Kreisschreiben über die Leistungen an die gemeinnützigen Institutionen gemäss Art. 17 und 18 ELG (KSIU); gültig ab 01.04.2014; Stand 01.01.2025

1.1 Dispositions générales

La présente circulaire règle l’emploi général des subventions prévues aux art. 17 et 18 LPC et donne les instructions nécessaires (art. 28, al. 1, LPC et art. 55 OPC- AVS/AI) concernant les conditions du droit aux prestations, la procédure de demande, l’assistance administrative et les obligations de renseigner et de garder le secret, la conservation des dossiers, ainsi que la couverture des frais d’application, la comptabilité et la révision des comptes des institutions Pro.

1.2 Principes des institutions Pro

Les institutions Pro sont tenues, en vertu de l’art. 18, al. 3, LPC, d’édicter leurs propres principes d’utilisation des subventions, sous la forme d’un règlement du Fonds. Les principes doivent s’harmoniser avec les dispositions de la présente Circulaire et faire état, en sus des principes prévus à l’art. 48 OPC, des directives utiles sur la tenue des comptes du Fonds.

Les principes doivent être soumis à l’OFAS pour approbation.

1.3 Usage des subventions

Les subventions attribuées doivent permettre aux institutions Pro de soutenir de manière ciblée des personnes dans le besoin (cf. chap. 4). L’aide (ci-après: soutien financier individuel, SFI) peut intervenir sous la forme de versements uniques ou périodiques (cf. chap. 3).

Une partie des subventions est destinée à couvrir les frais d’application des institutions Pro (cf. chap. 6).

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1.4 Cercle des ayants droit

Les ressortissants suisses dans le besoin qui ont leur domicile et leur résidence habituelle en Suisse et qui sont âgés, veufs, orphelins ou invalides peuvent bénéficier d’un SFI s’ils remplissent les conditions prévues par l’institution Pro concernée (cf. chap. 2).

Les ressortissants de l’UE1 et de l’AELE2 sont assimilés 1/21 aux ressortissants suisses s’ils entrent dans le champ d’application de l’Accord sur la libre circulation des personnes (ALCP).

Les autres ressortissants étrangers, réfugiés et apatrides dans le besoin qui ont leur domicile et leur résidence habituelle en Suisse ne peuvent bénéficier d’un SFI que s’ils résident en Suisse sans interruption depuis cinq ans au moins (art. 18, al. 1, let. b, LPC). Que ce soit pour la détermination du domicile et de la résidence habituelle en Suisse, ou pour la date d’entrée en Suisse, on peut se fonder sur la carte de séjour correspondante.

Pour les ressortissants étrangers titulaires d’un livret B (autorisation de séjour), C (autorisation d’établissement) ou Ci (autorisation de séjour avec activité lucrative), on peut en principe admettre qu’elles se sont créées un domicile civil en Suisse dès qu’elles y sont entrées pour la dernière fois. Quant aux personnes titulaires d’un livret G (autorisation frontalière) ou L (autorisation de courte durée), elles ne se créent en général pas de domicile en Suisse.

Les requérants d’asile (livret N), les personnes à protéger (livret S) ou les étrangers admis provisoirement (livret F) se créent un domicile en Suisse même s’ils ont l’intention de retourner dans leur pays dès que les circonstances le per-

Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, , Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie et Suède. Islande, Liechtenstein, Norvège, Suisse.

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mettront. On admet qu’elles se créent un domicile à compter de leur entrée en Suisse. Elles peuvent bénéficier d’un SFI dès qu’elles satisfont à une durée de domicile de cinq ans.

Champs d’activité des institutions Pro

2.1 Dispositions générales

Par famille et ménage, les prestations ne peuvent interve- 1/21 nir que par le biais d’une seule institution Pro. Une institution Pro ne saurait intervenir si la famille bénéficie déjà de prestations d’une autre institution Pro. Au besoin, les institutions Pro s’entendront entre elles. À cet effet, la personne qui soumet la demande doit déclarer qu’elle ne perçoit pas de prestations de plusieurs institutions Pro en même temps. Le cas échéant, les prestations versées à double feront l’objet de demandes de restitution. Les institutions Pro prévoient cette déclaration lors du dépôt de la demande.

En cas de litige au sujet de la compétence, le cas doit être soumis à l’OFAS.

2.2 Domaine d’activité de Pro Senectute

Pro Senectute accorde un SFI (AFI, «Aide financière indivi- 1/24 duelle», selon sa terminologie) aux femmes et aux hommes qui ont atteint l’âge de référence selon l’art. 21 LAVS et qui satisfont aux conditions d’octroi au sens de l’art. 18 LPC.

Peuvent également bénéficier d’un SFI les personnes qui ont anticipé l’octroi de leur rente de vieillesse au sens de l’art. 40 LAVS. A l’inverse, dans le cas d’un ajournement de la rente au sens de l’art. 39 LAVS, aucun SFI ne peut entrer en ligne de compte tant que l’ajournement n’a pas été révoqué.

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2.3 Domaine d’activité de Pro Infirmis

Pro Infirmis accorde un SFI (PAH, «Prestations d’aide aux 1/24 personnes handicapées», selon sa terminologie) aux personnes invalides qui n’ont pas encore atteint l’âge de référence au sens des ch. 2003 et 2004 et qui satisfont aux conditions d’octroi au sens de l’art. 18 LPC.

Sont considérées comme invalides au sens du ch. 2005 les 4/14 personnes qui, pour cause d’infirmité congénitale, de maladie ou d’accident, ont droit à une rente, une prestation transitoire au sens de l’art. 32 LAI ou à une allocation pour impotent de l’AI ou perçoivent des indemnités journalières de l’AI sans interruption pendant six mois au moins, ou auraient droit à une rente de l’AI si elles justifiaient de la durée de cotisation minimale requise à l’art. 36, al. 1, LAI (v. art. 4 al. 1, let. c et d, LPC par analogie).

