Circ. 20.18.10.01 Procédure d’informations dans le domaine de l’adoption à la demande du service cantonal d’information aux autorités de l’état civil(01.10.2018 ; état : 01.05.2024

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l’état civil OFEC

n° 20.18.10.01 du 1er octobre 2018 (Etat : 1er mai 2024)

Procédure d’informations dans le domaine de l’adoption à la demande du service cantonal d’information aux autorités de l’état civil

Procédure d'informations dans le domaine de l'adoption

Procédure d’informations dans le domaine de l’adoption à la demande du service cantonal d’information aux autorités de l’état civil

1 Bases juridiques

1.1 En général

Les nouvelles dispositions du code civil (CC ; RS 210) sur l’adoption sont entrées en vigueur le 1er janvier 2018. Les autorités de l’état civil, chargées d’enregistrer les décisions d’adoption, sont tout particulièrement concernées par les dispositions sur le secret de l’adoption 1, le droit d’obtenir des informations 2 et le service cantonal d’information 3. Le droit de l’enfant de connaître son ascendance découle directement de l’art. 10 de la Constitution (Cst. ; RS 101) 4. Par ailleurs, la Convention du 20 novembre 1989 relative aux droits de l’enfant 5 prévoit, à l’al. 7, que l’enfant a le droit de connaître ses parents. La Convention de La Haye du 29 mai 1993 sur la protection des enfants et la coopération en matière d’adoption internationale (CLaH) 6 ratifiée par la Suisse, prévoit elle aussi un droit de l’enfant adopté à accéder aux informations relatives à l’identité de sa mère et de son père. Le CC prévoit en outre désormais certains droits à l’information en lien avec une adoption pour un cercle de personnes limité (les parents biologiques et leurs descendants). L’accès aux données de l’état civil et aux pièces justificatives saisies dans les registres de l’état civil 7 doit obéir aux règles de protection des données prévues par l’ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil (OEC ; RS 211.112.2) 8. Les informations sur des données d’état civil en lien avec une adoption sont divulguées à l’auteur de la demande par l’intermédiaire du service cantonal d’information désigné par le canton 9. L’auteur de la demande doit s’adresser à cette autorité, dont les collaborateurs sont familiers des situations psychologiquement difficiles dans lesquelles se trouvent les enfants adoptés ou les parents biologiques qui recherchent des informations 10. L’enfant adopté et les parents adoptifs ont droit au respect du secret de l’adoption11.

4 Message droit de l‘adoption, FF 2015 835, concernant l‘art. 268c CC, p. 869 s., ch. 2.6.3 et p. 885 s. 5 RS 0.107

6 RS 0.211.221.311; ratifiée par le Suisse le 24.9.2002, entrée en vigueur en Suisse le 1.1.2003

7 Soit l’ensemble des registres conventionnels tenus sur papier ou sous forme électronique, au sens

de l’art. 6a, al. 1, OEC (registre des naissances, registre des décès, registre des mariages, registre des reconnaissances, registre des familles et registre de l’état civil)

8 Art. 81 ss OEC

9 Pour la liste des services cantonaux d’information prévus par l’art. 268d, al. 1, CC, voir : Informations

sur les parents biologiques, sur leurs descendants directs ainsi que sur l’enfant adopté (admin.ch)

10 Rapport explicatif relatif à l'avant-projet de modification du code civil (Droit de l'adoption), p. 41

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1.2 Droit du service cantonal d’information à obtenir des données des registres de

l’état civil Les autorités de l’état civil sont tenues de divulguer des données personnelles aux autorités administratives – dont font partie les services cantonaux d’information au sens de l’art. 268d, al. 1, CC – dans la mesure où cela est indispensable à l’accomplissement de tâches légales 12. Dans le domaine de l’adoption, il s’agit en particulier des informations demandées par le service cantonal d’information, soit les données relatives aux parents biologiques, masquées suite à l’adoption, et à leurs descendants, ou, à l’inverse, les données concernant l’enfant adopté et ses parents adoptifs, tirées des registres de l’état civil 13, avec les éventuelles pièces justificatives 14. Le principe de subsidiarité s’applique : les informations doivent être demandées en premier lieu à l’autorité qui a participé à la procédure ou à la décision d’adoption dans le cadre de ses tâches et qui dispose du dossier. Les recherches opérées par les autorités de l’état civil dans les registres et la communication par écrit des informations ainsi trouvées sont soumises à émolument. Elles sont facturées à 75 francs la demi-heure, en tant que recherches sur la base d’un mandat de vérification d’un fait 15. Le service cantonal d’information au sens de l’art. 268d CC doit aussi l’émolument, car la prestation sollicitée est fournie dans l’intérêt direct d’un particulier 16. L’information écrite sert exclusivement aux échanges entre autorités et ne revêt pas la forme d’un acte authentique. Les données qu’elle contient (par ex. le nom du père ou de la mère biologique) ne peuvent être divulguées aux personnes concernées que dans le respect des dispositions du droit de l’adoption. Pour des raisons de protection des données, ce document est confidentiel ; le droit de la personne concernée de consulter son dossier ne le recouvre pas.

