Guide complémentaire Procédure avec annonce préalable

1 Terminologie, définitions, abréviations

1.1 Abréviations

AE Améliorations apportées par l’entreprise AMM Autorisation de mise sur le marché CF Contrôle formel eCTD Common Technical Document sur support électronique eDok Format utilisé pour la soumission des demandes à Swissmedic (version sur papier + électronique) EI Extension de l’indication EMA European Medicines Agency (Agence européenne des médicaments) FDA Food and Drug Administration (États-Unis) JC Jours civils LoQ List of Questions (liste de questions) NA Nouvelle autorisation NAS New Active Substance (nouveau principe actif) ODS Orphan Drug Status (statut de médicament orphelin) OE-Swissmedic Ordonnance de l’Institut suisse des produits thérapeutiques du 14 septembre 2018 sur ses émoluments (OE-Swissmedic; RS 812.214.5) OMéd Ordonnance du 21 septembre 2018 sur les médicaments (OMéd; RS 812.212.21) PAP Procédure avec annonce préalable PRA Procédure rapide d’autorisation Préav. Préavis

2 Introduction

Le présent guide complémentaire précise les conditions à remplir pour bénéficier d’une PAP, le déroulement de la demande de PAP, l’examen de cette demande, les travaux préparatoires nécessaires jusqu’à la soumission effective de la demande d’autorisation et les critères à respecter. Pour Swissmedic, ce document servira avant tout d’outil pour appliquer les dispositions légales de manière uniforme et selon le principe d’égalité de traitement. Pour le requérant, cette publication vise à présenter de manière transparente les exigences à satisfaire pour que sa demande soit traitée le plus rapidement et efficacement possible par Swissmedic.

3 Objet

La procédure avec annonce préalable (PAP) offre aux entreprises la possibilité de demander à Swissmedic de traiter dans un délai raccourci de 20 % une demande déposée dans une fenêtre temporelle convenue à l’avance, lorsque cette demande concerne l’autorisation d’un médicament à usage humain contenant un nouveau principe actif (NAS) ou une préparation au sens de l’art. 12 al. 5 OASMéd (médicament à usage humain contenant un principe actif connu ne pouvant faire l’objet d’une autorisation simplifiée), ainsi que des extensions d’indication (EI) y afférentes. En contrepartie, le requérant s’engage à s’acquitter d’émoluments doubles (art. 7 OE-Swissmedic).

Cependant, à la différence de la procédure rapide d’autorisation (PRA) selon l’art. 7 de l’ordonnance sur les médicaments (OMéd), la PAP ne confère au requérant aucun droit à bénéficier d’une procédure d’une durée réduite. La PAP représente plutôt une offre particulière de Swissmedic permettant de prévoir, dans certaines conditions, une allocation particulière de ressources en vue de la réalisation d’une procédure d’autorisation et donc un déroulement plus rapide de la procédure de demande. La PAP n’est pas une procédure d’autorisation dont la portée de l’expertise est restreinte ou dont les exigences documentaires sont réduites.

4 Champ d’application

Le présent guide complémentaire s’applique aux procédures d’autorisation de médicaments à usage humain.

5 Description

5.1 Demande de procédure avec annonce préalable

5.1.1 Conditions liées à une procédure avec annonce préalable

Les conditions à remplir pour qu’une demande d’autorisation puisse être traitée dans le cadre d’une PAP sont les suivantes :

