Recommandations «Soumission de mandats de la mensuration officielle sous l'angle du maintien de la qualité»

KONFERENZ DER KANTONALEN VERMESSUNGSÄMTER CONFERENCE DES SERVICES CANTONAUX DU CADASTRE CONFERENZA DEI SERVIZI CANTONALI DEL CATASTO CONFERENZA DALS SERVETSCHS CHANTUNALS DA MESIRAZIUN

Recommandations pour la soumission de mandats de la mensuration officielle sous l’angle du maintien de la qualité

Elaborées conjointement par la commission tarifs et honoraires de la Conférence des services cantonaux du cadastre ainsi que par la commission des marchés des Ingénieurs-Géomètres Suisses dans les années 2003 - 2005

Résumé

En partant du mandat qui consistait à moderniser la directive de la CSCC «Soumission, recommandation concernant la procédure d’adjudication dans la mensuration officielle, juillet 1998» devenue désuète, nous avons rapidement constaté que cette tâche était déjà largement accomplie par les législations cantonales en vigueur dans ce domaine. Nous avons en revanche relevé que la concurrence, trop fortement axée sur le prix au cours de ces dernières années, mettait en péril la qualité requise ainsi que la durabilité. C’est la raison pour laquelle nous avons jugé utile d’adapter quelque peu la mission de base: outre un certain nombre d’indications concrètes relatives aux documents et aux procédures de soumission, la directive fournit de précieux conseils au sujet du maintien de la qualité et de la durabilité. Le groupe de travail commun de la COHO CSCC et de la commission des marchés a élaboré la présente recommandation dans le cadre d’un intense échange de réflexions. Il également été tenu compte des expériences des services cantonaux et des bureaux soumissionnaires, ainsi que des conclusions des décisions sur recours. Il s’est avéré qu’entre les deux phases «Soumission jusqu’à la décision d’adjudication» et «Réalisation jusqu’à la réception finale», les aspects qualitatifs à prendre en considération n’étaient pas les mêmes. C’est pourquoi nous distinguerons ci-après la «qualité a priori» de la «qualité a posteriori». Des mesures garantissant la qualité sont possibles et doivent être judicieusement appliquées dans ces deux phases. Le groupe de travail s’est focalisé sur les recommandations suivantes:

Procédures de soumission transparentes par
cahiers des charges complets, précis, bien structurés
publication des critères et du schéma d’évaluation
partages des risques en fonction des incertitudes des dénombrements
publication de l’évaluation après adjudication

Elimination d’investissements indéfendables sur le plan économique par
exploitation des valeurs seuils
limitation du nombre de candidats dans le cadre de la procédure par invitation
cahiers des charges clairs, compréhensibles pour tout entrepreneur

Maintien de la qualité par
cahiers des charges complets, suffisamment détaillés et compréhensibles
partages des risques: en présence d’éléments au dénombrement incertain, une correction de prix ultérieure doit être possible à partir d’une valeur seuil déterminée
concordance de la check-list de contrôle et du cahier des charges: tous deux doivent être établis de manière suffisamment détaillée
discussion entre l’organe de surveillance et l’entrepreneur, afin que les défauts constatés ne se répètent pas dans le cadre d’un futur mandat.

Les présentes recommandations ont été élaborées conjointement par la commission tarifs et honoraires de la CSCC et par la commission des marchés de l’IGS. Pour l’IGS : Pour la CSCC : Paul Imhof Christian Dettwiler Jürg Schmid Fritz Nick Peter Trüb Béatrice Simos-Rapin Claude-Alain Vuillerat

Annexes :

Dossier de soumission canton de Berne
Déclaration signée par le soumissionnaire canton des Grisons
Procédure d’évaluation du prix appliquée par les cantons romands
Procédure d’évaluation du prix appliquée par le canton de Thurgovie

1. INTRODUCTION

1.1 SITUATION DE DÉPART / MANDAT Les services cantonaux du cadastre et les membres de l’IGS collectent depuis quelques années des expériences dans le domaine des marchés publics. Toutes ne se sont pas avérées positives. La législation a précisé maints points suite à des recours. Tous les cantons ont créé et mis en vigueur leurs propres bases juridiques sur le thème «marchés publics». Sur le plan suisse, des différences sensibles apparaissent cependant au niveau des procédures. (Enquête IGS, 2000, et COHO CSCC, 2002). C’est la raison pour laquelle le document de la CSCC «Soumission, recommandation concernant la procédure d’adjudication dans la mensuration officielle de juillet 1998» est dépassé sur de nombreux points et doit être remplacé. Par cette actualisation des recommandations communes, le processus se poursuit au moyen d’un échange d’expériences et d’efforts constants visant à améliorer les procédures. Les procédures de soumission sont désormais réglementées dans tous les cantons. C’est la raison pour laquelle le présent document abordera uniquement les domaines dans lesquels les instances adjudicatrices disposent d’une véritable liberté.

