état de famille enregistré43.

Dans des cas peu clairs, le but de l'utilisation d'un certificat relatif à l'état de famille enregistré qui présente probablement des lacunes quant à la descendance est à élucider afin de signaler expressément un éventuel état incomplet des données.

Dans le cadre de l'établissement d'un certificat relatif à l'état de famille enregistré pour une personne étrangère saisie selon l'article 15a alinéa 2 OEC resp. ressaisie selon l'article 93 alinéa 1 OEC ou naturalisée entretemps, son enfant étranger44 ou suisse45 qui ne figure pas encore dans le registre de l'état civil doit être saisi46, sur la base des données correspondantes (documents présentés, questionnaires, renseignements oraux) ou de ses propres constatations, ou transféré47 du registre des familles et relié48 avec elle. En outre, une mise

Formule 7.3. Art. 44a al. 2 let. b OEC. Art. 44a al. 2 let. b OEC. Art. 44a al. 2 let. a OEC. Comme l'indique le titre du certificat relatif à l'état da famille "enregistré", il n'est pas exclu que des enfants de la personne concernée ne soient pas saisis dans le registre de l'état civil. Pour des raisons techniques, l'enregistrement des faits d'état civil dans le registre de l'état civil est effectué sans lacune depuis la saisie de la personne concernée et non depuis la naturalisation. Enfant de la personne concernée qui n'a pas encore été saisi jusqu'à présent. Enfant naturalisé, inscrit dans le registre des familles qui, malgré la saisie du parent étranger, n'a pas encore été ressaisi jusqu'à présent. Art. 15a al. 2 OEC; saisie sur la base des documents étrangers ou suisses. Art. 93 al. 1 OEC; ressaisie. Art. 15 al. 4 OEC.

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en relation manquante avec un enfant49 de la personne concernée saisi dans le registre de l'état civil doit être effectuée impérativement. L'office de l'état civil du domicile, du dernier domicile ou du lieu d'origine50 qui traite le cas est compétent pour la mise en relation51.

En outre, les directives no 10.08.10.01 relatives à la saisie des personnes sont applicables pour la saisie ultérieure d'un enfant étranger de la personne concernée. Il faut veiller, en particulier, à ce qu'aucun événement d'état civil déjà enregistré dans un registre de l'état civil tenu sous forme papier ne soit saisi une nouvelle fois dans une transaction événements. La saisie a toujours lieu dans la transaction Personne même si l'enfant est né à l'étranger. Par contre, l'enregistrement ultérieur d'un événement d'état civil survenu à l'étranger après la saisie de la mère resp. du père (naissance, reconnaissance, adoption) nécessite l'autorisation de l'autorité de surveillance52.

5.3 Preuve relative aux parents

Si la personne concernée possède la nationalité suisse au moment de l'établissement de l'acte, la preuve relative aux parents53 est établi par l'office de l'état civil du lieu d'origine54. En cas de pluralité de lieux d'origine, la personne concernée peut s'adresser à l'office de l'état civil compétent de son choix.

Si la personne concernée ne possède pas la nationalité suisse au moment de l'établissement de l'acte, la compétence pour établir ce document incombe à l'office de l'état civil du domicile, du lieu de séjour ou du dernier domicile55.

6 Droits de cité

6.1 Acte d'origine

L'acte d'origine56 est établi par l'office de l'état civil du canton d'origine57 de la personne concernée qui est compétent selon le droit cantonal. En cas de pluralité de droits de cité dans divers cantons, la personne concernée peut s'adresser à l'office de l'état civil du lieu d'origine compétent de son choix.

Enfant saisi (art. 15a al. 2 OEC) ou ressaisi (art. 93 al. 1 OEC) avant le parent concerné dans le registre de l'état civil. Si la personne étrangère saisie a acquis la nationalité suisse entretemps; art. 44a al. 2 let. b OEC. La relation familiale juridique parent ↔ enfant est à justifier de manière appropriée (documents) auprès de l'office de l'état civil. Il n'est pas important de savoir si un autre office est responsable de la mise en relation manquante. Art. 32 al. 2 LDIP; art. 23 al. 2 OEC: il s'agit d'un événement d'état civil étranger concernant une personne saisie dans le registre de l'état civil à ce moment-là. Formule 7.5. Art. 44a al. 2 let. b OEC. Art. 44a al. 2 let. b OEC. Formule 7.7. Office de l'état civil du lieu d'origine ou office de l'état civil spécialisé du canton d'origine.

