Ordonnance
sur les finances de la Confédération
(OFC)

Au moyen de la planification financière, le Conseil fédéral gère les besoins financiers à moyen terme ainsi que les charges. La planification tient compte de l’évolution de la conjoncture économique et indique comment les besoins financiers pourront être couverts par les revenus présumés.

La planification financière doit:

1. être étroitement liée à la planification des tâches et prestations;

2. créer les conditions propres à permettre l’établissement de budgets conformes aux exigences du frein à l’endettement et tenir compte des objectifs budgétaires de l’Assemblée fédérale;

3. montrer, selon un ordre de priorité, comment les tâches de l’État peuvent être financées.

Elle tient compte en particulier des conséquences financières présumées:

1. des actes, des arrêtés financiers et des engagements ayant force exécutoire;

2. des actes adoptés par l’Assemblée fédérale mais n’ayant pas encore force exécutoire;

3. des projets d’acte adoptés par le premier conseil;

4. des projets d’acte soumis à un des conseils par une commission parlementaire;

5. des messages du Conseil fédéral à l’Assemblée fédérale.

Les projets soumis à consultation ne sont pris en compte dans la planification financière que si leur portée financière peut être évaluée.

Le plan financier de la législature présente:

1. l’évolution financière présumée au cours de la législature;

2. les perspectives financières à moyen terme ainsi que les priorités du Conseil fédéral à moyen terme en matière de politique fiscale et de politique des dépenses;

3. les perspectives financières à long terme ainsi que des scénarios de développement pour certains domaines.

La présentation de l’évolution financière au cours de la législature comprend notamment, pour chaque domaine de tâches, des indications concernant:

1. les objectifs à atteindre et les stratégies à suivre;

2. les besoins de financement;

3. les réformes prévues pendant la législature et les conséquences financières qui en découlent.

Les scénarios de développement présentés pour certains domaines couvrent également les années suivant la législature et sont établis sur la base de l’évolution à long terme des finances des trois niveaux institutionnels et des assurances sociales.

La Chancellerie fédérale et l’Administration fédérale des finances (Administration des finances) assurent conjointement la coordination par objet et par échéance du programme de la législature et du plan financier de la législature (art. 146, al. 4, LParl¹⁴).

En règle générale, le Conseil fédéral soumet à l’Assemblée fédérale les arrêtés financiers pluriannuels et périodiques de grande portée au plus tard six mois après l’adoption du message sur le programme de la législature.

Dans le plan intégré des tâches et des finances (PITF) annuel, sont applicables par analogie les dispositions suivantes concernant:

1. l’établissement et les principes du budget (art. 18 et 19);

2. l’évaluation et l’examen des demandes relatives au budget (art. 21 et 22);

3. les enveloppes budgétaires, les groupes de prestations et les crédits ponctuels (art. 27a à 27c).

Le Conseil fédéral édicte des directives relatives aux art. 4 à 6.

Des plafonds des dépenses sont approuvés soit en vertu d’un message ad hoc à l’appui d’un arrêté fédéral spécial, soit dans le cadre du budget ou de ses suppléments.

En l’absence de dispositions découlant d’actes spéciaux, l’Administration des finances décide, après avoir entendu l’unité administrative et le département concernés, si les conditions sont remplies pour fixer un plafond des dépenses et sous quelle forme celui-ci doit être demandé.

Le crédit d’engagement autorise à engager, pour un projet unique ou un groupe de projets similaires, des dépenses jusqu’à concurrence du plafond autorisé.

Le crédit additionnel complète un crédit d’engagement jugé insuffisant.

Le transfert de crédit est le pouvoir conféré expressément au Conseil fédéral, par voie d’arrêté fédéral simple, de modifier la répartition des crédits d’engagement.

Il n’est pas requis de crédit d’engagement:

1. lorsque dans le cas d’espèce les coûts totaux sont inférieurs à dix millions de francs:

   1. ¹⁸pour la conclusion de contrats de location d’immeubles de longue durée,

   1. 1bis. ¹⁹pour la conclusion de contrats de droit de superficie,

   2. pour l’acquisition de biens d’équipement excepté dans la branche de la construction et de l’immobilier,

   3. pour l’acquisition de prestations de service;

2. pour l’engagement d’employés.

Les demandes de crédit des unités administratives doivent satisfaire aux exigences suivantes:

1. elles doivent présenter une évaluation rigoureuse des engagements requis;

2. elles doivent décrire, s’il existe de grandes causes d’incertitude, les mesures de correction et de gestion permettant de faire face à d’éventuels besoins financiers supplémentaires;

3. elles doivent prévoir, au besoin, des réserves raisonnables et indiquées expressément.

Les crédits d’engagement sont autorisés soit en vertu d’un message à l’appui d’un arrêté fédéral spécial, soit dans le cadre du budget ou de ses suppléments.