1.2 OBJECTIFS L’établissement de «l’offre économiquement la plus avantageuse» est au cœur des marchés publics En ce qui concerne les travaux de la mensuration, en particulier de la mensuration officielle, il s’agit de continuer à encourager une concurrence axée sur les prestations et la qualité en lieu et place d’une pure concurrence des prix. Il est important à cet effet de ne pas perdre de vue le principe selon lequel les travaux de mensuration ne sont pas des biens standardisés. Les procédures doivent être améliorées en permanence sur la base des expériences réalisées par les personnes impliquées et des conclusions de la jurisprudence. Les recommandations ci-après ont également pour objectif de promouvoir à long terme la qualité de la mensuration officielle. Mot clé: durabilité. Un niveau de prix réaliste en constitue l’une des conditions importantes, étant entendu que les mécanismes du libre marché ne peuvent et ne doivent être éliminés. Un troisième objectif vise à réduire dans la mesure du possible les charges administratives des soumissions pour toutes les parties impliquées. Partant du fait que les frais de personnel sont à considérer comme «donnés de base» par les conventions collectives de travail et les frais généraux, seules l’efficacité dans la production et les prestations réellement à fournir sont susceptibles de déterminer le prix de revient d’un mandat. Conséquence : la description précise des prestations et le contrôle des prestations réellement fournies (contenu, qualité, etc.) constituent la principale base d’une concurrence loyale préservant le partenariat social et la qualité des produits. Une structuration homogène des documents doit améliorer la vue d’ensemble et permettre des comparaisons entre cantons. Il n’est pas réaliste, et pas nécessaire non

plus, de procéder à une uniformisation complète. Les efforts d’amélioration doivent surtout porter sur les points fondamentaux. C’est la raison pour laquelle nous avons renoncé à l’élaboration d’une solution type. Nous vous renvoyons en revanche à l’annexe «Dossier de soumission canton de Berne» qui est considéré comme un «modèle bien structuré».

1.3 PERSPECTIVES Le sujet n’est pas bouclé avec le présent document. Dans le contexte dynamique actuel, il est absolument impératif de vérifier les procédures en permanence. Les points faibles doivent être localisés et éliminés par des efforts conjoints. La tâche peut se résumer sous la forme de la question suivante : Comment est-il possible de garantir à long terme la qualité requise de la mensuration officielle ?

2. REMARQUES FONDAMENTALES SUR LA NOTION DE «QUALITÉ»

L’un des objectifs principaux est de «proposer des mesures permettant de mieux garantir à long terme la qualité de la mensuration officielle». A cet effet, il faut tout d’abord s’assurer que la notion de «qualité» soit comprise de la même manière par tous: que veut dire «qualité» ? La notion de qualité ne signifie pas automatiquement «bon», mais désigne en général une «propriété», une «nature», un état caractéristique. La notion de qualité est également définie dans les documents du MQ : «La qualité est la concordance entre l’exigence posée et la prestation fournie». Pour pouvoir juger la qualité effectivement requise, il faut donc que

les exigences posées soient préalablement décrites de manière précise, complète et mesurable
les résultats soient exclusivement mesurés sur la base des exigences préalablement définies. La prestation de l’entrepreneur correspond au cahier des charges clairement défini. L’entrepreneur est tenu d’établir soigneusement le prix à payer à cet effet. Il n’est pas possible ainsi d’exiger par la suite des prestations supplémentaires sans conséquences financières. L’entrepreneur doit garantir la livraison selon les exigences. Si les prestations ne sont que partiellement ou incomplètement exécutées, c’est au SCC d’imposer qu’elles soient fournies dans leur intégralité. Ceci n’est possible qu’en présence d’un cahier des charges sans équivoque. Pour l’instance adjudicatrice et pour les soumissionnaires, une standardisation des critères et du schéma d’évaluation représente des avantages tels que transparence de l’évaluation, possibilités de comparaison, reconnaissance de potentiels d’amélioration, etc. Afin que la qualité à atteindre réponde aux exigences, la communication entre l’entrepreneur et le mandant doit fonctionner. Les conditions importantes sont: de la transparence tout au long de la procédure et la possibilité pour l’entrepreneur de consulter tous les documents pertinents. La «qualité dans la mensuration officielle» fait l’objet d’un contrôle en deux phases. Eu égard à la décision d’adjudication, une «qualité a priori» est admise sur la base des critères d’adjudication. La «qualité a posteriori» est évaluée au cours de la vérification d’accompagnement et lors de la réception finale. L’appréciation de la qualité de travaux antérieurs doit avoir une influence sur les critères

