Ordonnance
sur le système d’information du service civil

La présente ordonnance règle le traitement de données dans le cadre de l’exécution du service civil par les autorités et par les tiers auxquels des compétences d’exécution ont été déléguées en vertu de l’art. 79, al. 2, LSC (chargés d’exécution).

L’Office fédéral du service civil (CIVI)² est responsable du développement et de l’exploitation du système d’information automatisé du service civil (système E-ZIVI).

Il peut faire appel à d’autres services fédéraux ou à des prestataires privés pour le développement technique et l’exploitation du système.

Le système E-ZIVI sert à faciliter l’exécution du service civil, à savoir:

1. l’exécution de la procédure d’admission au service civil;

2. l’exécution de la procédure de reconnaissance des établissements d’affectation;

3. la préparation, l’exécution, l’administration, le contrôle et l’évaluation des périodes d’affectation;

4. ³l’exécution d’inspections et de contrôles d’efficacité dans les établissements d’affectation et l’encadrement de ces derniers;

5. ⁴la préparation, l’exécution, le financement, l’administration, le contrôle et l’évaluation des journées d’introduction destinées aux personnes demandant à être admises au service civil et des cours de formation destinés aux personnes astreintes au service civil;

6. l’exécution des procédures disciplinaires et le traitement des demandes en dommages-intérêts;

7. le traitement des demandes de conseil déposées par les personnes astreintes au service civil;

8. le prélèvement des contributions auprès des établissements d’affectation et l’octroi d’aides financières à ces établissements;

9. la participation à la procédure de recours;

10. la comptabilité relative aux débiteurs et aux créanciers;

11. les tâches de documentation;

12. l’établissement des statistiques;

13. l’authentification des utilisateurs d’un extranet.

Les données de base et les possibilités d’affectation des établissements d’affectation reconnus peuvent être rendues accessibles à tout un chacun sur le site du CIVI, pour autant que les établissements d’affectation concernés l’aient accepté.

Le système E-ZIVI comprend les sous-systèmes suivants:

1. le système de gestion (SG);

2. le système clients (SC);

3. le système d’analyse décisionnelle (SAD).

Il contient des données sur:

1. les personnes demandant à être admises au service civil et les personnes astreintes au service civil;

2. les institutions demandant à être reconnues en tant qu’établissement d’affectation et les établissements d’affectation reconnus;

3. ⁵les établissements de formation et les enseignants;

4. ⁶les périodes d’affectation, les journées d’introduction et les cours de formation;

5. les procédures disciplinaires et les procédures de recours;

6. les résultats des inspections et des contrôles d’efficacité.

Le SAD contient des données sur les indicateurs relatifs aux processus et aux dossiers; ces données servent au suivi des prestations et à la conduite et l’optimisation des procédures du CIVI.

Le CIVI et les chargés d’exécution ont accès aux données du SG dans le cadre de leurs tâches légales.

Les autorités compétentes ont accès en ligne aux données du SC dans le cadre de leurs tâches légales.

Les données du SC relatives aux personnes demandant à être admises au service civil, aux personnes astreintes au service civil, aux institutions demandant leur reconnaissance et aux établissements d’affectation reconnus ne peuvent être consultées que si la personne, l’institution ou l’établissement concerné a donné son accord.

Les droits de consultation et de traitement individuels sont réglés en annexe.

Le CIVI communique des données personnelles aux organes et personnes suivants dans les buts mentionnés ci-après:

1. aux CFF, en vue de la facturation des trajets en transports publics effectués par les personnes en service;

2. ⁸aux autorités suisses et éventuellement à d’autres institutions spécialisées, en vue de garantir la sécurité de la personne astreinte lors d’affectations à l’étranger, de l’examen des demandes de reconnaissance d’établissements d’affectation souhaitant proposer des affectations à l’étranger ou dans le domaine de l’agriculture et de l’examen des demandes d’aide financière d’établissements d’affectation;

3. aux personnes astreintes au service civil et aux établissements d’affectation, en vue de la préparation des périodes d’affectation au moyen du SC;

4. aux employeurs des personnes en service, en vue de constater l’impossibilité de résilier le contrat de travail pendant les délais de protection prévus à l’art. 336c, al. 1, let. a, du code des obligations⁹;

5. aux caisses-maladie, en vue de la suspension de l’obligation de s’assurer pour les personnes astreintes au service civil;

