FINMA-Rundschreiben "Video- und Online-Identifizierung"
I Gegenstand und Zweck
Die FINMA erlässt dieses Rundschreiben in Anwendung von Art. 3 Abs. 2 der Geldwäschereiverordnung-FINMA (GwV-FINMA; SR 955.033.0) zur Auslegung der Sorgfaltspflichten nach Geldwäschereigesetz (GwG; SR 955.0) und dessen Ausführungsbestimmungen im Kontext der digitalen Erbringung von Finanzdienstleistungen.
II Geltungsbereich
Dieses Rundschreiben findet direkte Anwendung auf Finanzintermediäre nach Art. 2 Abs. 2 GwG und solche nach Art. 2 Abs. 3 GwG, die der Aufsicht der FINMA gemäss Art. 14 GwG direkt unterstellt sind (DUFI).
Die nachfolgenden Verweise auf die GwV-FINMA beziehen sich auch auf die analogen Bestimmungen der VSB und des Reglements der SRO-SVV.
Verweise in SRO-Reglementen auf dieses Rundschreiben sind mit Inkrafttreten dieses Rundschreibens genehmigt. Regelungen in SRO-Reglementen, die von diesem Rundschreiben abweichen, werden im regulären Genehmigungsverfahren behandelt.
III Videoidentifizierung
A. Der persönlichen Vorsprache gleichgestellte Videoidentifizierung einer natürlichen Person
Der Identifizierung bei persönlicher Vorsprache gleichgestellt ist die Videoidentifizierung, soweit sie die folgenden Grundsätze erfüllt:
a) Technisches und Organisatorisches
Die Identifizierung erfolgt mittels audiovisueller Kommunikation in Echtzeit (live-Schaltung) zwischen der Vertragspartei und dem Finanzintermediär. Der Finanzintermediär setzt dafür geeignete technische Hilfsmittel ein, die eine sichere Übertragung sowie das Auslesen und Entschlüsseln der Informationen in der maschinenlesbaren Zone (Machine Readable Zone, MRZ) auf dem Identifizierungsdokument sicherstellen.
Bild- und Tonqualität müssen geeignet sein, um eine einwandfreie Identifizierung zu ermöglichen. Der Finanzintermediär kann technische Mittel einsetzen um schwierige Lichtverhältnisse, insbesondere bei der Erstellung der im Rahmen der Identifizierung notwendigen Lichtbildern, zu kompensieren.
Die Identifizierung der Vertragspartei erfolgt durch entsprechend geschulte Mitarbeitende des Finanzintermediärs. Die gesamte Dauer des Gesprächs muss mittels Audioaufzeichnung festgehalten werden.
Der Finanzintermediär erstellt für die Durchführung des Identifizierungsgesprächs einen Prozess sowie einen Gesprächsleitfaden für die mit der Videoidentifizierung betrauten Mitarbeiter.
b) Identitätsprüfung
Die Identitätsprüfung von natürlichen Personen mittels Videoidentifizierung richtet sich nach
Rz 11–22.
Der Finanzintermediär gestaltet den Prozess zur Aufnahme der Geschäftsbeziehung über Online-Kanäle so, dass die Vertragspartei die Angaben nach Art. 44 und 60 GwV-FINMA bereits vor dem audiovisuellen Identifizierungsgespräch elektronisch erfasst und dem Finanzintermediär übermittelt. Dieser überprüft sie im Rahmen des Identifizierungsgesprächs mittels geeigneter technischer Hilfsmittel oder anhand von gezielten Fragen. Dabei achtet er auch auf auffällige Verhaltensweisen, welche Hinweise auf gefälschte Ausweise liefern könnten. Ferner gleicht er die Angaben, die er im Rahmen des Prozesses zur Aufnahme der Geschäftsbeziehung erlangt hat, mit denjenigen auf dem Identifizierungsdokument der Vertragspartei ab.
