Source

Édicté par: Ordonnance 3 sur l’asile relative au traitement de données personnelles (AS 1999 2351)

Version selon: Ordonnance 2 sur l’asile relative au financement (AS 2012 6951)

142.314

Ordonnance 3 sur l’asile relative au traitement de données personnelles (Ordonnance 3 sur l’asile, OA 3)
(OA 3)

du 11 août 1999 (Etat le 1er avril 2013)

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 119 de la loi du 26 juin 1998 sur l’asile (LAsi)1, arrête:

Art. 12 Champ d’application

La présente ordonnance est applicable dans la mesure où les accords d’association à Dublin n’en disposent pas autrement.

Les accords d’association à Dublin sont mentionnés dans l’annexe 4.

Art. 1a3 Systèmes d’information L’Office fédéral des migrations (ODM) exploite les systèmes d’information suivants dans le cadre de l’exécution de ses tâches légales:

  1. le système d’information central sur la migration (SYMIC) conformément à l’ordonnance SYMIC du 12 avril 20065;

  2. la banque de données Artis;

  3. l’administration des prêts;

  4. la collection de documents judiciaires turcs;

  5. la banque de données sur le financement de l’asile (Finasi);

  6. la banque de données sur les cas médicaux;

  7. la banque de données «Aide au retour individuelle»;

  8. la banque de données LINGUA;

  9. le système d’information destiné aux centres d’enregistrement et de procédure et aux logements dans les aéroports (MIDES);

RO 1999 2351

LF du 20 juin 2003 sur le système d’information commun aux domaines des étrangers et de l’asile (RS 142.51).

  1. le système d’information AURORA visé à l’art.12 de l’ordonnance du 11 août 1999 sur l’exécution du renvoi et de l’expulsion d’étrangers6;

  2. 7 la banque de données sur le pool d’interprètes (DOPO).

Art. 1b8 Banque de données Artis

La banque de données Artis rassemble des documents contenant des informations sur les pays de provenance des requérants d’asile.

Elle ne comprend ni donnée sensible ni profil de la personnalité. Si un document ne provenant pas d’une source publique contient des noms de personnes, il est rendu anonyme avant d’être saisi dans la banque de données.

Tous les collaborateurs de l’ODM et du Tribunal administratif fédéral ont accès aux données.

L’ODM peut rendre accessibles, par une procédure d’appel, les informations contenues dans Artis:

  1. aux autorités cantonales de police des étrangers;

  2. aux représentants de l’administration fédérale qui ont besoin d’informations sur les pays de provenance des requérants d’asile pour accomplir leur travail;

  3. aux autorités d’Etats étrangers et aux organisations internationales avec lesquelles la Suisse entretient un échange institutionnalisé d’informations.

Art. 1c9 Administration des prêts

L’administration des prêts recense les prêts accordés aux réfugiés reconnus.

Les collaborateurs de l’ODM chargés de l’administration des prêts ont accès aux Art. 1d10 Collection de documents judiciaires turcs

La collection de documents judiciaires turcs est une banque de données de référence comportant les documents judiciaires turcs qui ont été présentés par des requérants d’asile et dont l’authenticité a été confirmée.

Les collaborateurs de l’ODM spécialisés dans l’analyse de documents judiciaires ont accès aux données.

Art. 1e11 Banque de données Finasi

La banque de données Finasi contient les données nécessaires au versement des forfaits conformément aux art. 20,22, 24, 26, 28 et 31 de l’ordonnance2 du 11 août 1999 sur l’asile (OA 2)12 et à l’art.18 de l’ordonnance du 24 octobre 2007 sur l’intégration des étrangers (OIE)13.

Y figurent les données personnelles de requérants d’asile, de personnes admises à titre provisoire, de réfugiés et d’apatrides, à savoir leurs nom, prénom, date de naissance, nationalité, activité lucrative, numéro personnel, numéro d’assuré AVS et numéro OFS de leur commune de domicile.14

Ces données sont conservées pendant trois ans à des fins de contrôle. Ensuite, lorsque les Archives fédérales les jugent sans valeur archivistique, elles sont effacées.

Les collaborateurs de l’ODM chargés du versement des forfaits ont accès aux Art. 1f15 Banque de données sur les cas médicaux

La banque de données sur les cas médicaux contient l’exposé des faits et les décisions concernant les cas médicaux. Elle permet la mise en place d’une procédure uniforme pour le traitement des cas médicaux.

Les collaborateurs de l’ODM chargés des cas médicaux ont accès aux données.

