Ordonnance
sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique
(OAAE)

La présente ordonnance règle, dans le domaine du droit privé et de la mensuration officielle, les exigences techniques ainsi que la procédure relatives à:⁵

1. l’établissement des actes authentiques électroniques, y compris les extraits, attestations et certificats électroniques officiels tirés des registres publics;

2. la légalisation électronique de copies et de signatures;

3. la légalisation de copies sur papier de documents électroniques.

Elle vise à garantir que les actes authentiques électroniques offrent autant de sécurité que les actes authentiques sur papier et à permettre leur échange entre différents systèmes informatiques.

Au sens de la présente ordonnance, on entend par:

1. officier public: une personne à laquelle le droit fédéral ou le droit cantonal octroie officiellement la compétence d’établir des actes authentiques électroniques ou de procéder à une légalisation électronique, soit

   1. un notaire indépendant,

   2. un notaire de fonction,

   3. un collaborateur d’une autorité du registre foncier, du registre du commerce ou de l’état civil,

   4. ⁶un ingénieur géomètre inscrit au registre des géomètres, habilité par le canton en vertu de l’art. 46a, al. 1, de l’ordonnance du 18 novembre 1992 sur la mensuration officielle⁷;

2. confirmation d’admission: une preuve électronique que la personne qui établit un acte authentique électronique ou procède à une légalisation électronique dispose de la compétence de le faire au moment de cet établissement;

3. formule de verbalisation: formule par laquelle l’officier public verbalise ce qu’il constate lors de l’établissement d’un acte authentique électronique et d’une légalisation électronique.

4. certificat: certificat numérique d’un fournisseur de services de certification reconnu conformément à la loi fédérale du 18 mars 2016 sur la signature électronique (SCSE)⁸.

Les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques établis conformément à la présente ordonnance sont équivalents à ceux dressés sur un support papier.

Ils peuvent être utilisés dans les opérations avec toutes les autorités qui ont introduit la possibilité de communiquer et de conduire des transactions par voie électronique.

Si un acte authentique électronique ou une légalisation électronique est destiné à une utilisation à l’étranger, il peut être établi en dérogation à la présente ordonnance et en conformité avec les exigences en vigueur dans ce pays, pour autant que leur respect garantisse une sécurité comparable, en particulier en matière d’intégrité et d’authenticité.

Le registre suisse des officiers publics (RegOP) délivre des confirmations d’admission pour l’établissement d’actes authentiques électroniques ainsi que de légalisations électroniques et rend public sur Internet les données sur les officiers publics qui y sont inscrits.

Il est exploité par l’Office fédéral de la justice (OFJ).

Peuvent être inscrits dans le RegOP:

1. les officiers publics;

2. les collaborateurs des autorités habilitées à tenir les données des personnes inscrites.

Les autorités compétentes inscrivent dans le RegOP les officiers publics habilités à établir des actes authentiques électroniques ou à procéder à une légalisation électronique.

Chaque personne doit être inscrite avec sa fonction et l’organisation dont elle relève. Plusieurs fonctions et organisations peuvent être saisies par personne.

Les officiers publics sont inscrits dans le RegOP avec les données suivantes:

1. les noms et les prénoms tels qu’ils résultent du passeport ou de la carte d’identité;

2. la date de naissance;

3. la nationalité;

4. la désignation de la profession ou de la fonction conformément au droit déterminant ainsi que la désignation du canton ou de l’autorité fédérale concerné;

5. le numéro d’identification des entreprises (IDE) en application de la loi fédérale du 18 juin 2010 sur le numéro d’identification des entreprises (LIDE)⁹ et, le cas échéant, le numéro cantonal utilisé par l’officier public;

6. l’adresse de l’étude ou de l’office conformément à l’inscription dans le registre IDE (art. 6 LIDE);

7. la date d’octroi de la compétence officielle;

8. le cas échéant, la date d’extinction de la compétence officielle;

9. pour la vérification des signatures et l’authentification de l’officier public par le RegOP:

   1. si des certificats numériques permanents ont été ou sont utilisés: lesdits certificats,

   2. si des certificats à usage unique ont été ou sont utilisés: les numéros de série permanents ou d’autres éléments de ces certificats qui permettent une identification univoque de l’officier public ainsi que les données sur le mécanisme d’authentification utilisé.

Tout renouvellement de l’habilitation d’un officier public déjà habilité une première fois donne lieu à une nouvelle inscription dans le RegOP. Les inscriptions qui n’ont plus d’effets juridiques sont maintenues et marquées comme telles.

La responsabilité des données relatives aux personnes inscrites nommées par une autorité cantonale incombe au canton concerné.

La responsabilité des données relatives aux personnes inscrites nommées par une autorité fédérale incombe à cette dernière.

L’officier public fournit au RegOP les données nécessaires à la vérification des signatures et à l’authentification de l’officier public prévues à l’art. 7, al. 1, let. i.

Les données peuvent être inscrites par le biais du masque de saisie du RegOP ou, avec l’autorisation de l’OFJ, livrées au RegOP en provenance d’autres systèmes par l’intermédiaire d’une interface. La procédure d’autorisation obéit à l’art. 20.