Der Finanzintermediär holt vor Beginn des Videogesprächs das ausdrückliche Einverständnis der Vertragspartei zur Durchführung der Videoidentifizierung und der Audioaufzeichnung des Gesprächs ein.
Der Finanzintermediär erstellt während der Videoübertragung Lichtbilder von der Vertragspartei wie auch von allen relevanten Seiten des Identifizierungsdokuments und prüft die Übereinstimmung der erstellten Lichtbilder der Vertragspartei mit dem Lichtbild des Identifizierungsdokuments.
Des Weiteren überprüft der Finanzintermediär die Echtheit der Identifizierungsdokumente einerseits durch das maschinelle Auslesen und Entschlüsseln der Informationen in der MRZ und andererseits anhand eines von mehreren optisch variablen Merkmalen des Identifizierungsdokuments (bspw. Kinegramm). Letzteres kann mittels technischer Unterstützung oder visueller Überzeugung (bspw. Kippen des Ausweises) erfolgen. Der Finanzintermediär prüft die Übereinstimmung der entschlüsselten Informationen mit den restlichen Angaben auf dem Ausweis und mit den von der Vertragspartei im Rahmen der Eröffnung der Geschäftsbeziehung angegebenen Daten.
Im Rahmen dieses Verfahrens können nur amtliche Ausweisdokumente des jeweiligen Ausstellerlandes als Identifizierungsnachweis dienen, die über eine MRZ und optische Sicherheitsmerkmale wie bspw. holografisch-kinematische Merkmale oder Druckelemente
mit Kippeffekt verfügen.
Die Identität der Vertragspartei ist mittels einer TAN oder einer ähnlichen Methode zu verifizieren.
Jeder Identifizierungsvorgang ist zu dokumentieren. Die Lichtbildaufnahmen des Identifizierungsdokuments und der Vertragspartei sowie die Audioaufzeichnung des gesamten Identifizierungsvorgangs sind zu den Akten zu nehmen und zu archivieren.
c) Abbruch des Identifizierungsvorgangs per Video
Der Finanzintermediär bricht den Identifizierungsvorgang per Video ab,
• wenn die Bild- und/oder Tonqualität eine einwandfreie Identifizierung der Vertragspartei nicht erlauben;
• wenn er Hinweise auf erhöhte Risiken erlangt; oder
• wenn Zweifel an der Echtheit des Ausweisdokuments oder der Identität der Vertragspartei aufkommen.
Der Abbruch des Identifizierungsvorgangs kann auch darin bestehen, dass der Kunde für die fraglichen Identifizierungsschritte auf herkömmliche Kanäle (persönliche Vorsprache, Korrespondenzweg) verwiesen wird.
B. Videoidentifizierung einer juristischen Person oder Personengesellschaft
Bei Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit juristischen Personen und Personengesellschaften ist die Videoidentifizierung möglich, wenn zusätzlich zu Kapitel III.A die Voraussetzungen gemäss Rz 24–25 erfüllt sind:
Der Finanzintermediär holt für juristische Personen und Personengesellschaften als Vertragspartei einen Auszug aus einer durch die zuständige Registerbehörde geführten Datenbank oder aus einem vertrauenswürdigen, privat verwalteten Verzeichnis in elektronischer Form ein. Der Auszug kann dem Finanzintermediär auch ausserhalb des Prozesses der Videoidentifizierung beigebracht werden.
Der Finanzintermediär nimmt die Bevollmächtigungsbestimmungen der Vertragspartei in elektronischer Form zur Kenntnis und überprüft im Rahmen der Videoidentifizierung gemäss Kapitel III.A die Identität der Personen, die im Namen der juristischen Person oder Personengesellschaft die Geschäftsbeziehung aufnehmen. Die Überprüfung der Identität der verschiedenen Vertreter der juristischen Person oder Personengesellschaft kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen.
Der Finanzintermediär kann die Erklärung bezüglich des Kontrollinhabers auf elektronischem Weg gemäss den Ausführungen unter Kapitel V entgegennehmen.