La demande d’autorisation doit porter sur la nouvelle autorisation d’un médicament à usage humain contenant un nouveau principe actif (NAS), sur la nouvelle autorisation d’une préparation au sens de l’art. 12, al. 5 OASMéd, sur une EI pour un médicament à usage humain qui avait été initialement autorisé en tant que NAS ou en tant que préparation au sens de l’art. 12, al. 5 OASMéd, sur une nouvelle forme pharmaceutique et/ou sur une recommandation posologique supplémentaire, à la condition toutefois, dans ces deux derniers cas, que la demande soit présentée en même temps que la demande de nouvelle autorisation du NAS ou de la préparation au sens de l’art. 12, al. 5 OASMéd.
Les études précliniques et cliniques doivent être achevées au moment du dépôt de la demande. Il n’est pas possible d’envoyer des données ou résultats complémentaires issus de ces études ni d’autres documents pertinents pour l’examen de la demande après le dépôt de celle-ci. En cas d’indications reposant impérativement sur des données à long terme, celles-ci doivent déjà être disponibles lors du dépôt de la demande d’autorisation. Les analyses intermédiaires doivent être remises avec le rapport d’étude final complet prévu dans le protocole de l’étude et reflétant la situation après l’atteinte du critère d’évaluation primaire, ainsi qu’avec la documentation complète. La demande déposée doit en outre s’appuyer sur des données à jour et ne pas contenir de données incomplètes ou intermédiaires. Une fois la procédure lancée, aucun autre document non explicitement exigé ne peut être envoyé pendant l’examen de la demande. Les éventuels résultats d’évaluations d’autorités étrangères dont dispose le requérant, en particulier les rapports d’évaluation de l’EMA ou de la FDA américaine doivent être joints à la demande.
Swissmedic doit disposer de ressources en personnel suffisantes pour pouvoir examiner la demande dans le temps imparti ou d’ici à la date prévue. Une demande de réalisation d’une PAP peut être soumise à Swissmedic au plus tôt six mois et au plus tard trois mois avant la date prévue pour le dépôt de la demande d’autorisation. Une demande d’EI dans le cadre d’une procédure avec annonce préalable peut être soumise au plus tôt après qu’un

préavis d’approbation a été délivré pour le médicament à usage humain contenant un NAS ou la préparation au sens de l’art. 12 al. 5 OASMéd.

Une PAP ne peut être réalisée que si la demande d’autorisation est ensuite envoyée au format CTD par voie électronique (demande eCTD) ou sur papier avec un CD/DVD (demande eDok). Swissmedic recommande vivement aux requérants qui envisagent de soumettre une demande au format eCTD, mais qui n’ont encore aucune expérience ou ont seulement une expérience limitée de cette procédure, de remettre en temps voulu (au moins trois semaines avant le dépôt de la demande) une séquence test afin d’éviter un dépassement des délais dû à des irrégularités techniques. La demande d’autorisation doit ensuite être impérativement adressée à Swissmedic dans le délai qu’il a fixé (jour précis) et satisfaire à toutes les exigences formelles.

5.1.2 Documentation à joindre à la demande

Toute demande écrite de réalisation d’une PAP doit contenir les documents indiqués dans la feuille « Demandes+Meetings » du tableau intitulé Liste des documents à soumettre. De plus, la lettre d’accompagnement doit comprendre les informations suivantes :

dénomination du principe actif ;
dénomination du médicament ;
pour les biosimilaires, également le nom de la préparation de référence ;
ATC / groupe IT ;
forme pharmaceutique et, pour les solutions injectables, indication du récipient primaire ou, le cas échéant, du système d’administration (seringue prête à l’emploi, auto-injecteur) ;
indication(s) et recommandation(s) posologique(s) ;
liste des études précliniques et cliniques, en particulier avec les données de base relatives aux études pivots ;
date prévue du dépôt effectif de la demande d’autorisation en PAP (date, plus ou moins deux semaines)
date(s) possible(s) pour un meeting avant le dépôt de la demande ou justification du fait qu’une telle réunion n’est pas nécessaire.

5.1.3 Traitement de la demande

Swissmedic décide dans un délai de 30 JC si, au vu des conditions à ce moment-là, la procédure demandée pourra être menée à partir de la date de dépôt de la demande d’autorisation proposée par le requérant (date, plus ou moins deux semaines). La réponse à cette question est envoyée par écrit à l’entreprise requérante. Si une procédure d’autorisation en PAP ne peut pas être conduite dans le délai souhaité par l’entreprise, Swissmedic essaie de trouver d’autres périodes possibles et les propose par courrier au requérant. Si les deux parties ne parviennent pas à se mettre d’accord sur une autre date de dépôt de la demande d’autorisation, le requérant est informé qu’une PAP ne pourra pas être conduite dans la fenêtre temporelle proposée.