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L'acte d'origine n'est plus valable58 en cas de perte de la nationalité suisse ainsi que lors de changement de nom, de modification des données sur la filiation, de l'état civil ou du droit de cité.

6.2 Preuve du droit de cité pour les citoyens suisses

La preuve du droit de cité pour les citoyens suisses59 est établie par l'office de l'état civil du lieu d'origine de la personne concernée, pour autant qu'elle possède le droit de cité communal correspondant au moment de l'établissement du document. En cas de pluralité de lieux d'origine, la personne concernée peut s'adresser à l'office de l'état civil compétent de son choix.

Si la personne a perdu la nationalité suisse60 ou s'il s'agit d'une personne adoptée61, il n'est pas possible d'apporter la preuve de la nationalité au moyen des formules disponibles dans le système.

Une confirmation62 de la perte de la nationalité suisse (motif et date) est remise sur demande63.

OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL OFEC

Mario Massa

Annexe Aide-mémoire pour le certificat relatif à l'état de famille enregistré

R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\10 Weisungen\10.07.10.02 Datenbekanntgabe\10.07.10.02 In Bearbeitung\10.07.10.02 Fr\

Dans le cadre du devoir de diligence, il y a lieu de s'assurer, dans la mesure du possible, que tout abus soit exclu; un acte d'origine devenu non valable est à détruire par l'office qui le détient ou à désigner comme non valable pour de futures utilisations lors de sa restitution. Formule 7.9. Libération, annulation ou perte de par la loi. Acquisition ou perte des droits de cité par adoption. Art. 47 al. 2 let. a OEC. P.ex. dans le cadre d'une demande de réintégration.

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Annexe

AIDE-MEMOIRE POUR LE CERTIFICAT RELATIF A L'ETAT DE FAMILLE ENREGISTRE

Remarques générales Le document (formule 7.3) est établi pour une personne individuelle suisse (cas échéant, naturalisée) ou étrangère (personne de référence) en tant qu'extrait du registre de l'état civil. Il donne des informations sur les parents et les enfants ainsi que sur le conjoint ou le partenaire enregistré actuel de la personne de référence. Seuls les enfants qui ont un lien de filiation avec la personne de référence au moment de l'établissement du document figurent dans cet acte. Si les données de la mère ou du père de la personne de référence ne figurent pas dans le système d'enregistrement (parce qu'elles n'ont pas encore été transférées dans le registre de l'état civil), seul leur nom apparaît en tant que données de filiation. Les noms se réfèrent au moment de l'établissement du lien de filiation avec la personne de référence.

Etat des données d'état civil Les données de toutes les personnes mentionnées dans le document sont actuelles. Elles se réfèrent au jour de l'établissement du document (état des données).

Evénements enregistrés en Suisse Tous les événements, déclarations et décisions enregistrés en Suisse sont pris en compte dans le certificat relatif à l'état de famille enregistré.

Evénements enregistrés à l'étranger Le certificat relatif à l'état de famille enregistré tient compte de tous les événements, déclarations et décisions enregistrés à l'étranger et reconnus par le droit suisse, à condition que la personne concernée les ait annoncés. L'obligation d'annoncer s'applique aussi bien aux citoyens suisses qu'aux ressortissants étrangers ayant une relation relevant du droit de la famille avec une personne suisse. Comme le respect de cette obligation ne peut être garanti, il est possible que le dernier changement d'état civil d'une personne figurant dans le document n'ait pas été pris en compte s'il est survenu à l'étranger. En outre, les liens de filiation établis à l'étranger (naissance, reconnaissance, constatation de la paternité, adoption) ne sont pas toujours annoncés conformément à l'obligation prescrite.

Personnes étrangères et naturalisées Les ressortissants étrangers sont saisis dans le registre de l'état civil au plus tôt lors de l'enregistrement du premier événement survenu en Suisse après leur arrivée. Les événements enregistrés antérieurement à l'étranger ne sont pas obligatoirement connus. Par conséquent, le certificat relatif à l'état de famille enregistré se rapportant à la personne de référence peut comporter des lacunes pour la période se situant avant la saisie dans le registre de l'état civil. Une naturalisation ne change pas cet état de fait car elle ne justifie par elle-même aucun enregistrement ultérieur. La date de la naturalisation ne permet pas de conclure à l'exhaustivité ou non du document. La date de la saisie dans le registre de l'état civil sera attestée sur demande.