AHV/EL Mitteilung Nr. 175 vom 18.8.2005

Prévoyance vieillesse et survivants

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BULLETIN À L'INTENTION DES CAISSES DE COMPENSATION AVS ET DES ORGANES D'EXÉCUTION DES PC NO. 175

août 2005

Envois postaux selon les directives de la circulaire concernant la prise en charge des taxes et droits sur l’acheminement postal des lettres et des colis ainsi que sur le trafic des paiements postaux (CTDP)

Nous nous référons à notre bulletin d’information AVS no 167 du 5 avril 2005. Nous vous rappelions les produits postaux qui, selon la procédure de l’Affranchissement postal, pouvaient être remis à la Poste lors du ramassage et ceux qui en étaient exclus. Nous avions contacté par écrit les caisses de compensation qui n’appliquaient pas correctement les directives pour leur communiquer une nouvelle fois les informations utiles.

Malheureusement, nous basant sur la période d’exploitation de mai à juillet 2005, force est de constater que des envois postaux, non autorisés par les directives CTDP, sont toujours remis à la Poste lors du ramassage.

Nous sommes conscients, qu’occasionnellement, considérant les grandes quantités d’envois postaux quotidiens et la préparation pour l’expédition, des lettres peuvent malencontreusement être déposées dans le faux compartiment, respectivement dans la fausse liasse. C’est pourquoi il nous paraît important que tous les collaborateurs, spécialement les personnes responsables des envois postaux, soient une nouvelle fois mis au courant de la procédure. Une structure, clairement définie pour les envois postaux devrait, à notre point de vue, permettre aux collaborateurs d’éviter ces erreurs. Nous vous prions en conséquence d’étudier cet aspect en particulier.

En conséquence, nous vous mentionnons, une nouvelle fois ci-après, les produits qui, selon la procédure de l’Affranchissement postal, ne peuvent pas être remis à la Poste lors du ramassage, respectivement les envois qui nécessitent une préparation spécifique :

Lettres avec justificatif de distribution (LSI)

Veuillez prendre note que ces envois doivent obligatoirement, à partir de 10 pièces, être remis, munis d’étiquettes LSI codes à barres et accompagnés d’un bordereau de dépôt. Jusqu’à 10 pièces, ils doivent être affranchis (directives CTDP nos 6004 et 6005). Les lettres LSI non affranchies ne peuvent, en aucun cas, être remises au lieu de ramassage de la Pose.

Colis Les colis doivent toujours être munis d’un code à barres spécifique (directive CTDP no 6006). A observer également que les envois de lettres d’un certain poids et d’un certain format doivent être examinés afin de savoir s’ils doivent être traités comme colis.

Envois à l’étranger Ces envois n’entrent pas dans la procédure de l’Affranchissement postal. Ils ne font pas partie des produits mentionnés sous chiffre 3001 des directives CTDP. En conséquence, ils doivent être obligatoirement affranchis pour la prise en charge par la Poste au lieu convenu.

Lettres avec suppléments, envois express, dispomails Ces envois n’entrent pas dans la procédure de l’Affranchissement postal. Ils ne font pas partie des produits mentionnés sous chiffre 3001 des directives CTDP. En conséquence, ils doivent être impérativement affranchis.

Nous attirons encore une fois votre attention sur le fait que la liste des produits définis sous chiffre 3001 des directives CTDP n’a pas changé; elle est identique à celle qui était en vigueur sous l’ancienne réglementation. Même avant l’introduction de la procédure de l’Affranchissement postal, les envois mentionnés ci-dessus devaient être affranchis et remis séparément à la Poste. Nous vous prions instamment de respecter les directives et de faire en sorte que les relevés mensuels de la Poste comprennent uniquement les envois remis par les organes d’exécution correspondant aux produits autorisés, prévus par la procédure de l’Affranchissement postal.

Ces prochains jours, nous contacterons à nouveau les caisses de compensation et les secrétariats AI, qui malgré notre première lettre d’information du 15 avril 2005, ont continué de remettre de grandes quantités d’envois non autorisés. Ces organes d’exécution seront conviés à mettre tout en œuvre pour que les directives CTDP soient impérativement appliquées, avec effet immédiat.

Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No. 175