CO 140.8 Statuts insérés dans Infostar(01.01.2010)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

Communications officielles OFEC no 140.8 du 1er janvier 2010

Statuts insérés dans Infostar

Statuts insérés

L'Office fédéral de l'état civil, se fondant sur l'article 84 alinéa 3 lettre a de l'Ordonnance sur l'état civil (OEC), adopte les présentes communications officielles dont le contenu a valeur d'instructions.

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1 Situation initiale

Après la saisie des données d'état civil dans la transaction "Personne" et lors d'enregistrements dans toutes les autres transactions, un "statut dit inséré" est créé sur le premier masque par la fonction "Enregistrer".

Dans ce contexte, nous constatons ce qui suit:

1.1 Saisies à double ou saisies multiples

Il arrive parfois qu'une personne déjà saisie dans une transaction "Personne", encore en "statut inséré", soit saisie une nouvelle fois et clôturée. Lors de la clôture de cette deuxième transaction, les données d'état civil du premier enregistrement restent en statut inséré.

Si toutes les données d'état civil de la personne à saisir ne sont pas encore prouvées, il arrive fréquemment que les données d'état civil disponibles soient saisies dans la transaction "Personne" et restent de nombreux mois en statut inséré.

1.2 "Blocage de la mise à jour"

Quelques cantons mettent les données d'état civil en statut inséré dans la transaction Personne afin qu'elles ne puissent pas être actualisées. Cela provoque un "blocage factice de la mise à jour", p.ex. jusqu'à ce que la décision en attente relative à la nationalité soit rendue.

1.3 Reprise des données

Les données d'état civil de la transaction "Préparation du mariage" ou "Préparation du partenariat" sont souvent reprises six à huit semaines avant la célébration du mariage ou la conclusion du partenariat enregistré dans les transactions "Mariage" ou "Enregistrement du partenariat" et restent pendant tout ce temps en statut inséré.

2 Enoncé du problème

2.1 Saisies à double ou saisies multiples

Une personne saisie dans une transaction "Personne" qui n'a pas été clôturée mais qui se trouve seulement en "statut inséré" n'apparaît pas lors de la recherche d'une personne. Ceci entraîne des saisies à double ou des saisies multiples.

2.2 "Blocage de la mise à jour"

Les données ne sont pas disponibles pour des enregistrements sans consulter au préalable l'office de l'état civil compétent.

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2.3 Reprise des données

Les données d'état civil d'un enfant commun figurant dans la transaction "Mariage" peuvent être mutées sans avertissement (aucune annonce de conflit n'est faite par le système) dans la transaction "Personne". Ceci peut engendrer des problèmes relatifs à l'état civil de l'enfant après la clôture de la transaction "Mariage" des parents.

3 Solution

3.1 Saisies à double ou saisies multiples

Les données d'état civil doivent être enregistrées sans délai (art. 19 OEC). Afin d'éviter des saisies à double ou des saisies multiples, en règle générale, les données d'état civil ne doivent pas rester plus de 5 jours ouvrables en statut inséré. Les données en statut inséré de toutes les transactions (Personne ou autres) doivent être contrôlées au moins une fois par semaine, traitées et, cas échéant, "supprimées".

Si certaines données d'état civil nécessaires à la clôture de l'enregistrement ne sont pas prouvées, la personne ne doit pas (encore) être saisie. La saisie avec des données incomplètes ou minimales, qui ne doivent cependant pas être laissées en statut inséré mais clôturées, est réservée.

3.2 "Blocage de la mise à jour"

Il n'est pas permis de laisser des personnes en "statut inséré" afin de provoquer un "blocage factice" pour d'autres enregistrements. Des éventuelles rectifications doivent faire l'objet d'une demande auprès de l'autorité de surveillance compétente.

3.3 Reprise des données

Les données d'état civil des transactions "Préparation du mariage" ou "Préparation du partenariat" peuvent être reprises au plus tôt cinq jours ouvrables avant la date d'événement dans les transactions "Mariage" ou "Enregistrement du partenariat".

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4 Entrée en vigueur et force obligatoire

Les présentes communications officielles entrent en vigueur avec effet immédiat. Elles ont valeur d'instructions (art. 84 al. 3 let. a OEC).

OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL OFEC

Mario Massa

R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\140 Amtliche Mitteilungen\140.8 Eingegebene Stände\140.8_AM_Statuts insérés_F 3_Jan 10_V 1.0 f.doc