"Compétence / capacités de l’équipe de projet, respectivement du soumissionnaire".

Qualité a priori : La «qualité a priori» est la qualité à escompter au moment de la décision d’adjudication, mais qui ne peut nullement être garantie jusqu’à la réception finale. Elle fait l’objet d’une évaluation sur la base des offres et du rating d’entreprise. La qualité a priori conduit en fin de compte à la décision d’adjudication et fait ainsi partie intégrante de la procédure de soumission. Le sujet est traité au chapitre 4. Qualité a posteriori : Afin d’obtenir des résultats utilisables, le cahier des charges et la check-list de vérification doivent être soigneusement harmonisés :

Seuls des cahiers des charges détaillés permettent de répondre à toutes les exigences.
Seuls des cahiers des charges détaillés permettent de procéder à une évaluation différenciée des entreprises qui résiste face à un éventuel recours ultérieur. Le sujet est traité au chapitre 5.

3. RECOMMANDATIONS CONCERNANT LA PROCÉDURE DE SOUMISSION

Principes :

Les exigences en matière de
procédure
«produit»
déroulement du projet et
soumissionnaires doivent ressortir clairement et explicitement du dossier de soumission.
Les motifs d’exclusion, ainsi que les critères de qualification et d’adjudication, doivent être décrits.
Une structure homogène des documents divisés en
exigences générales (demeurent inchangées sur un long laps de temps)
exigences liées à l’objet (varient selon la mise en soumission, avec une structure de base qui reste identique)
description des prestations / cahier des charges, (dito) s’avère précieux en ce qui concerne
la teneur de l’information (qu’est-ce qui est général, qu’est-ce qui est spécial)
les charges administratives pour l’instance adjudicatrice et le soumissionnaire, la vue d’ensemble et
les possibilités de comparaison (comparaisons sur le long terme, comparaisons avec d’autres cantons, etc.). Le dossier de soumission du canton de Berne (annexe) constitue un bon exemple de structure claire.

3.1 RÉDUCTION DES CHARGES ADMINISTRATIVES Les «charges administratives sans création de plus-value» peuvent être passablement élevées dans le domaine des soumissions. Le groupe de travail a élaboré quelques recommandations visant à réduire ces frais.

Les frais de soumission doivent être minimisés pour le mandant et le mandataire par l’exploitation des valeurs seuils et la limitation ciblée du nombre de destinataires dans le cadre de la procédure sur invitation.
Non seulement les offres, mais les cahiers des charges également, doivent être clairs, transparents, complets et compréhensibles.
Les indications sur le type de procédure, les critères d’adjudication et leur pondération ainsi que les bases d’évaluation, doivent figurer dans le dossier de soumission (critères de qualification et motifs d’exclusion : au minimum renvoi aux normes juridiques en vigueur).
La soumission par Internet www.simap.ch conduit à une structuration claire et homogène de la documentation des mises en soumission.
La permanence des critères et des références appliquées facilite le travail des entrepreneurs et des instances adjudicatrices.
Pour les attestations que doit fournir le soumissionnaire, telles que les impôts, les prestations sociales, les poursuites, ..., il s’agit de veiller à une périodicité appropriée (par exemple 1 x par année). Il n’est guère défendable, d’un point de vue économique, de l’exiger à nouveau pour chaque mise en soumission. Une standardisation du formulaire de saisie est utile; nous recommandons l’exemple du canton des Grisons (annexe). L’introduction de «listes permanentes», valables pour le bâtiment, le génie civil, l’aménagement du territoire / la planification et la mensuration, va dans le même sens.
Les garanties bancaires, de même que les garanties de livraison, génèrent des coûts élevés. C’est la raison pour laquelle il s’agit de ne les encourager qu’ avec modération et de les maintenir dans un cadre adéquat.