Art. 1g16 Banque de données Aide au retour individuelle

La banque de données «Aide au retour individuelle» contient le décompte des sommes versées aux requérants au titre de l’aide au retour individuelle.

Les collaborateurs de l’ODM chargés de la surveillance en matière d’aide au retour individuelle et de son évaluation ont accès à cette banque de données.

Art. 1h17 Banque de données LINGUA

La banque de données LINGUA contient les noms des experts et des requérants d’asile pour lesquels une expertise LINGUA a été établie. Le contenu de l’expertise ne figure pas dans la banque de données.

Ont accès à cette banque de données tous les collaborateurs de l’ODM travaillant au sein de l’unité LINGUA.

Art. 1i18 Système d’information MIDES

MIDES sert au traitement des données personnelles des requérants d’asile et des personnes à protéger.

L’annexe5 définit l’ensemble des données contenues dans MIDES, les niveaux d’accès et les autorisations de traitement des données.

L’ODM fixe dans un règlement de traitement en particulier les mesures organisationnelles et techniques à prendre pour éviter le traitement non autorisé des données et règle la journalisation automatique du traitement des données et la sécurité des Art. 1j19 Banque de données DOPO

La banque de données DOPO contient les données ci-après concernant les personnes qui sont indispensables pour planifier et mener les auditions:

  1. les données personnelles;

  2. les plans d’intervention; et

  3. les données entrant en ligne de compte dans la rémunération des personnes suivantes: 1. les interprètes, 2. les procès-verbalistes, 3. les spécialistes des pays de provenance, 4. les experts LINGUA, et 5. les collaborateurs LINGUA chargés des auditions.

Ont accès à ces données les collaborateurs de l’ODM qui sont chargés de planifier et de mener les auditions, ainsi que de verser les rémunérations conformément à l’al.1, let. c.

Les personnes suivantes peuvent accéder uniquement à leurs propres plans d’intervention:

  1. les interprètes;

  2. les procès-verbalistes;

  3. les spécialistes des pays de provenance;

  4. les experts LINGUA; et

  5. les collaborateurs LINGUA chargés des auditions.

La banque de données DOPO dispose d’interfaces avec les systèmes suivants:

  1. SYMIC pour consulter les données des requérants d’asile qui sont nécessaires pour planifier les auditions, en particulier le numéro de référence, la nationalité, la langue, de même que la date et le lieu du dépôt de la demande;

  2. le système d’information concernant le personnel de l’administration fédérale BV PLUS pour prélever les données nécessaires au versement des rémunérations conformément à l’al.1, let. c.

Art. 220 Interdiction de communiquer des données

(art. 97, al. 1 et 2 LAsi) Les autorités fédérales et cantonales qui envisagent de communiquer à l’Etat d’origine ou de provenance des données relatives à un requérant d’asile, un réfugié reconnu ou une personne à protéger résidant en Suisse doivent au préalable s’assurer auprès de l’ODM que la demande d’asile a été rejetée en première instance ou qu’une décision de non-entrée en matière a été rendue ou encore que la communication de ces données ne met en danger ni l’intéressé ni ses proches.

Art. 3 Communication de données en vue d’obtenir des documents de voyage

(art. 97, al. 3, let. b, LAsi) S’il s’avère nécessaire de transmettre les empreintes digitales d’une personne à son Etat d’origine ou de provenance aux fins d’assurer l’exécution du renvoi, il ne doit pas transparaître que la personne concernée a déposé une demande d’asile en Suisse.

Art. 421 Collaboration avec des autorités de poursuite pénale

Lorsqu’il y a de sérieuses raisons de soupçonner un crime aux termes de l’art.1, par. F, let. a et c, de la Convention du 28 juillet 1951 relative au statut des réfugiés22, l’ODM transmet aux autorités de poursuite pénale compétentes les informations et les moyens de preuve dont il dispose.

Art. 523 Données biométriques

Afin d’établir l’identité de requérants d’asile et de personnes à protéger, les autorités compétentes peuvent relever les données biométriques suivantes:

a. empreintes digitales;

b. photographies.

L’accès aux données énumérées à l’al.1 est réglementé à l’annexe1 de l’ordonnance du 12 avril 2006 sur le système d’information central sur la migration (ordonnance SYMIC)24. Les données biométriques sont enregistrées dans le Système automatique d’identification des empreintes digitales (AFIS), lequel ne contient aucune donnée sur la personne.

Art. 625 Relevé et traitement des données biométriques

Aucune donnée biométrique concernant des enfants de moins de14 ans accompagnés de l’un de leurs parents ne sera relevée.

Les données biométriques concernant des enfants non accompagnés de moins de

ans ne sont relevées que si leur traitement permet d’identifier ces derniers.