Les personnes âgées de moins de 20 ans sont considé- 4/14 rées comme invalides lorsqu’elles remplissent les conditions d’octroi d’une allocation pour impotent au sens de l’art. 42bis, en corrélation avec l’art. 42 LAI, ou les conditions de l’art. 5, al. 2, LAI, en corrélation avec l’art. 8, al. 2, LPGA.

2007.1 Les ressortissants étrangers, les réfugiés et les apatrides 4/14 âgés de moins de 20 ans qui, contrairement à l’art. 18, al.1, let. b, LPC, ont résidé moins de 5 ans en Suisse, peuvent satisfaire à cette condition, par analogie à la réglementation de l’art. 9, al. 3, let. a, LAI, par le biais de leur père ou de leur mère.

Par contre, n’est pas considérée comme invalide la personne qui bénéficie uniquement de mesures d’intervention précoce et de mesures de réadaptation de l’AI (mesures médicales, mesures d’intégration, mesures professionnelles, moyens auxiliaires), sans bénéficier ni d’une rente (y.c. prestation transitoire), ni d’une API, ni d’une indemnité journalière de l’AI. Sont exceptés les cas au sens des ch.

et 2011.

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Pour la constatation de l’invalidité, la compétence relève de l’office AI.

Si une demande de prestations AI a été déposée mais que son instruction n’est pas encore achevée, une personne peut exceptionnellement être considérée comme invalide si on peut supposer avec un degré de vraisemblance prépondérante qu’elle remplira les conditions prévues au ch. 2006 (art. 18, al. 4, let. b, LPC; art. 46 OPC-AVS/AI).

Si une personne dans le besoin n’a plus droit à une rente de l’AI du fait de la mise en œuvre de mesures de réadaptation ou d’une diminution de son degré d’invalidité, un SFI peut être accordé en cas d’invalidité restante pour une durée maximale de deux ans à compter de la diminution ou de la suppression de la rente. Le SFI accordé peut, exceptionnellement, porter sur une durée plus longue. Ce faisant, les ch. 3015 et 3016 sont applicables par analogie.

2.4 Domaine d’activité de Pro Senectute (auparavant

Pro Juventute)

Pro Senectute (auparavant Pro Juventute) accorde un SFI 1/25 sous la désignation «Aide complémentaire aux veuves, aux veufs et aux orphelins», aux femmes et aux hommes qui perçoivent une rente de veuve ou de veuf et qui n’ont pas encore atteint l’âge de référence, ainsi qu’aux orphelins qui bénéficient d’une rente de survivant de l’AVS. Les personnes qui auraient droit à ces prestations si le conjoint ou le parent décédé justifiaient de la durée de cotisation minimale requise à l’art. 29, al. 1 LAVS y ont aussi droit (v. art. 4, al. 1, let. b, ch. 2, LPC par analogie).

2012.1 Les orphelins qui, contrairement à l’art. 18, al. 1, let. b, 4/14 LPC, n’ont pas encore résidé durant 5 ans en Suisse et ne sont ni ressortissants suisses, ni ressortissants d‘un Etat de l’UE/AELE, ont droit à un SFI si le parent décédé (pour les orphelins de père et de mère, un des parents au moins) avait accompli le délai de carence de 5 ans.

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N’entrent pas dans le champ d’activité de Pro Senectute 1/25 (auparavant Pro Juventute) les personnes veuves ou orphelines qui sont invalides au sens des ch. 2005ss et/ou qui ont déjà atteint l’âge de référence au sens des ch. 2003 et 2004. Cela vaut également pour les conjoints, les concubins et les enfants (propres enfants ou enfants du conjoint ou du partenaire) faisant ménage commun avec lesdites personnes.

Les dispositions prévues aux ch. 2012 et 2013 sont applicables par analogie au partenaire survivant d’un partenariat enregistré entre personnes du même sexe.

Prestations

3.1 Objet des prestations

Le SFI doit avant tout, de manière ciblée et temporaire, permettre à la personne qui en fait la demande de surmonter des difficultés financières passagères.

Une prestation doit dès lors utilisée de manière ciblée pour éradiquer ou atténuer une situation de détresse concrète et mesurable.

3.2 Principe de subsidiarité

Le SFI est accordé dans le respect du principe de subsidiarité. Il n’entre en ligne de compte qu’après épuisement de toutes les autres possibilités de financement possibles (assurances sociales ou privées, aide sociale publique, voire toute autre prestation d’ordre cantonal ou communal). Il importe en particulier de solliciter l’octroi de PC si une demande correspondante n’a pas encore été déposée.

Aucune prestation unique ou périodique destinée au financement des besoins courants ne peut intervenir pour des personnes durablement au bénéfice de l’aide sociale (art.

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18, al. 2, LPC). L’octroi de prestations en nature ou en services peut seul entrer en ligne de compte.

En matière d’octroi de SFI, il importe de respecter les principes de la réforme de la péréquation financière et de la répartition des tâches entre la Confédération et les cantons (RPT). Par conséquent, on ne saurait accorder de SFI pour des prestations qui relèvent de la compétence des cantons ou des communes (p. ex. frais de maladie et d’invalidité au sens de l’art. 14 LPC).

Lors de la présentation d’une première demande, il est possible de s’écarter momentanément du principe de la subsidiarité (cf. ch. 3015 et 3016) lorsqu’une personne dans le besoin remplit l’une ou l’autre des conditions suivantes:

a) au moment de la demande, elle est déjà confrontée à des dépenses régulières qui dépassent les montants limites admis par la couverture sociale ordinaire prévue par le ch. 3003 (p. ex. loyer élevé ou frais de garde des enfants);

b) les changements requis dans l’immédiat pour remédier à la situation de détresse financière du requérant ou du moins l’atténuer représenteraient pour celui-ci, au plan personnel, une charge disproportionnée, ou s’accompagnerait de désagréments notoires (p. ex. fréquentation d’une école privée avant le décès de l’un de ses parents ou des deux, ou encore formation professionnelle ou formation continue déjà entamée lors de la survenance de la situation de détresse financière). Encore faut-il que l’existence des circonstances concrètes d’ordre personnel qu’il sied tant bien que mal de respecter dure depuis une année au moins au moment de la demande.