Les demandes de crédits d’engagement pour des biens-fonds ou des constructions se fondent sur l’ordonnance de l’Assemblée fédérale du 18 juin 2004 concernant la soumission des demandes de crédits d’engagement destinés à l’acquisition de biens-fonds ou à des constructions²⁰.

En l’absence de dispositions découlant d’actes spéciaux, l’Administration des finances décide, après avoir entendu l’unité administrative et le département concernés, sous quelle forme le crédit d’engagement doit être demandé.

À moins que l’acte portant ouverture du crédit ne déclare expressément le Conseil fédéral compétent, les départements décident des montants à débloquer sur les crédits d’engagement selon l’art. 24 LFC. Les départements peuvent déléguer cette compétence aux services qui leur sont subordonnés.

Lorsqu’elle contrôle l’utilisation d’un crédit d’engagement, l’unité administrative établit:²²

1. le solde du crédit;

2. l’état des dépenses engagées, mais non encore liquidées, et leurs échéances probables;

3. ²³les charges et les dépenses d’investissement occasionnées;

4. les crédits requis pour l’achèvement du projet.

Au terme du projet, l’unité administrative liquide le crédit et en rend compte dans le Compte d’État.

Les crédits d’engagement sont saisis dans le système de comptabilité de l’unité administrative.

Les crédits additionnels sont sollicités sans retard, c’est-à-dire avant que les dépenses ne soient engagées, dans la mesure où ils ne servent pas à compenser le renchérissement ou des fluctuations des taux de change.

Ils sont en règle générale autorisés selon la même procédure que le crédit d’engagement initial.

Le Conseil fédéral fixe chaque année les objectifs budgétaires et édicte les directives régissant l’établissement du budget. Il informe les commissions des finances des Chambres fédérales.

Les objectifs annuels doivent au minimum:

1. garantir que les exigences du frein à l’endettement pourront être respectées (art. 13 à 18 LFC);

2. tenir compte des objectifs budgétaires de l’Assemblée fédérale.

L’Administration des finances édicte, conjointement avec l’Office fédéral du personnel (OFPER) et le secteur Transformation numérique et gouvernance de l’informatique de la Chancellerie fédérale (secteur TNI²⁵), des instructions techniques relatives à la procédure applicable aux demandes budgétaires.²⁶

Le budget et ses suppléments sont établis selon les principes suivants:

1. le produit brut: les charges sont inscrites au budget séparément des revenus et les dépenses d’investissement séparément des recettes d’investissement, sans aucune compensation, chacun d’entre eux y figurant pour son montant intégral. L’Administration des finances peut, en accord avec le Contrôle des finances, accorder des dérogations dans les cas d’espèce;

2. l’universalité: l’ensemble des charges, des revenus, des dépenses d’investissement et des recettes d’investissement prévus sont portés au budget. Ils ne peuvent être comptabilisés directement sur des provisions ou des financements spéciaux;

3. l’annualité: l’exercice budgétaire coïncide avec l’année civile. Les crédits inutilisés expirent à la fin de l’exercice budgétaire;

4. ²⁷la spécialité: les crédits ouverts ne peuvent être affectés qu’aux dépenses pour lesquelles ils ont été autorisés (art. 57, al. 2 LFC).

Si plusieurs unités administratives participent au financement d’un projet, il importe de désigner une unité responsable. Celle-ci est chargée de présenter le budget global.

L’Administration des finances décide de la structure des crédits dans le projet de message après avoir consulté le département responsable.²⁸

Les principes régissant l’établissement des comptes (art. 54) s’appliquent par analogie.²⁹

Le crédit budgétaire autorise l’unité administrative, aux fins indiquées et dans les limites du montant autorisé, à effectuer, durant l’exercice budgétaire, des dépenses courantes et à inscrire au débit des charges sans incidences financières.³⁰

Le crédit supplémentaire est un crédit budgétaire autorisé ultérieurement au vote du budget.

Le crédit de programme est un crédit budgétaire dont l’affectation n’est définie qu’en termes généraux; il est notamment destiné à assurer l’exécution d’engagements nombreux, à financer l’acquisition de matériel par les services centraux d’achat ou à faciliter la gestion des crédits.³¹

La cession de crédit est l’attribution à certaines unités administratives, par le Conseil fédéral ou un service désigné par lui, de crédits partiels à faire valoir sur un crédit de programme.³²

Le transfert de crédit correspond à l’autorisation, donnée expressément au Conseil fédéral par le biais des décisions concernant le budget et ses suppléments, d’augmenter un crédit budgétaire aux dépens d’un autre.

Le dépassement de crédit est l’utilisation d’un crédit budgétaire ou d’un crédit supplémentaire au-delà du montant autorisé par l’Assemblée fédérale.

