31.6 Décès d'une personne à l'étranger dont l'identité est connue (enregistrement ultérieur)(15.12.2004 ; état : 01.01.2013)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

no 31.6 du 15 décembre 2004 (Etat: 1er janvier 2013)

Décès d'une personne à l'étranger dont l'identité est connue (enregistrement ultérieur)

Transaction Décès

Décès à l'étranger

Décès d'une personne à l'étranger dont l'identité est connue (enregistrement ultérieur)

0 Aperçu systématique

1 Pièce justificative

Démarrer

1.1 Acte de décès

1.2 Constatation du décès par une autorité

étrangère Acte de décès étranger 1.3 Preuve du décès sur la base d'autres documents étrangers

Décision Interruption: 2 Compétence d’enregistrement non rendue? clarification des faits 2.1 Quant au lieu

2.2 Quant à la personne

oui

Interruption: transmission 3 Examen Compétent? non en cas de récusation 3.1 Décision de l'autorité de surveillance

3.2 Preuve du décès

oui

3.2.1 Evénement

Examen formel et

3.2.2 Constatation

matériel Ressaisie des personnes

3.3 Lieu du décès

3.4 Heure du décès

3.5 Etat civil

Préparation de 3.6 Relevés statistiques l’enregistrement

3.7 Communications particulières

4 Préparation de l'enregistrement

Données disponibles? non Mandat de ressaisie 4.1 Données non disponibles

4.2 Données disponibles

oui

Enregistre- 5 Enregistrement ment des Données actuelles? non événements manquants 6 Communications officielles

Enregistrement

7 Délivrance d'extraits du registre

7.1 Confirmation de l'inscription d'un décès

survenu à l'étranger

7.2 Certificat de famille

Communications officielles

7.3 Certificat de partenariat

7.4 Mise à jour du livret de famille

7.5 Confirmation de l'enregistrement du décès

Délivrance d’extraits du registre 8 Archivage des pièces justificatives

8.1 Acte de décès étranger

8.2 Correspondance

Archivage des pièces justificatives

Fin

Décès d'une personne à l'étranger dont l'identité est connue (enregistrement ultérieur)

1 Pièce justificative

1.1 Acte de décès

Il y a un document selon lequel une personne dont l'identité est connue est décédée à l'étranger. Il donne essentiellement des renseignements sur l'identité de la personne, sur la date et le lieu du décès.

1.2 Constatation du décès par une autorité étrangère

L'inscription dans un registre des décès étranger peut également se baser sur une disposition judiciaire ou administrative.

L'autorité de surveillance décide si la seule constatation du décès par une autorité est suffisante pour l'enregistrement dans le registre de l'état civil même si le décès n'a été inscrit dans aucun registre des décès étranger (art. 32 al. 1 LDIP). Il convient d'examiner, en particulier, si la décision de l'autorité est une constatation du décès même si personne n'a vu le corps ou s'il s'agit d'une déclaration d'absence d'une personne portée disparue.

1.3 Preuve du décès sur la base d'autres documents étrangers

Si le décès est prouvé par d'autres documents étrangers (rapport de police, attestation établie par un hôpital ou par un institut de pompes funèbres, permis de transport de cadavre, etc.) sans qu'un acte de décès officiel soit à disposition, l'autorité de surveillance décide si le décès peut être enregistré dans le registre de l'état civil sur la base des documents disponibles ou si le fait du décès de la personne concernée doit être constaté par le tribunal compétent en Suisse (art. 34 et 42 CC, art. 40 al. 1 let. a OEC ; art. 43 al. 1 OEC).

2 Compétence

2.1 Quant au lieu

La compétence de l'enregistrement est régie, dans le cadre du droit fédéral, par le droit cantonal en matière d'organisation (art. 2 al. 2 let. b ou al. 3 OEC).

Le décès survenu à l'étranger est enregistré dans le canton d'origine (art. 23 al. 1 OEC) de la personne décédée. Si elle ne possède pas la nationalité suisse, l'enregistrement entre dans la compétence du canton d'origine du conjoint resp. du partenaire survivant, éventuellement de l'un des parents suisses (art. 23 al. 2 let. a OEC). Si la personne concernée possède des droits de cité communaux dans plusieurs cantons, l'office de l'état civil auquel l'acte de décès a été remis à cet effet doit enregistrer le décès.

Si aucun membre de la famille de la personne étrangère décédée ne possède la nationalité suisse, l'enregistrement ultérieur du décès a lieu dans le registre de l'état civil, sur décision de l'autorité de surveillance si les données de la personne décédée sont disponibles.