Demeure réservée une réalisation abusive de ces conditions.

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3.3 Genres de prestations selon l’art. 18 LPC

3.3.1 Dispositions générales

La subvention fédérale est destinée à financer des prestations uniques ou périodiques. Celles-ci peuvent intervenir sous la forme de contributions passagères destinées à la couverture des besoins courants, ou d’avances dans l’attente de prestations d’assurances requise, ou encore sous la forme de prestations en nature ou en services.

Si des prestations sont versées sous la forme d’avances de prestations requises auprès d’assurances sociales ou privées (cf. ch. 3011, 3013 et 5015), la personne faisant la demande doit donner son accord préalable à une cession des prestations requises à l’institution Pro concernée pour les prestations légales éventuelles dues pour la même période et dans le même but (cf. art. 22, al. 2, let. a, LPGA et art. 85bis RAI par analogie).

L’ampleur et le montant de la prestation accordée dépendent toujours de la capacité financière du bénéficiaire et de sa situation personnelle.

En principe, les prestations ne sont pas versées avec effet rétroactif. Des factures déjà honorées ne peuvent être prises en charge que lors d’une première demande. Il sied d’informer les requérants en ce sens.

3.3.2 Prestations uniques

L’octroi de prestations uniques entre en ligne de compte dans les cas suivants: – aide financière ponctuelle destinée à la couverture des besoins vitaux courants en présence d’une situation financière précaire de durée limitée; – prestations en nature ou en service dans la mesure où elles ne sont pas financées par une assurance sociale ou privée ou par des institutions cantonales ou communales; DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

– des avances financières pour une prestation (p. ex. moyens auxiliaires) en faveur de laquelle la présentation de la demande à l’assurance sociale ou privée a déjà eu lieu (cf. ch. 3008 et 5015).

Une prestation destinée à la couverture de dépenses périodiques est considérée comme prestation périodique même lorsqu’elle fait l’objet d’un versement unique.

3.3.3 Prestations périodiques

Les prestations périodiques entrent en ligne de compte dans les cas suivants: – aide financière périodique destinée à la couverture des besoins vitaux courants en présence d’une situation financière précaire de durée limitée; – prestations en nature ou en service périodiques dans la mesure où elles ne sont pas financées par une assurance sociale ou privée ou par des institutions cantonales ou communales; – des avances financières pour une prestation (p. ex. rente, PC) en faveur de laquelle la présentation de la demande à l’assurance sociale ou privée a déjà eu lieu (cf.

et 5015).

L’octroi d’une prestation périodique est l’exception. Il entre en ligne de compte lorsque l’octroi d’une prestation unique est déconseillé ou ne permet pas de surmonter les difficultés financières passagères motivant la demande de SFI. Une prestation périodique peut par exemple être octroyée sous la forme d’une contribution temporaire à la couverture des besoins courants, de frais de loyer élevés, ou encore de frais de garde. Les prestations périodiques sont octroyées pour une durée limitée et sont régulièrement vérifiées (cf. ch. 5018).

Les prestations périodiques peuvent être versées pour une période maximale de deux ans. Si la situation financière précaire devait nonobstant persister, elles pourraient être versées pour deux années supplémentaires. DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

Dans des cas exceptionnels et dûment motivés, et moyen- 1/21 nant l’accord de l’OFAS, l’octroi de prestations périodiques peut aller au-delà de quatre années. Un catalogue de critères des cas exceptionnels possibles doit être soumis à l’OFAS.

En cas d’octroi d’une prestation périodique, une convention est conclue entre le prestataire et le bénéficiaire. Elle prévoit le montant de la prestation allouée, la durée du versement et le but visé par le soutien financier. Si la prestation périodique est octroyée sous la forme d’une avance de prestations requises auprès d’une assurance sociale ou privée, la convention doit également prévoir la cession sans réserves des prestations d’assurance en question à l’institution Pro concernée pour le montant et la durée des avances fournies (cf. ch. 3008).

Le versement d’une prestation périodique prend fin immédiatement s’il est constaté que son bénéficiaire ne l’utilise pas dans le but prévu par la convention.

3.3.4 Prestations en nature ou en services

Sont des prestations en nature (liste non exhaustive) 4/14 – l’acquisition ou la réparation d’un objet indispensable à la couverture des besoins courants (ménage et habitat); – l’acquisition ou la réparation de moyens auxiliaires dans le cadre des art. 21 LAI, 2 OMAI, 43quater LAVS et 2 OMAV qui, pour des raisons non prévisibles ou extraordinaires, ne sont pas pris en charge par une assurance sociale ou privée; – la couverture de frais de transport supplémentaires non couverts pour l’usage des transports publics (TP), induits par des raisons de santé (p. ex. visites médicales), par l’exercice d’une activité lucrative, ou la fréquentation de cours de formation ou de perfectionnement. Si l’intéressé est impérativement tributaire de sa voiture (p. ex. pour raisons de santé, ou du fait d’une offre de TP inappropriée), une contribution aux frais d’exploitation du véhicule peut entrer en ligne de compte. Dans un cas comme dans l’autre, la contribution annuelle totale ne DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

saurait toutefois dépasser le prix d’un abonnement général de 2e classe.