Le report de crédit permet au Conseil fédéral de reporter à l’année suivante des crédits budgétaires ouverts par l’Assemblée fédérale qui n’ont pas été entièrement utilisés.³³

Les demandes des unités administratives doivent satisfaire aux exigences suivantes:

1. elles doivent présenter une évaluation rigoureuse des charges et des dépenses d’investissement présumées ainsi que des revenus et des recettes d’investissement;

2. elles doivent justifier la nécessité et l’étendue du crédit demandé ainsi que les éventuels écarts par rapport à l’exercice précédent ou au plan financier;

3. elles doivent indiquer les bases de calcul et les causes d’incertitude;

4. elles doivent consigner l’ensemble des charges et des dépenses d’investissement attendues lorsque des projets s’étendent au-delà de l’exercice budgétaire.

Les demandes relatives aux enveloppes budgétaires et aux crédits ponctuels contiennent les informations prévues par les art. 27b et 27d.³⁴

L’Administration des finances, le secteur TNI et l’OFPER vérifient si les demandes budgétaires des unités administratives sont conformes aux principes mentionnés à l’art. 12, al. 4, LFC, ainsi qu’aux directives et exigences au sens des art. 18 et 21.³⁵

Ils s’emploient à éliminer les divergences autant que possible directement avec les unités administratives, en tenant compte de l’avis des départements. Si des divergences subsistent, le Conseil fédéral statue à leur endroit.

L’établissement du budget est régi par les bases légales en vigueur au moment de l’adoption du projet de budget par le Conseil fédéral.

Les crédits qui sont destinés à couvrir des charges ou des dépenses d’investissement, mais ne disposent pas de base légale au moment de l’établissement du budget, sont indiqués dans le message concernant le budget dans une liste ad hoc en tant que crédits bloqués.

Le Conseil fédéral soumet les demandes de crédits supplémentaires à l’Assemblée fédérale lors de la session d’été (premier supplément) ou de la session d’hiver (second supplément).

Avec l’assentiment préalable de la Délégation des finances, le Conseil fédéral autorise les charges et les dépenses d’investissement urgentes sous la forme de crédits provisoires, sous réserve de l’art. 36, al. 1, LFC.³⁶

Un crédit provisoire n’est ouvert que si la décision concernant des charges ou des dépenses d’investissement ne peut être ajournée jusqu’à l’approbation d’un crédit supplémentaire.

Les reports de crédits sont en règle générale décidés par le Conseil fédéral lors de l’adoption des messages sur les deux suppléments budgétaires.

Le Conseil fédéral reprend telles quelles les demandes de l’Assemblée fédérale, des tribunaux fédéraux, du Contrôle des finances, du Ministère public de la Confédération, de l’Autorité de surveillance du Ministère public de la Confédération et du PFPDT portant sur le report de crédits approuvés avec leurs budgets.³⁸

Si la rallonge nécessaire est supérieure à l’éventuel solde non utilisé de l’exercice précédent, il y a lieu de solliciter un crédit supplémentaire pour la totalité du montant.

Le solde non utilisé reporté peut être affecté l’année suivante uniquement au projet auquel il était destiné.

Lorsqu’un crédit budgétaire ne suffit pas à financer une charge ou une dépense d’investissement inéluctable, l’unité administrative sollicite sans tarder un crédit supplémentaire, un report de crédit ou un dépassement de crédit.

Si la rallonge nécessaire est supérieure au dépassement de crédit autorisé selon l’art. 36, al. 2, LFC, il y a lieu de solliciter un crédit supplémentaire pour la totalité du montant.³⁹

Le crédit est dûment justifié dans la demande, laquelle expose en outre les principales bases de calcul (prix, quantité, cours de change, etc.). La demande indique pourquoi:

1. la charge ou la dépense d’investissement ne pouvait être prévue à temps;

2. tout retard entraînerait de graves inconvénients;

3. le paiement ne saurait être ajourné jusqu’au prochain budget.

En cas de demande de crédit provisoire, l’urgence doit être dûment attestée.⁴⁰

Lors de la clôture des comptes, les unités administratives doivent justifier les dépassements de crédits fondés sur l’art. 36 LFC.⁴¹

Les demandes sont adressées à l’Administration des finances.

Ne sont pas inclus dans les enveloppes budgétaires:

1. les revenus fiscaux et les revenus de patentes et concessions;

2. les charges et revenus financiers, lorsqu’ils dépassent un seuil défini;

3. les recettes et les dépenses extraordinaires au sens des art. 13, al. 2 et 15 LFC.

L’Administration des finances définit le seuil prévu à l’al. 1, let. b. Dans d’autres cas, elle peut exclure de l’enveloppe budgétaire d’autres postes ou déroger aux dispositions de l’al. 1.

Les dépenses et les recettes d’investissement sont présentées dans des enveloppes budgétaires distinctes si les dépenses d’investissement dépassent régulièrement 20 % du montant de l’enveloppe budgétaire ou la somme de 50 millions de francs.

Pour chaque groupe de prestations sont fixés:

1. le mandat de base;

2. les parts dans l’enveloppe budgétaire;

3. les objectifs ainsi que, en règle générale, les indicateurs et les valeurs cible;

4. d’autres informations, notamment des chiffres-clés et des indicateurs.

