Reglement des Stadtarchivs Winterthur

Aufgabe des Stadtarchivs ist es, das dauernd bedeutsame Schriftgut der Stadtverwaltung (neben Protokollen, Akten, Rechnungen, Druckschriften auch Karteien, Pläne, Fotos und andere Informationsträger) zu sichern und für den administrativen Gebrauch und die historische Forschung zu erschliessen. Zur Ergänzung seiner Bestände archiviert es auch Dokumente von öffentlicher oder ortsgeschichtlicher Bedeutung, die ihm von Körperschaften oder Privatpersonen als Geschenk oder als Depositum übergeben, ausnahmsweise auch verkauft werden.

Das Stadtarchiv untersteht dem Vorsteher des Stabsamtes. Der Stadtarchivar kann indes auch von der Verwaltung für Kulturelles zugezogen werden und steht – im Rahmen des Möglichen – der ganzen Stadtverwaltung als Berater in Fragen der Registratur und Archivierung zur Verfügung.

Die Ämter und Abteilungen sind verpflichtet, ihr Schriftgut sorgfältig aufzubewahren.

Ohne Zustimmung des Stadtarchivars dürfen keine Archivalien beseitigt werden.

Zur Sicherstellung einer lückenlosen Überlieferung ist er auch da beizuziehen, wo neue Datenträger oder Dokumentationsformen eingeführt werden sollen.

Die Ämter und Abteilungen erstellen in Zusammenarbeit mit dem Organisator und dem Stadtarchiv Registraturpläne, welche die Übersichtlichkeit und Einheitlichkeit der Archivierung fördern und klar festlegen sollen, welches Material lang-, mittel-, kurzfristig aufzubewahren und vollständig, in Auswahl oder gar nicht ans Stadtarchiv abzuliefern ist. Sie sollen nach Genehmigung durch den Vorsteher der Verwaltungsabteilung nur bei wesentlichen Funktions- oder Organisationsänderungen und nur nach Absprache modifiziert werden.

Die Ablieferung soll in der Regel frühestens nach zehn, spätestens nach zwanzig Jahren erfolgen. Davon ausgenommen ist mit Zustimmung des Stadtarchivs Schriftgut, das noch häufig benutzt wird. Andererseits sorgen die Amtsstellen dafür, dass die laufenden Protokolle des Gemeinderats und der Kommissionen, Verträge, Berichte, Gutachten und alle amtlichen Veröffentlichungen dem Archiv möglichst bald nach ihrer Erstellung überwiesen werden.

Die Akten sollen in geordnetem Zustand und in geeigneten Behältnissen sowie mit einem Verzeichnis der Dossiers übergeben werden. Das Stadtarchiv ist befugt, Weisungen über die Klassierung und Sichtung der Akten vor der Ablieferung zu erlassen.

Das Stadtarchiv steht im Rahmen der nachstehenden Bestimmungen und der verfügbaren Kapazität jedermann zur Benutzung offen.

Die Öffnungszeiten richten sich nach den Blockzeiten der Verwaltung.

Private Benutzer, welche länger dauernde Nachforschungen betreiben wollen, haben auf einer Anmeldekarte ihre Adresse und ihre Zielsetzung anzugeben.

Von allen Veröffentlichungen, die auf seinen Materialien beruhen, steht dem Stadtarchiv ein Belegexemplar zu.

Wer Archivalien unsorgfältig behandelt, gegen dieses Reglement oder die Anordnungen des Personals verstösst, wird für den Schaden haftbar gemacht und kann von der Benutzung ausgeschlossen werden.

Die unter Ausschluss der Öffentlichkeit produzierten Protokolle und Akten sind während 35 Jahren (nach Abschluss der Dossiers) für private Benutzer nicht zugänglich. Im Zweifelsfall holt der Stadtarchivar die Zustimmung der abliefernden Stellen ein, die für bestimmte Bestände auch längere Sperrfristen festsetzen können. Für die Depots gelten die vertraglich vereinbarten Bestimmungen.

Archivalien werden nicht an private Benutzer ausgeliehen. Dagegen hält das Stadtarchiv gegenüber andern Archiven und Bibliotheken Gegenrecht, sofern die Sicherheit der Leihgaben gewährleistet ist. Besonders wertvolle, empfindliche oder häufig gebrauchte Archivalien sind von der Ausleihe ausgeschlossen.

Fotokopien dürfen nur mit Erlaubnis des Archivpersonals hergestellt werden, soweit dies ohne Gefährdung der Originale möglich ist.

Wer Archivalien selber fotografieren will, hat dem Archiv das Negativ oder ein Duplikat zu überlassen. Die Veröffentlichung der Aufnahmen bedarf der Zustimmung des Stadtarchivars.

Das Stadtarchiv fördert die Kenntnis seiner Bestände und deren Bearbeitung, indem es die nötigen Hilfsmittel erstellt und entwickelt, Interessenten berät, wichtige Quellen wissenschaftlich ediert oder auswertet sowie Führungen, Kurse und Ausstellungen unterstützt und veranstaltet.

Schriftliche Auskünfte können nur im Rahmen des Möglichen erteilt und auf die Feststellung beschränkt werden, ob zu einer bestimmten Frage im Stadtarchiv Material vorhanden ist.

Die Benützung des Stadtarchivs ist in der Regel unentgeltlich. Für die Ausführung privater Aufträge, schriftliche Arbeiten oder sonstige ausserordentliche Beanspruchung des Archivpersonals (worauf kein Anrecht besteht), können jedoch unter Berücksichtigung des Zeitaufwandes Gebühren erhoben werden, die in Anpassung an die Tarife der übrigen Verwaltung und verwandter Institute vom Stadtrat festgesetzt werden.

Für allfällige Beschwerden ist der Vorsteher des Stabsamts zuständig.