1.3 Les personnes concernées et leur droit à obtenir des informations en lien avec

l’adoption

Enfant adopté L’enfant adopté est une personne qui a été adoptée (alors qu’il était mineur ou majeur), soit conjointement par un couple, soit par le conjoint du père ou de la mère, soit par une personne seule ; il devient juridiquement l’enfant des parents adoptifs (ou du conjoint du père ou de la mère, ou de la personne seule). Ces trois formes d’adoption ont en Suisse, depuis le 1er avril 1973, les effets juridiques d’une adoption plénière : la filiation avec les parents juridiques (biologiques) s’éteint du fait de l’adoption (sous réserve de l’adoption de l’enfant du conjoint ou du partenaire au sens de l’art. 267, al. 3, CC). Après l’enregistrement de l’adoption dans le

12 Art. 58 OEC

14 Art. 33, al. 1, OEC

15 Annexe 1, ch. 3.1, de l’ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d’état civil

(OEEC; RS 172.042.110): recherches dans les registres de l’état civil et dans les pièces justificatives, sur la base d’un mandat de vérification d’un fait.

16 Art. 3 OEEC

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registre de l’état civil, les parents adoptifs y sont inscrits comme parents de l’enfant, sans que l’adoption soit mentionnée (secret de l’adoption). L’enfant adopté a droit au respect du secret de l’adoption 17. L’enfant adopté devenu majeur a un droit absolu, sans réserve aucune 18, à connaître l’identité de ses parents biologiques (telle qu’elle était au moment de la rupture du lien de filiation du fait de l’adoption) et les autres informations les concernant 19. En outre, il peut demander des informations concernant les descendants directs des parents biologiques ; il faut cependant que ces personnes soient majeures et y aient consenti 20. L’enfant adopté mineur a le droit d’obtenir sur ses parents biologiques des données qui ne lui permettent pas de les identifier. Il n’a le droit d’obtenir des informations sur leur identité que s’il peut faire valoir un intérêt légitime 21.

Parents adoptifs Les parents adoptifs sont des personnes avec lesquelles la filiation est établie par adoption. Ils sont inscrits dans le registre de l’état civil comme parents juridiques de l’enfant (adoption plénière). Ils ont droit au respect du secret de l’adoption 22. En cas d’adoption simple 23, le lien de filiation avec les parents biologiques n’a pas été rompu ; l’enfant est aussi l’enfant des parents adoptifs. Il appartient à deux familles. Dans ce cas, le secret de l’adoption n’a pas lieu d’être. Les parents adoptifs n’ont aucun droit légal à obtenir des informations sur les parents biologiques de leur enfant adopté ni sur leurs descendants.

Parents biologiques Par parents biologiques, on entend, dans le présent contexte, le père ou la mère avec lequel le lien de filiation a été rompu du fait de l’adoption 24. Il n’est donc possible d’obtenir des autorités de l’état civil que des données d’état civil sur les parents biologiques inscrites au registre avant l’enregistrement de l’adoption, et uniquement si la filiation juridique était inscrite à l’état civil à cette date. Si l’identité des parents n’était pas connue (par ex. enfant trouvé), ou

18 Indépendamment de toute pesée des intérêts

19 Art. 268c, al. 3, 1re phrase, CC; message droit de l’adoption, FF 2015 835, p. 886 : droit absolu de

l’enfant majeur d’obtenir des informations relatives à l’identité de ses parents biologiques et d’autres informations les concernant. « Le droit de l’enfant de connaître ses origines comporte le droit d’obtenir les données d’identité de ses parents biologiques à sa naissance. S’il les demande une fois devenu majeur, l’autorité compétente devra les lui fournir. Elle prendra au préalable, et si elle le peut, contact avec les parents biologiques. En vertu de l’art. 28 CC sur les droits de la personnalité, ceuxci pourront toutefois s’opposer à la transmission de leurs données d’identité actuelles s’ils ne veulent pas reprendre le contact. »

23 Adoption prononcée en Suisse avant le 1.4.1973, qui n’a pas été transformée en adoption plénière

(art. 12b tit. fin. CC). Ou adoption prononcée à l’étranger et n’ayant que les effets d’une adoption simple.

