Circ. 20.07.10.01 Blocage de la divulgation des données d'état civil par les autorités cantonales de surveillance(01.10.2007 ; état : 01.01.2011)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

no 20.07.10.01 du 1er octobre 2007 (Etat: 1er janvier 2011)

Blocage de la divulgation ou de l'utilisation des données d'état civil

Blocage des données

Blocage de la divulgation ou de l'utilisation des données d'état civil

Contenu

1 Généralités

L'autorité de surveillance bloque la divulgation des données d'état civil à des particuliers1 ou leur utilisation pour un enregistrement2 sur demande ou d'office ainsi que sur la base d'une décision judiciaire3. Elle procède à la levée de l'interdiction4 si les conditions ne sont plus données. Cette circulaire a pour but de garantir une exécution uniforme des tâches. Elle contient des remarques quant à la pratique.

2 Compétence

Chaque autorité cantonale de surveillance peut bloquer la divulgation ou l'utilisation des données d'état civil. Le blocage des données peut se rapporter aussi bien à une personne suisse qu'à une personne étrangère. Les personnes dont les données sont bloquées doivent être saisies5 ou ressaisies6 dans le système d'enregistrement.

La levée du blocage entre dans la compétence de l'autorité ou du service qui l'a ordonné. Il peut aussi être levé d'office7 si les conditions qui ont mené à l'interdiction de divulguer les données ne sont plus remplies. Les remarques se rapportant au blocage sont à effacer dans le système.

3 Tenue d'un contrôle

Chaque autorité de surveillance tient un contrôle des données dont elle a bloqué la divulgation ou l'utilisation. Le blocage se fonde sur une décision qui expose le motif et le but.

Il y a lieu de définir, dans chaque cas, les moyens qui permettent d'atteindre l'objectif de garantir l'exécution de la décision, c'est-à-dire de déterminer quelle personne est directement concernée par le blocage des données et si cette interdiction s'étend à d'autres membres de la famille qui sont autorisés à obtenir des documents ou des renseignements. Des demandes de bloquer les données non fondées sont à rejeter.

Art. 46 al. 1 OEC. Art. 46a al. 1 OEC. Art. 46 al. 1 let. b OEC. Art. 46 al. 2 ou 46a al. 2 OEC. Art. 15a al. 2 OEC. Art. 93 al. 1 OEC. Art. 46 al. 2 resp. 46a al. 2 OEC.

Blocage de la divulgation ou de l'utilisation des données d'état civil

4 Décision judiciaire

Une décision judiciaire concernant le blocage de la divulgation des données d'état civil n'est à mentionner dans le système que si elle se rapporte expressément aux registres de l'état civil8 ou si le but du blocage des données ne peut être atteint que de cette manière.

Le blocage des documents de voyage en vue d'empêcher un départ de la Suisse ne concerne pas le service de l'état civil mais en premier lieu les autorités compétentes pour l'établissement des passeports ou des cartes d'identité. La protection de la personne concernée peut effectivement nécessiter d'autres mesures en plus du blocage à l'état civil, tel que prévu aux articles 46 et 46a OEC. Selon les circonstances, par exemple en cas de risque d'enlèvement d'enfant vers l'étranger, il peut se justifier d'empêcher la délivrance d'un document d'identité. Dans ce cas et dans la mesure où l’information entre autorités de l’état civil et autorités de délivrance des documents d’identité n’est pas automatique, l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil communiquera également sa décision de blocage fondée sur l'articles 46 ou 46a OEC au service cantonal des passeports du lieu de domicile des intéressés (liste diffusée sous http://www.schweizerpass.admin.ch/content/pass/fr/home/ ausweise/allgemeines/passbueros.html), avec copie à l'Office fédéral de la police fedpol (Section Documents d'identité / Recherches de personnes disparues Nussbaumstrasse 29,

3003 Berne Tél. +41 (0) 31 322 41 11; Fax +41 (0) 31 324 14 10; ausweisschriften@fed

pol.admin.ch) pour inscription dans le système d'information relatif aux documents d'identité (ISA). Si les personnes concernées sont domiciliées à l'étranger, la communication sera adressée uniquement à l'Office fédéral de la police fedpol.

5 Décision de l'autorité de surveillance

La divulgation ou l'utilisation des données d'une personne par les offices de l'état civil9 ne peuvent être bloquées par l'autorité de surveillance elle-même que dans des cas particulièrement fondés.

Un blocage des données en raison d'un retard de paiement n'est pas permis. Par contre, la délivrance d'un document relatif à l'état civil (certificat individuel d'état civil), à l'état de famille (certificat de famille, certificat relatif à l'état de famille enregistré) ou au droit de cité (acte d'origine) peut être refusée si la personne n'apporte pas sa collaboration10 lors de l'enregistrement d'un événement d'état civil survenu à l'étranger.

L’article 46 alinéa 1 lettre c OEC constitue une base juridique claire pour les décisions de l'autorité de surveillance prononçant le blocage temporaire des données dans une affaire litigieuse. Dès lors qu’elle statue à titre de mesure superprovisionnelle, l’autorité de surveillance n’a pas à entendre les personnes concernées avant de rendre sa décision; le droit d’être entendu est exercé ultérieurement dans la procédure.

Art. 42 al. 1 let. d OEC. Le blocage est contraignant pour tous les offices de l'état civil. Art. 39 OEC.

Blocage de la divulgation ou de l'utilisation des données d'état civil

6 Divulgation des données bloquées

Les données d'état civil bloquées ne peuvent être divulguées qu'avec l'autorisation de l'autorité de surveillance qui a ordonné le blocage11.

La demande est présentée par l'office de l'état civil compétent pour l'établissement du document demandé. Il doit indiquer la forme sous laquelle il prévoit de divulguer les données, le but de l'utilisation du document ainsi que le destinataire. Sur la base de ces informations, l'autorité de surveillance décide si le document désiré peut être établi et remis à l'office ou à un particulier malgré le blocage des données ou sous quelles conditions il peut être délivré. L'établissement de documents qui ne sont pas touchés par l'interdiction doit être autorisé. La décision sera communiquée par écrit et conservée dans le dossier12.

7 Utilisation des données bloquées

Les données bloquées d'une personne ne peuvent être traitées par un office de l'état civil qu'avec l'autorisation de l'autorité de surveillance qui a ordonné le blocage. Le blocage sert à empêcher, en particulier, d'effectuer un enregistrement sur la base de données d'état civil qui ne sont pas à jour13.

OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL OFEC

Mario Massa

R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\20 Kreisschreiben\20.07.10.01 Datensperre\20.07.10.01_Circulaire_Blocage des données_F 7_Jan 11_V 2.0 f.doc

Art. 45 OEC. Partie intégrante du contrôle; voir ch. 3 ci-dessus. P.ex. si un mariage célébré à l'étranger qui n'est pas encore inscrit dans le registre de l'état civil n'est pas annoncé à l'office de l'état civil.