CO 140.10 Blocage des communications électroniques automatiques au contrôle des habitants (art. 49 OEC)(01.06.2011)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

Communications officielles OFEC

Blocage des communications électroniques automatiques au contrôle des habitants (art. 49 OEC)

Blocage des communications au contrôle des habitants

L'Office fédéral de l'état civil, se fondant sur l'article 84 alinéa 3 lettre a de l'Ordonnance sur l'état civil (OEC), adopte les présentes communications officielles dont le contenu a valeur d'instructions.

Communications officielles OFEC er no 140.10 du 1 juin 2011 Blocage des communications éectroniques automatiques au contrôle des habitants (art. 49 OEC)

Contenu

1 Situation initiale

La version Infostar 5.0.0 a été introduite de manière productive le 27 janvier 2010. La mise en œuvre de cette version permet de transmettre automatiquement et sous forme électronique les communications aux contrôles des habitants, conformément à l'article 49 de l'Ordonnance sur l'état civil (OEC). La procédure est décrite dans les Releasenotes OFEC (passage de la version de 4.2.0 à la version 5.0.0 du 27 janvier 2010, réalisation des projets NAVS13 et harmonisation des registres), sous chiffre 4, (publiés sur le site de l'OFEC).

2 Enoncé du problème

Jusqu'à l'introduction d'une solution de traitement électronique des données automatique et complète, les chiffres 4.2 et 4.3 des Releasenotes OFEC du 27 janvier 2010 relatives à la version 5.0.0, prévoient l'établissement des communications sur papier à la place des communications électroniques dans les cas suivants:

• le contrôle des habitants compétent n'est pas encore raccordé à la "plateforme Sedex";

• un événement d'état civil soumis à l'obligation de communiquer est enregistré exceptionnellement dans la transaction Personne au lieu de la transaction de l'événement correspondante;

• une transaction est rectifiée par l'autorité de surveillance au moyen de la B32 et la rectification est soumise à l'obligation de communiquer au contrôle des habitants.

Si une transaction est débloquée ou radiée par l'autorité de surveillance, puis clôturée resp. saisie à nouveau par l'office de l'état civil, la communication au contrôle des habitants doit se faire exclusivement sous la forme papier.

L'OFEC reçoit de plus en plus de messages selon lesquels les communications effectuées aux contrôles des habitants après une rectification ne sont pas désignées comme "mises à jour ou rectifiées (remarque sur l'annonce sous forme papier). De même, aussi bien une communication sous forme papier qu'une communication générée par la plateforme Sedex sont préparées et envoyées pour les événements qui ont été radiés et reconstitués resp. débloqués. Ceci a pour conséquence que le contrôle des habitants inscrit automatiquement une nouvelle fois des événements déjà enregistrés dans le registre des habitants; ainsi, l'événement correspondant est saisi en double dans ce registre.

3 Solution

Les communications rectifiées qui sont envoyées sous forme papier aux contrôles des habitants doivent être désignées comme "mises à jour ou rectifiées".

Si des transactions sont radiées ou débloquées par l'autorité de surveillance, il y a lieu, lors de leur reconstitution resp. après la rectification de la transaction débloquée, de mettre impérativement une coche dans la case "Annonces CdH" sur le masque

Communications officielles OFEC er no 140.10 du 1 juin 2011 Blocage des communications éectroniques automatiques au contrôle des habitants (art. 49 OEC)

"Clôture de la transaction" (ISR 0.08) afin de bloquer le déclenchement automatique de la communication électronique au contrôle des habitants.

Le déblocage d'une transaction dans laquelle le lieu de l'événement correspondant doit être rectifié fait exception à la règle (dans ce cas la communication est effectuée correctement au contrôle des habitants compétent).

4 Entrée en vigueur et force obligatoire

Les présentes communications officielles entrent en vigueur avec effet immédiat. Elles ont valeur d'instructions (art. 84 al. 3 let. a OEC).

OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL OFEC

Mario Massa

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