L’autorité compétente du canton ou de la Confédération veille à ce que les données soient en tout temps actuelles.

Les données du RegOP sont accessibles publiquement dans le RegOP, hormis:

1. les données prévues à l’art. 7, al. 1, let. b et c, qui ne sont pas publiques;

2. les données en provenance d’autres systèmes conformément à l’art. 8, al. 4, qui ne sont pas accessibles publiquement dans le RegOP; le RegOP publie un renvoi au système d’origine si les données y sont accessibles.

Pour établir un acte authentique électronique ou procéder à une légalisation électronique conformément aux art. 11 à 16, l’officier public procède de la manière suivante:

1. il établit le document électronique;

2. il ajoute au document la formule de verbalisation correspondante sur une page à part (page de verbalisation);

3. il enregistre le document dans un format électronique reconnu;

4. il signe le document au moyen d’une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié au sens de la SCSE¹⁰;

5. il obtient en ligne la confirmation d’admission auprès du RegOP et l’insère sur la page de verbalisation; la confirmation d’admission se réfère uniquement au document concerné signé par l’officier public.

La confirmation d’admission contient:

1. de manière visible:

   1. les armoiries de la Confédération suisse et, s’il s’agit d’un officier public cantonal, l’écusson cantonal,

   2. la désignation du canton ou de l’autorité fédérale qui octroie la compétence,

   3. les noms et les prénoms de l’officier public tels qu’ils résultent de l’inscription dans le RegOP,

   4. l’IDE,

   5. la désignation de la profession ou de la fonction de l’officier public,

   6. la description de la compétence octroyée à l’officier public par le droit déterminant d’établir des actes authentiques électroniques et de procéder à une légalisation électronique;

2. un cachet électronique réglementé avec horodatage électronique qualifié conformément à l’art. 2, let. d, SCSE.

En cas de dérangement technique, une autre signature électronique avancée d’un fournisseur de services de certification reconnu conformément à la SCSE peut être utilisée pour la confirmation d’admission au lieu d’un cachet électronique réglementé.¹¹

Les cantons peuvent prévoir que soient insérés, sur la page de verbalisation, des éléments complémentaires tels qu’un cachet électronique réglementé avec horodatage électronique qualifié conformément à l’art. 2, let. d, SCSE ainsi que d’autres éléments visibles ou invisibles. Ces éléments complémentaires n’affectent pas, sur le plan du droit fédéral, la validité des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques.

Les requêtes de confirmations d’admission en ligne entre le système informatique utilisé par l’officier public et le RegOP peuvent être transmises par des tiers. Ceux-ci ont besoin d’une autorisation de l’OFJ (art. 20).

Le Département fédéral de justice et police (DFJP) fixe, dans une ordonnance, les formats électroniques reconnus, règle les exigences techniques et organisationnelles ainsi que les propriétés de la confirmation d’admission.

L’officier public dresse l’original de l’acte authentique sur un support papier.

Il établit une expédition électronique:

1. en numérisant totalement ou partiellement l’original avec ses annexes éventuelles, et

2. en apposant sur la page de verbalisation la formule constatant que le document est fidèlement conforme à l’original ou à des parties correspondantes de celui-ci.

Il peut joindre à la formule de verbalisation d’autres données, telles qu’un destinataire ou le numéro d’ordre continu de l’expédition.

L’officier public établit un acte authentique électronique tiré d’un registre public:

1. en numérisant le document correspondant ou en établissant le document électronique directement tiré du registre, et

2. en apposant sur la page de verbalisation la formule constatant qu’il s’agit d’un extrait officiel, d’une confirmation ou d’une attestation tirés du registre public correspondant.

L’officier public légalise une copie électronique d’un document sur papier:

1. en numérisant celui-ci totalement ou partiellement, et

2. en joignant au document électronique la formule de verbalisation constatant que celui-ci est conforme au document sur papier ou à des parties correspondantes de celui-ci.

L’officier public légalise une copie électronique d’un document électronique:

1. en transférant le document existant entièrement ou partiellement dans un nouveau document électronique, et

2. en ajoutant au nouveau document la formule de verbalisation constatant que celui-ci est conforme au document électronique ou à des parties correspondantes de celui-ci.

Si le document produit est signé électroniquement, l’officier public examine, en utilisant les instruments techniques appropriés, la signature en ce qui concerne:

1. l’intégrité du document;

2. l’identité du signataire;

3. la validité et la qualité de la signature, y compris ses attributs éventuels;

4. le moment de la signature et la présence d’un horodatage électronique qualifié sur le document, conformément à l’art. 2, let. j, SCSE¹².

Il constate le résultat de l’examen ainsi que d’éventuels attributs contenus dans la signature dans la formule de verbalisation.

L’officier public légalise électroniquement une signature autographe ou un paraphe sur un document sur papier:

1. en numérisant ledit document dans son intégralité ou partiellement, y compris la signature ou le paraphe, et

2. en joignant au document électronique la formule de verbalisation prévue par le droit déterminant pour les légalisations.