24 Voir ATF 128 I 63: divulgation des données masquées du registre d’état civil concernant les parents

biologiques

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si la filiation juridique avec le père n’avait pas été établie avant l’adoption 25, il est impossible à l’office de l’état civil de reconnaître l’existence d’un lien entre les personnes concernées à partir des registres. L’office de l’état civil n’a pas le droit de se fonder sur des présomptions ni des lettres ou autres écrits privés des parents biologiques supposés pour révéler des données d’état civil concernant ces derniers. Les parents biologiques ont le droit d’obtenir des informations permettant d’identifier un enfant adopté mineur capable de discernement ou un enfant adopté majeur ainsi que ses parents adoptifs, avec leur consentement 26.

Descendants directs des parents biologiques Les descendants directs au sens de l’art. 268c, al. 3, CC sont les enfants qui ont un lien de filiation juridique avec les parents biologiques de la personne adoptée, ou dont les liens de filiation avec ces derniers sont aussi rompus du fait d’une adoption 27. Il peut s’agir de frères et sœurs germains (des mêmes père et mère) ou de demi-frères et demi-sœurs (uniquement du même père ou de la même mère) de l’enfant adopté. Les descendants directs des parents biologiques n’ont droit aux informations permettant d’identifier l’enfant adopté que si celui-ci est majeur et consent à la divulgation des données 28. Ils n’ont droit à aucune information concernant un enfant adopté mineur.

Toute autre personne est exclue La loi n’accorde à personne d’autre le droit d’obtenir des informations en lien avec une adoption.

25 Par ex. parce que le père n’a pas reconnu l’enfant, qu’il l’a reconnu selon l’ancien droit sans effets

d’état civil [voir note 55], qu’il s’agit d’un donneur de sperme mentionné seulement dans le dossier, etc.

26 Consentement obligatoire en général selon l’art. 268b, al. 2 ou al. 3, CC et selon l’art. 268e CC dans

le cas d’une adoption ouverte.

27 Les autorités de l’état civil n’ont pas le droit de livrer des informations relatives à des personnes qui

ne sont pas inscrites comme enfants des parents biologiques dans les registres. Une simple présomption de parenté biologique ne suffit pas pour fonder une demande d’information tirées des registres de l’état civil. La filiation doit être établie dans ce cas par une décision du juge. Voir à ce sujet l’ATF 134 III 241 ss concernant la constatation d’une ascendance génétique indépendamment d’un lien juridique avec la personne concernée.

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2 Procédure concernant les demandes d’information aux autorités de l’état civil

En principe, les autorités en matière d’adoption disposent de dossiers complets sur les adoptions prononcées en Suisse. C’est donc à titre subsidiaire que l’on peut recourir aux autorités de l’état civil pour obtenir des informations en lien avec une adoption. La demande d’information tirées des registres de l’état civil doit comporter toutes les indications nécessaires (voir ch. 2.1) et être adressée par le service cantonal d’information à l’office de l’état civil compétent à raison du lieu (voir ch. 2.2). Cet office doit communiquer par écrit au service cantonal les informations demandées, telles qu’elles figurent dans les registres.

2.1 Contenu de la demande d’information

Pour pouvoir rechercher les informations requises dans les registres de l’état civil, l’office a besoin d’indications aussi complètes que possible sur la personne concernée. Il est nécessaire de définir exactement quelle(s) personne(s) on recherche, en indiquant toutes données déjà connues concernant l’adoption et la ou les personnes recherchées. La demande du service cantonal d’information doit contenir en particulier les indications suivantes :

• données d’état civil actuelles de l’auteur de la demande : nom de famille, nom de célibataire, prénom(s), sexe, date et lieu de naissance, droits de cité/nationalité, état civil, domicile actuel, ascendance (nom et prénom(s) des père et mère juridiques figurant sur le certificat individuel d’état civil) ;

• désignation exacte de la ou des personnes recherchées : mère/père biologique, enfant adopté, descendants directs des parents biologiques, parents adoptifs ;

• données d’état civil (si elles sont connues) de toute personne ayant un lien avec l’adoption et dont l’identité est déjà connue (parents adoptifs, mère biologique, etc.) : nom de famille, nom de célibataire, prénom(s), sexe, date et lieu de naissance, droits de cité/nationalité, état civil, domicile actuel, ascendance ;

• données relatives à l’adoption (si elles sont connues) : autorité ayant prononcé l’adoption, lieu et date de la décision d’adoption ;

• données d’état civil de l’enfant adopté avant l’adoption (si elles sont connues) : nom de famille, prénom(s), droits de cité/nationalité, domicile ;

• si elles sont connues, autres informations en lien avec l’adoption.