3.2 CONDITIONS POUR PERMETTRE DES OFFRES RÉALISTES DES ENTREPRENEURS Une offre ne peut être plus fiable que le cahier des charges. Des cahiers des charges manquant de clarté ou la délégation intégrale de grandes incertitudes à l’entrepreneur mènent irrémédiablement à des offres qui ne sont pas sérieuses. Des complications de longue haleine et extrêmement déplaisantes pour les deux parties peuvent en résulter. Nous vous fournissons ci-après des recommandations concrètes à ce sujet :

Le cahier des charges et le formulaire d’offre sont à élaborer avec précision, ce qui permet de rendre le soumissionnaire attentif à tous les aspects liés aux coûts et d’éviter la recherche ultérieure de mesures d’économie susceptibles de nuire à la qualité.
Les commissions estiment qu’il faut faire quelque chose au niveau des cahiers des charges. Analyser ses propres cahiers des charges sous l’angle de l’intégralité, de la structuration des titres, chapitres, contenus, en se basant sur les dossiers d’autres cantons peut s’avérer une précieuse aide d’optimisation. (Standardisation pour possibilités de comparaison, gain de temps)
Les offres (globales, forfaitaires, avec prix unitaires) doivent être adaptées à la fiabilité des éléments déterminant les coûts. Si les éléments chiffrés présentent de grandes incertitudes, il faut soit renoncer aux offres forfaitaires et globales, soit

intégrer une soupape de sécurité dans le formulaire d’offre, par exemple au niveau de la formulation (version canton de TG) : «Lorsque le total des différents postes, suite au dénombrement, diverge de plus de 5% du total de l’offre, le prix forfaitaire est adapté conformément à la proportion prix total / prix forfaitaire de l’offre.» Cette limite de 5% correspond également à la limite pour une correction du forfait de la participation fédérale, dans le cas où le montant de la facture finale est proportionnellement plus élevé.

La même chose vaut par analogie en cas de trop grande incertitude suite à un contrat de longue durée.
Le mandant annonce un prix indicatif dans les documents de soumission en mentionnant les sources (exemples: coûts à l’hectare Confédération combinés avec une indication relative à la complexité du mandat; post-calculation géomètre pour travaux comparables, ...). Nous recommandons l’énumération des éléments suivants pour indiquer la complexité:
travaux simples:
premier relevé
numérisation provisoire
rénovation sur une base partiellement ou complètement numérique
petit nombre de mutations par ha de zone constructible
travaux moyens:
travaux combinés (avec divers état de mensuration)
rénovation sur la base de mensuration reconnue, graphique ou semi-graphique
nombre modéré de mutations par ha de zone constructible
travaux complexes:
procédures combinées, situation de départ très hétérogène
systèmes de coordonnées anciens => transformations
densité de mutations élevée par ha de zone constructible
centres historiques de ville avec de nombreuses limites difficiles à définir dans des murs mitoyens
autres particularités spécifiques à certains travaux
mauvais état des documents de base (esquisses, ..)
zones de glissement
éléments au dénombrement incertain comme par exemple dans le cadre de la détermination des limites L’instance adjudicatrice annexe ce tableau complet aux documents d’offre en indiquant en gras tous les postes concernés. L’entrepreneur doit ainsi pouvoir se faire une idée du degré de difficulté du mandat.

4. ÉTABLISSEMENT DE «L’OFFRE ÉCONOMIQUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE»

Principes: • Dans l’esprit d’une procédure transparente, le schéma d’évaluation doit être clairement défini: les critères, pondération et ordre d’importance doivent être publiés.

