Dir. 10.24.11.01 Délivrance d’actes d’état civil CIEC no 34(11.11.2024 ; état : 15.11.2025)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

Délivrance d’actes d’état civil CIEC no 34

Directive édictée par l’Office fédéral de l’état civil en vertu de l’art. 84, al. 3, let. a, de l’ordonnance sur l’état civil (OEC)

Délivrance d’actes d’état civil CIEC no 34

1 Conventions CIEC no 16 et no 34

La Convention relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil du 8 septembre 1976 (ci-après : convention CIEC no 16) a été ratifiée par 23 Etats. Elle contient des modèles pour trois actes d'état civil (extrait de l'acte de naissance, de mariage et de décès). Les Etats signataires sont tenus d'établir ces actes conformément aux modèles de formulaires annexés à la convention (art. 1) et de les recevoir sans légalisation et sans autres formalités (art. 8).

Sous Infostar 13, les actes établis par la Suisse ne correspondaient pas en tous points aux prescriptions de la convention CIEC no 16. C'est pourquoi certaines autorités étrangères ont régulièrement émis des objections et demandé des précisions. Mais en règle générale, les actes ainsi établis sont acceptés sans problème à l'étranger. Les actes établis depuis le 11 novembre 2024 sont désormais entièrement conformes aux prescriptions du droit international public.

La Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l’état civil du 14 mars 20141 (ci-après : convention CIEC no 34) contient des modèles adaptés pour les trois actes régis jusqu'à présent par la convention CIEC no 16 ainsi que deux nouveaux modèles de formulaires (extrait de l’acte de reconnaissance et de partenariat enregistré).

Depuis l'entrée en vigueur de la convention CIEC no 34, le 1er juillet 2022, il n’est plus possible d'adhérer à la convention CIEC no 16.

2 Mise en œuvre

Les données tirées des registres de l’état civil tenus sur papier2 et d’Infostar NG, sont divulguées sous la forme d’actes selon la convention CIEC no 34, sous réserve de la CIEC no 16. Pour les offices de l'état civil, la question se pose, dès lors, de savoir lequel des deux formulaires doit être remis au citoyen.

D'un point de vue juridique, les Etats membres de la convention CIEC no 34 devraient se voir délivrer des documents conformément à cette convention, tandis que les autres Etats membres de la convention CIEC no 16 devraient se voir délivrer les anciens documents. On peut toutefois supposer que, dans la plupart des cas, les Etats parties à la convention CIEC no 16 accepteront volontairement les documents de la convention CIEC no 34 en tant que documents CIEC, même s'il n'existe aucune obligation juridique en ce sens.

Afin de réduire au maximum la charge de travail pour les autorités de l'état civil et les personnes concernées, il convient de procéder comme suit pour l'établissement des actes CIEC :

− L'office de l'état civil délivre en principe un acte selon le modèle de la convention CIEC no 34. Il n'y a pas d'obligation de se renseigner dans chaque cas sur l'utilisation concrète de l'acte. Si l'office de l'état civil sait que l'acte est requis pour un pays qui n'accepte pas les actes établis conformément à la convention CIEC no 34, il établit un acte conformément à la convention CIEC no 16.

1 Voir site de la CIEC – Tableau récapitulatif des signatures, des ratifications et des adhésions

2 Directive OFEC no 10.16.11.01 du 1er novembre 2016 « Registres de l’état civil tenus sur papier

(1876 à 2004) »

Délivrance d’actes d’état civil CIEC no 34

− Si un document établi selon le modèle de la convention CIEC no 34 n'est pas accepté par le pays de destination et s'il s'agit d'un extrait d'acte de naissance, de mariage ou de décès, l'office de l'état civil délivre gratuitement (voir art. 2 et 13, al. 1, OEC) un document correspondant selon la convention CIEC no 16. − Les extraits de l’acte de reconnaissance et de partenariat enregistré sont délivrés dans tous les cas conformément à la convention CIEC no 34. Il en va de même pour l'extrait de l'acte de mariage ou de parenté de personnes du même sexe. Ces modèles de documents n'existent pas sous la convention CIEC no 16.

Les explications relatives aux différentes rubriques et à leurs correspondances sont décrites dans l’annexe 1 de la présente directive.

3 Liste des pays

Les offices de l'état civil et les autorités de surveillance cantonales de l'état civil sont chargés de faire une déclaration à l'OFEC en cas de difficultés rencontrées à l'étranger lors de l'utilisation des formules prévues par la convention CIEC no 34.

L'OFEC tient compte des informations reçues des autorités de l'état civil et du secrétariat général de la commission internationale de l'état civil et tient, sur cette base, une liste des Etats parties à la convention CIEC no 16 qui n'acceptent pas, ou pas toujours, les formulaires prévus par la convention CIEC no 34.

Les informations y relatives seront communiquées aux autorités de l’état civil par le biais des « Nouvelles » dans Infostar NG.

4 Entrée en vigueur

La présente directive est entrée en vigueur le 11 novembre 2024. L’annexe 1 remplace l’instruction suivante :

Date Titre Référence

03.06.2022 Epoux et parents de même sexe : Délivrance d’extraits -/-

conformément à la Convention CIEC no 34

Office fédéral de l'état civil OFEC

David Rüetschi

Annexe 1 : Modèles CIEC 1-5