Lorsque des demandes déposées à l’étranger, à la frontière, dans des aéroports ou dans les cantons leur sont soumises, les autorités compétentes sur place relèvent les données biométriques.

Lorsque la requête émane d’un détenu, l’ODM demande à l’Office fédéral de la police (fedpol) le formulaire dactyloscopique établi par la police. Il y appose un numéro de contrôle de la procédure d’asile avant de le renvoyer à fedpol en vue d’un enregistrement séparé comme formulaire d’asile.

L’ODM peut charger des entreprises privées de relever et de traiter des données biométriques dans les centres d’enregistrement et dans les aéroports, dans la mesure où ces entreprises peuvent garantir qu’elles respecteront les dispositions relatives à la protection des données.

L’ODM met à la disposition des services de police chargés d’une enquête les données biométriques dont il dispose, si cela s’avère nécessaire pour élucider des délits. Les services de police ne sont habilités à transmettre ces données à des autorités étrangères qu’avec l’accord de l’ODM.

Lorsque les données biométriques relevées par des services de police étrangers (INTERPOL) concordent avec celles enregistrées par l’ODM, ce dernier décide, en vertu de l’art. 97, al. 1, LAsi, s’il est licite de transmettre les résultats à des autorités étrangères.

Art. 6a27 Communication de données personnelles à un Etat non lié par un des accords d’association à Dublin Il y a protection adéquate de la personne concernée au sens de l’art. 102c, al. 3, LAsi lorsque des garanties suffisantes résultant notamment de clauses contractuelles et portant sur les données transmises et leur traitement sont fournies sur les points suivants:

  1. les principes de licéité, de bonne foi et d’exactitude sont respectés;

  2. la finalité de la communication des données est clairement déterminée;

  3. les données ne sont traitées que dans les limites nécessaires à leur communication;

  4. les autorités habilitées à traiter les données transmises sont clairement désignées;

  5. la transmission des données à un autre Etat n’assurant pas un niveau de protection adéquat est interdite;

  6. la conservation et la destruction des données sont clairement réglementées;

  7. la personne concernée a le droit de faire rectifier des données inexactes;

  8. la personne concernée est informée du traitement de ses données personnelles et des conditions-cadres de ce dernier;

  9. la personne concernée bénéficie d’un droit d’accès à ses données personnelles;

  10. la sécurité des données est garantie;

  11. la personne concernée a le droit de saisir en justice une autorité indépendante si elle estime que ses données personnelles ont été traitées de manière illicite.

Art. 7 et 828

Art. 9 Communication dans des cas particuliers

Dans des cas particuliers, l’ODM peut communiquer aux autorités de la Confédération, des cantons et des communes ainsi qu’à des organisations privées, les données personnelles dont elles ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches légales.

D’une manière générale, les données personnelles ne sont pas communiquées aux particuliers. A titre exceptionnel, l’adresse d’une personne peut être communiquée lorsque la personne requérante est à même de prouver qu’elle en a besoin pour exercer des droits lui revenant ou pour défendre d’autres intérêts dignes de protection.

Art. 10 Communication de listes

L’ODM peut communiquer des listes comportant des données personnelles aux autorités de la Confédération, des cantons et des communes ainsi qu’à des organisations privées si elles en ont besoin pour l’accomplissement de leurs tâches légales et que le traitement auquel procède l’autorité requérante est compatible avec l’objectif défini en la matière par la loi.

La communication de listes comportant des données personnelles à des particuliers n’est pas autorisée.

Art. 1129

Art. 12 Sécurité des données

L’ODM prend les mesures organisationnelles et techniques appropriées conformément aux dispositions sur la protection des données pour prévenir la perte, la falsification, la destruction et le traitement non autorisé des données.

…30

Lors du transport ou de la transmission des données personnelles, il y a lieu de s’assurer qu’il n’est pas possible de les lire, de les copier, de les modifier ou de les effacer sans autorisation.

et 5 …31

Art. 13 Archivage

Les données qui ne sont plus utilisées sont archivées ou détruites. Elles sont archivées ou supprimées avec la collaboration des Archives fédérales.

Art. 14 Statistiques, planification et recherche

…32

L’ODM peut communiquer aux autorités, aux universités et à leurs instituts ainsi qu’à des organisations privées des données personnelles à des fins relevant de la recherche et de la planification. Le nom des personnes concernées ne doit pas être fourni, dans la mesure où le but du traitement le permet. Les résultats doivent être publiés de façon qu’il soit impossible de déterminer qui sont les personnes concernées. La transmission de ces données n’est licite qu’avec l’assentiment de l’ODM.