5.1.4 Association d’une demande de PAP à une demande de PRA

Une demande de PAP peut être déposée en même temps qu’une demande de procédure rapide d’autorisation (PRA) selon l’art. 7 OMéd. Pour ce faire, le requérant doit faire parvenir simultanément à Swissmedic l’ensemble des informations et pièces nécessaires pour constituer la documentation des deux demandes. En cas de rejet de sa demande de PRA, le requérant n’aura ainsi pas à présenter après coup une demande de PAP. Swissmedic exige que, dans le cas d’un préavis de rejet de la demande de PRA, le requérant confirme le maintien de la PAP demandée (avec proposition de délais pour la soumission de la

demande et, le cas échéant, pour le meeting avant le dépôt de la demande) dans un délai de 7 jours après réception du préavis de rejet. Même en cas de rejet de la demande de PRA déposée en même temps que la demande de PAP, les émoluments dus pour la demande de PRA seront facturés au requérant. La demande de PRA et le dépôt de la demande d’autorisation dans le cadre de cette procédure se déroulent conformément aux indications données dans le Guide complémentaire Procédure rapide d’autorisation.

5.2 Planification de la soumission de la demande d’autorisation après

approbation de la demande de PAP

5.2.1 Indication de la date de dépôt de la demande

S’il lui est signifié qu’une PAP peut être conduite pendant la période qu’elle a proposée, l’entreprise doit communiquer par écrit à Swissmedic au plus tard un mois avant le début de la procédure la date définitive de soumission de la demande d’autorisation (jour précis) [annonce préalable définitive]. Si la réalisation de la PAP s’avère irréaliste à cette date définitive de dépôt de la demande d’autorisation en raison de changements spécifiques dans les ressources en personnel de Swissmedic, Swissmedic en informe immédiatement le requérant et lui propose une autre date de soumission ou le dépôt d’une demande d’autorisation dans le cadre d’une procédure standard.

5.2.2 Meeting avant le dépôt de la demande (facultatif)

En cas de besoin, un meeting peut être organisé un ou deux mois avant le dépôt de la demande d’autorisation en PAP, afin de déterminer si le requérant a rassemblé tous les documents nécessaires au traitement de la demande. Une attention particulière est alors portée aux aspects formels suivants de la demande d’autorisation à soumettre :

index de la documentation scientifique et des documents administratifs ;
éventuellement, questions en suspens relatives à la documentation ;
fabricants impliqués ;
date d’envoi de la séquence test eCTD (si le requérant choisit d’envoyer sa demande au format eCTD et s’il souhaite envoyer une séquence test) ;
délais à respecter par Swissmedic et par le requérant ;
planification d’une éventuelle analyse d’échantillons. Lors de ce meeting, le requérant peut néanmoins aussi aborder brièvement des problèmes particuliers tels que de nouveaux procédés de fabrication spécifiques, certaines analyses statistiques particulières, des points critiques ou autres qui pourraient avoir des répercussions sur la complexité de l’examen de la demande. La date définitive de soumission de la demande d’autorisation (jour précis) est fixée lors du meeting. Au plus tard deux semaines avant la tenue du meeting, le requérant doit faire parvenir à Swissmedic les informations et documents suivants, avec une lettre d’accompagnement :
liste de questions (« catalogue de questions ») : présentation des questions à clarifier dans le cadre du meeting, généralement sous la forme d’un briefing book (voir le chapitre 3.2 Catalogue de questions / documentation du Guide complémentaire Meetings entre requérants et Swissmedic pour des procédures d’autorisation) ;
proposition d’un ordre du jour avec les points à aborder ;
proposition de la forme que prendra le meeting : réunion, conférence téléphonique, vidéoconférence ;
liste des participants précisant leurs fonctions.

Les dispositions du Guide complémentaire Meetings entre requérants et Swissmedic pour des procédures d’autorisation s’appliquent aussi aux meetings organisés avant le dépôt de la demande dans le cadre de la PAP. La responsabilité de la rédaction du procès-verbal du meeting revient au requérant, qui doit le soumettre à Swissmedic au plus tard 14 JC après la tenue de la réunion. Swissmedic et le requérant peuvent aussi décider d’un commun accord de ne pas organiser de meeting de ce type.