Sont notamment réputés projets ou mesures importants au sens de l’art. 30a, al. 5, LFC:

1. les projets de durée déterminée, si leur inscription dans l’enveloppe budgétaire restreint le principe de la permanence;

2. les dépenses d’armement;

3. les besoins en ressources des domaines administratifs pour lesquels le pilotage par les objectifs, les indicateurs et les valeurs cible prévus à l’art. 27b, let. c, ne convient pas.

Les exposés des motifs des enveloppes budgétaires et des crédits ponctuels présentent les principaux facteurs déterminant le montant des crédits demandés et commentent les écarts importants par rapport au budget de l’année en cours et au compte de l’année précédente.

Sont présentés dans les exposés des motifs des enveloppes budgétaires:

1. les charges de personnel;

2. l’ensemble des charges de biens et services et des charges d’exploitation ainsi que les parts des charges de biens et services liées à l’informatique et des charges de conseil externe;

3. les autres charges de fonctionnement;

4. les dépenses d’investissement;

5. le nombre d’équivalents plein temps.

Pour chaque groupe de prestations, les éléments prévus par l’art. 27b sont indiqués.

Les exposés des motifs des enveloppes budgétaires et des crédits ponctuels présentent les écarts par rapport au budget et les écarts déterminants par rapport aux valeurs du compte précédent.

La constitution, le montant ainsi que l’utilisation et la dissolution des réserves font l’objet d’une présentation distincte.

Sont indiqués en particulier pour chaque groupe de prestations:

1. les éléments prévus à l’art. 27b, let. a à c;

2. le degré d’atteinte des objectifs en matière de prestations et d’efficacité;

3. le nombre d’équivalents plein temps;

4. les charges de conseil externe;

5. les charges de biens et services liées à l’informatique.

Si les objectifs, les indicateurs ou les valeurs cible ainsi que le cadre financier arrêtés par les Chambres fédérales dans le cadre des enveloppes budgétaires n’ont pas été respectés, le Conseil fédéral justifie les écarts dans le message concernant le compte d’État.

Pour la constitution de réserves, les départements soumettent au Conseil fédéral, en accord avec l’Administration des finances, une demande à l’intention de l’Assemblée fédérale.

Les améliorations de l’efficience et les revenus supplémentaires nets qui permettent de constituer des réserves générales doivent être pris en compte de manière appropriée dans le budget et le plan financier suivants.

En règle générale, le montant des réserves ne dépasse pas 10 % des charges annuelles de la Confédération liées au domaine propre des unités administratives.

Si les réserves dépassent cette limite au cours de deux années successives, le Département fédéral des finances (département des finances) présente au Conseil fédéral un plan de dissolution des réserves.

Les réserves affectées ne peuvent être utilisées que pour le projet pour lequel elles ont été constituées. Le solde des réserves affectées non utilisé à l’issue du projet est annulé.

Les réserves générales peuvent être utilisées pour financer les projets et les mesures qui doivent être particulièrement encouragés en vertu du budget, du plan financier et de la convention de prestations ou qui font parties des tâches entrant dans le cadre du mandat de base de l’office concerné.

L’Administration des finances édicte des directives complémentaires concernant les art. 27a à 27h. Elle édicte les directives concernant les art. 27d et 27e en accord avec l’OFPER et le secteur TNI.

Les principes suivants régissent la tenue des comptes:

1. l’universalité: toutes les opérations financières et tous les éléments comptables doivent être enregistrés intégralement et par période;

2. la véracité: les écritures comptables doivent correspondre aux faits et doivent être effectuées selon les directives de l’Administration des finances (art. 32, al. 2);

3. la ponctualité: la comptabilité doit être tenue à jour et les mouvements de fonds doivent être enregistrés chaque jour. Les opérations doivent être consignées par ordre chronologique;

4. la traçabilité: les opérations doivent être enregistrées de manière claire et compréhensible. Les corrections doivent être marquées comme telles et les écritures comptables doivent être attestées par des pièces justificatives.

Les principes régissant l’établissement des comptes (art. 54) sont applicables par analogie.

La comptabilisation doit avoir lieu:

1. pour les livraisons de marchandises et les prestations de service: pendant la période comptable où la marchandise est livrée ou la prestation fournie;

2. ⁴⁴…

3. ⁴⁵pour les impôts: pendant la période comptable où naît l’obligation;

4. pour les subventions: pendant la période comptable où naît l’obligation de verser la subvention.

Le remboursement de charges ou de dépenses d’investissement remontant aux exercices antérieurs est comptabilisé par les unités administratives comme revenu ou comme recette d’investissement. L’Administration des finances peut, dans des cas justifiés, autoriser la compensation dans le crédit correspondant.

Les unités administratives conservent les livres et les pièces comptables pendant dix ans. Ce délai court à compter de la fin de l’exercice. Les obligations de conservation prévues dans des lois spéciales sont réservées.