Les exigences en matière de mensuration officielle vont dès lors plus loin que la simple énumération de l’ordre des critères.
Une procédure standardisée facilite l’évaluation par le SCC et augmente l’acceptation par les soumissionnaires.
Les critères qui ne peuvent être précisément mesurés font l’objet d’une évaluation indépendante par 2 personnes au minimum. Les différences sont relevées et discutées. Il faut noter à ce sujet que le même critère ne peut être à la fois un critère de qualification et un critère d’adjudication. La législation en matière de soumissions l’interdit formellement. Le motif d’exclusion «pas d’entreprise avec retard grave» ne peut être utilisé parallèlement avec le critère d’adjudication «délais respectés jusqu’ici». Dans le cadre des soumissions, il faut clairement distinguer les «critères de qualification et les motifs d’exclusion» des «critères d’adjudication". Les critères de qualification et les motifs d’exclusion présentent un «aspect typiquement binaire»: des conditions impératives sont remplies ou ne sont pas remplies. Exemples:
brevet de géomètre / pas de brevet
ressources techniques et en personnel appropriées / suffisantes / insuffisantes
pas d’entreprise avec retard grave Les critères d’adjudication, en revanche, présentent un «aspect typiquement relatif»: l’entrepreneur A remplit une condition «mieux que» l’entrepreneur B. Bien que des comparaisons relatives s’avèrent possibles, il faut néanmoins veiller à une évaluation absolue. Exemples:
évaluation des ressources techniques et en personnel
délais respectés jusqu’ici Les critères de qualification se réfèrent au soumissionnaire; les critères d’adjudication se réfèrent au mandat.

4.1 CRITÈRES DE QUALIFICATION ET MOTIFS D’EXCLUSION La plupart des critères de qualification et des motifs d’exclusion sont énumérés dans les normes juridiques cantonales et ne sont donc pas répétés ici. Vous trouverez ci-après quelques exemples typiques pour notre branche. Critères de qualification :

brevet de géomètre, si nécessaire
conditions réalistes (techniques, en personnel) réunies
conditions spéciales spécifiques au projet, par ex. délais extrêmement courts
bonnes connaissances de la langue locale
pas de retards graves dans la livraison (si non spécifié sous les critères d’adjudication) Motifs d’exclusion :
non respect de la convention collective de travail
prix qui ne laissent attendre une exécution en bonne et due forme, voir chap. 4.4.2.2.
concurrence déloyale, établissement des prix manifestement faux
exigences de base non remplies (délai, méthode, intégralité, ...)

4.2 CRITÈRES D’ADJUDICATION : L’évaluation des critères d’adjudication a pour objectif d’établir "l’offre économiquement la plus avantageuse", dont fait également partie l’aspect de la durabilité. La plupart des cantons travaillent avec les quatre principaux critères d’adjudication suivants:

prix
procédure technique
compétence de l’équipe de projet
compétence du soumissionnaire Le groupe de travail recommande:
la concentration sur les quatre critères susmentionnés (standardisation)
l’établissement commun des points d’évaluation pour les quatre critères principaux et leur pondération par le SCC et la section IGS (=> acceptation, transparence) En fonction des exigences concrètes du projet, les éléments ci-après peuvent également faire office de critères ou de sous-critères:
durabilité (écologique, sociale, longévité technique)
planning détaillé de manière adéquate et réaliste
utilisation appropriée du personnel, attribution judicieuse du personnel par phase, exemple: les exigences ne sont pas les mêmes pour le réseau des points fixes et le calcul des coordonnées
formation continue / connaissances professionnelles des personnes clés
organisation (collaboration avec d’autres sociétés, sous-traitants)
évaluation des soumissionnaires sur la base des résultats de précédents mandats; peuvent être prises en compte des tâches apparentées telles que premier relevé, rénovation, numérisation provisoire ou conservation, mais non des tâches étrangères à la branche (génie civil, aménagement du territoire, etc.). Le dossier d’offre est une carte de visite. Mais son poids en tant que critère d’adjudication n’est pas très important (transparence, exactitude, ...)

4.3 PONDÉRATIONS Nous recommandons le tableau de pondération ci-après:

Critère Projet Projet Projet simple moyen complexe Prix 50 40 25 Compétence de l’équipe de 25 32 36 projet Compétence du 20 20 23 soumissionnaire Procédure technique 5 8 16 Total [%] 100 100 100 Il est possible et souvent judicieux de diviser les critères principaux en sous-critères. La publication des sous-critères et de leurs pondérations est exigée dans le sens d’une grande transparence.

