Steuerung Digitale Verwaltung und IKT, Vertretungen und Konstituierung

A. Ausgangslage Mit der Strategie Digitale Verwaltung 2018–2023 (RRB Nr. 390/2018) und der IKT-Strategie 2018 (RRB Nr. 383/2018) hat der Regierungsrat die Leitlinien und strategischen Ziele für die Digitalisierung der Verwaltung sowie für den Einsatz und die Organisation der kantonalen IKT festgelegt. In beiden Bereichen werden wichtige Voraussetzungen für die digitale Transformation der Verwaltung geschaffen. Während die Strategie Digitale Verwaltung auf die Entwicklung digitaler Angebote und Geschäftsmodelle, der dazu notwendigen fachlichen Fähigkeiten, der organisatorischen und regulatorischen Rahmenbedingungen sowie der Kultur zielt, sorgt die IKT-Strategie für die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Bereitstellung der dazu notwendigen technologischen und betrieblichen Grundlagen. In beiden Bereichen war im Rahmen der Strategieentwicklung auch die Frage der strategischen Steuerung zu klären. Aufgrund der Tragweite der Themen ist ein starkes Engagement der obersten Führungsebene unabdingbar. Der Regierungsrat hat daher bereits im Rahmen der Strategieentwicklung steuernd Einfluss genommen und die Entwicklung der strategischen Leitlinien eng begleitet. Er hat festgelegt, dass für die Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung und der Steuerung der IKT ein gemeinsames übergeordnetes Steuerungsgremium vorzusehen ist, das über die erforderlichen Kapazitäten und das Durchsetzungsvermögen verfügt, insbesondere damit die beiden Bereiche auf strategischer Ebene aufeinander abgestimmt sind. Dem strategischen Gremium sollen daher auch Mitglieder des Regierungsrates angehören (RRB Nr. 780/2017). Die durch das Steuerungsgremium zu erfüllenden Aufgaben wurden im Rahmen der beiden Projekte «Strategie Digitale Verwaltung» (RRB Nr. 1183/2016) und «Grundlagen für eine zukünftige kantonale IKT» (RRB Nr. 68/2017) beschrieben und zwischen den Projektleitungen abgestimmt.

B. Übergeordnete Steuerungsaufgaben und Verantwortung Zur Steuerung der Digitalisierung der kantonalen Verwaltung und der kantonalen IKT wird ein Steuerungsgremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT (SDI)» eingesetzt. Das Gremium steuert im Auftrag des Regierungsrates die Umsetzung der beiden Strategien direktions- und fachübergreifend. Es sorgt dafür, dass sie abgestimmt umgesetzt und weiterentwickelt und dass die Projekte und die damit verbundenen personellen und finanziellen Mittel koordiniert geplant werden. Es wirkt zuhanden des Regierungsrates als vorberatendes Gremium betreffend der für die Ziele der Strategien erheblichen Gesichtspunkte, beurteilt die Entscheidungsgrundlagen, prüft Priorisierungen, stösst die erforderlichen Massnahmen an und stellt den angemessenen Einbezug der Verwaltungsstellen sicher. Es sorgt im Weiteren für den erforderlichen Rückhalt in den Direktionen und die Koordination der verwaltungsweiten Umsetzung. Zuhanden des Regierungsrates koordiniert es die direktionsübergreifende Planung. Das Steuerungsgremium beschliesst Vorgaben und Hilfsmittel für die koordinierte Umsetzung und legt die Instrumente zur Steuerung der Umsetzung und Weiterentwicklung beider Strategien fest. Es sorgt dafür, dass die Umsetzung und die Ziele der IKT-Strategie mit denjenigen der Strategie Digitale Verwaltung abgestimmt sind und mit den Entwicklungen der Digitalisierung und den Bedürfnissen der kantonalen Verwaltung Schritt halten. Als steuernde Vorgabestelle trägt es die Verantwortung für die strategischen Anforderungen an den IKT-Einsatz (Effektivität und Effizienzgewinne durch IKT-Einsatz). Als übergeordnetes Gremium für die IKT-Steuerung verantwortet es die wirtschaftliche IKT-Leistungserbringung und die dafür erforderlichen Voraussetzungen. Das Gremium sorgt für die ausgewogene Gesamtsteuerung unter Berücksichtigung der Dynamik der Digitalisierung, der Umfeldentwicklungen und der langfristigen Regierungsziele. Die Umsetzung der Digitalisierung ist vor allem auch mit einem Kulturwandel in der Verwaltung verbunden. Das Gremium soll sich für eine offene Dialogkultur in der kantonalen Verwaltung einsetzen und dabei nicht nur die Chancen, sondern auch die Risiken der Digitalisierung thematisieren. Weiter soll es sich für die Begleitung und Etablierung des kulturellen Wandels einsetzen und zu dessen Förderung und