L’officier public légalise de manière électronique une signature électronique en joignant au document électronique la formule de verbalisation constatant que la signature électronique:

1. a été apposée en sa présence par le signataire, ou

2. a été reconnue par le signataire comme étant une signature électronique qu’il a lui-même insérée.

L’officier public légalise un tirage imprimé d’un document électronique en joignant au tirage imprimé la formule de verbalisation constatant que celui-ci est conforme au document électronique produit ou à des parties correspondantes de celui-ci.

Si le document produit est signé électroniquement, l’officier public examine la signature conformément à l’art. 14, al. 2.

Il constate le résultat de l’examen ainsi que d’éventuels attributs contenus dans la signature dans la formule de verbalisation.

Il date et signe le tirage imprimé muni de la formule de verbalisation prévue par le droit déterminant.

L’OFJ met à disposition un programme ou des parties de programme qui comprennent les fonctions de programme en lien avec la vérification ainsi que l’obtention et l’insertion des confirmations d’admission.¹³

La Confédération met publiquement à disposition un système de validation pour la vérification des éléments techniques:

1. des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques prévus à l’art. 10, al. 1, let. d et al. 2, let. b;

2. des documents signés électroniquement conformément aux art. 14, al. 2, et 17, al. 2.

Les offices du registre foncier, du registre du commerce et de l’état civil vérifient, au moyen de ce système de validation, les actes authentiques électroniques ainsi que les légalisations électroniques qui leur parviennent.

Le DFJP règle l’objet de la vérification des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques effectuée par le système de validation.

L’OFJ rend une décision s’agissant des demandes:

1. des autorités compétentes du canton ou de la Confédération les autorisant à livrer au RegOP des données concernant les officiers publics provenant d’autres systèmes au moyen de l’interface prévue à l’art. 8, al. 4;

2. de tiers les autorisant à transmettre en ligne les requêtes de confirmations d’admission, conformément à l’art. 10, al. 4.

Le DFJP règle les détails, en particulier:

1. les exigences techniques à remplir pour la demande correspondante;

2. les données à transmettre avec la demande correspondante.

L’OFJ retire l’autorisation lorsqu’il constate que les conditions de celle-ci ne sont plus remplies.

Pour la délivrance de la confirmation d’admission, l’OFJ perçoit un émolument s’élevant à 2 francs par document.

Pour la procédure d’autorisation prévue à l’art. 20, il perçoit une taxe en fonction du temps consacré. Le tarif horaire s’élève à 250 francs.

Dans la mesure où la présente ordonnance ne prévoit pas de règle particulière, les dispositions prévues par l’ordonnance générale du 8 septembre 2004 sur les émoluments¹⁴ sont applicables.

L’OFJ facture chaque année les émoluments aux officiers publics ou à l’autorité compétente en vertu du droit déterminant.

Demeurent réservées les conventions contraires entre l’OFJ et le canton ou le service compétent en vertu du droit déterminant.

Si l’officier public est débiteur d’émoluments et que, malgré une sommation, il est en retard dans le paiement, l’OFJ peut ordonner que l’autorité compétente du canton ou de la Confédération révoque les effets juridiques de l’inscription prévue à l’art. 7.

Il n’est perçu aucun émolument pour la délivrance de confirmations d’admission lorsque les collaborateurs des autorités du registre du commerce, de l’état civil et du registre foncier légalisent des copies électroniques de réquisitions, de pièces justificatives et d’autres documents sous forme papier ou électronique:

1. à des fins de conservation, ou

2. à des fins de collaboration avec d’autres autorités.

L’abrogation et la modification du droit en vigueur sont réglées en annexe.

Le DFJP règle le moyen par lequel les offices du registre du commerce et les offices du registre foncier examinent la validité des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques établis entre le 1^er août 2013 et le 31 décembre 2013.

En dérogation aux art. 10 et 13, les règles suivantes peuvent être appliquées à l’établissement d’une copie électronique légalisée d’un document sur papier à des fins de conservation jusqu’au 31 décembre 2022:

1. les copies électroniques issues de la numérisation des documents sur papier doivent être munies d’une signature électronique qualifiée au sens de l’art. 2, let. e et j, SCSE¹⁶.

2. les certificats qualifiés utilisés par les offices du registre du commerce pour les légalisations doivent contenir les éléments suivants:

   1. les noms et les prénoms ainsi que la désignation de la fonction officielle du titulaire du certificat,

   2. la désignation de l’office du registre du commerce et le nom du canton.

3. les certificats qualifiés contenant un pseudonyme ne peuvent pas être utilisés;

4. une formule de verbalisation doit être apposée sur la copie légalisée constatant que le document est conforme au document sur papier ou à des parties correspondantes de celui-ci.

Un fournisseur de services de certification reconnu ne peut délivrer de certificat en application de l’al. 1, let. b, que si le canton a confirmé la fonction officielle du titulaire du certificat et la désignation de l’office du registre du commerce.

L’Office fédéral du registre du commerce au sein de l’OFJ peut édicter des dispositions d’exécution dans une directive.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er février 2018.