Décès d'une personne à l'étranger dont l'identité est connue (enregistrement ultérieur)

L'enregistrement est effectué dans le canton de domicile de la personne décédée ou dans le canton dans lequel un nouvel acte administratif concernant un membre de la famille étranger est à traiter (art. 23 al. 2 let. b OEC).

2.2 Quant à la personne

Les collaboratrices et les collaborateurs de l'office de l'état civil doivent tenir compte des règles qui régissent la récusation lors de l'enregistrement du décès (voir art. 89 al. 3 OEC).

3 Examen

3.1 Décision de l'autorité de surveillance

La décision concernant l'enregistrement ultérieur du décès en Suisse entre dans la compétence de l'autorité de surveillance du canton d'origine de la personne décédée (art. 23 al. 1 OEC) ou, si elle était étrangère, de celle du canton d'origine du conjoint resp. du partenaire ou de l'un de ses parents (art. 23 al. 2 let. a OEC). A cet effet, elle peut se fonder sur l'appréciation (traduction sommaire et confirmation de l'authenticité du document) de la représentation de la Suisse compétente pour le lieu de décès à l'étranger. Si, en application de la règle citée ci-dessus, plusieurs cantons d'origine sont concernés, la décision incombe à l'autorité qui détient l'acte de décès.

Si la personne étrangère décédée n'a pas de relation familiale avec une personne qui possède la nationalité suisse, la décision de l'autorité de surveillance est obligatoire si les données de la personne concernée sont disponibles. Dans ce cas, la décision entre dans la compétence de l'autorité de surveillance du lieu du dernier domicile de la personne étrangère concernée ou, si le traitement d'un nouvel acte administratif concernant un membre de la famille étranger est en suspens, de celle du canton d'événement (art. 23 al. 2 let. b OEC).

Il y a lieu de renoncer à l'enregistrement ultérieur du décès à l'étranger d'une personne étrangère domiciliée en Suisse, sans relation familiale avec un citoyen suisse, si ses données ne sont pas disponibles dans le système. Une décision de l'autorité de surveillance n'entre dès lors pas en considération.

3.2 Preuve du décès

3.2.1 Evénement

En principe, le décès d'une personne est également enregistré à l'étranger sur la base d'une attestation médicale. Le document présenté est généralement un extrait d'un registre des décès tenu officiellement.

Décès d'une personne à l'étranger dont l'identité est connue (enregistrement ultérieur)

3.2.2 Constatation

L'acte de décès établi par les autorités compétentes peut aussi se fonder sur une constatation administrative ou judiciaire du décès sans que personne n'ait vu le corps (voir ch. 1.2).

3.3 Lieu du décès

Le nom de l'Etat ou exceptionnellement la dénomination d'un territoire retenue habituellement par le droit international est à enregistrer comme lieu de décès. En outre, le lieu de décès est à préciser par des indications complémentaires (province, département. quartier; pas de bâtiments). Ces indications doivent être reprises de l'acte de décès. Elles se réfèrent au moment du décès ou de l'établissement de l'acte (art. 26 let. b OEC).

3.4 Heure du décès

Si l'heure du décès ne ressort pas du document étranger, il y a lieu d'enregistrer le jour de décès. Si le document cite un laps de temps pendant lequel le décès est intervenu, celui-ci sera repris sans autre. Cependant, s'il ne mentionne qu'une période approximative antérieure au jour où le corps a été découvert, sans en indiquer le début, il y a lieu d'inscrire le jour de la découverte du corps. L'enregistrement du premier jour d'un laps de temps possible comme jour du décès n'est juridiquement pas une solution adéquate, car il s'agit seulement d'une hypothèse qui peut être contestée (droit successoral).

3.5 Etat civil

Il y a lieu de contrôler si l'état civil mentionné sur l'acte de décès est conforme aux données disponibles dans le registre de l'état civil ou aux données inscrites dans le registre des familles (voir ch. 4.2).

3.6 Relevés statistiques

Si le défunt ou son conjoint resp. son partenaire était domicilié en Suisse au moment du décès, les relevés statistiques prescrits par le droit fédéral doivent en principe être enregistrés dans leur intégralité (art. 52 OEC).

3.7 Communications particulières

Il n'est pas nécessaire de procéder à la confirmation de l'annonce du décès (formule 2.2.3) et à l'invitation à communiquer la cause du décès (formule 2.2.5) même si la personne décédée avait son dernier domicile en Suisse et si l'inhumation avait lieu en Suisse.