Cette possibilité est illustrée à l’aide de l’exemple du critère «prix»: Les sous-critères pour le «prix» peuvent être: avec une «sous-pondération» de:

offre concrète en francs 90 %
conditions de paiement telles que
forfait / global au lieu de prix unitaires 4%
montant minimum des acomptes 2%
renonciation facultative à la clause des 5% 4%

4.4 ÉVALUATION

4.4.1 Généralités

Le schéma d’évaluation publié avec la mise en soumission assure un classement correct et compréhensible par l’instance adjudicatrice et aide le soumissionnaire à reconnaître où il doit mettre l’accent lors du traitement de l’offre. Cette démarche renforce également la fiabilité de l’évaluation par l’autorité adjudicatrice et empêche les catégorisations inobjectives. La marge d’appréciation dans le cadre de l’évaluation des critères publiés, qui est confirmée dans les décisions des tribunaux, n’est pas limitée par le schéma appliqué. Les critères d’adjudication doivent faire l’objet d’une évaluation absolue et non relative. Lorsque l’on peut s’ attendre à une réalisation moyenne (fondamentalement satisfaisante), elle doit être évaluée à raison de ¾ du maximum de points. Ainsi, seules les solutions idéales obtiennent le nombre maximum de points. Vous trouverez des exemples concrets d’adjudications dans les chapitres qui suivent. Les points supplémentaires pour «prestations supérieures à la moyenne» sont à accorder avec retenue. Les solutions luxueuses non requises ne sont pas récompensées par des majorations de points. Les offres complémentaires qui vont au delà du cahier des charges ne doivent pas être intégrées à l’évaluation. Pour pouvoir évaluer également les offres hors canton, il est opportun de procéder à l’évaluation de l’entrepreneur en collaboration avec le service du cadastre extérieur au canton qui est compétent. Comme nous l’avons déjà mentionné précédemment, il s’agit ici aussi de demander à plusieurs personnes, indépendantes les unes des autres, de mener parallèlement une évaluation des critères qui ne sont pas précisément mesurables. Cette manière de faire permet d’obtenir une «objectivation».

4.4.2 Prix

Compte tenu de l’objectif «… mieux assurer la qualité de la mensuration officielle à long terme..», il faut noter qu’il existe également des critères susceptibles de compromettre la qualité! Cet effet se produit notamment pour le critère «prix», en particulier dans le cas d’une pondération trop élevée ou dans le cadre d’une procédure d’évaluation inappropriée. Les formulaires d’offres détaillés ainsi que les cahiers des charges transparents et complets aident, lors de l’établissement des prix • à ne rien oublier / à ne pas omettre un élément important

à ce que les prix et les coûts concordent mieux et
à éviter des discussions désagréables au cours de la réalisation. Les exigences sont clairement posées; la prestation requise peut être imposée. Ainsi, les cantons sont également plus sûrs de pouvoir déterminer à l’avance le forfait correct de la participation fédérale. Bien que le «prix» semble à première vue un élément facile à évaluer et clairement mesurable, il existe de nombreuses variantes dans la pratique.

4.4.2.1 Majorations de points

Pour le «prix» aussi, l’influence de l’offre concrète peut être mise en regard d’autres facteurs de coûts. Les raisons suivantes peuvent justifier des majorations de points :

offre forfaitaire/globale au lieu de prix unitaires
autres conditions de paiement telles que
renchérissement non facturé
éléments supplémentaires non facturés
renonciation volontaire à la clause des 5% conformément au chapitre 3.2.

4.4.2.2 Sous-enchères

D’après la jurisprudence officielle, les sous-enchères n’existent pas. La commission des marchés de l’IGS peut être sollicitée en qualité de «tribunal arbitral» dans le but que, en fonction de la prise de position de la commission des marchés, les offres inhabituellement basses soient retirées. Cela présuppose cependant que l’offre contienne une autorisation correspondante. Dans le canton de Thurgovie, le passage suivant est intégré depuis quelques années avec succès dans les documents d’offre : L’entrepreneur autorise le service de l’information sur le territoire à transmettre, en présence d’une "offre inhabituellement basse", les documents à la commission des marchés de l’IGS afin que cette dernière vérifie si l’offre est à considérer comme sous-enchère et accepte le cas échéant sa décision en tant que motif d’exclusion.

4.4.2.3 Procédure d’évaluation

Le choix de la procédure d’évaluation en ce qui concerne le critère «prix» peut déboucher sur un nombre de points complètement différents pour une offre concrète, et ce même en cas de pondération identique du critère! Il faut par conséquent veiller à éviter des déséquilibres insensés. Ces déséquilibres peuvent être liés, en fonction de la procédure,

à des prix atypiques, soit vers le bas, soit vers le haut,
à de grandes différences de points, malgré de très petites différences de prix entre les offres. Les cantons romands ont développé un modèle commun. (Annexe). Le modèle thurgovien actuel est également recommandé en tant qu’alternative. (Annexe). Quelques explications à ce sujet : Le danger de décalages de pondération indésirables et non admissibles existe dans le cas d’un barème désavantageux; il doit être restreint.

