36.1 Déclaration d'absence en Suisse ou à l'étranger(01.08.2010 ; état : 01.04.2013)
Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC
no 36.1 du 1er août 2010 (Etat: 1er avril 2013)
Déclaration d'absence en Suisse ou à l'étranger
Transaction Déclaration d'absence
Déclaration d'absence
Déclaration d'absence en Suisse ou à l'étranger
0 Aperçu systématique
1 Pièce justificative
Départ
2 Compétence
Jugement du tribunal
2.1 Quant au lieu
2.1.1 Jugement du tribunal suisse
2.1.2 Décision étrangère
2.2 Quant à la matière
Jugement étranger reconnu? non Interruption: clarification des faits
2.3 Quant à la personne
oui 3 Examen
3.1 Généralités
Interruption: Compétent? non transmission en cas de 3.2 Décision de l'autorité de surveillance lors récusation de jugements étrangers oui 3.3 Effet sur le mariage et le partenariat enregistré Examen formel et matériel
3.3.1 Etat civil
3.3.2 Nom
Constatation de
4 Préparation de l'enregistrement
l’état civil 4.1 Données non disponibles
4.2 Données disponibles
Ressaisie des personnes Préparation de 5 Enregistrement l’enregistrement
6 Communications officielles
Données disponibles? non Mandat de ressaisie
7 Délivrance d'extraits du registre
7.1 Certificat de famille
oui
7.2 Certificat de partenariat
7.3 Acte d'origine
Enregistrement 7.4 Confirmation de l'enregistrement
7.5 Livret de famille
8 Archivage des pièces justificatives
Communications officielles 8.1 Communication de la déclaration d'absence
8.2 Correspondance
Délivrance d’extraits du registre
Archivage des pièces justificatives
Fin
Déclaration d'absence en Suisse ou à l'étranger
1 Pièce justificative
Il existe un jugement entré en force d'un tribunal suisse ou étranger par lequel une personne est déclarée absente.
2 Compétence
2.1 Quant au lieu
La compétence pour l'enregistrement est régie, dans le cadre du droit fédéral, par le droit cantonal en matière d'organisation (art. 43 al. 1 OEC; art. 2 al. 2 let. b ou al. 3 OEC).
2.1.1 Jugement du tribunal suisse
A défaut d'une réglementation cantonale, l'enregistrement de la déclaration d'absence entre dans la compétence de l'office de l'état civil au siège du tribunal.
On peut renoncer à l'enregistrement si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse et que leurs données ne sont pas disponibles dans Infostar.
2.1.2 Décision étrangère
La déclaration d'absence rendue à l'étranger est à enregistrer dans le canton d'origine de la personne concernée. Si elle ne possède pas la nationalité suisse, la déclaration d'absence sera enregistrée dans le canton d'origine du conjoint ou du partenaire. Si la personne concernée possède plusieurs droits de cité communaux dans plusieurs cantons, l'enregistrement incombe à l'office de l'état civil auquel le document étranger a été envoyé à cet effet.
Si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse, l'enregistrement de la déclaration d'absence n'est obligatoire que si les données sont disponibles dans le système. Dans ce cas, l'autorité de surveillance du canton de domicile de l'un des membres de la famille ou l'autorité de surveillance du canton dans lequel un nouvel événement concernant un ou plusieurs membres de la famille est à enregistrer statue sur la reconnaissance de la décision étrangère et, cas échéant, ordonne son enregistrement.
2.2 Quant à la matière
Il faut faire une différence entre la déclaration d'absence (art. 35 al. 1 CC) et la constatation judiciaire du décès d'une personne dont personne n'a vu le corps (art. 34 CC).
Une personne est déclarée absente si son décès paraît très probable car elle a disparu en danger de mort ou n'a pas donné de nouvelles depuis longtemps (art. 35 al. 1 CC). Le décès d'une personne peut être constaté même si personne n'a vu le corps lorsque cette personne
Déclaration d'absence en Suisse ou à l'étranger
a disparu dans des circonstances telles que sa mort doit être tenue pour certaine (art. 34 CC).