C Der persönlichen Vorsprache gleichgestellte Videoidentifizierung bei
Geschäftsbeziehungen mit mehreren Vertragsparteien
Bei Aufnahme von Geschäftsbeziehungen mit mehreren Vertragsparteien ist die Videoidentifizierung der persönlichen Vorsprache gleichgestellt, wenn das in Kapitel III.A bzw. III.B beschriebene Verfahren für jede der Vertragsparteien einzeln durchgeführt wird.
D. Der einfachen Ausweiskopie gleichgestellte Dokumente bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung auf dem Korrespondenzweg
Können die unter den Kapiteln III.A bis III.C beschriebenen Bedingungen nicht vollumfänglich eingehalten werden, sind die im Rahmen der Videoidentifizierung erstellten
Unterlagen der einfachen Ausweiskopie gleichgestellt und Art. 45 Abs. 2, 49 und 59 Abs. Bst. d GwV-FINMA anwendbar.
IV Online-Identifizierung
A. Der einfachen Ausweiskopie gleichgestellte Dokumente bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung auf dem Korrespondenzweg
Ein von der Vertragspartei erstelltes Lichtbild des Identifizierungsdokuments ist der einfachen Ausweiskopie gleichgestellt. Dieses kann dem Finanzintermediär auf elektronischem Weg zugestellt werden, damit er es zu seinen Akten nimmt.
Ebenfalls der einfachen Ausweiskopie gleichgestellt sind Lichtbilder von Identifizierungsdokumenten, die im Rahmen von Verfahren gemäss Kapitel IV.B erstellt werden, ohne dass alle dort umschriebenen Kriterien eingehalten sind.
B. Online-Identifizierung mittels elektronischer Ausweiskopie
Elektronisch erstellte und dem Finanzintermediär eingereichte Kopien von Identifizierungsdokumenten sind der echtheitsbestätigten Ausweiskopie gleichgestellt, wenn sie gemäss einem der folgenden Verfahren unter Einhaltung der Voraussetzungen nach
Rz 32–37, 38–39, 40–41 oder 42-44 erstellt werden:
a) Elektronische Ausweiskopie mit Echtheitsprüfung durch den Finanzintermediär
Der Finanzintermediär holt von der Vertragspartei Lichtbilder ihres Identifizierungsdokuments und von ihr selbst ein. Mit Unterstützung geeigneter technischer
Hilfsmittel, welche mindestens das Auslesen und Entschlüsseln der Informationen in der MRZ erlauben, prüft er die Übereinstimmung der entschlüsselten Informationen mit den restlichen Angaben auf dem Ausweis und mit den von der Vertragspartei im Rahmen der Eröffnung der Geschäftsbeziehung angegebenen Daten.
Der Finanzintermediär lässt sich bzw. der Depotbank überdies von der Vertragspartei Geld ab einem auf den Namen der Vertragspartei lautenden Konto bei einer Bank in der Schweiz überweisen.
Die Identität der Vertragspartei ist mittels einer TAN oder einer ähnlichen Methode zu verifizieren. Ferner überprüft er deren Wohnsitzadresse anhand:
• einer Energie-, Wasser- oder Telefonrechnung (Utility Bill);
• einer Postzustellung; oder
• eines öffentlichen Registers, einer durch einen vertrauenswürdigen Privaten geführte Datenbank oder eines solchen Verzeichnisses.
b) Elektronische Ausweiskopie mit qualifizierter elektronischer Signatur
Der Finanzintermediär holt auf einem elektronischen Kanal von der Vertragspartei eine elektronische Kopie ihres Identifizierungsdokuments und deren Authentifizierung mit einer von einem in der Schweiz anerkannten Anbieter von Zertifizierungsdiensten ausgestellten qualifizierten elektronischen Signatur gemäss Bundesgesetz (ZertES; SR 943.03) ein.