Sont des prestations en services (liste non exhaustive): – des services et offres pour les soins à domicile, le soulagement des proches, l’encouragement et la préservation de l’autonomie, dans la mesure où ils ne sont financés ni par une assurance sociale ou privée, ni par des institutions cantonales ou communales; – des services et offres qui permettent et encouragent la poursuite d’une activité lucrative en cours, dans la mesure où ils ne sont financés ni par une assurance sociale ou privée, ni par des institutions cantonales ou communales (p. ex. perfectionnement professionnel, garde extrafamiliale, chemin pour se rendre au travail); – des subsides de formation aux orphelins s’ils ne bénéficient pas de bourses d’étude; – des contributions financières pour activités socioculturelles, entretien des contacts avec l’entourage, participation à la vie publique (p. ex. dépenses pour loisirs). Ces contributions sont limitées, par personne, à Fr. 800.- par année au maximum. En présence de circonstances dûment motivées, la direction des organes centraux peut exceptionnellement accorder un montant plus élevé. Les institutions Pro apportent une définition plus précise des différentes prestations; – des contributions aux frais de déménagement.

Des contributions à des prestations en nature et en services peuvent être octroyées si les prestations dont l’octroi est sollicité sont indispensables pour le requérant et qu’il n’est pas en mesure de les financer par ses propres moyens. L’octroi de prestations en nature ou en services peut intervenir moyennant le respect des principes suivants: – subsidiarité (cf. ch. 3003 à 3006); – proportionnalité vis-à-vis de personnes se trouvant dans des situations comparables; – simplicité, économicité, adéquation, ainsi que territorialité.

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Des prestations en nature ou en services (p. ex. contribution à un moyen auxiliaire ou pour une aide au ménage) peuvent être versées directement au fournisseur de prestations.

3.4 Exceptions

Comme les SFI sont financés par l’AVS et l’AI, et qu’il importe dès lors de respecter les principes de la RPT, il ne saurait être question d’octroyer des prestations pour le financement de: – créances des pouvoirs publics, comme les amendes d’ordre, les taxes, les impôts ou des restitutions de prestations AVS/AI/APG/PC; – primes d’assurance-maladie ou de primes d’assurances sociales et privées, ainsi que de – prestations ou de services qui interviennent par le biais d’un travail au noir.

En outre, aucune prestation ne saurait être accordée pour 4/14 (liste non exhaustive): – le remboursement de factures déjà payées (sauf en cas de première demande, cf. ch. 3010); – des services propres apportés par des institutions Pro, qui sont déjà intégralement financés par des ressources de l’AVS, de l’AI, ou par d’autres sources de fonds publics; – une participation à des investissements et autres coûts d’exploitation inhérents à la création ou à la conduite d’une entreprise propre ou d’une activité indépendante; – le paiement de tranches de leasing; – des frais de régime alimentaire (diète) qui ne sont pas pris en compte par les PC; – les frais de placement d’enfants mineurs en famille d’accueil qui relèvent d’un financement du canton ou de l’aide sociale; – le financement de la formation si, pour le niveau de formation requis, il existe une alternative à la charge des pouvoirs publics; – les frais liés au décès, ainsi que DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

– les amortissements de dettes/dettes hypothécaires et la couverture de pertes en relation avec des jeux de hasard et des investissements à caractère spéculatif.

Personnes dans le besoin

4.1 Appréciation de la situation de besoin

Pour apprécier l’existence d’une situation de besoin, il y a lieu de se référer en principe aux règles de calcul de la LPC, pour autant que ce chapitre ne contienne pas de dispositions dérogatoires. On se basera en principe sur une feuille de calcul PC actuelle du requérant.

Une personne est considérée dans le besoin si:

Elle est bénéficiaire de PC et – dispose d’une fortune mobilière inférieure aux limites

Elle est bénéficiaire de PC et – en raison d’une dépense exceptionnelle, le montant de sa fortune descendrait au-dessous des limites prévues au ch. 4011;

Elle n’est pas bénéficiaire de PC et – dispose d’une fortune mobilière inférieure aux limites prévues au ch. 4011, mais – l’excédent de revenus déterminants selon le calcul PC est inférieur au montant de la dépense exceptionnelle à laquelle elle doit faire face.

Est également considérée dans le besoin la personne qui n’est pas bénéficiaire de PC et – dispose d’une fortune mobilière inférieure aux limites prévues au ch. 4011, mais – l’excédent des revenus déterminants selon le calcul PC est dû uniquement à la prise en compte de l’imputation de la fortune immobilière (au sens de l’art. 11, al. 1, let. c, LPC).

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La personne qui a déposé une demande de PC appelée selon toute vraisemblance à être admise au regard des renseignements fournis rentre aussi dans la catégorie des bénéficiaires de PC.

Pour les requérants qui vivent en ménage commun avec un conjoint, un partenaire enregistré, un concubin, des enfants mineurs ou majeurs, la situation de besoin doit être appréciée en tenant compte de manière appropriée de la situation financière des personnes en question.

Pour les couples mariés et les partenaires enregistrés de même sexe, les revenus déterminants et les dépenses reconnues sont pris en compte selon la LPC (cf. ch. couples vivant en concubinage, dans la mesure où – ils font ménage commun avec un ou plusieurs enfants communs, qui sont mineurs ou encore en formation, ou – font ménage commun depuis quatre ans au moins.

Si des enfants mineurs ou majeurs, encore en formation, font ménage commun, leurs revenus déterminants et leurs dépenses reconnues sont prises en compte au sens de la LPC (par analogie aux ch. 3133.01ss DPC). Il en va également ainsi, par analogie, pour les enfants adultes qui ne sont plus en formation et qui poursuivent par exemple déjà l’exercice d’une activité lucrative.

Une personne ne remplit pas la condition de besoin si la 4/14 fortune mobilière dont elle dispose (argent liquide, avoirs en banque ou sur un compte postal, obligations, actions et autres titres, valeur de rachat de l’assurance-vie, succession non partagée, fortune disponible provenant du capital LPP, métaux précieux, biens mobiliers de valeur, etc.) est supérieure aux limites suivantes: – personne seule Fr. 10 000.- – couple Fr. 20 000.- – par enfant mineur, ou âgé de moins de

ans mais handicapé ou encore en formation, la limite est relevée de Fr. 5 000.- – orphelins de père et de mère Fr. 10 000.- DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

– mais par famille/ménage, au maximum Fr. 25 000.-

Pour des enfants/orphelins de père ou de mère qui ne font pas ménage commun avec un parent au moins, c’est le montant pour personne seule qui est déterminant. Cela vaut en particulier pour des orphelins de père ou de mère et des enfants qui vivent dans une famille d’accueil.