Unterstützung die entsprechenden Ziele und Massnahmen anstossen. Die Mitglieder der SDI haben zu gewährleisten, dass im Zuständigkeitsbereich ihrer Organisation die erforderlichen finanziellen und personellen Mittel für die Umsetzung der strategischen Projekte bedarfsgerecht bereitgestellt bzw. diese dem Regierungsrat beantragt werden. Sie sind zudem verantwortlich, dass die Umsetzung der Strategien in ihren Organisationen gemäss den beschlossenen Vorgaben erfolgt.

Die SDI berät die Anträge und Berichterstattungen an den Regierungsrat, namentlich für Änderungen der strategischen Ziele oder des Umfangs des Impulsprogramms, bzw. bei Anpassungen der strategischen IKT-Planung oder der Umsetzungsorganisation, einschliesslich des Einsatzes der benötigten Mittel. B1. Besondere Aufgaben zur Strategieumsetzung «Digitale Verwaltung» Zur Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung 2018–2023 ist ein Impulsprogramm vorgesehen, das die impulsgebenden, strategischen und insbesondere direktionsübergreifenden Vorhaben enthält und im Rahmen einer Programmorganisation gemäss der Methodik HERMES abgewickelt wird. Die SDI nimmt zur strategischen Steuerung und Koordination dieser Vorhaben die Aufgaben des Programmausschusses wahr. Die Staatsschreiberin wirkt im Programm in der Rolle der Programmauftraggeberin. Das Gremium entscheidet als Programmausschuss über die Verwendung der durch die Staatskanzlei für die Unterstützung des Impulsprogramms bereitgestellten zentralen Mittel. Der SDI obliegt es, insbesondere für die Steuerung und die Führung der Themenbereiche Kulturwandel, Kommunikation und Innovation zu sorgen, die wesentliche Erfolgsfaktoren für digitale Transformation sind. B2. Besondere Aufgaben zur Steuerung der IKT Die SDI hat im Weiteren Massnahmen zur Festlegung der IKT-Governance und deren Weiterentwicklung sicherzustellen. Sie genehmigt die IKT-Strategien der Direktionen und der Staatskanzlei, die gemäss IKT-Strategie zu erstellen sind. Das Gremium soll zudem als Ausschuss für das Programm wirken, das zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie vorgesehen ist, wobei der Finanzdirektorin oder dem Finanzdirektor die Aufgabe der Auftraggeber-Vertretung im Programmausschuss zufällt. Für alle Projekte im Programm werden je eigenständige Projektorganisationen mit einem Projektausschuss bestimmt. Die SDI unterstützt die Finanzdirektorin oder den Finanzdirektor bei der übergeordneten strategischen Programmsteuerung und sorgt für die Verankerung des Programms in der kantonalen Verwaltung. Die SDI nimmt neben der Steuerung der Umsetzung der IKT-Strategie auch die übergeordnete Steuerung und das Controlling der IKT-­ Leistungserbringung wahr. Diese IKT-spezifischen Aufgaben orientieren sich an den Festlegungen der IKT-Strategie (RRB Nr. 383/2018).