Abrogé par le ch. 5 de l’annexe3 à l’O du 12 avril 2006 sur le système d’information

Art. 15 Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er octobre 1999.

Annexes1 et 233

Modification du droit en vigueur

…34

34 Les mod. peuvent être consultées au RO 1999 2351.

Annexe 435 (art. 1, al. 2)

Accords d’association à Dublin Les accords d’association à Dublin comprennent les accords suivants: a. Accord du 26 octobre 2004 entre la Confédération suisse et la Communauté européenne relatif aux critères et aux mécanismes permettant de déterminer l’Etat responsable de l’examen d’une demande d’asile introduite dans un Etat membre ou en Suisse (AAD)36; b. Accord du 17 décembre 2004 entre la Confédération suisse, la République d’Islande et le Royaume de Norvège sur la mise en œuvre, l’application et le développement de l’acquis de Schengen et sur les critères et les mécanismes permettant de déterminer l’Etat responsable de l’examen d’une demande d’asile introduite en Suisse, en Islande ou en Norvège37; c. Protocole du 28 février 2008 entre la Confédération suisse, la Communauté européenne et la Principauté de Liechtenstein à l’accord entre la Confédération suisse et la Communauté européenne relatif aux critères et mécanismes de détermination de l’Etat responsable de l’examen d’une demande d’asile présentée dans un Etat membre ou en Suisse38; d. Protocole du 28 février 2008 entre la Confédération suisse, la Communauté européenne et la Principauté de Liechtenstein sur l’adhésion de la Principauté de Liechtenstein à l’accord entre la Communauté européenne et la Confédération suisse relatif aux critères et mécanismes de détermination de l’Etat responsable de l’examen d’une demande d’asile présentées dans un Etat Membre ou en Suisse39.

12 déc. 2008 (RO 2008 5421).

Annexe 540

Niveaux d’accès et autorisations de traitement des données dans le système d’information MIDES Légende Niveaux d’accès: A: Consulter en ligne B: Traiter Vide: Pas d’accès Unités organisationnelles: AFIS: Collaborateurs externes qui travaillent avec AFIS-Lifescan Encadrement: Collaborateurs externes du domaine Encadrement Flupo: Police aéroportuaire ODM: Office fédéral des migrations – I: Superutilisateurs – II: Secrétariat – III: Direction Centre d’enregistrement et de procédure (CEP) – IV: Bureau de répartition – V: Centrale CEP – VI: Collaborateurs spécialisés du domaine de l’asile – VII: Domaine Echange de données et identification – VIII: Domaine Saisie et mise à jour des données – IX: Domaine Analyses linguistiques Sécurité: Collaborateurs externes du domaine Sécurité

Migration 142.314

Catalogue des données MIDES

Champs de données MIDES ODM Partenaires de l’ODM

1. Données de base Nom B B A A A B A B B A A Prénom B B A A A B A B B A A No SYMIC A A A A A A A A A A A No personnel MIDES A A A A A A A A A A A No de dossier Asile A A A A A A A A A A A Catégorie d’asile – statut B B A A A B A B B A A No de contrôle personnel (PCN) A A A A A A A A A A A Identification B B A A A B A B A A A Code Dublin B B A A A B A A A A A Date de naissance B B A A A B A B B A A Sexe B B A A A B A B B A A Nationalité B B A A A B A B B A A Langue B B A A A B A B B A A Deuxième langue B B A A A B A B B A A Etat civil B B A A A B A B B A A Représentant légal B B A A A A A A A A A Personne de confiance B B A A A A A A A A A

O 3 sur l’asile 142.314

Champs de données MIDES ODM Partenaires de l’ODM

Type de personne (personne principale/personne secondaire) B B A A A A A A B A A Type de relation B B A A A A A A B A A Statut de la personne B B A A A A A A A A A Statut de la dactyloscopie B B A A A A A A B A B Statut mesures sanitaires à la frontière B B A A A A A A B B A

2. Hébergement Pré-enregistrement Date du pré-enregistrement B B A A A A B A Date de confirmation du pré-enregistrement B B A A A A B A Entrée Date d’entrée CEP B B A A A A B A Date de la demande d’asile (ouverture procédure) B B A A A A B A Entrée provisoire B B A A A A B A Transfert Date prévue pour le transfert B B A A A A B A Transfert effectué B B A A A A B A Lieu avant transfert B B A A A A B A Date du transfert B B A A A A B A