4.2 Montant du SFI

Par personne ou ménage sollicitant l’octroi d’un SFI, les 4/14 montants suivants peuvent être versés: – pour une prestation unique, au maximum Fr. 30 000.- par année civile; – pour une prestation périodique, au maximum Fr. 1 500.- par mois ou Fr. 18 000.- par année.

Le montant annuel total des SFI, issu de l’addition de prestations tant uniques que périodiques, ne saurait dépasser Fr. 30 000.-.

En présence de circonstances particulières dûment motivées, un montant plus élevé peut être versé. Les demandes et dossiers y relatifs doivent être soumis à l’OFAS.

Pour les personnes visées au ch. 4003, le montant du SFI correspond, sous réserve du ch. 4012, à l’intégralité de la prestation qui a fait l’objet de la demande de SFI.

Pour les personnes visées au ch. 4004, le montant maximal du SFI est égal, sous réserve du ch. 4012, à la différence entre le solde de la fortune en espèces qui leur resterait si elles devaient assumer intégralement la dépense extraordinaire pour laquelle elles sollicitent un SFI et les limites de fortune déterminantes selon le ch. 4011.

Pour les personnes visées aux ch. 4005 et 4006, le montant maximal du SFI est égal, sous réserve du ch. 4012, à l’excédent de dépenses qui en résulterait si elles devaient

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assumer intégralement la dépense pour laquelle elles sollicitent un SFI.

Procédure

5.1 Demande

Les prestations doivent être requises par écrit par le requérant ou son représentant légal. Si la demande est faite par un tiers, une procuration doit être présentée.

Le requérant ou son représentant légal est tenu de fournir aux organes des institutions Pro les renseignements nécessaires à l’examen de sa situation (art. 47, al. 1, OPC- AVS/AI).

Les institutions Pro définissent et utilisent un formulaire de demande uniforme propre à chacune d’elles, qui fournit les données utiles en matière de revenu et de fortune, ainsi que toutes les autres indications indispensables pour établir le droit à la prestation.

Le requérant est en outre tenu d’autoriser les institutions Pro à solliciter auprès des autorités ou des assurances (p. ex. caisses de compensation, organes PC ou autorités fiscales) d’autres renseignements en relation avec la fixation des prestations.

La demande doit être accompagnée des documents attestant la situation financière dont le requérant se prévaut, tels que la dernière taxation fiscale entrée en force, des attestations bancaires ou autres. Les personnes déjà au bénéfice de PC devront en tous les cas présenter la dernière décision de PC ainsi que la feuille de calcul correspondante (cf. aussi chap. 9.1). Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’exiger les données fiscales.

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L’octroi de prestations en nature ou en services ne saurait dans la règle intervenir sans présentation d’un devis correspondant. Les factures déjà payées par le requérant ne sont en principe pas remboursées (cf. ch. 3010).

Les contributions à des prestations en nature ou en services doivent toujours être documentées par le biais des factures ou des justificatifs des dépenses correspondants.

5.2 Traitement des demandes

Les collaborateurs responsables examinent l’exactitude des données fournies par le requérant et, le cas échéant, les complètent. Ils pourront à cette fin s’appuyer sur l’autorisation délivrée par le requérant dans le formulaire de demande (cf. ch. 5004) pour obtenir des autorités et des assurances sociales les renseignements nécessaires (cf. aussi chap. 9.1).

Sur la base des dispositions de la présente circulaire et des principes de base des institutions Pro, les collaborateurs responsables examinent si l’octroi d’une prestation entre en ligne de compte et, dans l’affirmative, dans quel ordre de grandeur. Ils présentent ensuite une proposition dûment motivée à l’instance compétente (cf. ch. 5012) appelée à statuer.

En cas de doute sur la qualité d’ayant droit du requérant, le service qui traite la demande peut adresser le dossier à l’OFAS avec un résumé des éléments prêtant à discussion.

5.3 Décision

L’octroi ou le refus d’une prestation doit être communiqué par décision écrite au requérant dans un délai convenable.

Les directions des organes centraux désignent les organes qui, au sein de leur institution, sont compétents pour rendre les décisions. Ceux-ci doivent être en mesure de garantir

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une procédure de traitement des demandes correcte et régulière. Ce faisant, ils devront satisfaire aux critères suivants: – disposer des connaissances indispensables en matière de SFI et d’assurances sociales; – avoir une réglementation de représentation; – disposer d’un système de contrôle interne (SCI) basé sur des principes de gestion reconnus; – le traitement des demandes et la décision ne peuvent être le fait d’une seule et même personne; – assurer que les décisions prises puissent être gardées et documentées (cf. chap. 8).

La décision d’octroi doit à tout le moins fournir les indications relatives au motif et au but de la prestation, au genre de prestations, au montant et à la durée du soutien financier. En outre, elle doit rendre le requérant attentif à son obligation de communiquer tous les changements d’ordre personnel et économique qui pourraient avoir une influence sur l’attribution du SFI. Enfin, la décision indiquera que les prestations sont financées par les ressources de l’AVS ou de l’AI.

En cas de remise de moyens auxiliaires, un contrat de prêt correspondant doit être conclu.

Si la prestation requise porte sur une avance à fournir, une convention doit être conclue pour fixer le montant de l’avance octroyée et l’échéance du remboursement. S’il s’agit d’avances de prestations sollicitées auprès d’une assurance sociale ou de l’aide sociale, la cession des prestations au sens du ch. 3008 doit être requise.

Si une demande est rejetée, le refus doit être motivé.

Les demandes présentées et les décisions y relatives, ainsi que les documents et correspondances afférents au dossier, doivent être conservés. Pour de plus amples détails, voir les dispositions sur la conservation des dossiers figurant au chap. 8.