2.3 Quant à la personne
Les collaboratrices et les collaborateurs de l'office de l'état civil doivent tenir compte des règles qui régissent la récusation lors de l'enregistrement de la déclaration d'absence (voir art. 89 al. 3 OEC).
3 Examen
3.1 Généralités
Le jugement du tribunal doit être entré en force et indiquer la date à laquelle remontent les effets de la déclaration d'absence. Il doit s'agir du document original dûment signé ou d'une photocopie certifiée conforme à l'original (art. 43 al. 6 OEC).
3.2 Décision de l'autorité de surveillance lors de jugements étrangers
L'autorité de surveillance du canton d'origine de la personne concernée ou, si elle ne possède pas la nationalité suisse, celle du canton d'origine de l'épouse ou de l'époux resp. de la ou du partenaire, statue sur la reconnaissance de la déclaration d'absence prononcée à l'étranger. Elle peut se fonder sur l'appréciation de la représentation de la Suisse compétente au lieu du tribunal étranger (traduction sommaire et confirmation de l'authenticité des documents). Il y a lieu d'éclaircir, en particulier, s'il s'agit d'une déclaration d'absence ou si le décès de la personne concernée a été constaté.
Si, en application de la règle citée ci-dessus, plusieurs lieux d'origine sont concernés, la décision incombe à l'autorité de surveillance qui est en possession du jugement.
La décision de l'autorité de surveillance est impérative si les données de la personne déclarée absente sont disponibles, même si elle ne possède pas la nationalité suisse ni aucun membre de sa famille. La décision incombe à l'autorité de surveillance du lieu de domicile de l'un des membres de la famille ou à celle du canton dans lequel un événement concernant un membre de la famille est survenu si un nouvel acte administratif doit être enregistré auprès d'un office de l'état civil.
3.3 Effet sur le mariage et le partenariat enregistré
3.3.1 Etat civil
Depuis le 1er janvier 2000, la déclaration d'absence entrée en force entraîne de par la loi la dissolution du mariage de la personne concernée d'office à la date d'entrée en force (art. 38
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al. 3 CC). Ceci s'applique par analogie au partenariat enregistré même si aucune prescription explicite n'existe.
L'état civil de l'épouse ou de l'époux de la personne déclarée absente est "non marié". L'état civil de la ou du partenaire de la personne déclarée absente est "partenariat dissous ensuite de déclaration d’absence".
Les déclarations d'absence entrées en force avant cette date n'entraînent pas obligatoirement la dissolution du mariage. Seuls les effets déployés au moment de la déclaration d'absence sont à prendre en considération (p.ex. dissolution du mariage en conformité de l'ancien droit cantonal, voir art. 6 al. 2 titre final CC). Sinon, les personnes concernées doivent être désignées en tant que mariées jusqu'à la dissolution du mariage par décès ou divorce.
3.3.2 Nom
En cas de déclaration d’absence de l’un des conjoints ou des partenaires, l’autre conjoint ou partenaire qui a changé de nom lors du mariage ou de l’enregistrement du partenariat peut déclarer en tout temps à l’officier de l’état civil vouloir reprendre son nom de célibataire (art.
La déclaration concernant le nom peut être remise auprès de chaque représentation de la Suisse qui assume des fonctions d'officiers de l'état civil.
4 Préparation de l'enregistrement
4.1 Données non disponibles
Si les données de la personne concernée ne sont pas disponibles dans le système, il y a lieu d'ordonner la ressaisie (voir processus no 30.1 Ressaisie). Il est exceptionnellement possible de renoncer à la ressaisie si la déclaration d'absence peut être inscrite dans le registre des familles. Si la personne concernée possède plusieurs communes d'origine, il y a lieu de veiller à ce que la déclaration d'absence soit inscrite dans tous les registres des familles.
Si ni la personne concernée ni les membres de sa famille ne possèdent la nationalité suisse, et que leurs données ne sont pas disponibles dans le système, on peut renoncer à l'enregistrement de la déclaration d'absence. Par contre, le devoir de communication doit être respecté (transmission du document à l'administration communale du lieu de domicile ou du lieu de séjour selon l'art. 49 OEC).