5.3 Demande d’autorisation en PAP

5.3.1 Dépôt de la demande et documentation

Le requérant doit joindre à sa demande d’autorisation tous les documents requis et envoyer le tout à Swissmedic à la date convenue au format eCTD ou sur papier au format CTD accompagné d’un CD/DVD (eDoK). Concernant la documentation de la demande, les règles applicables sont les mêmes que celles d’une demande d’autorisation en dehors de la PAP (voir notamment Guides complémentaires Autorisation d’un médicament à usage humain contenant un nouveau principe actif, Autorisation d’un produit biosimilaire et Modifications et extensions d’autorisations, ainsi que, pour les aspects formels, le Guide complémentaire Exigences formelles et le tableau Liste des documents à soumettre). Les éventuels résultats d’évaluations d’autorités étrangères dont dispose le requérant, en particulier les rapports d’évaluation de l’EMA ou de la FDA américaine doivent être joints à la demande. Si la date indiquée à Swissmedic pour l’envoi de la demande d’autorisation n’est pas respectée par le requérant ou si la documentation d’autorisation soumise avec la demande présente d’importantes lacunes (qui ne peuvent être comblées par le requérant dans un délai de 10 JC) de sorte que, selon toute vraisemblance, le calendrier ne pourra plus être respecté, le dossier sera réceptionné et traité comme une demande d’autorisation standard (c’est-à-dire non pas en PAP) et sera assorti d’émoluments forfaitaires normaux conformément à l’OE-Swissmedic ainsi que de délais non raccourcis de 20 %. Dans ce cas, le temps consacré à l’examen de la demande de PAP et au meeting avant le dépôt de la demande sera facturé à l’heure conformément à l’art. 4, al. 2 OE- Swissmedic.

5.3.2 Phase d’examen de la demande et délais

La demande est examinée selon les mêmes modalités que celles de la procédure applicable aux nouvelles autorisations de NAS / de préparations en vertu de l’art. 12, al. 5 OASMéd, aux modifications et aux extensions d’autorisations, selon les règles énoncées dans le Guide complémentaire Délais applicables aux demandes d’autorisation et en prenant en considération les délais réduits indiqués dans le schéma de la procédure au chapitre 7. En cas d’envoi d’une liste de questions (LoQ) au requérant, ce dernier dispose de deux semaines pour indiquer à Swissmedic une date contraignante pour l’envoi de ses réponses. Cette information permet ensuite d’adapter l’organisation de la phase d’examen II. De même, après réception du préavis, le requérant devra communiquer à Swissmedic la date d’envoi de sa réponse (prise de position et documents) dans un délai de deux semaines.

En cas de soumission par le requérant d’une documentation plus importante que celle demandée en réponse aux questions (p. ex. en réponse à la LoQ ou pour la prise de position sur le préavis), Swissmedic dispose à nouveau, pour examiner cette documentation, du nombre de jours civils (JC) prévu pour la phase précédente de la procédure de demande (100 JC en cas de réponse vaste et non demandée à la LoQ et 90 ou 70 JC en cas de réponse vaste et non demandée au préavis). Ces jours sont à la charge du requérant. La facturation d’un supplément d’émoluments calculé au tarif horaire reste en outre réservée (art. 5, al. 2 OE-Swissmedic).

5.3.3 Analyse d’échantillons

L’analyse d’échantillons par Swissmedic se déroule selon les directives généralement applicables aux procédures d’autorisation. La réalisation d’une analyse d’échantillons ainsi que les modalités et délais d’envoi des documents et des échantillons peuvent être abordés et convenus lors du meeting avant le dépôt de la demande. Les échantillons et éventuels documents complémentaires requis doivent ensuite être adressés à Swissmedic conformément aux instructions fournies dans la LoQ.

5.3.4 Dépassements de délai

Si les délais ou temps de traitement convenus ne peuvent pas être respectés par Swissmedic, aucun supplément d’émoluments ne sera facturé pour la procédure d’autorisation (les délais continuent à courir conformément à la PAP). En revanche, si le calendrier fixé pour le traitement de la demande d’autorisation ne peut pas être tenu en raison d’un non-respect de délai de la part du requérant, le supplément d’émoluments complet lui sera facturé et la demande sera traitée à partir de la date du retard comme une demande d’autorisation standard, avec les délais et modalités applicables à ce type de demande. Est également réputée dépassement de délai de la part du requérant toute prolongation du délai de réponse à la LoQ, au préavis et au courrier d’examen des textes (voir le schéma de la procédure au chapitre 7).