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Les données personnelles et économiques relevantes des bénéficiaires pour l’octroi de prestations périodiques sont régulièrement vérifiées, au moins chaque année. Il importe d’annoter les échéances correspondantes.

5.4 Versement

Les prestations sont versées au requérant, à son représentant légal ou au fournisseur de prestation sur un compte bancaire ou postal personnel. Des versements en mains propres ne peuvent être opérés qu’à titre exceptionnel, et uniquement contre quittance.

Les institutions Pro doivent veiller à une utilisation des prestations conforme au but. Dans ce but, elles peuvent prévoir d’autres mesures, comme par exemple le versement direct des prestations en nature ou en services au fournisseur de prestations.

Avant le déclenchement du paiement, la justification de celui-ci doit avoir été examinée par une deuxième personne (principe des quatre yeux). Les ordres de paiement doivent être munis d’une double signature.

5.5 Restitution

Lorsqu’un SFI est octroyé indûment ou sur la base d’indications fausses fournies par le bénéficiaire, sa restitution entière ou partielle peut être exigée.

Le droit de demander la restitution s’éteint trois ans après 1/21 le moment où l’institution Pro a eu connaissance du fait, mais au plus tard cinq ans après le versement de la prestation (cf. art. 25, al. 2, LPGA, par analogie).

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Aspects financiers

6.1 Subvention fédérale

6.1.1 Dispositions générales

La subvention fédérale arrêtée par l’OFAS se compose du montant des prestations uniques ou périodiques accordées durant l’année en cours, ainsi que de la contribution accordée aux frais d’application de l’année antérieure dont l’existence est prouvée (art. 43 OPC).

L’octroi d’une avance ou d’un préfinancement d’un SFI par prélèvement des institutions Pro sur leurs ressources propres, ou par le biais d’un financement externe de tiers, n’est pas admissible.

Les subventions fédérales indûment versées doivent être 1/21 restituées (art. 43, al. 4, en relation avec l’art. 42 OPC ).

6.1.2 Montant

La subvention fédérale au sens de l’art. 17, al. 1, LPC, 1/25 s’élève au maximum à – Fr. 16,5 millions pour la fondation suisse Pro Senectute; – Fr. 14,5 millions pour l’association suisse Pro Infirmis; – Fr. 2,7 millions pour la fondation suisse Pro Senectute (auparavant Pro Juventute).

L’OFAS fixe le montant des subventions annuelles sur la base des budgets présentés par les institutions Pro (cf. ch. 6.1.3).

6.1.3 Fixation

Les institutions Pro adressent à l’OFAS jusqu’au 31 octobre de l’année en cours un budget prévisionnel de l’utilisation escomptée de la subvention fédérale pour l’année

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suivante. L’OFAS détermine alors le montant de la subvention fédérale et le communique aux institutions Pro jusqu’au 15 décembre de l’année en cours.

Le budget fait état séparément des prestations uniques et des prestations périodiques prévues, ainsi que des frais d’application.

Le budget ne peut pas dépasser les montants maximaux prévus aux ch. 6004 et 6013. Demeure réservée la prise en compte, soumise à l’approbation de l’OFAS, d’une part supérieure aux frais d’application selon le ch. 6015.

6.1.4 Versement/Compensation

La subvention fédérale est en principe versée en deux 1/21 tranches, début janvier et début juillet.

6009.1 D’autres échéances de versement peuvent être prévues, 1/21 mais au plus quatre par année. Au maximum la moitié de la subvention fédérale fixée peut être versée jusqu’en juin de l’exercice en cours.

L’OFAS peut opérer la compensation de subventions fédérales indûment versées, ou de subventions fédérales non épuisées d’un montant supérieur aux marges de tolérance prévues au ch. 6011, par le biais de paiements partiels.

6.1.5 Report du solde sur les années suivantes

Pour compenser les fluctuations en matière d’octroi de 1/21 prestations, des moyens financiers non épuisés de l’année en cours peuvent être reportés à l’année suivante. Cela étant, cette réserve inhérente à la fluctuation ne saurait, en fin d’année (date de référence 31.12), être supérieure à 10 % de la subvention fédérale de l’année écoulée. Sinon, la part qui dépasse la marge de tolérance indiquée sera compensée l’année suivante début juillet avec le versement de la 2e moitié de la subvention fédérale.

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6.1.6 Frais d’application

Une partie de la subvention fédérale de l’année en cours peut servir à couvrir les frais d’application, survenus et dont l’existence est prouvée, liés à l’octroi de SFI.

Pour une subvention fédérale annuelle allant jusqu’à 2 millions de francs, la part destinée à couvrir les frais d’application peut atteindre jusqu’à 10 %. Si la subvention fédérale annuelle est supérieure à 2 millions de francs, 10 % au maximum des 2 premiers millions peuvent être utilisés pour la couverture des frais d’application, alors que 5 % au maximum pourront encore utilisés à cette fin pour la part qui dépasse 2 millions de francs. En présence de circonstances particulières dûment attestées par les institutions Pro, un montant plus élevé pourra être accordé.

La part déterminante est fixée en juillet de l’année en cours, sur la base de la subvention fédérale et des frais d’application de l’année précédente. Elle ne peut tenir compte que des frais dûment prouvés dans les limites des taux maximaux au sens du ch. 6013.

Si les frais d’application effectifs dépassent les taux maximaux au sens du ch. 6013, une demande d’octroi d’un montant plus élevé dûment motivée doit être présentée à l’OFAS, accompagnée des comptes annuels et d’un récapitulatif détaillé des frais d’application induits au cours de l’année écoulée par les SFI.

L’OFAS donne son aval aux montant propre à couvrir les frais d’application jusqu’au 15 août de l’année en cours.

6.2 Comptabilité

La subvention fédérale doit être administrée séparément des autres fonds et ne peut en aucun cas être utilisée pour d’autres tâches que celles visées à l’art. 18 LPC. Il con-

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vient dès lors de recourir à des comptes bancaires et postaux propres. Les intérêts en résultant seront utilisés dans le même but que la subvention fédérale.