Les livres et les pièces comptables sont conservés sur support électronique. Le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent doit être garanti, et leur lecture doit rester possible en toutes circonstances.

Les unités administratives sont responsables de la tenue régulière des comptes dans leur domaine de compétence.

L’Administration des finances publie des directives relatives à l’aménagement matériel, organisationnel et technique de la gestion financière et de la comptabilité des unités administratives. Par ses directives, elle fait en sorte que les processus financiers soient standardisés.

La délégation de la tenue des comptes à une autre unité requiert une réglementation écrite fixant l’étendue des prestations, les compétences, les responsabilités et les aspects liés à la sécurité.

La structure du plan comptable de la Confédération (plan comptable général) se conforme dans les grandes lignes à l’aperçu général présenté dans l’annexe 1. L’Administration des finances en fixe les détails selon les impératifs de la gestion financière.

Les unités administratives tiennent un inventaire comptable et un inventaire matériel et les tiennent à jour.

L’inventaire comptable indique les immobilisations et les stocks inscrits à l’actif, tandis que l’inventaire matériel contient les immobilisations et les stocks non inscrits à l’actif.⁴⁷

Un inventaire matériel est en règle générale tenu pour les collections et les objets d’art.

Les unités administratives contrôlent chaque année les stocks et consignent les lieux où ils sont entreposés.

L’inventaire matériel et l’inventaire comptable des biens immobiliers indiquent tous les immeubles, constructions et installations (y compris les droits distincts et permanents sur des immeubles, les mines, les parts de copropriété d’un immeuble, les constructions mobilières et les installations militaires).

Le système de contrôle interne comprend des mesures réglementaires, organisationnelles et techniques.

L’Administration des finances édicte les directives nécessaires en accord avec le Contrôle des finances et après consultation des départements.

Les directeurs des unités administratives sont responsables de l’introduction, de l’utilisation et du pilotage d’un système de contrôle interne approprié dans leur domaine de compétence.⁴⁸

L’approbation de pièces comptables et l’autorisation de paiements requièrent deux signatures. L’Administration fédérale des finances (AFF) peut, en accord avec le Contrôle des finances, autoriser des dérogations.

La personne qui approuve des pièces comptables et autorise des paiements atteste ce faisant leur exactitude.

La compétence d’autoriser des paiements peut être déléguée à un centre de services de l’administration fédérale.

L’approbation et l’autorisation données par voie électronique sont assimilées à la signature manuscrite si les conditions suivantes sont réunies:

1. l’identification, l’authentification et l’autorisation des personnes qui délivrent les approbations ou les autorisations sont garanties;

2. la traçabilité de l’approbation ou de l’autorisation est assurée;

3. l’intégrité des données relatives aux pièces comptables et des processus d’approbation et d’autorisation documentés est assurée.

Les directeurs des unités administratives sont responsables de l’application des règles prévues dans le présent article et dans les directives de AFF. Cette application doit correspondre à l’attribution des tâches et des compétences de l’unité administrative.

Les directeurs signent avec les responsables des finances les comptes annuels de leur unité administrative, qui comprennent le compte de résultats et le bilan, et les transmettent à l’Administration des finances et au Contrôle des finances.

Le chef du Département fédéral des finances (Département des finances) et le directeur de l’Administration des finances confirment au Contrôle des finances que le compte annuel de la Confédération a été établi et clôturé conformément aux dispositions légales et qu’il fournit une présentation conforme à la réalité de l’état de la fortune, des finances et des revenus.

Une comptabilité analytique est tenue:

1. sous la forme de variante de base assortie d’exigences minimales par les unités administratives qui accomplissent principalement des tâches législatives, sont gérées par des mandats politiques et qui ne disposent que d’une autonomie restreinte sur le plan de l’exploitation;

2. sous la forme de comptabilité analytique simple assortie d’exigences moyennes par les unités administratives qui disposent d’une certaine autonomie sur le plan de l’exploitation et décident dans une large mesure elles-mêmes la manière dont elles fournissent les prestations fixées; la plupart des prestations doivent pouvoir être clairement définies, délimitées et mesurées;

3. sous la forme de comptabilité analytique étendue assortie d’exigences élevées par les unités administratives qui disposent d’une grande autonomie sur le plan de l’exploitation ou fournissent pour une large part des prestations commerciales et qui sont gérées principalement par le biais des prestations et des recettes.

Les départements déterminent en accord avec l’Administration des finances le type de comptabilité analytique que les unités administratives doivent tenir. Le Conseil fédéral décide en cas de désaccord.

L’Administration des finances peut autoriser une imputation des prestations avec incidence sur les crédits convenue entre des unités administratives, si les prestations:

1. représentent des montants importants;

2. peuvent être attribuées à un bénéficiaire de prestations et être influencées par ce dernier;

3. ont un caractère commercial.

Elle fixe dans un catalogue les prestations pouvant être imputées.

