Ordonnance
sur le traitement des données dans le système d’information automatisé du service civil

La présente ordonnance règle le traitement, dans le système d’information automatisé du service civil, des catégories de données ci-après:

1. les données personnelles relatives aux personnes demandant à être admises au service civil;

2. les données personnelles relatives aux personnes astreintes au service civil;

3. les données personnelles relatives aux gérants d’exploitations agricoles;

4. les données relatives aux établissements d’affectation.

L’Office fédéral du service civil (CIVI) est responsable du traitement des données dans le système automatisé d’information du service civil.

Il peut faire appel à d’autres services fédéraux ou à des prestataires privés pour le développement technique et la gestion du système.

Le système d’information automatisé du service civil est constitué des bases de données «Ziviconnect» et «Business Intelligence System» (BIS).

Les catégories de données gérées dans Ziviconnect sont énumérées en annexe.

La base de données BIS contient:

1. des données anonymisées provenant de Ziviconnect;

2. des données anonymisées sur les indicateurs relatifs aux processus et aux dossiers; ces données servent au suivi des prestations ainsi qu’à la conduite et à l’optimisation des processus du CIVI.

Les services et organismes suivants peuvent être connectés en ligne à Ziviconnect aux fins mentionnées ci-après:

1. le service de gestion des identités et des accès de la Confédération, pour l’authentification des utilisateurs de Ziviconnect;

2. le système d’information sur le personnel de l’armée et de la protection civile, pour traiter les demandes d’admission au service civil des personnes astreintes au service militaire;

3. la base de données «Unique Personal Identifier Database» de la Centrale de compensation, pour vérifier l’identité des personnes ayant déposé une demande d’admission au service civil;

4. le système d’information de l’assurance militaire, pour le traitement des cas d’assurance des personnes astreintes au service civil;

5. le système de billetterie des Chemins de fer fédéraux suisses, pour l’achat de billets électroniques par le CIVI ainsi que par les personnes demandant à être admises au service civil et celles accomplissant leur service civil;

6. le logiciel SAP standard «S4/Hana» ainsi que le système de gestion des données de base de l’Administration fédérale des finances:

   1. pour la facturation des émoluments selon l’art. 111b de l’ordonnance du 11 septembre 1996 sur le service civil (OSCi)³ ainsi que des amendes selon l’art. 68 LSC,

   2. pour la facturation des contributions conformément à l’art. 46 LSC,

   3. pour l’octroi des aides financières prévues à l’art. 47 LSC;

7. ⁴le système d’information de la Centrale de compensation, par lequel les personnes qui effectuent un service peuvent faire valoir leur droit à l’indemnisation: pour l’exécution du régime des allocations pour perte de gain.

Le traitement des données sert à l’accomplissement des tâches suivantes:

1. l’exécution de la procédure d’admission au service civil;

2. l’exécution de la procédure de reconnaissance des établissements d’affectation;

3. le soutien des personnes astreintes au service civil dans la recherche de possibilités d’affectation et de cours de formation ainsi que dans la conclusion de conventions d’affectation avec des établissements reconnus;

4. la préparation, l’exécution, l’administration, le contrôle et l’évaluation des affectations;

5. l’exécution d’inspections et de contrôles d’efficacité dans les établissements d’affectation ainsi que la gestion des relations avec les établissements d’affectation;

6. la préparation, l’exécution, le financement, l’administration, le contrôle et l’évaluation des journées d’introduction destinées aux personnes demandant à être admises au service civil et des cours de formation destinés aux personnes astreintes au service civil;

7. l’exécution des procédures disciplinaires et le dépôt de plaintes pénales;

8. la recherche du lieu de séjour de personnes astreintes au service civil au moyen d’un signalement dans le système de recherches informatisées de police et la révocation une fois la recherche effectuée;

9. le traitement des demandes en dommages-intérêts conformément aux art. 52 à 61 LSC;

10. le conseil et l’assistance aux personnes astreintes au service civil (art. 26 LSC);

11. la tenue d’entrevues avec les établissements d’affectation (art. 62 LSC);

12. le prélèvement des contributions auprès des établissements d’affectation et l’octroi d’aides financières à ces établissements;

13. la participation aux procédures de recours devant le Tribunal administratif fédéral;

14. la comptabilité relative aux débiteurs et aux créanciers;

15. l’établissement de statistiques.

Le CIVI accorde un accès à Ziviconnect aux organes et personnes suivants dans les buts mentionnés ci-après:

1. aux organes fédéraux et cantonaux ainsi qu’aux particuliers contribuant à l’accomplissement des tâches prévues par la LSC, en vue d’accéder aux données personnelles aux fins énumérées à l’art. 5;

2. aux organes fédéraux et cantonaux raccordés à Ziviconnect en vertu de l’art. 80, al. 2, LSC, en vue d’accéder aux données personnelles sensibles au sens de l’art. 80, al. 1^bis, LSC, dans la mesure où un tel accès est nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches en vertu de la LSC;

3. aux personnes astreintes au service civil, en vue d’accéder aux données d’établissements d’affectation reconnus qui sont nécessaires à la recherche de possibilités d’affectation ainsi qu’à la conclusion de conventions d’affectation et à la préparation et à l’accomplissement des affectations;

4. aux établissements d’affectation reconnus qui utilisent Ziviconnect, en vue d’accéder aux données personnelles des personnes astreintes au service civil ayant posé leur candidature et convenu d’une affectation qui sont nécessaires à la conclusion d’une convention d’affectation ainsi qu’à la préparation et à l’exécution des affectations;

