Source

Dir. 10.22.01.02.a2 - Annexe 2

LISTE DE CONTRÔLE POUR INSPECTIONS Annexe 2 à la directive n° 10.22.01.02

Transaction Erreurs les plus fréquentes Remarques/indications

Événements arrondissement de l’état civil

Naissance

  • Compétence (territoriale, matérielle, personnelle) • Pas de tampon de récep- Le cachet a-t-il été apposé correctement et les tion naissances tardives ont-elles été déclarées à l'AS

  • Délai d’annonce respecté (tampon de réception) ?

  • Communication SEM ou-

  • Notification à l’AS en cas de retard (art. 35 OEC) bliée Depuis le 1er juillet 2017, le père n'est plus

  • Annonce conformément à l'obligation d’annonce (art. autorisé à déclarer les naissances à domicile si

  • Personne soumise à

34 OEC) une sage-femme était présente (art. 34 OEC)

l'obligation d’annonce

  • Annonce personnelle : identité prouvée / annonce conformément à l'art. 34 Déclaration de naissance dans les 3 jours. Si le établie OEC dernier jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le jour ouvrable suivant. La date du

  • Informations complémentaires correctes • Statistiques sur les nais- cachet postal fait foi sances multiples (nais-

  • Qualité de la saisie des personnes (examen préalable sance simple) Application de l'art. 11a OEC. Le nom a-t-il de la recevabilité / demande de ressaisie) a-t-il changé en raison du premier enfant? Deuxième enfant : nom selon le premier enfant.

  • Enfant mort-né : certificat médical de décès disponible ? Contrôle en cas de droits du nom rarement appliqués et application de la nationalité effective

  • Effets sur le nom / le droit de cité / la nationalité Enfant mort-né : certificat médical de décès dis-

  • OFS : statistiques lors de naissances multiples / ponible ? nombre d'enfants L'office de l'état civil compétent pour l'enregis-

  • Communication au contrôle de l’habitant, APEA trement communique au Secrétariat d'État aux migrations les événements d'état civil et les mo-

  • Communications aux États contractants (FIS ou repré- difications des données d'état civil se rapportant sentation étrangère) à des personnes à protéger, à des personnes qui

  • SEM demandent l’asile, dont la demande d’asile a été rejetée ou qui ont été admises provisoirement

  • Délai d'enregistrement : procédure selon circulaire ou encore à des réfugiés admis provisoirement OFEC 20.08.10.01 ou titulaires d’une autorisation de séjour ou d’établissement.

Reconnaissance

  • Compétence (personnelle, territoriale, matérielle) Art. 71 LDIP avec participation étrangère :

  • Identité de l’auteur de la reconnaissance Les autorités suisses compétentes pour recevoir la reconnaissance sont celles du lieu de nais-

  • Confirmation des données personnelles actuelles dissance ou de la résidence habituelle de l'enfant, ponible, uniquement en cas de nécessité ? ainsi que celles du lieu de domicile ou du lieu

  • Conditions juridiques mère/enfant remplies ? d'origine de la mère ou du père.

  • Examen du dossier par AS ? L'enfant doit posséder la nationalité pour exer-

  • Effets sur le nom et le droit de cité (déclaration d'op- cer son droit d'option. (Pas d'option si la nationation) lité n'est pas claire !)

  • Reconnaissance dans la TA Personne (directive OFEC 10.08.10.01 ch. 3.3.3)

  • Déclaration de consentement du titulaire de l'autorité parentale pour les enfants mineurs/les personnes sous curatelle

  • Date de la déclaration et date de l'événement identiques

• Légalisation par l'officier de l'état civil

  • Communication à l'APEA du domicile de la mère lors de la naissance

  • Communication au lieu de naissance (registre conventionnel)

  • FIS (pour les États contractants)

• SEM

• Communication à la mère et à l'enfant (CC 260 a- c)

Décès

  • Compétence (territoriale, matérielle, personnelle) • Heure du décès (pro- L'heure et le lieu du décès (commune politique) blème des médecins et sont-ils correctement indiqués sur le certificat

  • Délai d’annonce respecté (cachet de réception) du certificat de décès) de décès ?

  • Signalement à l'AS en cas de retard (art. 35 OEC) • Inscription de l’annonce Si le décès est déclaré par le service des pompes

  • Annonce selon obligation d’annonce (art. 34 OEC) funèbres, la personne tenue de déclarer le dé-

  • Communications SEM cès est inscrite.