2.2 Compétence à raison du lieu

L’auteur de la demande doit en principe s’adresser directement au service cantonal d’information du canton où il réside. Le service cantonal examine dans quelle mesure l’autorité responsable de la procédure d’adoption est susceptible de disposer des informations recherchées. Si cette autorité ne détient pas certaines données, le service cantonal les demande à l’office de l’état civil qui dispose (dans l’ordre suivant 29) le plus vraisemblablement d’informations concernant les personnes recherchées dans ses

29 S’applique également dans les cas où l’adoption a été prononcée à l’étranger et reconnue et

transcrite en Suisse.

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registres. La compétence à raison du lieu de l’office de l’état civil dépend de la date et du lieu de la décision d’adoption (s’ils sont connus), de l’auteur de la demande et des personnes sur lesquelles ce dernier désire des informations.

Demande présentée par l’enfant adopté L’office de l’état civil compétent pour donner des informations sur les parents biologiques est, par ordre de priorité :

• l’office du lieu de l’adoption (si celui-ci est connu), lorsque l’adoption a été prononcée et enregistrée en Suisse après le 1er juillet 2004 30. Si l’enfant adopté n’a pas la nationalité suisse, ni avant ni après l’adoption, et qu’il n’est pas non plus né en Suisse, l’adoption n’a vraisemblablement pas été inscrite dans les registres suisses de l’état civil ;

• l’office du lieu de naissance de l’enfant adopté si ce dernier est né en Suisse avant le 1er juillet 2004 ;

• l’office du lieu d’origine acquis par l’enfant adopté du fait de l’adoption, s’il a la nationalité suisse ;

• l’office du lieu d’origine perdu par l’enfant du fait de l’adoption (s’il est connu), lorsque l’adoption a été prononcée avant le 1er juillet 2004. A défaut d’un de ces critères de rattachement, les autorités de l’état civil ne disposent d’aucune donnée sur l’adoption concernée et ne peuvent donc pas fournir les informations demandées. L’office de l’état civil compétent pour donner des informations sur les descendants directs des parents biologiques est, par ordre de priorité :

• l’office du lieu de l’adoption (si celui-ci est connu), lorsque l’adoption a été prononcée et enregistrée en Suisse après le 1er juillet 2004 31 ;

• l’office du lieu d’origine perdu par l’enfant du fait de l’adoption (s’il est connu), lorsque l’adoption a été prononcée avant le 1er juillet 2004 ;

• l’office du lieu d’origine des parents biologiques au moment de la demande, s’il a été possible de le déterminer en recherchant ces derniers. A partir de cette indication, il est possible de savoir quel est le lieu d’origine actuel de leurs descendants directs 32.

30 Création du registre de l’état civil informatique et entrée en vigueur de l’ordonnance sur l’état civil, qui prévoit que les adoptions prononcées en Suisse sont enregistrées par l’office de l’état civil dans le canton où elles ont été prononcées (art. 22 en relation avec les art. 42 et 43 OEC).

31 Voir note 29. Cet office est en général en mesure de donner des informations sur les descendants

des parents biologiques grâce aux dispositions sur la ressaisie. 32 A partir des inscriptions dans le registre des familles.

