235.26
Ordonnance
sur le système d’information Plato
(Ordonnance Plato)
Préambule
Le Conseil fédéral suisse,
vu l’art. 29 de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères1,
vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)2,3
arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet
La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information Plato (Plato) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).
Art. 2 Finalité du système d’information
Plato permet au DFAE de remplir ses tâches, à savoir celles assumées par la Division Sécurité humaine (DSH) de la Direction politique et par le Domaine Aide humanitaire et Corps suisse d’aide humanitaire (Domaine AH/CSA) de la Direction du développement et de la coopération (DDC), en application de la loi fédérale du 19 décembre 2003 sur des mesures de promotion civile de la paix et de renforcement des droits de l’homme4 ainsi que de l’ordonnance du 11 mai 1988 concernant le Corps suisse d’aide humanitaire5. Il sert en particulier:
à la gestion et à l’administration des membres du Pool d’experts pour la promotion civile de la paix de la DSH et du CSA;
au recrutement d’experts pour les pools d’experts;
à la planification et à la gestion des missions;
à l’établissement de contrats de travail;
à l’administration des formations initiales et continues des experts;
à la logistique du matériel d’intervention;
à l’établissement de statistiques.
Art. 3 Responsabilités
Plato relève de la responsabilité de la DSH et du Domaine AH/CSA.
Art. 4 Structure
Plato est constitué d’une interface utilisateur et des bases de données indépendantes les unes des autres énumérées ci-après:
base de données concernant les membres du Pool d’experts pour la promotion civile de la paix;
base de données pour les membres du CSA.
Section 2 Traitement des données
Art. 5 Données traitées
Plato contient des données relatives aux personnes visées à l’art. 2 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères.
Les données traitées dans le système sont spécifiées dans l’annexe.
Art. 6 Provenance des données et droits de traitement
Les données sont saisies par la DSH, la Division Personnel du DFAE et le Domaine AH/CSA. Ces unités disposent de tous les droits de traitement pour l’ensemble des données qu’elles gèrent.
Le Groupe spécialisé Sauvetage CSA du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS) dispose d’un droit de lecture des données relatives à ses membres qui sont des experts du CSA.
L’unité Informatique du DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Tous les droits de traitement s’exercent par le biais d’une procédure d’accès en ligne.
Art. 7 Communication de données
Des données relatives à des experts déployés en mission peuvent être communiquées au Centre de gestion des crises du DFAE et à la Direction consulaire afin de permettre à ces unités de s’acquitter de leurs missions dans le cadre de la gestion de crises et d’incidents de sécurité ainsi que de la préparation aux crises.
Art. 8 Destruction de données
Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard dix ans après que les personnes concernées ont atteint l’âge de septante ans.
Les données relatives à des personnes dont la candidature a été rejetée sont détruites au plus tard trois mois après la clôture de la procédure de candidature.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Art. 9 Classement de documents
Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système peuvent être enregistrés dans Plato.
Section 3 Exploitation et droits d’accès
Art. 10 Exploitation technique et administration du système
L’unité Informatique du DFAE est responsable de l’exploitation technique de Plato.
L’administrateur système est rattaché à l’unité Informatique du DFAE. Il gère le système informatique, les bases de données et les applications.
Une personne responsable de l’application est rattachée à la DSH et une autre au Domaine AH/CSA. Ces personnes servent d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs.
Art. 11 Attribution des droits d’accès
Les personnes responsables de l’application attribuent les droits d’accès individuels aux utilisateurs de Plato.
Elles vérifient chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.
Section 4 Sécurité des données
Art. 12 Devoirs de diligence
La DSH et le Domaine AH/CSA veillent à ce que les données soient traitées dans Plato conformément aux prescriptions en vigueur.
Ils s’assurent que les données saisies sont exactes, complètes et à jour.
Art. 13 Règlement relatif au traitement des données
La DSH et le Domaine AH/CSA édictent un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.
Art. 14 Journalisation
Les accès à Plato et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.6
Section 5 Entrée en vigueur
Art. 15
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er novembre 2020.