  • Déclaration personnelle : identité prouvée / confir- • Notification à AS en cas Les délais sont respectés, le cachet de réception mation de l’annonce établie est apposé de manière lisible. de non-respect du délai

  • Informations supplémentaires correctes de déclaration ? Déclaration du décès dans les deux jours. Si le

  • Qualité de la saisie dernier jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié, le jour ouvrable suivant. La date du

  • Lieu de découverte cachet de la poste fait foi.

  • Heure / lieu du décès

• Enfants mineurs ?

• Communication contrôle de l’habitant, APEA

  • Annonce du décès aux représentations étrangères (sans délai)

  • Communications établies pour les États contractants (FIS ou représentation étrangère)

• SEM

• Délai d'enregistrement : procédure selon la directive OFEC 10.08.10.01 ch. 3.2.2)

• Demande au médecin concernant la cause du décès

Préparation du mariage

  • Cas en statut inséré? • Anciens cas en statut in- Masque de détermination du nom : séré (clôturer manuelle-

  • Compétence (territoriale, personnelle, matérielle) ment si possible) ; A-t-il été correctement rempli ? En particulier lorsque l'enfant conserve le nom et le droit de

  • Mariage touristique -> autorisation AS ? • Pas de reprise en cas de cité

  • Identité clarifiée mariage à l'étranger Pour les enfants communs âgés de plus de 12 ans :

  • Documents complets ? les déclarations de consentement sont-elles disponibles en cas de changement de nom ?

  • Déclarations complètes, remplies et signées par les deux personnes concernées ? Légalisation ? Au moins trois éléments suspects permettant de soupçonner un mariage blanc ?

  • Examen du dossier AS ?

• Enfants communs

• Déclaration(s) d'option, y compris éventuellement pour les enfants

• Interprète

  • Confirmation écrite de la possibilité d’option au droit national ?

  • Contournement du droit des étrangers : communications à l'office des migrations ?

  • Clarification des motifs d'acquisition des droits de cité

• Retrait : PPM clôturé manuellement (avec mention) ; retrait documenté

Mariage

  • Compétence (surtout personnelle) • Différence entre le lieu L'office de l'état civil compétent pour l'enregisde l'événement et le lieu trement communique au Secrétariat d'État aux

  • Identité des futurs époux et des témoins vérifiée d'enregistrement migrations les événements d'état civil suivants

  • se rapportant à des personnes à protéger, à des Les témoins sont-ils mentionnés et identiques à ceux • Communication SEM figurant sur la confirmation de mariage ? personnes qui demandent l’asile, dont la de-

  • Communications à son mande d’asile a été rejetée ou qui ont été ad-

  • Lieu de l'événement correct (cérémonie en dehors du mises provisoirement ou encore à des réfugiés propre office (registres siège officiel) admis provisoirement ou titulaires d’une autoriconventionnels) non traisation de séjour ou d’établissement.

  • Interprètes mentionnés et attestés tées dans le RF Le nom de famille commun ne peut être que le

  • Nom (y compris nom de jeune fille) correct • Nom de célibataire incor- nom de célibataire de l'un des époux.

  • Autres noms ? rects Séjour légal au moment du mariage ?

  • Enfants communs saisis dans Infostar (éventuellement -> TA personne)

  • Communication SEM

• Communication contrôle de l’habitant

• Communication FIS (pour les États contractants)

• Office des migrations

• Communication enfants au lieu de naissance (conventionnel) et, le cas échéant, au contrôle de l’habitant des enfants

Procédure préliminaire partenariat

• Compétence (territoriale, personnelle, matérielle)

• Au moins un des partenaires a-t-il un domicile en Suisse ?

• Déclaration de consentement mineurs/personnes interdites

• Recours à un interprète ?

• Identité prouvée

• Déclarations complètes, remplies et signées personnellement par les deux parties ? Légalisé ?

• Nom (soumis au droit national) ; déclaration d'option

• Examen du dossier AS

Partenariat enregistré

  • Compétence (territoriale, personnelle, matérielle)

  • Identité prouvée

• Lieu d'enregistrement correct

• Interprète

  • Nom étranger traité correctement (TA personne)

  • Communication au contrôle de l’habitant

• SEM

Déclaration de nom après dissolution du mariage/décès du conjoint

  • Compétence (surtout personnelle) • Pas de confirmation des données personnelles ac-

  • Identité tuelles

  • Possibilité d'utiliser le nom souhaité

  • Confirmation des données personnelles actuelles disponible, uniquement en cas de nécessité ?