5. aux établissements d’affectation reconnus, en vue d’accéder aux données personnelles des personnes astreintes au service civil qui sont nécessaires à la conclusion d’une convention d’affectation, pour autant que ces dernières aient donné leur accord, dans le but de garantir l’utilité économique des affectations et de piloter les programmes prioritaires;

6. aux enseignants désignés par les établissements de formation, en vue d’accéder aux données personnelles des personnes astreintes au service civil qui sont nécessaires à la tenue des cours de formation;

7. aux organes cantonaux chargés de la taxe d’exemption de l’obligation de servir ainsi qu’à l’Administration fédérale des contributions, en vue d’accéder aux données personnelles nécessaires dans le contexte de l’exemption;

8. aux organes chargés des questions d’allocations pour perte de gain, en vue d’accéder aux données personnelles nécessaires à la détermination des ayants droits.

Le CIVI communique des données personnelles provenant de Ziviconnect aux organes et personnes suivants dans les buts mentionnés ci-après:

1. aux services visés à l’art. 80b, al. 1, let. a à m, LSC, en vue de l’exécution de leurs tâches;

2. aux communes de domicile, en vue de déterminer le domicile et le lieu de séjour des personnes astreintes au service civil;

3. aux autorités suisses et éventuellement à d’autres institutions spécialisées, en vue:

   1. de garantir la sécurité de la personne astreinte lors d’affectations à l’étranger,

   2. d’examiner les demandes de reconnaissance d’établissements d’affectation souhaitant proposer des affectations à l’étranger ou dans le domaine de l’agriculture,

   3. d’examiner les demandes d’aide financière d’établissements d’affectation;

4. aux employeurs des personnes accomplissant leur service civil, en vue de constater l’impossibilité de résilier le contrat de travail pendant les délais de protection prévus à l’art 336c, al. 1, let. a, du code des obligations⁵;

5. aux caisses-maladie, en vue de la suspension de l’obligation de s’assurer pour les personnes accomplissant leur service civil;

6. à l’opérateur de la boutique en ligne du CIVI, en vue de l’administration et de la remise des effets d’équipement destinés à identifier les personnes accomplissant leur service civil;

7. à l’Office fédéral des constructions et de la logistique, en vue de l’exécution de mandats d’impression;

8. à l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication, en vue d’envois en nombre;

9. aux établissements hôteliers et de restauration, en vue de la réservation des nuitées et des repas des personnes accomplissant leur service civil dans le cadre des cours de formation;

10. aux fournisseurs de plateformes électroniques désignés par le CIVI, en vue de dispenser des cours en ligne;

11. aux services spécialisés désignés par le CIVI, en vue de la réalisation d’examens médicaux et de la définition de mesures préventives en prévision d’affectations à l’étranger;

12. aux institutions mandatées pour mener des tests d’aptitude en prévision d’affectations à l’étranger, en vue de l’accomplissement de leurs tâches;

13. aux prestataires de services mandatés par le CIVI pour évaluer les journées d’introduction, les cours de formation et les affectations, en vue de mener des enquêtes auprès des personnes demandant à être admises au service civil, des personnes astreintes au service civil, des établissements d’affectation et des enseignants.

Le CIVI peut rendre accessibles au public les données de base et les possibilités d’affectation des établissements d’affectation reconnus.

Il peut également utiliser des services de communication informatisés à cette fin.

Le CIVI exerce la surveillance:

1. sur le traitement des données personnelles au sens de la présente ordonnance;

2. sur le respect de la protection et de la sécurité des données par les particuliers et les institutions privées qui traitent des données dans Ziviconnect.

Il coordonne ses activités avec les autorités de la Confédération, les particuliers et les institutions privées qui traitent des données dans Ziviconnect.

Il octroie les droits individuels de traitement des données pour Ziviconnect.

Les autorités, les particuliers et les institutions privées doivent garantir que les données personnelles qu’elles traitent dans Ziviconnect sont complètes, exactes et à jour.

Le CIVI édicte un règlement sur le traitement des données.

Les autorités, les particuliers et les institutions privées énumérées aux art. 4 et 6, al. 1, prennent les mesures organisationnelles et techniques requises afin de protéger les données personnelles contre toute perte ou tout vol et contre tout traitement ou consultation non autorisés.

Les données suivantes sont conservées cinq ans:

1. les données relatives aux personnes astreintes au service civil, à compter de la date à laquelle l’astreinte prend fin;

2. les données relatives aux établissements d’affectation, à compter de la date à laquelle ils cessent d’être reconnus;

3. les données relatives aux établissements de formation, à compter de la fin de l’année civile du dernier cours de formation.

Les données visées à l’al. 1, let. b, qui sont traitées à des fins ne se rapportant pas à des personnes, peuvent être conservées aussi longtemps que l’exige la finalité du traitement, pour autant que l’établissement d’affectation soit une personne morale.

À l’échéance de la durée de conservation, les données sont remises aux Archives fédérales, anonymisées ou détruites.

L’ordonnance du 20 août 2014 sur le système d’information du service civil⁶ est abrogée.

Le système d’information E-ZIVI est mis hors service au plus tard le 31 décembre 2025.

Les données personnelles du système d’information E-ZIVI sont transférées dans Ziviconnect au plus tard le 31 décembre 2025.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er décembre 2024.