Décès d'une personne à l'étranger dont l'identité est connue (enregistrement ultérieur)

4 Préparation de l'enregistrement

4.1 Données non disponibles

Si les données de la personne décédée ne sont pas disponibles, il y a lieu de mandater la ressaisie (art. 93 al. 1 OEC; voir processus no 30.1 "Ressaisie").

Il y a lieu de renoncer à la saisie de la personne (art. 15a al. 2 OEC) et à l'enregistrement ultérieur du décès survenu à l'étranger d'une personne étrangère domiciliée en Suisse sans relation juridique avec une citoyenne ou un citoyen suisse si les données de la personne étrangère concernée ne sont pas disponibles. Par contre, il y a lieu d'établir les communications officielles qui ne peuvent pas être effectuées à partir du système (voir chiffre 6).

4.2 Données disponibles

Il y a lieu de vérifier si les données disponibles dans le système sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (art. 16 al. 1 let. c OEC).

S'il s'avère que les données d'état civil disponibles de la personne concernée ne sont pas conformes à l'état actuel, la procédure doit être interrompue jusqu'à ce que les événements qui n'ont pas été enregistrés soient prouvés et enregistrés (art. 15 al. 3 OEC).

5 Enregistrement

Lors de l'enregistrement du décès, il y a lieu de mettre à jour en même temps l'état civil du conjoint ou du partenaire survivant.

6 Communications officielles

La livraison des données

– à l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour de la personne décédée et le cas échéant de l'épouse ou de l'époux survivant resp. de la partenaire ou du partenaire survivant (art. 49 al. 1 let. a OEC), – à l'Office fédéral de la statistique (art. 52 OEC) et – aux autorités de l'AVS (art. 53 al. 1 OEC)

se fait automatiquement et sous forme électronique ou sous forme papier à défaut de raccordement de la commune concernée (art. 49 al. 3 ou 99b OEC).

Décès d'une personne à l'étranger dont l'identité est connue (enregistrement ultérieur)

Le cas échéant, d'autres communications sont envoyées

– à l'office de l'état civil de la commune d'origine (art. 49a al. 2 let. a OEC), – à l'autorité de protection de l’enfant du lieu de domicile de la mère au moment de la naissance de l'enfant si celui-ci est décédé au cours de la première année qui suit la naissance et si entretemps les parents ne se sont pas mariés ensemble (art. 50 al. 1 let. a OEC), – à l'autorité de protection de l’enfant du lieu de domicile de l'enfant si la personne décédée exerçait l'autorité parentale (art. 50 al. 1 let. d OEC), – à l'Office fédéral des migrations su l'événement concerne une personne qui requiert l'asile, qui a été admise provisoirement ou qui a été reconnu réfugiée (art. 51 al. 1 let. d OEC).

D'autres communications nécessitent une base légale cantonale (art. 56 OEC).

7 Délivrance d'extraits du registre

7.1 Confirmation de l'inscription d'un décès survenu à l'étranger

Une confirmation de l'inscription d'un décès survenu à l'étranger (formule 2.3.2) est délivrée sur demande.

7.2 Certificat de famille

Le certificat de famille (formule 7.4) est remplacé gratuitement contre restitution de l'ancien lors du décès de l'épouse, de l'époux ou d'un enfant commun. L'établissement du premier certificat de famille fait l'objet d'un émolument.

7.3 Certificat de partenariat

Le certificat de partenariat (formule 7.12) est remplacé gratuitement contre restitution de l'ancien lors du décès de la partenaire ou du partenaire.

7.4 Mise à jour du livret de famille

Un livret de famille suisse, établi avant l'introduction de l'enregistrement électronique des événements, est mis à jour gratuitement sur demande. En outre, les livrets de famille de la CIEC doivent être mis à jour en tout temps gratuitement. Il n'est pas permis d'effectuer des inscriptions dans un livret de famille étranger.

Décès d'une personne à l'étranger dont l'identité est connue (enregistrement ultérieur)

7.5 Confirmation de l'enregistrement du décès

Une confirmation de l'enregistrement en Suisse du décès survenu à l'étranger est envoyée à la représentation de la Suisse à l'étranger sur demande.

8 Archivage des pièces justificatives

8.1 Acte de décès étranger

L'original de l'acte de décès et la décision de la reconnaissance rendue par l'autorité de surveillance sont à conserver en tant que pièces justificatives. Il est admis dans le cadre des dispositions légales d'établir des photocopies de ces actes et de les remettre aux ayants droit.

8.2 Correspondance

Toute correspondance doit être conservée dans la mesure où elle peut avoir une force probante.

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