La prestation est calculée selon la méthode des coûts complets. Si elle est fournie à des tiers contre rémunération, le même prix s’applique lors de l’imputation interne des prestations. Les coûts liés à l’utilisation des bâtiments sont calculés en règle générale aux conditions du marché.⁵²

L’AFF peut accorder des dérogations au calcul fondé sur les coûts complets durant le lancement de la prestation, si l’unité administrative fournissant la prestation démontre que celle-ci permettra de réaliser des économies de gamme ou d’échelle. L’AFF règle les détails dans des directives.⁵³

Les offices fédéraux ci-après traitent, sur papier et dans un ou plusieurs systèmes d’information, les données personnelles nécessaires aux fins suivantes:

1. l’Administration des finances: pour l’exécution du processus de soutien en matière de finances;

2. l’Office fédéral des constructions et de la logistique: pour l’exécution des processus de soutien en matière de marchés publics, d’immobilier et de logistique;

3. l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication: pour l’exécution des processus de gestion de la relation client dans le cadre de la fourniture de prestations informatiques.⁵⁵

Le traitement des données personnelles sert à exécuter les tâches assignées par la présente ordonnance, par l’ordonnance du 24 octobre 2012 sur l’organisation des marchés publics de l’administration fédérale⁵⁶, par l’ordonnance du 5 décembre 2008 concernant la gestion de l’immobilier et la logistique de la Confédération⁵⁷ et par l’ordonnance du 17 février 2010 sur l’organisation du Département fédéral des finances⁵⁸, en particulier:⁵⁹

1. l’établissement du compte d’État et la gestion des finances de la Confédération;

2. la tenue de la comptabilité et l’exécution des opérations de paiement et de l’encaissement;

3. la gestion immobilière;

4. l’approvisionnement de base en produits standards et en articles d’assortiment;

5. la diffusion de publications fédérales et d’imprimés;

6. le conditionnement et l’édition de données de la Confédération;

7. ⁶⁰l’exécution des processus de gestion de la relation client.

Si l’accomplissement des tâches l’exige, il est possible de traiter les données personnelles suivantes concernant des employés de l’administration fédérale et des tiers:

1. les coordonnées;

2. le rattachement organisationnel des employés de l’administration fédérale;

3. les informations sur les frais de personnel;

4. les informations sur la comptabilité, sur l’exécution des opérations de paiement et la facturation;

5. les informations sur la gestion immobilière;

6. les informations sur l’approvisionnement de base en produits standards et en articles d’assortiment;

7. les informations sur la diffusion de publications fédérales et d’imprimés;

8. les informations sur le conditionnement et l’édition de données de la Confédération;

9. ⁶¹les informations sur l’exécution des processus de gestion de la relation client.

Les données personnelles des employés de l’administration fédérale peuvent être extraites du système d’information pour la gestion des données du personnel (art. 27 de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération⁶²) ou de la base centralisée des identités (art. 13 de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération⁶³).⁶⁴

Toutes les unités administratives de la Confédération:

1. ont accès aux systèmes d’information pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige;

2. traitent dans leur domaine de compétence les données nécessaires aux processus de soutien.

L’Administration des finances, l’Office fédéral des constructions et de la logistique et l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication sont responsables dans leur domaine respectif de la sécurité des systèmes d’information.⁶⁵

Toutes les unités administratives de la Confédération sont responsables de la protection des données.

Les données personnelles sont conservées pendant dix ans.

Le délai de conservation court à compter de la dernière fois où les données ont été traitées.

À l’expiration du délai, les données sont proposées aux Archives fédérales.

Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

La communication des données personnelles prévue à l’art. 43 a lieu dans la mesure où celle-ci est requise pour l’exécution des opérations de paiement et de l’encaissement prévue par la présente ordonnance.

Au demeurant, la communication des données des employés de l’administration fédérale à d’autres systèmes d’information est soumise aux conditions énumérées à l’art. 34 de l’ordonnance du 22 novembre 2017 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération⁶⁶.⁶⁷

Abrogé

Le montant des sûretés en faveur de la Confédération doit correspondre au risque couru.

Les sûretés sont fournies sous forme:

1. de dépôts en espèces;

2. de cautionnements solidaires;

3. de garanties bancaires;

4. ⁶⁸de cédules hypothécaires et d’hypothèques;

5. de polices d’assurance sur la vie ayant une valeur de rachat;

6. d’obligations cotées, libellées en francs, de débiteurs suisses, ou d’obligations de caisse émises par des banques suisses.

L’Administration des finances peut autoriser d’autres formes de sûretés.

La demande de sûretés émane de l’unité administrative dont relève l’opération.

Les départements et la Chancellerie fédérale gèrent les risques dans leur domaine de compétence selon les directives du Conseil fédéral.

En principe, la Confédération assume le risque pour les dommages causés à son patrimoine et supporte les conséquences de son activité.