• Déclaration légalisée par l’officier de l’état civil ?

• Communication au contrôle de l’habitant

• SEM (processus)

Déclaration relative au nom des enfants À partir de 12 ans, l'enfant doit donner son ac-

  • Compétence (surtout personnelle) • Pas de confirmation des cord au changement de nom (art. 270b CC). données personnelles ac-

  • Identité tuelles Si l'autorité parentale conjointe est établie après

  • Nom souhaité possible • Délai la naissance du premier enfant, les parents peu-

  • L’autorité parentale conjointe est prouvée vent, dans un délai d'un an à compter de son établissement, déclarer à l'officier de l'état civil

  • Déclaration légalisée par l’officier de l’état civil ? que l'enfant porte le nom de célibataire de l'autre parent.

  • Communication au contrôle de l’habitant

• SEM (processus)

Personne Copie du passeport ou de la carte d'identité dis-

  • Compétence (surtout personnelle) • Pas de confirmation des ponible ? données personnelles

  • Identité saisies Si les légalisations n'ont pas été obtenues alors

  • Âge des documents • Pas de saisie à l'attention qu'elles sont recommandées dans DocI, une jus-

  • Qualité des traductions du SEM tification doit être fournie.

  • Liens avec les membres de la famille • TA Personne non clôtu- Transcription correcte du lieu de naissance

  • Saisie d'enfants mineurs (sur la base de documents) rée étranger dans la langue du document, le cas échéant à partir de la traduction.

  • État civil prouvé • Recherche de la personne incorrecte avant la

  • Examen préalable de la reconnaissance des événe- Tous les documents des requérants d'asile doiments et décisions étrangers saisie vent être saisis à l'intention du SEM. Les passeports ou cartes d'identité délivrés par l'État

  • Légalisations selon DOCI d’origine des réfugiés reconnus en Suisse doi-

  • Saisie des documents à l'attention du SEM vent être saisies à l'intention du SEM (directive 10.19.03.01).

  • Examen des dossiers conformément au droit cantonal Pas de saisies en suspens depuis longtemps

  • Éviter le statut inséré

• Doubles saisies L'apostille ne doit pas concerner la copie certifiée conforme du document, mais doit se référer au document original(Russie, Lettonie et Ukraine).

Événements survenus à l'étranger OECS

Naissance

• Traitement conformément à la décision AS • Erreur de transcription

  • Domicile au moment de l'événement repris • Informations supplémentaires : aucune remarque

  • Classement de l’office reprise

  • Remarques reprises conformément à la décision AS • Classement de l’office

  • Communications manque

Reconnaissance

• Traitement conformément à la décision AS • Erreurs de transcription

  • Classement de l’office • Informations supplémentaires : aucune remarque

  • Remarques reprises conformément à la décision AS reprise

  • Communications (registre des naissances convention-

  • Classement de l’office nel) manque

Décès

• Traitement conformément à la décision AS

• Classement de l’office

• Remarques reprises conformément à la décision AS

• Communications AVS

• En cas d'inscription exceptionnelle dans le registre des familles : justificatif versé au registre des familles

Mariage

  • Traitement conformément à la décision AS En cas de procédure préalable de préparation du mariage en Suisse : données relatives à la

  • Classement de l’office procédure de préparation du mariage reprises ?

  • Remarques reprises conformément à la décision AS

• Communications (registre des naissances conventionnel)

• Autres noms après le mariage

• Nom des enfants correctement traité (éventuellement TA personne) Partenariat enregistré

• Traitement conformément à la décision AB

• Classement de l’office

• Remarques reprises conformément à la décision AS

Décisions judiciaires et administratives

Adoption (éventuellement pré-examinée) Tout es

  • Saisie des personnes (parents) • Saisie des parents : in- Nom et droit de cité conformément à la décision connus d'adoption. Autres membres de la famille uni-

  • Mise en lien correcte lors de l’adoption quement s'ils sont mentionnés dans la décision

  • Communications non en-

  • Remarques supplémentaires d'adoption voyées aux registres conventionnels

  • Communications (registre des naissances, registre des mariages, registre des familles)

• Page de garde

• B 32 dans les transactions précédentes ?

Dissolution du mariage / dissolution partenariat

  • Compétence (matérielle, territoriale, personnelle) • Masque 0.07 correcte- Informations sur les tribunaux / Contrôle évenment rempli tuel de l'enregistrement des adresses.