4.2 Données disponibles
Sur la base des indications à disposition, il y a lieu de vérifier si les données disponibles dans le système sont correctes, complètes et à l'état actuel (art. 16 al. 1 let. c OEC).
Déclaration d'absence en Suisse ou à l'étranger
Si les données d'état civil disponibles de la personne déclarée absente ne sont pas correctes, complètes ou à l'état actuel, la procédure doit être interrompue jusqu'à ce que les événements non enregistrés survenus avant la déclaration d'absence soient documentés et enregistrés.
5 Enregistrement
La déclaration d'absence est à enregistrer dès que les données actuelles (selon la règle x - 1, soit au jour qui précède la déclaration d'absence) de la personne concernée sont disponibles dans le système.
6 Communications officielles
La livraison des données
– au contrôle des habitants du domicile de la personne déclarée absente (art. 49 al. 1 OEC) et – aux autorités de l'AVS (art. 53 al. 1 OEC)
a lieu automatiquement sous forme électronique ou sur papier à défaut de raccordement de la commune concernée (art. 49 al. 3 ou 99b OEC).
Le cas échéant, d'autres communications sont envoyées:
– à l'office de l'état civil de la commune d'origine de la personne concernée (art. 49a al. 2 OEC).
D'autres communications nécessitent une base légale cantonale (art. 56 OEC).
7 Délivrance d'extraits du registre
7.1 Certificat de famille
La personne concernée qui change d'état civil suite à la déclaration d'absence n'est pas obligée de commander un nouveau certificat de famille (formule 7.4) en tant que preuve de la dissolution du mariage.
Le certificat de famille devenu non valable est toutefois remplacé gratuitement, sur demande, par un nouveau contre remise de l'ancien.
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7.2 Certificat de partenariat
La personne concernée qui change d'état civil suite à la déclaration d'absence n'est pas obligée de commander un nouveau certificat de partenariat (formule 7.12) en tant que preuve de la dissolution du partenariat.
Le certificat de partenariat devenu non valable est toutefois remplacé gratuitement, sur demande, par un nouveau contre remise de l'ancien.
7.3 Acte d'origine
L'acte d'origine n'est plus valable puisque les données d'état civil ne sont plus actuelles suite au changement d'état civil. La commune de domicile ou du lieu de séjour de la personne concernée peut demander le dépôt d'un nouvel acte d'origine.
7.4 Confirmation de l'enregistrement
Une confirmation de la reconnaissance en Suisse de la déclaration d'absence prononcée à l'étranger est envoyée à la représentation de la Suisse à l'étranger, sur demande. Les effets seront communiqués en même temps afin que le registre des immatriculations soit mis à jour et que les documents d'identité puissent être correctement établis.
Cette confirmation peut aussi être remise avec la décision d'enregistrement de la déclaration d'absence prononcée à l'étranger (art. 32 LDIP), rendue par l'autorité de surveillance.
7.5 Livret de famille
Si un livret de famille suisse est présenté, la déclaration d'absence et la dissolution du mariage qui s'ensuit seront inscrites dans le champ prévu à cet effet (changement d'état civil, de nom et du droit de cité). L'inscription doit être munie du timbre officiel; une signature n'est pas nécessaire.
8 Archivage des pièces justificatives
8.1 Communication de la déclaration d'absence
Le jugement du tribunal suisse ou du tribunal étranger constatant la déclaration d'absence doit être conservé en tant que pièce justificative de l'enregistrement.
S’il s’agit du jugement d’un tribunal étranger, la décision de la reconnaissance de l’autorité de surveillance doit également être conservée en tant que pièce justificative
Déclaration d'absence en Suisse ou à l'étranger
8.2 Correspondance
Toute correspondance est à conserver en fonction de son importance en tant que force probante.
M:\Org\PRIVAT\EAZW\EAZW\30 Fachprozesse\36 Verschollenerklärung\36.1 Verschollenerklärung im Inland oder Ausland\36.1 In