C. Zusammensetzung und Vorsitz Das Steuerungsgremium setzt sich aus der Vorsteherin oder dem Vorsteher der Finanzdirektion, zwei weiteren Vertreterinnen oder Vertretern des Regierungsrates und der Staatsschreiberin zusammen. Als Vertreterinnen und Vertreter der weiteren Direktionen werden die jeweiligen Generalsekretärinnen und Generalsekretäre oder die von der jeweiligen Direktionsvorsteherin oder dem jeweiligen Direktionsvorsteher bestimmte Person ernannt. Der Vorsitz der SDI wird der Staatsschreiberin übertragen. Damit wird der zentralen Rolle, die sie bei der Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung einnehmen soll, Rechnung getragen. Diese ist Teil des Tätigkeitsbereichs der Staatskanzlei zur Unterstützung der gesamtheitlichen Führung und Steuerung der Verwaltung (§ 26 OG RR). Der Vorsitz sorgt ebenfalls dafür, dass die beiden Themen Digitale Verwaltung und IKT ausgewogen behandelt werden. Das Regierungsratsmitglied mit dem Vorsitz im Steuerungsausschuss der E-Government-Zusammenarbeit zwischen Kanton und ­Gemeinden, egovpartner.zh.ch (RRB Nr. 1092/2012), in dem auch der Gemeindepräsidentenverband des Kantons Zürich (GPV) und der Verein Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute (VZGV) vertreten ist, hat Einsitz im Steuerungsgremium. Dieses ist zurzeit die Direktorin der Justiz und des Innern (RRB Nr. 724/2015). Diese Vertretung entspricht dem im gemeinsamen Steuerungsausschuss geäusserten Wunsch nach Vertiefung der guten Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden im Bereich E-Government. Anliegen, welche die Gemeinden betreffen, sollen dadurch frühzeitig auf strategischer Ebene abgestimmt werden, womit die institutionelle Zusammenarbeit verstärkt wird. Um den unterschiedlichen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung der öffentlichen Aufgaben zu entsprechen, wird als weiteres Mitglied des Regierungsrates im Steuerungsgremium die Bildungsdirektorin ernannt. Der Bildungsbereich ist durch die Digitalisierung vielseitig gefordert. Zudem spielen Bildung sowie Forschung und Entwicklung an den Hochschulen eine wichtige Rolle in der Nutzbarmachung der neuen Technologien für Wirtschaft und Gesellschaft. Bindeglied zu den operativen Führungs- und Steuerungsgremien in den Bereichen Digitale Verwaltung und IKT sind die Chefin oder der Chef des Amts für Informatik und die Chefin oder der Chef der neu zu

bildenden Abteilung Digitale Verwaltung und E-Government der Staatskanzlei. Sie nehmen daher mit beratender Stimme Einsitz in die SDI. Sie haben ein Antragsrecht bezüglich der Geschäfte, von denen ihre Organisationseinheiten betroffen sind oder die ihren fachlichen bzw. direktionsübergreifenden Zuständigkeitsbereich betreffen.

Im Weiteren kann die SDI Fachpersonen hinzuziehen, die sie beraten. Namentlich für die Aufgaben betreffend den Kulturwandel soll das Gremium durch erfahrene und kompetente Fachpersonen unterstützt werden. Für die Behandlung übergeordneter Themen, die das Personal bzw. das Personalrecht betreffen, wird die Chefin oder der Chef des Personalamts beigezogen. Die Verankerung der Gesichtspunkte der organisatorischen und kulturellen Veränderung auf oberster Führungsstufe (strategisches Change Management) ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Digitalisierung. Diese Aufgabe soll daher bewusst unabhängig von den mit operativen und fachlichen Aufgaben betrauten Stellen auf Steuerungsebene angesiedelt werden.

D. Konstituierung und Geschäftsaufnahme Die SDI ist eine Kommission des Regierungsrates gemäss § 28 des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (OG RR). Es wird der Staatskanzlei zugeordnet (§ 30 OG RR). Zu Beginn einer Amtsdauer bezeichnet der Regierungsrat jeweils seine Vertretung (§ 55 Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung). Das Steuerungsgremium konstituiert sich abgesehen vom Vorsitz selbst. Für die Geschäftsaufnahme werden unter der Federführung der Staatskanzlei ein Geschäftsreglement und ein Organisationshandbuch auf der Grundlage der Strategien und der zugehörigen Organisationskonzepte erstellt. Die Geschäfte werden jeweils einem Aufgabenbereich der SDI zugeteilt und nach deren besonderen Anforderungen behandelt. Es ist vorgesehen, dass das Gremium in der Regel vier- bis sechsmal im Jahr tagt, in der Anfangsphase der Strategieumsetzung dürfte der Bedarf nach etwas häufigeren Sitzungen bestehen. Die Konstituierungssitzung soll vor Mitte 2018 stattfinden. Mit der Planung, Vorbereitung und Protokollierung der Sitzungen wird eine bei der Staatskanzlei angegliederte Geschäftsstelle betraut (Geschäftsstelle Digitale Verwaltung und IKT, GS SDI). Diese koordiniert die Geschäfte und unterstützt das Gremium in administrativen Fragen. Für diese Aufgabe wird mit einem Aufwand von vier bis fünf Personentagen pro Sitzung (Qualitätssicherung der Anträge, Vorbesprechungen, Sitzungsadministration, Protokollierung und Pendenzenkontrolle) gerechnet. Auf eine diesbezügliche Ergänzung des Stellenplans der Staatskanzlei wird vorerst verzichtet, da davon ausgegangen wird, dass das erforderliche Arbeitspensum kompensiert werden kann.