L’Administration des finances édicte des directives sur:

1. la conclusion de contrats d’assurance dans des cas particuliers;

2. la prise en charge contractuelle de la responsabilité civile pour les dommages à des tiers;

3. l’indemnisation volontaire pour des dommages matériels que des agents fédéraux subissent dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions;

4. ⁶⁹le règlement financier de dommages corporels, matériels et pécuniaires.

Elle coordonne l’établissement des rapports destinés au Conseil fédéral.

Lors de la préparation et de l’organisation de grandes manifestations dont la Confédération est responsable ou qu’elle finance en partie par des contributions, l’unité administrative compétente veille à disposer d’estimations fiables des coûts et des recettes, à avoir une vue d’ensemble du projet et à assurer un contrôle de gestion efficace.

Le Département des finances règle les détails dans des directives.

Les unités administratives peuvent conclure des contrats de leasing uniquement si cela est nécessaire pour une utilisation économique des moyens financiers.

L’Administration des finances règle les détails dans des directives.

Les normes comptables internationales du secteur public (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) nouvellement édictées ou modifiées doivent être mises en œuvre dans les délais prévus par le Conseil IPSAS (IPSAS-Board).

Leur mise en œuvre peut, à titre exceptionnel, être repoussée de deux ans au plus par l’AFF si les travaux préparatoires au sein de l’administration fédérale exigent davantage de temps ou s’il est indiqué de mettre en œuvre en même temps plusieurs modifications de normes IPSAS.

Les dérogations aux normes IPSAS sont motivées dans l’annexe au compte annuel. Si elles sont importantes, elles sont inscrites dans l’annexe 2 dans le cadre de la prochaine révision de la présente ordonnance, mais au plus tard deux ans après le délai prévu par le Conseil IPSAS.

Le Département des finances accepte ou refuse les libéralités (successions, legs ou donations) assorties de conditions strictes ou de lourdes charges.

S’agissant des libéralités qui ne ressortissent pas au Département des finances ou qui sont réglées par une autre loi, la décision appartient:

1. à l’Administration des finances, lorsqu’il s’agit d’espèces ou de titres;

2. à l’Office fédéral des constructions et de la logistique, lorsqu’il s’agit d’immeubles;

3. dans les autres cas, au département dont relève la libéralité en vertu des tâches qui sont les siennes; le département peut déléguer cette compétence aux services qui lui sont subordonnés.

Lorsqu’il s’agit d’une libéralité pure et simple ou que l’affectation prévue ne peut plus être réalisée, l’organe compétent statue sur l’utilisation des fonds.

L’Administration des finances assure la totalité des opérations de paiement de la Confédération. Elle peut accorder des dérogations.

…⁷⁹

Les unités administratives sont tenues de s’acquitter dans les délais de leurs obligations de paiement.

Les unités administratives sont autorisées à tenir leurs propres caisses si le bon fonctionnement du service le requiert. L’Administration des finances accorde les avances de caisse nécessaires.

L’encaisse est limitée au strict nécessaire. Toutes les disponibilités sont conservées en lieu sûr.

Les coffres-forts de la Confédération ne contiennent aucun bien privé; réserve est faite des biens déposés par des associations et des commissions du personnel de la Confédération ainsi que des biens confiés aux représentations suisses à l’étranger.

Les délais de paiement et les mises en demeure sont régis par l’art. 12, al. 2 à 4, de l’ordonnance générale du 8 septembre 2004 sur les émoluments⁸¹.

L’Administration des finances gère l’Office central d’encaissement qui est chargé de recouvrer les créances par la voie judiciaire et de réaliser les actes de défaut de biens. Elle peut autoriser d’autres unités administratives à accomplir ces tâches dans leur domaine.

Les tribunaux fédéraux assurent eux-mêmes l’encaissement dans leur domaine.

Lorsque la mise en demeure reste sans effet, l’unité administrative charge l’Office central d’encaissement de recouvrer la créance en lui remettant à cet effet l’ensemble du dossier.

L’Administration des finances décide de l’amortissement des créances irrécouvrables et des actes de défaut de biens.

Lorsque la Confédération fait l’objet de poursuites, les unités administratives prennent des mesures urgentes. Elles font notamment opposition. En accord avec l’Administration des finances, elles peuvent engager des poursuites en vue de recouvrer les créances de la Confédération.

Pour le reste, les mesures afférentes aux poursuites engagées en faveur de la Confédération ou contre elle incombent à l’Administration des finances.

L’Administration des finances assure les ressources de trésorerie de la Confédération.

Elle fixe les taux d’intérêt applicables aux fonds spéciaux et aux autres avoirs placés auprès de la Confédération, à moins qu’ils ne soient fixés par voie législative, réglementaire ou contractuelle. Elle tient compte, ce faisant, de l’état du marché ainsi que de la nature et de la durée des avoirs.

En règle générale, lorsqu’en raison d’un crédit d’engagement, des paiements doivent être effectués en une monnaie étrangère, l’Administration des finances assure les risques de change si:

1. la somme totale des paiements excède l’équivalent de 50 millions de francs;

2. une partie au moins des paiements est imputée aux décisions de crédit des années suivantes, et

3. le montant des paiements annuels est connu à l’avance ou peut être planifié.