5.3.5 Émoluments applicables aux demandes d’autorisation en PAP

L’OE-Swissmedic, dont, en particulier, l’art. 7, s’applique. Si, dans des cas justifiés, la PAP doit être interrompue ou retirée avant le début du traitement de la demande (c’est-à-dire concrètement avant la fin du contrôle formel), des émoluments seront facturés en fonction du temps consacré au dossier jusqu’à cette date.

5.4 Schéma de la procédure

Avant la réception de la demande Après réception de la demande d autorisation d autorisation (demande de PAP, (demande en PAP) examen, préparation de la PAP) Nouvelle autorisation Extension d indication Calendrier (mois/ Calendrier de Swissmedic Calendrier de Swissmedic semaines) avant la (en jours civils) après (en jours civils) après réception de la réception de la demande réception de la demande demande d autorisation d autorisation Réception de la d autorisation Réception de la -6M 0 demande 0 demande 10 JC CF 10 JC CF CF terminé CF terminé

Demande de réalisation d une PAP 10 10 max. max. AE AE 10 JC 10 JC Doc e.o. 10 Doc. e.o.

100 JC 100 JC

Examen I Examen I

List of List of 110 110 Questions Questions Date butoir Indication Indication

Réponse LoQ d envoi de la

Réponse LoQ demande de du délai du délai

Examen max. de max. de PAP* 60 JC

90 JC réponse réponse

à la LoQ à la LoQ (14 JC) (14 JC) -2M Information de Réception des Réception des Swissmedic au réponses à la réponses à la requérant pour : LoQ LoQ

Examen II Examen II • confirmer la 90 JC 70 JC date de soumission prévue

Travaux préparatoires (+/- 2 S) • proposer év. 200 Préavis 180 Préavis une autre date

Réponse au préav. Réponse au préav. Indication Indication du délai max. du délai max. de -1M de 60 JC1

60 JC1 réponse

Fixation de la date réponse de soumission (ou au préavis au préavis pendant le meeting (14 JC) (14 JC) avant le dépôt de la demande) Réception de Réception de la réponse au Information sur la réponse au Information sur préavis préavis

le médicament / le médicament / 64 JC 36 JC -3S Si pertinent : envoi d une séquence test eCTD labelling labelling Soumission de la 264 216 Décision

0 Décision

demande d AMM

Légende : Jalon/activité du requérant

Jalon/activité de Swissmedic * En cas d EI en PAP, uniquement après préavis d approbation de la NA NAS 1En cas de préavis de rejet, les entreprises disposent de 30 JC pour répondre au préavis.

Suivi des modifications Version Description de changement sig

6.0 Prescription du chapitre 5.2.1 supprimée : l’information sur le format dans lequel la stg

demande sera présentée avant le dépôt de celle-ci n’est pas nécessaire ; Suppression du chapitre portant sur l’information sur le médicament ou la phase de labelling et les emballages (motif : correspond au processus appliqué dans la procédure standard)

5.0 Précision concernant la date de soumission de la demande d’autorisation dans le cadre fg

de la PAP (jour précis)

4.1 Nouvelle présentation, aucun changement au contenu de la version précédente. dei

4.0 Restriction supprimée au chapitre 6.3.6: Réduction des émoluments possible pour les dts

demandes groupées selon l'art. 11 OE-SMC

3.2 Ajustements formels de l'en-tête et du pied de page dei

Aucun changement au contenu de la version précédente.

3.1 Précision indiquant que toute prolongation des délais dont disposent les entreprises pour stb

répondre aux courriers de Swissmedic (LoQ, préavis et courrier d’examen des textes) est également considérée comme un dépassement de délai (chapitre 6.3.5 « Dépassements de délai »).

3.0 Précision concernant les émoluments applicables aux demandes d’autorisation en PAP stb

(chapitre 6.3.6) : S’agissant des demandes d’extension d’indication dans le cadre de la procédure avec annonce préalable pour des médicaments de la même gamme, aucune réduction d’émoluments (remise groupée) n’est accordée.

2.0 La procédure avec annonce préalable (PAP) est désormais possible également pour les stb

nouvelles autorisations de médicaments bénéficiant du statut de médicament orphelin (ODS) (chapitre 6.1 adapté). Le supplément est facturé dans ce cas, mais pas les émoluments forfaitaires.