Statuts de la Caisse fédérale de pensions PUBLICA (Statuts de PUBLICA)

Les présents statuts régissent en particulier:

1. les frais administratifs de la Caisse fédérale de pensions PUBLICA (PUBLICA) à la charge des employeurs;

2. la procédure en cas de sortie d’un employeur de PUBLICA;

3. les autres droits et obligations des employeurs au sens de l’art.³, let. a, c et d, de la loi sur la CFP.

Ils s’appliquent par analogie aux personnes assurées volontaires au sens de l’art. 74a de l’ordonnance du 25 avril 2001 relative à l’assurance dans le plan de base de la Caisse fédérale de pensions (OCFP 1)².3

PUBLICA met à la charge des employeurs et des personnes assurées volontaires les frais administratifs de ses prestations de service.

Les frais administratifs se composent:

1. des frais d’exploitation de PUBLICA;

2. des frais dus aux prestations de base;

3. des frais dus aux prestations spéciales.

Les frais administratifs mentionnés à l’al.², let. a et b, sont couverts par un forfait, les prestations spéciales sont facturées au coût réel.

PUBLICA adapte annuellement les forfaits appliqués aux prestations de base ainsi que les tarifs horaires des prestations spéciales en fonction de l’indice du salaire nominal transmis par l’Office fédéral de la statistique.

Les prestations suivantes sont considérées comme prestations de base:

1. le traitement des données personnelles des personnes assurées actives et des rentiers;

2. le calcul des prestations selon le plan de prévoyance;

3. la gestion des comptes individuels des personnes assurées actives et des rentiers, selon le plan de prévoyance;

4. la tenue des dossiers des rentiers, y compris le paiement des rentes et le contrôle périodique des conditions du droit aux prestations selon les directives de la Commission de la caisse;

5. la gestion du compte témoin selon la loi fédérale du 25 juin 1982 sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP)⁴ et l’établissement des décomptes avec le Fonds de garantie LPP;

6. l’établissement, au début de l’année, de certificats d’assurance individuels pour chaque personne assurée active;

7. l’établissement, une fois par an, de certificats individuels de rente et de confirmations de rente;

8. le traitement courant des mutations annoncées telles que: les admissions, les sorties, les rachats, les cas de prévoyance (y compris la déclaration à l’Administration fédérale des contributions), les déductions le cas échéant, de l’impôt à la source, des intérêts hypothécaires et autres déductions relatives à l’assurance militaire, le calcul et le versement de la prestation de sortie à partager en cas de divorce ainsi que le calcul et le paiement du versement anticipé dans le cadre de l’encouragement à la propriété du logement;

9. le traitement des modifications de salaire et du taux d’occupation annoncées selon le plan de prévoyance;

10. le traitement des demandes soumises dans le cadre de l’encouragement à la propriété du logement, y compris la correspondance avec les personnes assurées, le Registre foncier et l’Administration fédérale des contributions;

11. la gestion des comptes nécessaires, y compris le compte des cotisations porteur d’intérêts et, le cas échéant, les comptes pour les mesures spéciales, les réserves de cotisations ainsi que pour les fonds libres de la caisse de l’institution de prévoyance;

12. le calcul des cotisations selon le plan de prévoyance;

13. l’établissement du relevé annuel du capital-épargne ou de la réserve mathématique par employeur et par office;

14. la facturation périodique des cotisations par employeur et par office;

15. l’établissement des relevés mensuels des comptes de cotisations par employeur et par office;

16. l’exécution de procédures judiciaires concernant la caisse.

Le forfait annuel se monte à:

1. 250 francs par personne assurée active;

2. 125 francs par rentier, pour autant que le personnel actif de l’employeur soit également assuré à PUBLICA; et

3. 150 francs par rentier, si seul les rentiers de l’employeur sont assurés à PUBLICA.

Le forfait est perçu une seule fois, même si la personne concernée est assurée dans le cadre de plusieurs plans de prévoyance.

Les prestations spéciales sont facturées au coût réel; sont considérées comme prestations spéciales:

1. la correction des cotisations en raison de la communication erronée ou tardive des salaires par l’employeur;

2. les cours de formation à l’intention du service du personnel de l’employeur;

3. l’établissement de décomptes complexes et les recherches nécessitant beaucoup de temps;

4. les contacts extraordinaires avec les autorités;

5. les travaux générés par la sortie d’un employeur;

6. la recherche de documents égarés par l’employeur et les redressements en résultant;

7. les prestations particulières dépassant le cadre d’un traitement habituel en matière de demandes de versement anticipé ou de mise en gage pour l’encouragement à la propriété du logement;

8. les autres prestations découlant d’une irrégularité dans la procédure d’annonce, de la transmission d’informations et de données erronées ou de la transmission tardive d’informations.

9. les autres démarches engagées pour répondre à des demandes spéciales de l’employeur.

Le tarif horaire suivant est applicable:

1. niveau direction: 250 francs;

2. cadres et personnel scientifique: 180 francs;

3. autres collaborateurs: 100 francs.