6. à l’opérateur de sa boutique en ligne, en vue de l’administration des effets d’équipement destinés à identifier les personnes astreintes au service civil;

7. à l’Office fédéral des constructions et de la logistique, en vue de l’exécution de mandats d’impression;

8. à l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication, en vue d’envois en nombre par voie électronique;

9. aux établissements hôteliers, en vue de la réservation des nuitées des personnes astreintes au service civil;

10. ¹⁰aux services spécialisés désignés par le CIVI, en vue des examens médicaux et des mesures préventives en prévision d’affectations à l’étranger;

11. ¹¹aux institutions mandatées par les établissements d’affectation pour mener des tests d’aptitude en prévision d’affectations à l’étranger;

12. ¹²aux prestataires de services spécialisés dans les évaluations, en vue de mener auprès des personnes demandant à être admises au service civil, des personnes astreintes au service civil, des établissements d’affectation et des enseignants des enquêtes visant à évaluer les journées d’introduction, les cours de formation et les périodes d’affectation.

Le CIVI exerce la surveillance:

1. sur le traitement des données personnelles au sens de la présente ordonnance;

2. sur le respect de la protection et de la sécurité des données par les particuliers et les institutions privées qui sont parties au système E-ZIVI.

Il coordonne ses activités avec les autorités de la Confédération parties au système E-ZIVI et avec les particuliers et les institutions privées auxquels il fait appel.

Il octroie les droits individuels de traitement des données pour le système E-ZIVI.

Les autorités parties au système E-ZIVI veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.

Les particuliers et les institutions privées auxquels des tâches d’exécution ont été confiées veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.

Les autorités, les particuliers et les institutions privées s’assurent que les données personnelles qu’ils ont saisies dans les sous-systèmes visés à l’art. 5, al. 1, ou communiquées aux services compétents soient complètes, correctes et à jour.

La sécurité des données est régie par les dispositions suivantes:

1. ¹³les art. 1 à 6 de l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données¹⁴;

2. ¹⁵l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques¹⁶;

3. ¹⁷…¹⁸

Les autorités, les particuliers et les institutions privées autorisées en vertu de l’art. 7 prennent les mesures organisationnelles et techniques requises, conformément au droit de la protection des données, afin de protéger les données personnelles contre toute perte ou tout vol et contre tout traitement ou consultation non autorisés.

Le CIVI édicte un règlement de traitement qui contient les dispositions requises sur les mesures organisationnelles, les mesures de sécurité et le contrôle du traitement des données.

Tout traitement de données figurant dans le système E-ZIVI est consigné dans un procès-verbal de journalisation. Celui-ci est conservé durant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.¹⁹

Sont conservées pendant cinq ans:

1. les données relatives aux personnes astreintes au service civil, à compter de la date à laquelle l’astreinte au service civil prend fin;

2. les données relatives aux établissements d’affectation, à compter de la date à laquelle ils cessent d’être reconnus;

3. les données relatives aux établissements de formation, à compter de la fin de l’année civile du dernier cours de formation.

Le CIVI communique à l’Office fédéral de la statistique les données dont celui-ci a besoin pour accomplir ses tâches.

La Confédération finance le développement et l’exploitation du système E-ZIVI, ainsi que le raccordement et l’exploitation des lignes de données jusqu’aux services et personnes raccordés directement au SG ou au SAD.

Les services et personnes raccordés directement au système E-ZIVI prennent en charge les frais d’acquisition et d’exploitation de leurs appareils et du logiciel dont ils ont besoin Le CIVI fixe les conditions auxquelles ces appareils et le logiciel doivent répondre.

L’ordonnance du 30 juin 2004 sur le système d’information du service civil²² est abrogée.

Le système d’information ZIVI+ est mis hors service dans un délai de neuf mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.

Ses données sont transférées dans le système E‑ZIVI dans un délai de neuf mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.

Les données du système d’information ZIVI+ relatives aux personnes ayant été astreintes au travail ne sont pas transférées. Elles doivent être transmises aux Archives fédérales ou détruites dans les neuf mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.

Si, après l’entrée en vigueur de la présente ordonnance, le système d’information ZIVI+ doit être maintenu ou remis en fonction en vue de surmonter de graves perturbations techniques ou organisationnelles, l’ordonnance du 30 juin 2004 sur le système d’information du service civil²³ demeure applicable pendant neuf mois au plus à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.

La présente ordonnance entre en vigueur le 15 septembre 2014.