Les institutions Pro sont tenues de tenir une comptabilité séparée de la subvention fédérale obtenue et de l’usage qui en est fait. Elles y procèdent par le biais d’un compte du Fonds au sens du Swiss GAAP RPC 21. Ce faisant, le décompte SFI est intégré dans le décompte global de l’institution Pro, tout en faisant l’objet d’un compte séparé. L’année comptable s’étend du 1er janvier au 31 décembre.

Au bilan, les moyens financiers non épuisés des années précédentes doivent faire l’objet d’une mention spécifique dans les engagements à court terme.

Le décompte SFI doit faire état de tous les comptes de charges, de produits, ainsi que des comptes et position de bilan. Les positions suivantes doivent être obligatoirement présentées:

Produits: – Subvention fédérale – Intérêts – Restitutions

Charges: – Prestations uniques – Prestations périodiques – Frais d’application

Bilan: – Liquidités SFI (banque, poste) – Créancier LPC (OFAS) dans les fonds étrangers à court terme

Au besoin, d’autres comptes peuvent être ouverts, comme p. ex. pour les prestations en nature ou en services, ou encore les frais bancaires et postaux, etc.

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6.3 Rapport annuel

Les documents suivants doivent être adressés à l’OFAS jusqu’au 30 juin de l’année suivant la fin d’un exercice annuel: – compte révisé du Fonds au sens du chap. 6.2; – rapport de révision avec commentaires (Management Letter, procès-verbal de la discussion finale) selon chap. 7.2; – décompte annuel consolidé selon annexe 1; – décompte annuel avec répartition par cantons/régions selon annexe 2; – statistique des prestations selon annexe 3; – statistique du nombre de demandes traitées selon annexe 4; – rapport annuel avec compte annuel consolidé de toute l’institution y compris rapport de révision et commentaires (Management Letter, procès-verbal de la discussion finale).

Avec les documents indiqués, les institutions Pro communiquent à l’OFAS les chiffres clés des prestations versées au cours de l’année civile précédente.

Les chiffres clés donneront les indications utiles quant aux catégories de bénéficiaires, par ex. par âge et par sexe, mais aussi quant au type de prestations ainsi qu’à la catégorie de dépenses des prestations versées. Les chiffres clés à communiquer sont définis d’un commun accord entre l’OFAS et les institutions Pro dans le cadre des possibilités statistiques offertes.

Au besoin, l’OFAS peut en tout temps solliciter la production d’autres informations et documents.

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Révision

7.1 Dispositions générales

Toutes les révisions sont annoncées à temps par l’organe de révision.

L’institution Pro dont les comptes sont révisés doit mettre à disposition de l’organe de révision tous les documents nécessaires et fournir tous les renseignements pertinents. Les documents conservés sous forme électronique ont la même force probante que les documents sur papier, pour autant que soient satisfaites les conditions prévues par l’Olico. lls doivent en particulier être rendus lisibles pour les réviseurs dans un délai raisonnable (art. 6 Olico).

7.2 Révision et compte du Fonds (révision financière)

Le compte du Fonds doit faire l’objet d’un contrôle annuel par une société de révision reconnue.

Le contrôle est opéré conformément aux dispositions légales et dans le respect des normes d’audit suisses (NAS). On examinera notamment si: – le compte du Fonds est en adéquation avec les dispositions légales, les directives de l’OFAS et les principes édictés (règlement du Fonds) par les institutions Pro; – le compte du Fonds est reproduit correctement et correspond aux conditions réelles, et – si les subventions fédérales octroyées ont été affectées exclusivement aux prestations visées à l’art. 18 LPC.

La révision opérée devra faire l’objet d’un rapport écrit. Un rapport explicatif (Management Letter, procès-verbal de la discussion finale) doit être adressé à l’OFAS avec le compte annuel (v. chap. 6.3).

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7.3 Contrôle et utilisation des subventions fédérales

(révision matérielle)

Les institutions Pro examinent tous les quatre ans la con- 1/21 formité légale de l’utilisation des subventions fédérales par leurs sections cantonales et régionales.

Les examens s’opèrent sur la base de sondages. Ils doivent en particulier porter sur les points suivants: – satisfaction des conditions économiques et personnelles à remplir selon l’art. 18 LPC et les art. 45 à 47 OPC- AVS/AI, ainsi que des dispositions de la présente circulaire et des directives (règlement du Fonds) émises par les institutions Pro; – examen du SFI accordé sous l’angle du principe de la simplicité, de l’économicité et de l’adéquation de la prestation, ainsi que du respect de la territorialité; – vérification que l’octroi des prestations satisfait aux principes du besoin et de la subsidiarité; – examen des restitutions; – examen de la procédure de fixation des prestations (y. c. décision); – examen des demandes rejetées.

L’OFAS et les organes de contrôle des institutions Pro peuvent encore convenir d’autres aspects à examiner. Ils établissent des listes de pointage uniformes basées sur le contenu des révisions. L’OFAS peut charger ses collaborateurs d’accompagner les révisions.

Si de graves divergences apparaissent en cours de révision, il importe d’en aviser immédiatement l’OFAS.

Un rapport écrit doit être rendu sur les révisions matérielles menées. Il comprendra les indications suivantes: – indication précise de la période examinée, avec lieu et date de la révision; – ampleur de la révision (nombre de cas contrôlés, rapport de l’échantillonnage au volume total); – indications relatives aux contrôles effectués et aux constatations faites, ainsi qu’aux recommandations émises; DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

– jugement général du contrôle et recommandations finales.

Le rapport doit être remis aux sections révisées ainsi qu’à l’organe central. Au besoin, l’organe central prend les mesures nécessaires au regard des rapports de révision établis.

Les rapports de révision concernant les sections révisées au cours de l’année précédente doivent être remis annuellement à l’OFAS. L’OFAS les examine et, le cas échéant, donne des recommandations supplémentaires aux organes centraux.