  • Jugement définitif (original ou copie certifiée conforme) • Domicile à l'étranger non Effets du droit du nom en cas de domicile à pris en compte l'étranger selon la LDIP

  • Domicile à l'étranger (nom) L’annulation du mariage entraîne l’annulation

  • Remarques complémentaires du lien de filiation avec le père (art. 105, al. 4 CC en relation avec l'art. 109 , al. 3 CC)

  • Étranger : Classement de l’office et remarques éventuelles

• Communications

• Sondages en cas de non-traitement : personnes dans Infostar ?

Droits de cité

  • Compétence (territoriale, matérielle, personnelle) • Date d'entrée en force in- Date d'entrée en force manquante demandée a correcte posteriori ?

  • Existence d'une décision exécutoire

  • Informations supplémen-

  • Date d'entrée en force taires : non remplies ou autorité incorrecte

  • Remarques complémentaires

  • Doubles saisies lors de la

  • Personnes également concernées saisie préalable / de

  • Saisie des personnes (saisie préalable) : mise en lien l'enregistrement avec d'autres membres de la famille ? • Membres de la famille

  • Communications : contrôle de l’habitant, lieux d'ori- mentionnés dans la degine antérieurs, lieux d'origine hors du canton mande non recherchés dans Infostar

Filiation Tous

  • Compétence (territoriale, matérielle, personnelle) • Archivage des jugements En cas de l’annulation du lien de filiation : qui ont été enregistrés à

  • Décision judiciaire (original) avec date d’entrée en l'enfant reçoit le nom de célibataire et le droit titre de remplacement de cité de la mère au moment de la naissance ; force dans la TA personne éventuellement droit d'option si l'enfant pos-

  • Reconnaissance devant le juge -> TA Reconnaissance • Communications aux re- sède une nationalité étrangère.

  • Traitement dans Infostar ? (Directive relative à la sai- gistres conventionnels sie des personnes) (v.a. registres des familles)

  • Effets en matière de droit du nom (enfant étranger, domicile ; révocation : art. 270 CC) • Effets en matière de droit du nom conformément à

  • Reconnaissance par un Suisse : date butoir l'art. 270 CC 01.01.2006

  • Effets en matière de droit de cité en cas de révocation : (art. 271 CC)

  • Communications (registre des naissances conventionnel ; révocation : éventuellement registre des familles en plus)

  • Contrôle de l’habitant

  • Traitement dans la TA Personne : communications par l'office chargé du traitement ; informations supplémentaires, archivage

  • Annulation suite à la déclaration d’annulation du mariage (art. 105, al. 4 en relation avec l'art. 109, al. 3 CC)

Changement de sexe Tous

  • Compétence (territoriale, matérielle, personnelle) Cas particulier :

  • Jugement entré en force Conversion du partenariat en mariage, si le tribunal en décide ainsi ; traitement conformé-

  • Communication au registre des naissances (si conventionnel) ment à la directive UIS

• Communication au contrôle de l’habitant

• Cas survenu à l'étranger : remarques supplémentaires, classement de l’office Changement de nom Tous

  • Compétence (territoriale, matérielle, personnelle) Le changement de nom concerne-t-il également

  • Date d'entrée en force le nom de jeune fille ?

  • Changement de prénom : notification au registre des naissances conventionnel ?

  • Remarques supplémentaires

  • Changement de nom avec effet sur le droit de cité (art. 271 III CC) - Traitement

  • Supprimer les envois non nécessaires

Déclaration d’absence Tous

  • Compétence (territoriale, matérielle, personnelle)

  • Jugement entré en force

• Communications au contrôle de l’habitant

• Conception de l'enfant pendant le mariage (300 jours) concernée ?

• En cas de traitement TA Personne : informations supplémentaires, classement

Cas particuliers Personne

  • Bigamie : décision AS? Traitement selon les instruc- • Communication non eftions fectuée au contrôle de l’habitant

  • Incapacité civile/validité du mandat pour cause d'inaptitude : remarques supplémentaires, transmission au lieu d'origine, traitement dans Infostar

Annotations marginales dans les registres conventionnels • Annotations marginales Répertoire des personnes mis à jour en cas de dans le registre conven- changement de nom ? • Mise à jour tionnel non mises à jour

Organisation

• Système d'information interne au service

• Contrôle des dossiers en suspens

• Salle des mariages

• CD d'urgence disponibles / Jeu de document imprimé

• État d'avancement de la ressaisie systématique/numérisation/microfilmage

• Taux d'occupation

• Collaboration avec d'autres administrations communales

• Pratique en matière d’émoluments