Les frais administratifs de PUBLICA sont mis à la charge des employeurs à la fin de chaque trimestre.

Les trois premières factures se rapportant aux personnes assurées actives sont établies sous forme d’acompte provisionnel fin mars, fin juin et fin septembre. Elles sont établies sur la base de l’effectif des personnes assurées actives au 1er janvier de l’année en cours. Le décompte final, effectué au 31 décembre, est calculé sur la base de l’effectif des personnes assurées actives au 1er janvier additionné de toutes les entrées de l’année.

Les frais administratifs relatifs aux rentiers sont calculés sur la base de l’effectif des rentiers au 1er janvier de l’année en cours. La facture est établie en quatre tranches égales à fin mars, fin juin, fin septembre et fin décembre.

Les frais administratifs à la charge des personnes assurées volontaires font l’objet d’une facture annuelle le 1er janvier.

Les frais, au sens de l’art.⁴, al. 1, let. g, causés par les personnes assurées actives sont directement mis à leur charge.

Les factures sont payables dans les dix jours à compter de la date de valeur. Passé ce délai, le débiteur est mis en demeure.

Les employeurs s’engagent à payer les cotisations servant au financement des prestations d’assurance dans les dix jours à compter de la date de valeur de la facture.

Les divergences éventuelles doivent être communiquées sans délai à PUBLICA. Le cas échéant, les corrections sont répercutées sur la facture du mois suivant.

Passé le délai de paiement, l’employeur est mis en demeure.

Les cotisations des personnes assurées volontaires sont facturées à la fin de chaque trimestre. Elles sont payables dans les dix jours à compter de la date de valeur.

Les relevés de compte des employeurs au sens de l’art.³, al. 1, let. o, sont réputés approuvés s’ils ne sont pas contestés dans le délai de 30 jours après leur réception.

L’approbation tacite s’applique à toutes les rubriques du relevé de compte.

Lorsqu’un employeur quitte PUBLICA, il doit assurer le transfert de ses rentiers vers une nouvelle institution de prévoyance.

Exceptionnellement, dans l’intérêt des rentiers et en accord avec PUBLICA, une autre solution peut être arrêtée. La Commission de la caisse est compétente.

Lorsqu’un employeur, ou une partie importante de l’effectif des personnes assurées actives et des rentiers d’un employeur quitte PUBLICA, l’autorité de surveillance, sur demande de la Commission de la caisse, décide si les conditions sont remplies pour une liquidation partielle.

La Commission de la caisse est compétente pour l’exécution de la procédure de liquidation partielle; l’autorité de surveillance adopte le plan de répartition.

Si un employeur est soumis à une liquidation partielle sans quitter PUBLICA, cette procédure est applicable par analogie.

Si les conditions sont remplies pour une liquidation partielle, les montants suivants sont versés en faveur de l’effectif sortant:

1. les prestations de sortie des personnes assurées actives;

2. la réserve mathématique des rentiers calculée sur les bases actuarielles de PUBLICA;

3. les réserves et provisions en faveur de l’effectif sortant selon le dernier bilan;

4. la part des fonds libres de PUBLICA qui lui revient.

Les fonds libres de PUBLICA correspondent au montant obtenu après les déductions énumérées ci-après sur l’ensemble de la fortune de PUBLICA, laquelle est calculée selon les principes de l’art.⁹ de l’ordonnance du 3 octobre 1994 sur le libre passage⁵; ces déductions sont:

1. les prestations de sortie de toutes les personnes assurées actives de PUBLICA;

2. la réserve mathématique pour toutes les rentes en cours (y compris les consolidations éventuelles) des personnes assurées à PUBLICA;

3. les réserves et provisions appartenant à chacun des employeurs affiliés;

4. un tiers des réserves fluctuantes au sens de l’art. 25 de la loi sur la CFP;

5. la moitié des provisions pour les risques de décès et d’invalidité.

La part des fonds libres à attribuer à l’employeur sortant est définie en fonction du rapport entre le total des prestations de sortie des personnes assurées actives additionné de la réserve mathématique des rentiers de l’employeur sortant, et le total de toutes les prestations de sortie additionné de la réserve mathématique globale de PUBLICA.

L’employeur qui quitte PUBLICA pour des raisons de liquidation partielle après y avoir été affilié au moins dix années pleines a droit à une part des fonds libres correspondant à la clé de répartition selon l’art.¹¹, al. 2.

Pour une durée d’affiliation de moins de dix ans, la part de fonds libres visée à l’al.¹ se réduit d’un dixième par année manquante, pleine ou incomplète.

Sur demande de la Commission de la caisse et après avoir pris connaissance du rapport de l’expert en matière de prévoyance professionnelle, l’autorité de surveillance décide s’il y a lieu de renoncer, pour cause d’insignifiance, à l’octroi d’une part des fonds libres.

