CO 140.1 Obligation de conserver la formule 0.1.2 « Communication des données saisies»(01.05.2009)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

Communications officielles OFEC

Obligation de conserver la formule 0.1.2 "Communication des données saisies"

Obligation de conserver la formule ISR 0.1.2

L'Office fédéral de l'état civil, se fondant sur l'article 84 alinéa 3 lettre a de l'Ordonnance sur l'état civil (OEC), adopte les présentes communications officielles dont le contenu a valeur d'instructions.

Communications officielles OFEC er no 140.1 du 1 mai 2009 Obligation de conserver la formule 0.1.2 "Communication des données saisies"

1 Situation initiale

La formule Infostar 0.1.2 "Communication des données saisies", qui sert en tant que contrôle des données d'état civil transférées du registre des familles au registre de l'état civil, contient notamment les lieux d'origine de la personne concernée et les données relatives à la mention de transfert (numéro Infostar et date de transfert) ainsi que les mises en relation à effectuer (relations familiales).

Par conséquent, la formule est en sorte une pièce justificative du registre de l'état civil1 et devrait donc être conservée comme telle. Toutefois, toutes les données qui se trouvent sur la formule après le transfert de la personne du registre des familles au registre de l'état civil émanent de ces deux registres. La mention de transfert en particulier, figurant dans le registre des familles (numéro Infostar et date de transfert), garantit l'enregistrement sans lacunes des données d'état civil et des mises en relation dans le registre de l'état civil. Toutes les données proviennent donc directement de ces registres principaux2. De ce fait, il est possible de renoncer à l'obligation de conserver sans porter préjudice à la crédibilité et à la clarté des registres.

2 Enoncé du problème

L'obligation de conserver la formule 0.1.2 dans le recueil des pièces justificatives des offices de l'état civil est appliquée diversement. La présente communication vise à harmoniser la pratique dans les cantons sans qu'une obligation ou une interdiction de conserver la formule soit prescrite par la Confédération. Pour des raisons de sécurité du droit, une pratique uniforme au sein du canton doit cependant être garantie.

3 Solution

Sur l'ordre de l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil, la formule Infostar 0.1.2 "Communication des données saisies" peut être détruite par l'office de l'état civil après la clôture de l'enregistrement du transfert dans les registres principaux (registre des familles et registre de l'état civil).

Le recueil des pièces justificatives jouit de la force probante de l'art. 9 CC. Si le recueil des pièces justificatives jouit déjà de la force probante de l'art. 9 CC (note 1 cidessus), celle-ci est valable a fortiori pour les deux registres principaux (registre des familles et registre de l'état civil).

Communications officielles OFEC er no 140.1 du 1 mai 2009 Obligation de conserver la formule 0.1.2 "Communication des données saisies"

4 Entrée en vigueur et force obligatoire

Les présentes communications officielles entrent en vigueur avec effet immédiat. Elles ont valeur d'instructions (art. 84 al. 3 let. a OEC).

OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL OFEC

Mario Massa

R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\140 Amtliche Mitteilungen\140.1 Aufbewahrungspflicht des Infostar-Formulares 0.1.2\