Nous recommandons de reprendre le modèle thurgovien (annexe), qui élimine largement tous les facteurs de perturbation connus. Il se fonde sur une valeur moyenne et, sur la base de celle-ci, sur une marge de fluctuation de ±25%. A l’intérieur de cette marge se répartissent linéairement 5% à 95% des points. Les 5% restants qui se trouvent hors de la marge permettent un échelonnement minimal de 1 % par offre dans ces domaines. Pour fixer la «valeur moyenne», on retient uniquement les «3 ou 4 offres médianes» triées d’après le prix. Cette manière de procéder permet d’éliminer les offres atypiques qui se caractérisent par des prix extrêmement hauts ou bas. Il est recommandé aux cantons d’appliquer l’un de ces modèles.

4.4.3 Évaluation des autres critères

En cas de choix inapproprié des autres critères d’adjudication (tous les soumissionnaires les remplissent à 100%) ou d’évaluation peu différenciée de critères fondamentalement adéquats, le prix a une influence extrêmement importante, même si la pondération est faible! C’est la raison pour laquelle il s’agit de choisir des critères (voir exigences générales en matière de critères) qui permettent une différenciation réelle des soumissionnaires. Le rating appliqué aux entrepreneurs et à l’équipe de projet lors de précédentes réceptions finales devrait être pris en compte. Et des points supplémentaires pour des prestations supérieures à la moyenne fournies dans le passé se justifient tout à fait. Pour les critères "Procédure technique", "Compétence du soumissionnaire" et "Compétence de l’équipe de projet", vous trouverez ci-après une énumération des points d’évaluation possibles par mots clés :

4.4.3.1 Procédure technique

Généralités :
présentation transparente des méthodes
calendrier réaliste et adéquat
analyse du mandat dans ses propres termes : la tâche a-t-elle été comprise, les problèmes et les écueils ont-ils été identifiés ?
organisation de la mise à jour si elle n’a pas été adjugée automatiquement en même temps
organisation du service à la clientèle pendant la durée du mandat
valeur technique de la prestation proposée, synergies avec d’autres tâches (uniquement si mentionné dans le cahier des charges!)
Les majorations de points peuvent avoir pour motifs :
solution technique remarquablement claire et complète, très bien réfléchie
organisation de la mise à jour
concept très transparent et prometteur

4.4.3.2 Compétence de l’équipe de projet (des personnes clés)

Critères généraux :
compétence professionnelle avérée des personnes clés
suppléance des personnes clés suffisamment assurée
évaluation de mandats antérieurs (chapitre 5)

Les majorations de points peuvent avoir pour motifs :
très bonne coopération et communication
compétence et expérience des personnes clés nettement supérieures à la moyenne dans la spécialité concernée
prestations nettement supérieures à la moyenne dans le cadre de précédents travaux (chapitre 5)

4.4.3.3 Compétence du soumissionnaire (de la société)

Critères généraux :
évaluation de mandats antérieurs (chapitre 5)
évaluation de la qualité des livraisons périodiques de données aux services SIG ou aux services cantonaux du cadastre
qualité des sous-traitants
disponibilité du soumissionnaire pour des prestations ultérieures de garantie (par ex. consortiums à durée limitée dans le temps)
SMQ, ISO 9001, mesures pour assurer la qualité
expérience, exécution de travaux correspondants au cours des 5 dernières années
«qualité» de la suppléance du chef, du chef de projet, des personnes clés (exemple : informatique)
Les majorations de points peuvent avoir pour motifs :
le propriétaire du bureau occupe également une fonction clé dans l’organisation du projet en tant que géomètre responsable (pas uniquement «parrain»)
très bons travaux de référence
formation d’apprentis / formation continue (pas autorisé dans tous les cantons! Dans l’esprit de promouvoir la profession de géomaticien, les commissions recommandent néanmoins d’évaluer ce point)

4.4.4 Jeunes entrepreneurs (= soumissionnaires sans travaux de référence)

Pour l’évaluation des jeunes entrepreneurs, il est recommandé d’utiliser les valeurs pour «bien exécuté en moyenne», ce qui débouche sur ¾ du maximum dans le cas où les solutions idéales sont récompensées par des majorations. Sont considérées comme jeunes entrepreneurs les personnes qui n’ont pas encore accompli un travail correspondant et qui ne peuvent donc fournir des références.