Le découvert technique éventuel d’un employeur démissionnaire peut être déduit de la part calculée, dans la limite admise par l’art. 23, al. 3, de la loi du 17 décembre 1993 sur le libre passage⁶.

En l’absence de décision contraire de la Commission de la caisse, les décomptes sont effectués sur la base du compte annuel de l’exercice précédent.

Lorsqu’un employeur au sens de l’art.³, let. a, de la loi sur la CFP change de statut et devient employeur au sens de l’art.³, let. c ou d de cette loi, la réserve mathématique liée ainsi qu’une part proportionnelle des éventuelles réserves spécifiques et provisions sont transférées, à la date du changement de statut, de la caisse de prévoyance actuelle vers la nouvelle institution.

Ce changement de statut ne donne pas droit à une part de l’ensemble des réserves ou des fonds libres de PUBLICA.

Lorsqu’un employeur, au sens de l’art.³, let. c ou d, de la loi sur la CFP, change de statut et devient employeur au sens de l’art.³, let. a, de cette loi, les conséquences sont réglées par consentement mutuel entre la Commission de la caisse et l’employeur concerné; les al. 1 et 2 sont applicables par analogie.

Un nombre suffisant d’exemplaires des dispositions légales concernant PUBLICA (loi sur la CFP et dispositions d’exécution) est remis sous forme imprimée à tous les employeurs et à leur service du personnel. Des exemplaires supplémentaires sont distribués contre paiement.

Les employeurs sont responsables de transmettre à leur personnel assuré actif toutes les informations importantes relatives au droit de la prévoyance. Les employeurs s’engagent envers PUBLICA à mettre à disposition un personnel suffisamment formé.

Les employeurs ont l’obligation de transmettre immédiatement et intégralement toutes les informations reçues de PUBLICA à l’intention des personnes assurées actives.

La responsabilité de PUBLICA n’est engagée que pour les documents et les informations établis et délivrés par ses propres soins.

La transmission d’informations aux rentiers ainsi qu’aux personnes assurées volontaires incombe à PUBLICA.

Les employeurs et PUBLICA échangent, par voie électronique, les données indispensables concernant la prévoyance professionnelle en faveur des personnes assurées et des rentiers. Toutes les données transmises par les employeurs doivent être livrées conformément aux instructions techniques de PUBLICA.

En collaboration avec les employeurs, PUBLICA définit en cours d’année le plan de production de l’année suivante. Afin d’assurer le bon déroulement du traitement mensuel des interfaces, PUBLICA et les employeurs s’engagent à désigner des interlocuteurs responsables.

PUBLICA et les employeurs sont tenus d’annoncer, avec préavis de trois mois, toutes les modifications organisationnelles concernant les interfaces; un préavis de six mois est requis pour de nouvelles interfaces. Dans tous les cas, l’avis de PUBLICA demeure réservé pour ce qui relève de la définition technique des interfaces.

Les employeurs doivent annoncer à PUBLICA, dès qu’ils en ont connaissance, toute modification concernant leur personnel (entrées et sorties, décès, changements de nom et d’état civil) ainsi que toutes autres modifications qui ont, ou qui pourraient avoir une incidence sur les conditions d’assurance (p. ex. cas d’invalidité). Ces informations doivent être transmises gratuitement et de manière exhaustive; elles doivent être livrées dans le format défini et sur le support électronique prévu par PUBLICA.

Les employeurs répondent des dommages causés à PUBLICA en cas d’information erronée ou tardive et remboursent les dépenses supplémentaires en découlant. Cette clause vaut notamment pour les mutations dont la date de valeur est rétroactive.

PUBLICA renonce au remboursement de prestations au sens de l’art. 64, al. 2 OCFP¹ et de l’art. 58, al. 2 OCFP², lorsque les dépenses reconnues par la loi fédérale du 19 mars 1965 sur les prestations complémentaires à l’assurance-vieillesse, survivants et invalidité¹¹ sont supérieures au revenu déterminant. En cas d’invalidité partielle, c’est le revenu d’une activité lucrative réellement perçu qui est pris en compte.

O du 25 avril 2001 relative à l’assurance dans le plan complémentaire de la caisse fédérale de pensions, OCFP² (RS 172.222.034.2).

PUBLICA renonce également au remboursement lorsque les frais engendrés sont excessifs par rapport au montant concerné.

La Commission de la caisse décide s’il y a lieu de renoncer à un remboursement.

PUBLICA offre aux employeurs la possibilité de constituer des réserves de cotisations en vue de financer des prestations extraordinaires qui leur sont spécifiques. Les employeurs, en accord avec PUBLICA, établissent la réglementation nécessaire concernant l’utilisation de ces fonds à des fins de prévoyance.

La Commission de la caisse décide de l’éventuel paiement d’un intérêt sur cette réserve.

Sous réserve de l’al.², les présents statuts entrent en vigueur le 1er octobre 2001.

Les art. 1, al. 2 et 17 et 18, entrent en vigueur le 1er janvier 2002.