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Demande présentée par les parents biologiques L’office de l’état civil compétent pour donner des informations est, par ordre de priorité :

• l’office du lieu de l’adoption (si celui-ci est connu), lorsque l’adoption a été prononcée et enregistrée en Suisse après le 1er juillet 2004 33. Si l’enfant adopté n’a pas la nationalité suisse, ni avant ni après l’adoption, et qu’il n’est pas non plus né en Suisse, l’adoption n’a vraisemblablement pas été inscrite dans les registres suisses de l’état civil ;

• l’office du lieu d’origine des parents biologiques au moment de l’adoption, s’ils ont la nationalité suisse ;

• l’office du lieu de naissance de l’enfant adopté si ce dernier est né en Suisse. Si l’enfant a été adopté à l’étranger par des ressortissants suisses avant le 1er avril 1973 et que ni le nom après l’adoption, ni le lieu d’origine des parents adoptifs ne sont connus, il n’est en principe pas possible de déterminer quel office a enregistré l’adoption dans ses registres tenus sur papier. Une recherche informatique systématique de l’office compétent est impossible dans ce cas. Les adoptions prononcées en Suisse entre le 1er avril 1973 et le 30 juin 2005 ont été inscrites par l’Office fédéral de l’état civil (OFEC) dans le registre central des adoptions, à des fins de contrôle d’un éventuel empêchement du mariage résultant de la parenté (art. 95, al. 2, CC). Seules des informations minimales y sont enregistrées 34. Pour ce contrôle, un système de classement alphabétique a été créé en fonction du nom et du prénom de l’enfant après l’adoption, ainsi qu’un système de classement chronologique par date de naissance. L’OFEC peut seulement retrouver de la sorte l’enfant adopté et, si d’autres informations y figurent (par ex. le nom de la mère biologique), déterminer de quel cas d’adoption il s’agit. Il pourrait alors en déduire quel office de l’état civil aurait pu enregistrer l’adoption, si elle a été prononcée en Suisse. Dans ces cas-là, le service cantonal d’information doit donc d’abord s’adresser à l’OFEC pour déterminer quel office pourrait avoir été chargé d’enregistrer l’adoption et serait compétent à raison du lieu.

Demande présentée par les descendants directs des parents biologiques L’office de l’état civil compétent pour donner des informations est, par ordre de priorité :

• l’office du lieu de l’adoption (si celui-ci est connu), lorsque l’adoption a été prononcée et enregistrée en Suisse après le 1er juillet 2004 35 ;

• l’office du lieu d’origine des parents biologiques au moment de l’adoption, s’ils avaient la nationalité suisse à cette date. Si les parents biologiques n’ont pas la nationalité suisse, la probabilité est grande que les autorités suisses de l’état civil ne disposent d’aucune information sur les descendants et donc sur l’enfant adopté.

33 Voir note 29.

34 C’est-à-dire les nom et prénom(s) de l’enfant après l’adoption, sa date de naissance et, si elles

étaient connues, des informations sur ses parents adoptifs et biologiques et sur la décision d’adoption.

35 Voir note 29. Cet office est en général en mesure de donner des informations sur l’enfant adopté à

partir des données relatives aux parents biologiques grâce aux dispositions sur la ressaisie.

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Si un enfant adopté étranger est né en Suisse avant le 1er juillet 2004 mais que son lieu de naissance exact n’est pas connu, il n’est pas non plus possible de déterminer quel office de l’état civil a enregistré la naissance, le registre des naissances étant, avant cette date, tenu sur papier. Une recherche informatique systématique de l’office compétent est impossible. Si l’adoption a été prononcée en Suisse entre le 1er avril 1973 et le 30 juin 2005 et que les nom et prénom(s) de l’enfant après l’adoption sont connus ou bien au moins sa date de naissance, il est éventuellement possible, à partir des données du registre central des adoptions de l’OFEC, de déterminer de quel cas d’adoption il s’agit et de retrouver quel office de l’état civil aurait pu enregistrer l’adoption (voir le ch. 2.2.2).

2.3 Procédure

Le service cantonal d’information (un par canton) adresse la demande d’information à l’office de l’état civil compétent en vertu du ch. 2.2, par le biais d’un formulaire (annexe 1) rempli de manière aussi complète que possible. L’office de l’état civil examine s’il est compétent. S’il possède dans ses registres des données sur la ou les personnes recherchées ou que le registre où figurent ces données se trouve dans ses archives, il est responsable du traitement de la demande et il livre au service cantonal d’information les données d’état civil nécessaires pour prendre contact avec la ou les personnes recherchées. S’il s’agit de chercher des informations qui ne se trouvent pas dans les registres ni les archives de l’office responsable 36, ce dernier contacte les autres offices de l’état civil qui pourraient disposer des données pertinentes pour le traitement de la demande. Il se procure les informations requises auprès d’eux 37, en leur indiquant quel est le service cantonal d’information compétent et en leur remettant une copie de la demande d’information 38. Une demande d’information peut donc concerner plusieurs offices de l’état civil ; toutefois, le service cantonal d’information s’adresse en premier lieu à l’office compétent à raison du lieu conformément au ch. 2.2, lequel s’adressera à son tour aux autres offices concernés.

