Ordonnance
sur la communication électronique dans le cadre
d’une procédure administrative

La présente ordonnance règle les modalités de la communication par voie électronique dans le cadre d’une procédure régie par la PA entre une partie à cette procédure et l’autorité administrative fédérale.

Elle s’applique à la communication:

1. des écrits d’une partie relatifs à l’adoption d’une décision au sens de l’art. 5 PA;

2. de décisions au sens de l’art. 5 PA.

Peuvent être reconnues les plateformes de messagerie sécurisée qui:

1. utilisent pour l’identification, la signature et le cryptage des clés basées sur des certificats délivrés par un fournisseur de services de certification reconnu conformément à la loi du 19 décembre 2003 sur la signature électronique (SCSE)³ (fournisseur reconnu);

2. délivrent sans délai une quittance lors du dépôt d’écrits sur la plateforme et lors de leur remise au destinataire, avec l’indication du moment de la réception des écrits ou de leur remise par la plateforme et avec une signature basée sur un certificat délivré par un fournisseur reconnu;

3. assurent le chiffrement des communications depuis l’expéditeur jusqu’au destinataire, et RS 172.021.2

Le Département fédéral des finances (DFF) statue sur les demandes de reconnaissance. Il peut régler plus en détail la procédure de reconnaissance et en particulier déterminer les informations qui doivent être fournies avec la demande.

Il peut retirer la reconnaissance s’il constate d’office ou sur plainte que les conditions de l’al.¹ ne sont plus remplies.

L’émolument de décision pour statuer sur une demande de reconnaissance est fixé en fonction du nombre d’heures de travail selon un tarif de 250 francs par heure. L’ordonnance générale du 8 septembre 2004 sur les émoluments⁴ est par ailleurs applicable.

La Chancellerie fédérale publie sur internet un répertoire des autorités administratives fédérales admettant la communication électronique.

Le répertoire indique:

1. les autorités administratives fédérales qui admettent la communication d’écrits par voie électronique;

2. l’adresse du site internet de ces autorités;

3. si l’autorité admet la communication d’écrits par voie électronique pour toutes les procédures administratives ou, avec une liste positive ou négative, pour certaines d’entre elles;

4. les canaux de communication autorisés par l’autorité tels qu’une plateforme reconnue de messagerie sécurisée, un site de saisie en ligne ou le courrier électronique ordinaire;

5. les formats autorisés pour la communication;

L’inscription dans le répertoire est faite à la demande de l’autorité fédérale concernée. Toute modification de l’inscription nécessite son accord.

Les parties communiquent leurs écrits et les pièces annexées à ceux-ci dans le format spécifié dans le répertoire pour le canal de communication utilisé.

Si un écrit ou une pièce annexe ne peut pas être consulté par l’autorité, celle-ci impartit à la partie un court délai:

1. pour corriger ce vice en réexpédiant les écrits ou documents sous un format qu’elle spécifie, ou

2. pour lui remettre, après impression, tout ou partie des écrits et pièces annexes selon les modalités prévues à l’art. 21 PA.

L’autorité veille à assurer de manière adéquate pour les canaux de communication qu’elle autorise la protection des données personnelles pendant la communication. L’envoi par messagerie électronique sécurisée ou par courrier électronique ordinaire doit être chiffré avec la clé publique de chiffrement de l’autorité qui est indiquée dans le répertoire.

Les dispositions particulières de l’Institut de la propriété intellectuelles pour les communications qui lui sont adressées sont réservées.

Une signature électronique reconnue au sens de l’art. 21a, al. 2, PA est une signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié qui émane d’un fournisseur reconnu.

Une signature électronique reconnue au sens de l’art. 21a, al. 2, PA n’est pas requise lorsque l’identification de l’expéditeur et l’intégrité de la communication sont assurées de manière adéquate par d’autres moyens. Est réservé le cas où le droit fédéral exige qu’un document spécifique soit signé.

Si la signature électronique reconnue requise fait défaut, l’autorité peut impartir à l’expéditeur un délai pour corriger ce vice. L’expéditeur corrige dans ce cas ce vice en réitérant l’envoi avec une signature électronique reconnue, ou en expédiant selon les modalités prévues à l’art. 21 PA l’écrit muni de sa signature manuscrite.

L’autorité peut notifier par voie électronique une décision à une partie si celle-ci a accepté expressément par écrit cette forme de communication dans la procédure en cause.

Une personne qui est régulièrement partie à une procédure devant une autorité spécifique ou qui représente régulièrement des parties devant cette autorité peut informer celle-ci par écrit qu’elle accepte que les décisions la concernant lui soient notifiées par voie électronique.

L’acceptation de la notification par voie électronique peut être révoquée en tout temps par une communication écrite à l’autorité.

Ni l’acceptation ni sa révocation ne doivent être signées.

L’envoi passe par une plateforme reconnue de messagerie sécurisée. L’autorité peut utiliser un autre mode de transmission s’il permet d’assurer de manière adéquate l’identification du destinataire, l’enregistrement du moment de la notification et le chiffrement de la communication jusqu’au destinataire.

Les décisions et les pièces annexées sont en format PDF/A.

Les décisions sont signées avec une signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié qui émane d’un fournisseur reconnu. Lorsqu’un grand nombre de décisions qui ne peuvent pas être signées individuellement par un représentant de l’autorité sont notifiées, elles peuvent être signées avec une signature électronique qui fait l’objet d’un certificat délivré par un fournisseur reconnu et dont les moyens de création sont sous le contrôle exclusif du titulaire du certificat.

Si l’autorité met l’envoi à disposition du destinataire dans une boîte postale électronique, le retrait de l’envoi par le destinataire détermine le moment de la notification.

Si le destinataire de l’envoi a indiqué à l’autorité comme adresse de notification une boîte postale électronique qui a été ouverte, après identification du détenteur, sur une plateforme reconnue de messagerie sécurisée, le dépôt de l’envoi dans cette boîte postale électronique est réputé être une première tentative infructueuse de distribution au sens de l’art. 20, al. 2bis, PA.