Migration 142.314

Champs de données MIDES ODM Partenaires de l’ODM

Date d’arrivée du transfert B B A A A A B A Remarque transfert B B A A A A B A Disparition Date de la disparition B B A A A A B A Départ Date de départ B B A A A A B A Remarque au canton B B A A A A B A Canton de départ B B A A A A B A Heure d’arrivée dans le canton B B A A A A B A

3. Affaires Collaborateur chargé de la saisie B B A A A A A A (indication numéro d’identification/sigle) Collaborateur responsable B B A A A A Genre d’affaire B B A A A A Date d’enregistrement de l’affaire B B A A A A Date statistique de l’affaire B B A A A A Synchronisation SYMIC B B A A A A Possible affaire SYMIC B B A A A A Date de l’événement (audition) B B A A A A Genre de règlement B B A A A A

O 3 sur l’asile 142.314

Champs de données MIDES ODM Partenaires de l’ODM

Date du règlement B B A A A A Type d’annulation B B A A A A Date de l’annulation B B A A A A Désactivation de l’annulation B B A A A A Date de la désactivation B B A A A A Remarque sur l’affaire B B A A A A Date de la remarque B B A A A A Titre de la remarque B B A A A A

4. Données de référence Données de référence B A

5. Gestion des sorties Historique des sorties B B A B B B B B Interdiction de sortie B B A B B B B B Sortie extraordinaire B B A B B B B B

6. Décisions de non-entrée en matière/Gestion des délais Date de notification NEM B B A A A A Ultime délai de recours B B A A A A Date de la disparition B B A A A A

Migration 142.314

Champs de données MIDES ODM Partenaires de l’ODM

Date d’entrée du recours au Tribunal administratif fédéral B B A A A A (TAF) Date pour l’arrêt du TAF B B A A A A Entrée en force de l’arrêt du TAF B B A A A A

7. Procès-verbal de l’audition sur la personne Chargé d’audition B A A A B B Date de l’audition B A A A B B Langue de l’audition B A A A B B Indications sur la feuille d’information B A A A B B Indications sur la représentation légale B A A A B B Indications sur l’interprète B A A A B B 1. Identité Clan/tribu/caste B A A A B B Nom de jeune fille B A A A B B Lieu de naissance B A A A B B Ethnie B A A A B B Deuxième nationalité B A A A B B Nationalité à la naissance B A A A B B Code de provenance B A A A B B Etat civil depuis: B A A A B B

O 3 sur l’asile 142.314

Champs de données MIDES ODM Partenaires de l’ODM

Indications sur le partenaire B A A A B B Religion B A A A B B Identité secondaire B A A A B B Indications sur le père B A A A B B Indications sur la mère B A A A B B Autres langues suffisamment connues pour l’audition B A A A B B Autres connaissances linguistiques B A A A B B Langues du père B A A A B B Langues de la mère B A A A B B Niveau scolaire/formation, métier B A A A B B Dernière activité exercée B A A A B B Moyens à disposition en francs suisses B A A A B B Moyens à disposition en devises étrangères B A A A B B 2. Séjours Dernier lieu de domicile dans le pays d’origine B A A A B B Dernière adresse officielle dans le pays d’origine B A A A B B Séjour antérieur en Suisse B A A A B B Séjour antérieur à l’étranger (hors Suisse) B A A A B B Demande d’asile antérieure dans un pays tiers/ B A A A B B représentation pays tiers Demande d’asile antérieure en Suisse/représentation suisse B A A A B B

Migration 142.314

Champs de données MIDES ODM Partenaires de l’ODM

3. Relations Dans le pays d’origine B A A A B B En Suisse B A A A B B Indications sur les relations en Suisse B A A A B B Relations dans des pays tiers B A A A B B Indications sur les mineurs inclus dans la demande d’asile B A A A B B Indications sur les identités secondaires des enfants B A A A B B Documents d’identité des enfants B A A A B B 4. Itinéraire de voyage Date de départ du pays d’origine B A A A B B Voyage du pays d’origine jusqu’en Suisse B A A A B B Date d’entrée en Suisse B A A A B B Type d’entrée B A A A B B Lieu de dépôt de la demande B A A A B B Questions relatives au pays de provenance B A A A B B 5. Motifs de la demande d’asile Départ/motifs de la demande d’asile B A A A B B Moyens de preuve B A A A B B Autres documents B A A A B B

O 3 sur l’asile 142.314

Champs de données MIDES ODM Partenaires de l’ODM

6. Autres questions Remarques complémentaires du requérant B A A A B B Interprète B A A A B B Durée de l’audition B A A A B B Catégorie d’identité B A A A B B Retraduction du procès-verbal, langue de l’audition B A A A B B