Der Finanzintermediär überprüft die Übereinstimmung der Angaben auf dem Ausweis mit denjenigen der qualifizierten elektronischen Signatur. Ferner verifiziert er die Identität der Vertragspartei mittels Überweisung ab einem auf den Namen der Vertragspartei lautenden Konto bei einer Bank in der Schweiz oder einem Land mit gleichwertiger Geldwäschereiregulierung und -aufsicht sowie einer TAN oder einer ähnlichen Methode und überprüft die Wohnsitzadresse nach Rz 34–37.
c) Digitale Echtheitsbestätigung
Der Aussteller von Echtheitsbestätigungen gemäss Art. 49 GwV-FINMA kann dem Finanzintermediär Echtheitsbestätigungen auch auf elektronischem Weg zustellen. Dazu erstellt er eine elektronische Kopie des Identifizierungsdokuments, ergänzt diese in untrennbarer Weise mit einer Bestätigung über deren inhaltliche Übereinstimmung mit dem Identifizierungsdokument, versieht die Datei mit einem digitalem Zeitstempel sowie einem Mitarbeitervisum und stellt die Datei dem Finanzintermediär zu. Dieser nimmt sie zu seinen Akten.
Für Fälle, in denen der Aussteller von Echtheitsbestätigungen nach Art. 49 GwV-FINMA die Überprüfung der Echtheit des Identifizerungsdokuments an derjenigen Adresse vornimmt, welche dem Finanzintermediär von der Vertragspartei im Eröffnungsprozess als
Wohnsitzadresse mitgeteilt wurde und die Vornahme der Echtheitsbestätigung an dieser Adresse aus einer Dokumentation ersichtlich ist, enthält die auf diese Weise ausgestellte Echtheitsbestätigung gleichzeitig die Wohnsitzbestätigung nach Art. 45 Abs. 2 GwV-FINMA.
d) Juristische Personen und Personengesellschaften
Der Finanzintermediär verlangt und prüft die Lichtbilder von den Personen, die im Namen der juristischen Person oder Personengesellschaft die Geschäftsbeziehung aufnehmen, gemäss Rz 32.
Der Finanzintermediär lässt sich bzw. der Depotbank zudem von der juristischen Person oder der Personengesellschaft Geld ab einem auf deren Namen lautenden Konto bei einer Bank in der Schweiz überweisen und verifiziert die Identität der Vertragspartei mittels TAN oder einer ähnlichen Methode.
Der Finanzintermediär holt überdies einen Auszug gemäss Rz 24 und die Bevollmächtigungsbestimmungen der juristischen Person resp. Personengesellschaft ein. Der Finanzintermediär kann die Erklärung bezüglich des Kontrollinhabers auf elektronischem Weg gemäss den gleichen Ausführungen unter Kapitel V einholen.
V Erklärung über die wirtschaftliche Berechtigung
Die nachfolgenden Ausführungen gelten für die Erklärung über die wirtschaftlich berechtigte Person an Vermögenswerten nach Art. 59 ff. GwV-FINMA und für diejenige über die wirtschaftlich berechtigte Person an nicht börsenkotierten operativ tätigen juristischen Personen und Personengesellschaften („Kontrollinhaber“) nach Art. 56 ff. GwV-FINMA. Sie gelten auch für die Erklärung im Zusammenhang mit Personenverbindungen, Trusts und anderen Vermögenseinheiten nach Art. 64 GwV-FINMA sowie für die Erklärung zum Versicherungsnehmer bzw. Prämienzahler.
Der Finanzintermediär nimmt sowohl die Erklärung als auch die Dokumentation der Bestätigung der Vertragspartei zu seinen Akten.
A. Qualifizierte elektronische Signatur auf Online-Formular
Der Finanzintermediär kann die Erklärung der Vertragspartei gemäss Rz 45 mittels einem mit qualifizierter elektronischer Signatur signierten elektronischen Formular einholen.