(art. 5, al. 2)
Données personnelles saisies dans Plato
I. Indications relatives à la personne
Nom(s)
Prénom(s)
Date de naissance/âge
État civil
Sexe
Lieu de naissance
Lieu d’origine
Nationalité(s) avec le code ISO
Adresse(s) (rue, NPA, localité)
Pays (nom, code postal, code ISO, indicatif téléphonique)
Type d’adresse
Numéro(s) de téléphone
Adresse électronique
Formule de civilité
Titre
Communication
Type de communication
Langue de correspondance
Compétences linguistiques
Diplômes et certificats de langues
Numéro AVS au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants7
Numéro personnel
Indications relatives aux documents officiels (date et lieu de dépôt)
Profession et formation
Activité actuelle
Expérience dans le domaine humanitaire
Grade militaire
Grade dans la police
Statut (actif/passif) avec date et emplois précédents
Statut au sein du DDPS
Catégorie AH/CSA
Missions AH/CSA (hormis mandat/centrale DDC)
Nombre de missions AH/CSA (hormis mandat/centrale DDC)
dont missions effectuées dans le cadre de l’Équipe d’intervention rapide (EIR) ou de la Chaîne suisse de sauvetage (CSS)
Membre de l’EIR et fonction
Priorité EIR
Membre de la CSS et fonction
Priorité CSS
Instance compétente
Échelon de conduite
Entreprise
Expérience (type de missions)
Disponibilité pour des missions et restrictions en matière d’affectation
Réserve en matière d’affectation
Justification de la réserve en matière d’affectation
Groupe de travail spécialisé et position
Fonction dans le groupe spécialisé et position
Indications relatives aux missions effectuées pour des tiers (entreprise, organisation, description de l’activité, durée)
Besoins de formation continue
Indications relatives aux cours (nom du cours, type de cours, lieu, type de participants, statut de participation)
II. Indications relatives au passeport
Type de passeport
Pays
Numéro du passeport
Durée de validité
Lieu de délivrance
Date de délivrance
Remise
Restitution
Dépôt du passeport
III. Indications relatives au recrutement
Date de l’entretien
Candidature complète
Journée de recrutement
Attestation médicale d’aptitude
Date de l’extrait du casier judiciaire
Contrôle de sécurité relatif aux personnes (date limite de validité)
Confirmation d’admission
Permis de conduire (catégorie, date, remarques)
IV. Indications relatives à l’entreprise
Nom
Adresse(s) (rue, localité, pays)
Type d’adresse
Communication
Type de communication
V. Indications relatives à la personne de référence
Nom(s)
Prénom(s)
Nature de la relation
Priorité
Participation à une mission en famille
Adresse(s) (rue, NPA, localité)
Pays (nom, code postal, code ISO, indicatif téléphonique)
Type d’adresse
Communication
Type de communication
VI. Indications relatives à la mission et au contrat
Mission (désignation, type, sous-type, forme, durée, jours, lieu, AH/CSA, organisation, fonction, groupe spécialisé, pays, continent)
Contrat (type, durée, numéro, base légale)
Mission planifiée (type, statut)
Mission en famille
Classification
Chargé de programme
Taux d’occupation
Police civile (CIVPOL)
Niveau de contrôle de sécurité relatif aux personnes
Organisme d’envoi et organisme d’accueil
Superviseur
Statut relatif à la sélection
Grade dans la police
Compétence en matière de sécurité
Statut de candidature
Matériel/bagages
Unité d’organisation/Division/Section
Actuellement en mission pour l’AH/le CSA
Renseignements relatifs au voyage (date, heure)
Voyage compris
Congé non payé (du/au, nombre de jours)
Jours de vacances (nombre)
Subordination hiérarchique
Secteur du personnel
Indications relatives au salaire (classe de salaire, montant, versements, financement, type de frais de voyage de service, etc.)
Nombre de vols pour les vacances
Jours supplémentaires
Indemnités et allocations