36 Par ex., parce que la mère biologique s’est mariée et que les informations sur les descendants

recherchés doivent être obtenues auprès de l’office de l’état civil du lieu d’origine qu’elle a acquis par le mariage.

37 Les autres offices de l’état civil remettent à l’office qui a reçu la demande en premier lieu (office

responsable), à sa demande, les données requises, comme pour le contrôle du certificat relatif à l’état de famille enregistré. Ils facturent leurs frais au service cantonal d’information duquel émane la demande.

38 Pour facturation au service cantonal d’information compétent et mise à la charge de l’auteur de la

demande.

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2.4 Communication des informations par les autorités de l’état civil

L’office de l’état civil doit communiquer par écrit au service cantonal d’information les données tirées de ses registres (annexe 2). Si ses registres ne contiennent rien concernant la ou les personnes recherchées, il doit aussi l’en informer par écrit. Les données personnelles actuelles de la ou des personnes recherchées peuvent différer des données officielles au moment de l’adoption 39. Dans la mesure du possible, les autorités de l’état civil doivent transmettre au service cantonal d’information tant les données de l’époque que les données actuelles concernant les parents biologiques, les parents adoptifs et l’enfant adopté. Le service cantonal aura alors plus de chances de trouver les personnes en question, de prendre contact avec elles et de recueillir leur consentement à la divulgation de ces données à l’auteur de la demande. Pour ce qui est des descendants directs de la mère ou du père biologique, seules les données actuelles des registres de l’état civil doivent être fournies. Les données d’état civil que les offices doivent fournir dans la mesure du possible concernant la personne recherchée sont : le nom de famille, le nom de célibataire, le(s) prénom(s), la date et le lieu de naissance, la nationalité et les droits de cité, l’état civil. Comme on vient de le dire, il s’agit tant des données au moment de l’établissement de la filiation, telles qu’elles ressortent des registres, que des données actuelles 40. Il convient également d’indiquer les informations supplémentaires telles que le décès ou la déclaration de disparition de la personne recherchée. Le domicile ne fait pas partie des données d’état civil. Il est inscrit au registre lors de l’enregistrement d’un fait d’état civil, puis il n’est plus mis à jour. Toutefois, si le registre contient l’indication du domicile lors de l’enregistrement de l’adoption ou au moment du dernier fait d’état civil enregistré, l’office doit fournir cette information au service cantonal, même si l’auteur de la demande n’a pas dans tous les cas le droit de l’obtenir 41. Les pièces justificatives produites pour l’enregistrement de l’adoption peuvent parfois contenir d’autres informations sur l’adoption, apportées par les autorités de l’état civil. Si par exemple une adoption prononcée à l’étranger a été reconnue par les autorités de l’état civil

suisses en application de l’art. 78 LDIP et inscrite dans le registre, il a fallu présenter divers documents à l’autorité de surveillance compétente (par ex. l’acte de naissance de l’enfant avant et après l’adoption, la décision d’adoption avec l’attestation de la force exécutoire et, le cas échéant, la preuve que les parents biologiques ont consenti à l’adoption). Il est possible de déduire de ces documents certaines informations qui n’auront pas été inscrites dans les registres de l’état civil (par ex. des détails figurant dans la décision d’adoption). Les autorités de l’état civil (les pièces justificatives sont en règle générales archivées auprès de l’autorité de surveillance) doivent, sur demande, livrer ces informations, si elles existent, sous forme de copie non légalisée, au service cantonal d’information qui a fait la demande.

39 Par ex., parce que la mère biologique s’est mariée avant le 1.1.2013, si bien qu’elle a changé de

nom et de lieu d’origine.

40 A l’exception des descendants directs de la mère ou du père biologique (données actuelles

uniquement).

41 Par ex., l’enfant adopté ne peut être mis au courant du domicile actuel de ses parents biologiques

que s’ils ont consenti à ce qu’il prenne contact avec eux.

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Le service cantonal d’information doit traiter les informations reçues de l’office de l’état civil de manière strictement confidentielle ; après avoir recueilli les consentements nécessaires, il doit examiner dans quelle mesure il peut les divulguer 42. C’est lui qui est responsable de cette décision, et non les autorités de l’état civil. Les règles de confidentialité s’appliquent aussi au cas où le service cantonal d’information transmet les données reçues à un service de recherche spécialisé qu’elle a mandaté en application de l’art. 268d, al. 2, CC 43 et avec lequel une convention de service concernant le respect du secret de l’adoption et le devoir de confidentialité a été conclue.