B. TAN-Verfahren oder ähnliche Methode
Anstelle der qualifizierten elektronischen Signatur kann die Bestätigung der Vertragspartei im Rahmen der Video- und Online-Identifizierung auch mittels TAN oder einer ähnlichen Methode erfolgen, sofern sie eine verlässliche Zuordnung zur Vertragspartei ermöglicht.
C Elektronische Übermittlung des unterzeichneten Formulars
Der Finanzintermediär kann auch eine auf elektronischem Weg zugestellte elektronische Kopie eines von der Vertragspartei ausgedruckten, physisch unterzeichneten Formulars als Erklärung gemäss Rz 45 zu seinen Akten nehmen. Er ergänzt diese um die Dokumentation der elektronischen Übermittlung des Formulars durch die Vertragspartei und vergleicht die Unterschrift auf dem Formular mit derjenigen auf dem Identifizierungsdokument.
Die elektronische Übermittlung des unterzeichneten Formulars kann auch im Rahmen einer bereits bestehenden Geschäftsbeziehung erfolgen.
VI Beizug Dritter
Der Finanzintermediär darf unter Berücksichtigung von Art. 28 und 29 GwV-FINMA Personen und Unternehmen mit der Durchführung der Identifizierung der Vertragspartei gemäss Kapitel III und IV sowie der Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person gemäss Kapitel V beauftragen. Er überprüft insbesondere, dass diese Person bzw. dieses Unternehmen über die fachlichen Kenntnisse und technischen Mittel in Bezug auf die Identitätsdokumente der betroffenen Länder verfügt. Er lässt sich die vom Dritten erstellten Lichtbilder bzw. elektronischen Kopien, Tonaufzeichnungen, Erklärungen und Dokumentationen zukommen und nimmt sie zu seinen Akten.
VII Prüfung
Die anerkannten aufsichtsrechtichen Prüfgesellschaften prüfen die Einhaltung dieses Rundschreibens nach Massgabe des FINMA-Rundschreibens 2013/3 „Prüfwesen“ und halten das Ergebnis ihrer Prüfungshandlungen im Prüfbericht fest.
VIII Technologieneutralität
Die in den nachfolgenden Artikeln der GwV-FINMA gewählte Formulierung beinhaltet in einem digitalen Kontext auch folgende Formen:
Verordnungsartikel und -Wortlaut Erläuterungen und Anwendungsbeispiele zur digitalen Form
Art. 16 Abs. 1 Bst. a GwV-FINMA: Schriftliche Auskünfte: Über einen elektronischen Kanal erhaltene textbasierte Informati- Die Abklärungen umfassen […] nament- onen (z.B. E-Mail, Chat usw.) lich das Einholen schriftlicher oder mündlicher Auskünfte der Vertragspar- Mündliche Auskünfte: telefonisch, Videokontei, der Kontrollinhaberin, des Kontrollin- ferenz habers oder der an Vermögenswerten wirtschaftlich berechtigten Person.
Art. 28 Abs. 1 GwV-FINMA: Die Auftragserteilung kann auch elektronisch erfolgen, bspw. mittels digitaler Signatur Der Finanzintermediär darf […] mittels einer schriftlichen Vereinbarung beauftragen, wenn […]
Art. 28 Abs. 2 GwV-FINMA: Es kann generell auf eine Vereinbarung in Textform verzichtet werden. Er kann die Erfüllung dieser Sorgfaltspflichten ohne schriftliche Vereinbarung […]
Art. 29 Abs. 2 GwV-FINMA: Der Kopie gleichgestellt sind auch elektronische Kopien der Unterlagen. Er muss eine Kopie der Unterlagen, die zur Erfüllung der Pflichten zur Verhinde- Die Bestätigung kann bspw. auch per E-Mail rung von Geldwäscherei und Terroris- oder auf einem anderen gesicherten elektromusfinanzierung gedient haben, zu sei- nischen Übertragungsweg wie bspw. einem nen Akten nehmen und sich schriftlich Upload-Portal erfolgen, sofern zweifelsfrei bestätigen lassen, dass die ihm überge- und nachvollziehbar sichergestellt ist, dass benen Kopien den Originalunterlagen sich die Bestätigung auf die betreffenden entsprechen. Kopien bezieht, und wer diese abgegeben hat.