L’OFAS peut fixer des délais pour la mise en œuvre des recommandations et des observations.

7.4 Révisions par l’OFAS

Sur la base de l’art. 50 OPC-AVS/AI, l’OFAS procède au sein des organes centraux des institutions Pro à un contrôle annuel d’une utilisation légale conforme des subventions fédérales octroyées.

En outre, l’OFAS peut opérer chaque année des révisions séparées auprès de certaines institutions Pro cantonales ou régionales.

Les contrôles opérés font l’objet, de la part de l’OFAS, d’un rapport écrit. Les ch. 7010 et 7011 sont applicables par analogie.

Conservation des dossiers

8.1 Durée de conservation des dossiers

La conservation des dossiers obéit à l’art. 958f du CO. 4/14 Ainsi, les livres comptables, les pièces comptables, ainsi que les rapports de gestion et de révision, doivent être con-

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servés pendant dix ans. Il en va de même pour les dossiers relatifs à une demande de SFI qui remplit la fonction de pièce comptable. Tous les autres documents en rapport avec les demandes de prestation sont à conserver durant cinq ans au moins.

8.2 Forme

Les rapports de gestion et de révision doivent être signés 4/14 et conservés sur papier. Les comptes annuels, autres livres, pièces comptables ou correspondances peuvent être conservés également par un moyen électronique (art.

Ce faisant, il sera tenu compte des conditions prévues par l’Olico, ainsi que des autres recommandations et normes professionnelles.

Par le biais de directives idoines, les organes centraux des institutions Pro assurent une mise en œuvre uniforme de l’archivage au plan suisse.

Assistance administrative, obligation de renseigner et de garder le secret

9.1 Assistance administrative

Conformément à l’art. 1, al. 2, LPC, les dispositions relatives à l’assistance administrative au sens de l’art. 32 LPGA sont applicables aux institutions Pro.

Les organes PC cantonaux sont en particulier tenus de fournir gratuitement aux organes des institutions Pro tous les renseignements et indications qui leur sont nécessaires pour octroyer des prestations au sens des art. 17 et 18 LPC (ch. 6210.02 DPC). Les caisses de compensation et les offices AI sont également tenus à ces obligations (ch. 6210.04 DPC).

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En contrepartie, les institutions Pro sont tenues de fournir gratuitement aux organes PC cantonaux tous les renseignements nécessaires à l’octroi de leurs prestations (ch. 6210.03 DPC).

9.2 Obligation de renseigner

Le bénéficiaire d’un SFI (ou son représentant légal) doit communiquer sans retard à l’institution Pro qui verse le SFI tout changement dans sa situation personnelle ou matérielle ayant des incidences sur le calcul du SFI. L’art. 24 OPC-AVS/AI est applicable par analogie.

L’obligation de renseigner porte également sur les changements de situation intervenus pour des membres de la famille ou des personnes faisant ménage commun dont le revenu et la fortune ont été pris en compte dans le calcul du SFI octroyé.

9.3 Obligation de garder le secret

Toutes les personnes qui participent à la fixation, au versement ou au contrôle des prestations au sens des art. 17 et

LPC sont tenues de garder le secret à l’égard des tiers conformément à l’art. 33 LPGA. Demeure réservée l’obligation de renseigner au sens du chap. 9.1.

10 Dispositions finales et transitoires

10001 La présente circulaire entre en vigueur le 1er juillet 2013.

10002 La circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique selon les articles 10 et 11 LPC, en vigueur depuis le 1er juillet 1984, est abrogée.

10003 Les cas en cours pour lesquels aucun SFI ne pourrait être octroyé au regard des nouvelles dispositions de la présente circulaire bénéficient de la garantie des droits acquis pendant une année au maximum à compter de l’entrée en DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

vigueur de la présente circulaire, mais au plus tard jusqu’au moment où ils devront faire l’objet d’une nouvelle évaluation suite à un changement intervenu dans la situation personnelle ou matérielle du bénéficiaire.

10004 Les institutions Pro vérifient les principes régissant l’affectation des subventions visés à l’art. 18, al. 3, LPC (règlement du Fonds), et, le cas échéant, les adaptent aux dispositions de la présente circulaire d’ici au 30 juin 2013. Les projets de nouveaux principes devront être soumis préalablement à l’OFAS pour approbation (cf. aussi ch. 1003).

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Annexe 1: Décompte annuel consolidé

Nom de l'institution Année comptable Décompte annuel Consolidé

Budget de l'année Année comptable Année précédente comptable Solde au 01.01.

Subventions fédérales aux prestations Intérêts Restitutions Total produits Prestations uniques Prestations périodiques Total SFI Frais d'application Total charges

Résultat (bénéfice/perte)

Solde au 31.12.

Date, signature

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Annexe 2: Décompte annuel par canton/région

Nom de l'institution Année comptable Décompte annuel par canton/région Attribution Solde au Total pro- Prestations Prestations Frais d'appli- Total char- Résultat (bé- Solde au Ct subvention Intérêts Restitutions Total SFI 01.01. duits uniques périodiques cation ges néfice/perte) 31.12. fédérale

Total

Date, Signature

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Annexe 3: Statistique des prestations

Nom de l'institution Année comptable Statistique des prestations

Prestations uniques Prestations périodiques Total SFI Montant Nombre Dont ne Montant Nombre Dont ne Montant Nombre Dont ne Canton des bé- touchent des bé- touchent des bé- touchent néficiaires pas des néficiaires pas des néficiaires pas des PC PC PC

Total

Date, signature

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Annexe 4: Statistique du nombre des cas traités

Nom de l'institution Année comptable Statistique du nombre des cas traités

Canton Prestations uniques Prestations périodiques Total Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Montotal des des cas des cas Montant total des des cas des cas Montant total des des cas des cas tant cas traités octroyés refusés cas traités octroyés refusés cas traités octroyés réfuses

Total

Date, signature

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