2.5 Emoluments

Les offices de l’état civil perçoivent un émolument de 75 francs par demi-heure pour les recherches qu’ils entreprennent sur demande dans les registres de l’état civil et parmi les pièces justificatives, car la prestation sollicitée est fournie dans l’intérêt direct d’un particulier 44. Il faut escompter au moins une heure de travail au sein de l’office par personne recherchée. Si la demande porte sur plusieurs personnes, il faut souvent faire des recherches importantes dans plusieurs registres. Le temps consacré à ces recherches peut être de plusieurs heures. Lorsque l’office constate que les recherches dépassent une heure, le service cantonal d’information doit être au préalable consulté au sujet des émoluments à prévoir pour les informations demandées. Si plusieurs offices de l’état civil sont concernés, chacun d’eux établit une facture séparée pour ses frais. La facture doit être adressée au service cantonal d’information qui a fait la demande, avec mention de la demande (numéro de référence) et de l’identité de son auteur. L’office responsable (voir ch. 2.3) rédige la réponse écrite au service cantonal une fois qu’il a reçu les informations des autres offices. Cette tâche, ainsi que ses propres recherches, sont aussi facturées au taux de 75 francs par demi-heure. Les débours dus par exemple pour l’établissement d’une copie non légalisée d’une pièce justificative tirée du registre doivent être calculés à part, selon l’OEEC, et perçus en même temps que l’émolument 45. L’émolument peut être réduit si le service cantonal d’information apporte la preuve que l’auteur de la demande, à la charge de qui est mis l’émolument, est dans le besoin 46. Le service cantonal d’information doit acquitter les émoluments et débours facturés par les offices de l’état civil concernés en lien avec la demande 47.

42 Interdiction de divulguer des informations permettant d’identifier les personnes recherchées, divulgation limitée aux données d’état civil telles qu’elles existent au moment de l’établissement du lien de filiation (naissance), divulgation de toutes les données d’état civil actuelle y compris les informations permettant l’identification des personnes, etc.

43 En raison du caractère très personnel et sensible des données traitées par ces services de recherche

et de l’obligation de maintenir le secret, ils doivent être assujettis à un devoir de discrétion (voir p. 42 du rapport explicatif du 29.11.2013 relatif à l’avant-projet de révision du droit de l’adoption). 44 Art. 3 OEEC.

45 Art. 7 en relation avec l’annexe 1, ch. 3.3, OEEC, 2 fr./page

46 Art. 13, al. 1, let. a, OEEC

47 Art. 2, al. 1, let. a, OEEC. Le service cantonal d’information facture à son tour à l’auteur de la

demande les sommes versées.

Procédure d’informations dans le domaine de l’adoption à la demande du service cantonal d’information aux autorités de l’état civil

3 Délimitation avec d’autres dispositions donnant le droit d’obtenir des données du

registre de l’état civil Il n’est permis de donner directement des renseignements tirés des registres de l’état civil à des particuliers qu’au titre du droit d’être informé régi par l’art. 81 OEC (droit absolu de chacun de demander des renseignements sur les données le concernant, y compris sur sa parenté en ligne ascendante ou descendante) ou au titre de la divulgation à des particuliers régie par l’art.

59 OEC (droit des personnes qui ne sont pas directement concernées d’obtenir des données

à certaines conditions).