Art. 45 Abs. 2 GwV-FINMA: Siehe dazu Kapitel IV.B.
Wird die Geschäftsbeziehung ohne persönliche Vorsprache aufgenommen, so prüft der DUFI zusätzlich die Wohnsitzadresse durch Postzustellung oder auf andere gleichwertige Weise […]
Art. 47 Abs. 1 Bst. b GwV-FINMA: Den schriftlichen Auszügen sind auch elektronische Dateien wie bspw. PDF und ent- […] eines schriftlichen Auszugs aus sprechende Bildformate gleichgestellt. einer durch die Handelsregisterbehörde geführten Datenbank;
Art. 47 Abs. 2 Bst. c GwV-FINMA: Den schriftlichen Auszügen sind auch elektronische Dateien wie bspw. PDF und ent- […] eines schriftlichen Auszugs aus sprechende Bildformate gleichgestellt. vertrauenswürdigen, privat verwalteten Verzeichnissen und Datenbanken.
Art. 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64 Siehe dazu Kapitel V. GwV-FINMA:
[…] schriftliche Erklärung […]
Art. 48, 60 GwV-FINMA: Siehe dazu Kapitel IV und V.
[…] unterzeichnet […]
Art. 12, 29, 45, 48, 49, 74 Siehe dazu Kapitel IV.
Kopie/Kopien
Anhang Glossar
Einfache Ausweiskopie
Ausweiskopie, die nicht echtheitsbestätigt ist. Sie wurde entweder bei persönlicher Vorsprache oder bei Eröffnung auf dem Korrespondenzweg bzw. über digitale Kanäle im Rahmen von vereinfachten Sorgfaltspflichten erstellt, für welche die Echtheitsbestätigung aufgrund von Ausnahmebestimmungen nicht erforderlich ist.
Machine Readable Zone, MRZ Der maschinenlesbare Bereich ist derjenige sichtbare Teil eines Ausweisdokuments, der speziell dafür angelegt wurde, durch optische Texterkennung gelesen zu werden.
TAN Transaktionsnummer, welche der Finanzintermediär seiner Vertragspartei als Einmalpasswort zustellt, damit sie für die Zwecke der Video- und Online-Identifizierung und der Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten eingesetzt werden kann. Dabei sind verschiedene Verfahren bekannt, insbesondere:
• Indizierte TAN-Liste, iTAN: Liste mit nummerierten (indizierten) und zeitlich unbegrenzten TANs.
• mTAN: Mobile und zeitlich begrenzt gültige TAN, die der Finanzintermediär dem Nutzer per SMS auf eine auf dessen Namen registrierte Mobiltelefonnummer sendet.
• photoTAN/QR-TAN: App-basierte TAN-Verfahren, bei welchen ein auf dem Bildschirm angezeigter farbiger resp. schwarz-weisser Code in Form einer Mosaikstruktur einzulesen ist, wodurch eine TAN erzeugt wird.
pushTAN: App-basierte TAN-Verfahren von Finanzintermediären. Im Rahmen der Video- und Onlineidentifizierung kommen jene App in Betracht, welche vom Finanzintermediär zur Bereitstellung seiner Dienstleistungen zur Verfügung gestellt werden und durch ein Passwort geschützt sind.
TAN-Generator: Mit einem TAN-Generator können TANs elektronisch erzeugt werden.
• TAN-Liste: Liste mit zeitlich unbegrenzten TANs.
Der Einsatz von TAN-Verfahren setzt voraus, dass:
die TAN vom Finanzintermediär dem Kunden über einen zweiten, unabhängigen Kanal zuzustellen ist; oder
die App passwortgesichert sein muss.