Lorsque les paiements totalisent 20 à 50 millions de francs, l’unité administrative compétente décide de l’assurance selon le principe d’économie, en accord avec l’Administration des finances.

En règle générale, l’assurance est mise en place immédiatement après l’ouverture du crédit d’engagement par l’Assemblée fédérale.

L’Administration des finances règle les détails dans des directives.

Le titulaire peut encaisser auprès de l’Administration des finances les titres et coupons d’intérêts périmés d’emprunts fédéraux s’il a été empêché, sans qu’il en soit fautif, de sauvegarder ses droits dans les délais impartis.

Les titres et les coupons d’intérêts seront produits par le titulaire qui devra rendre vraisemblable sa qualité de propriétaire.

Les titres doivent être encaissés dans les vingt ans, les coupons d’intérêts dans les dix ans, qui suivent l’échéance.

Le Département des finances règle dans une ordonnance les principes applicables à l’activité commerciale de la Caisse d’épargne du personnel fédéral (CEPF), en particulier:

1. le genre et le volume de l’offre de prestations;

2. la gestion des avoirs en déshérence;

3. les principes applicables à la prise en charge des coûts.

L’Administration des finances fixe les conditions générales.

La CEPF peut gérer des comptes pour:

1. les employés de l’administration fédérale, des Services du Parlement et des tribunaux fédéraux;

2. les employés du Ministère public de la Confédération et du secrétariat de l’Autorité de surveillance du Ministère public de la Confédération;

3. les magistrats de la Confédération au sens de la loi fédérale du 6 octobre 1989 concernant les traitements et la prévoyance professionnelle des magistrats⁸⁵;

4. d’autres personnes proches de la Confédération;

5. les personnes qui perçoivent une rente ou une retraite de PUBLICA sur la base de l’une des relations avec la Confédération mentionnées aux let. a à d;

6. les personnes qui exercent une fonction de décideur au sein d’une autorité de surveillance fédérale dans le domaine des marchés financiers;

La CEPF ne gère pas de compte pour:

1. les travailleurs à domicile;

2. le personnel auxiliaire;

3. les personnes recrutées et employées à l’étranger;

4. les personnes en congé à long terme;

5. les personnes engagées pour une durée déterminée;

6. ⁸⁶les personnes domiciliées à l’étranger.

Les personnes visées à l’al. 2, let. d et f, restent autorisées à entretenir une relation de compte avec la CEPF si elles sont engagées selon le droit public et:

1. sont affectées à l’étranger par la Confédération;

2. sont en congé pour un engagement dans une organisation internationale, ou

3. sont en congé pour accompagner à l’étranger une personne visée à la let. a ou b.⁸⁷

Le département des finances précise le cercle des personnes pour lesquelles la CEPF peut gérer des comptes.

La CEPF résilie la relation de compte en particulier si une personne n’est plus autorisée à détenir un compte à la CEPF.

Elle peut résilier la relation de compte en particulier si une personne ne respecte pas ses obligations contractuelles à l’égard de la CEPF.

Si la relation de compte ne peut pas être résiliée, la CEPF applique l’art. 60b, al. 4, LFC.

Le Contrôle fédéral des finances est l’organe de révision externe.

La CEPF traite, sur papier et dans un système d’information, les données suivantes concernant ses clients:

1. les coordonnées;

2. le numéro d’identification non personnel;

3. le numéro de compte;

4. les informations requises pour l’exécution et le respect d’autres dispositions juridiques, y compris les données relatives aux procurations et aux ayants droit économiques;

5. les données relatives à toutes les prestations déjà acquises et en cours d’utilisation.

Pour éviter que des avoirs ne soient en déshérence la CEPF peut échanger des données personnelles avec les autorités chargées du contrôle des habitants.

Les données contenues dans le dossier d’un client sont conservées pendant dix ans après la fin de la relation de compte. Elles sont détruites à l’expiration du délai de conservation.

Dans le cadre de l’accord de trésorerie conclu, la trésorerie peut accorder des prêts et des avances aux unités administratives rattachées afin de garantir les liquidités.

Les prêts et avances sont pris en compte dans le patrimoine financier.

L’Administration des finances peut placer des fonds dans des créances portant sur un montant fixe, notamment sous forme d’avoirs bancaires, d’emprunts obligataires (y compris les emprunts assortis d’un droit de conversion ou d’option) ou de reconnaissances de dettes, que ces créances soient matérialisées par un titre ou non.

Les placements sous forme de fonds en obligations sont autorisés, pour autant qu’ils soient effectués dans des créances selon l’al. 1.

L’encaissement du produit des placements est du ressort exclusif de l’Administration des finances. Les unités administratives ne sont pas habilitées à utiliser le produit des placements pour couvrir des charges ou des dépenses d’investissement.