3.1 Droit d’être informé (sur ses propres données ; art. 81 OEC)

Toute personne peut demander des renseignements à l’office de l’état civil du lieu de survenance de l’événement ou de son lieu d’origine sur les données la concernant 48, notamment son nom, ses droits de cité communal et cantonal, sa nationalité et son statut personnel et familial 49. Les informations sous le sceau du secret de l’adoption n’en font pas partie. Elles sont soumises aux dispositions spéciales du droit de l’adoption régissant l’obtention et la divulgation d’informations 50. La divulgation de données d’état civil a lieu contre émolument 51, sous la forme d’un acte authentique 52. Cet acte fait foi des faits qu’il constate et dont l’inexactitude n’est pas prouvée 53. Les informations sur la filiation peuvent être attestées par un acte officiel (acte d’état civil) uniquement si un lien de filiation juridique a été inscrit dans le registre de l’état civil et subsiste toujours. C’est le cas par exemple lors d’une adoption simple, qui ne rompt pas le lien entre l’enfant et les parents biologiques mais crée une filiation supplémentaire avec les parents adoptifs. Les parents biologiques apparaissent alors sur les actes d’état civil aux rubriques « père » et « mère », les parents adoptifs aux rubriques « père adoptif » et « mère adoptive »54. Si le lien avec la mère biologique, par exemple, a été rompu du fait de l’adoption, il n’est plus possible d’établir au nom de l’enfant un acte d’état civil sur lequel elle figure. Il en va de même pour la paternité : le lien juridique entre le père et l’enfant s’établit par présomption de paternité de l’époux, par reconnaissance (auprès de l’officier de l’état civil ou par disposition testamentaire), par constatation judiciaire ou par adoption. S’il n’y a pas de filiation juridique vis-à-vis du père (par ex. faute de reconnaissance ou en cas de reconnaissance sans effets d’état civil selon l’ancien droit 55) ou si le lien de filiation a été annulé avant l’adoption (par ex.

48 Art. 81, al. 1, OEC

49 Art. 39 CC

51 Annexe 1, I. ch. 1.1 ss, OEEC

52 Art. 47 OEC

53 Art. 9, al. 1, CC

54 En cas d’adoption simple prononcée à l’étranger ou d’adoption simple prononcée sous l’ancien droit,

avant le 1.4.1973, mais qui n’a pas été soumise au nouveau droit (art. 12b tit. fin. CC), la filiation juridique avec les parents biologiques et la filiation juridique avec les parents adoptifs coexistent.

55 Jusqu’en 1977, il existait en Suisse deux formes de reconnaissance d’un enfant: la reconnaissance

avec effets d’état civil et la reconnaissance sans effets d’état civil. La reconnaissance avec effets d’état civil était faite par oral à l’officier de l’état civil et inscrite par ce dernier dans le registre. Elle établissait une filiation juridique entre le père et l’enfant. La reconnaissance sans effets d’état civil, aussi appelée « paternité alimentaire », n’établissait pas de filiation, mais seulement une obligation alimentaire ; elle n’était donc pas inscrite dans le registre de l’état civil. Le législateur n’a pas prévu, dans le nouveau droit prévalant à partir de 1978, de mécanisme permettant de transformer les

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par une annulation de la paternité par le juge), aucune donnée sur le père ne figure sur les actes d’état civil établis au nom de l’enfant.

3.2 Divulgation à des particuliers

La divulgation de données personnelles à des particuliers s’effectue lorsqu’un intérêt direct et digne de protection est établi et que l’obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée 56. Les informations en lien avec une adoption qui peuvent être obtenues par l’intermédiaire du service cantonal d’information sont exclues de l’application de cette disposition 57. Les informations tirées des registres de l’état civil sont divulguées contre émolument 58 sous la forme d’un acte authentique, soit par une confirmation (si la personne est inscrite au registre, par ex. « La personne recherchée est décédée »), soit par une attestation (si la personne n’est pas inscrite au registre, par ex. « La personne recherchée ne figure pas dans le registre de l’état civil ») 59.

anciennes « paternités alimentaires » en filiation juridique.

56 Art. 59 OEC; par ex., une personne tenue par une décision du juge de payer une rente voudrait

savoir si le bénéficiaire de cette rente est encore en vie.

57 Par ex., un particulier veut savoir si une personne dont l’identité lui est connue suite à une demande

au service cantonal d’informations est décédée depuis lors. Les données transmises ne doivent pas permettre de prendre contact directement avec cette personne. Seul le service cantonal d’information a la compétence de divulguer ce type de données. 58 Annexe 1, ch. 1.1 et 2.1 ss, OEEC. 59 Art. 47, al. 2, let. a, OEC.

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4 Entrée en vigueur

La présente circulaire entre en vigueur avec effet immédiat. La circulaire n° 03-03-01 du 21 mars 2003 « Mise en œuvre de l’article 268c CC concernant le droit d’une personne adoptée à l’information sur l’identité de ses parents biologiques » est abrogée.

Office fédéral de l’état civil OFEC

David Rüetschi

Annexes Annexe 1: Formulaire « Demande d’information dans le domaine de l’adoption » (forme abrégée : Demande d’information – Adoption – 2018) Annexe 2: Formulaire « Informations tirées des registres de l’état civil au service cantonal d’information dans le domaine de l’adoption » (forme abrégée : Informations aux autorités – Adoption – 2018)