4.5 CONSULTATION DE L’ÉVALUATION ET CONFIDENTIALITÉ A l’issue de la procédure, les soumissionnaires doivent pouvoir obtenir des renseignements détaillés sur leur évaluation. Les commissions conseillent de remettre les évaluations par écrit. Considérée comme une "affaire de management", une "consultation" doit pouvoir être demandée par le soumissionaire. Elle se déroulera de préférence sous la forme d’un entretien, destiné à montrer au soumissionnaire ses points forts, ses points faibles ainsi que son potentiel d’amélioration. La confidentialité doit être strictement respectée; les offres dans leur ensemble sont des documents confidentiels, même en cas de recours.

5. VÉRIFICATION / RÉCEPTION FINALE / ÉVALUATION A POSTERIORI

5.1 GÉNÉRALITÉS Les évaluations bien structurées et fournissant des informations pertinentes sur les soumissionnaires sur la base des travaux exécutés ont pour objectif de maintenir une qualité adéquate dans la MO. La pression des prix ne doit pas compromettre la qualité. Conditions requises : une description claire des exigences, ainsi que des check-lists sensées qui ont fait leurs preuves. Les outils techniques tels que checkers en ligne sont à aménager par le service du cadastre. Les entretiens d’évaluation entre les services cantonaux et les entrepreneurs sont fondamentalement nécessaires. Ils doivent être introduits là où ils n’existent pas encore.

5.2 ÉVALUATION DU TRAVAIL FOURNI L’évaluation des travaux fournis est établie par l’autorité de surveillance puis discutée avec l’entrepreneur, que ce soit dans le cadre de la vérification d’accompagnement ou de la réception finale. La découverte de défauts, qui auraient dû être identifiés par l’entrepreneur dans le cadre de l’autocontrôle usuel, doit avoir une influence sur l’évaluation du mandataire et être prise en considération pour de futures adjudications. Pour obtenir des résultats utilisables moyennant un investissement de temps approprié, le cahier des charges et la check-list de vérification doivent être harmonisés. Seuls des cahier des charges détaillés permettent une évaluation détaillée des résultats et le respect des exigences dans leur intégralité. Exemple illustrant des cahier des charges souvent peu clairs : Les «éléments optionnels» doivent-ils uniquement être «saisis à titre facultatif» ou est-il clairement spécifié que ces éléments doivent être «obligatoirement saisis s’ils sont existants» ? En ce qui concerne l’évaluation de l’entrepreneur en vue de futures décisions d’adjudication, seuls les éléments mesurables explicitement prescrits peuvent faire l’objet d’une appréciation! Les check-lists de vérification, les points d’évaluation et "l’échelle de mesure" doivent être élaborés en commun par l’autorité de surveillance et l’entrepreneur. Ils constituent la condition sine qua non pour un système d’évaluation efficace (temps de travail nécessaire, pertinence, acceptation,…). Les exigences peuvent sans autres être réglementées dans le cadre de directives ou de manuels d’organisation. Elles doivent cependant être mentionnées expressément dans les documents de soumission et déclarées «contraignantes». En font partie l’indication précise des documents non annexés ainsi que les adresses pour leur obtention. Les résultats de la vérification permettent en priorité d’évaluer l’équipe de projet.

5.3 ÉVALUATION DU SOUMISSIONNAIRE Les critères suivants, qui se réfèrent aux travaux fournis, sont utilisables : • administration correcte

autocontrôle sérieux par l’entrepreneur
comptabilité
rapports
respect des délais
correction des erreurs / travaux sous garantie (délais) Les critères suivants sont à rejeter :
coopération,
affinités personnelles,
obligeance,
investissement pour la vérification, dans la mesure où ces critères dépendent très fortement du vérificateur. La note moyenne ou le nombre de points issu de la réception de l’ouvrage est discuté avec l’entrepreneur et même visé si possible. Il faut relever, là encore, que le vérificateur exerce une certaine influence!

6. CONCLUSIONS

Le groupe de travail recommande aux cantons de prendre en compte aussi rapidement que possible les présentes recommandations pour la soumission. Les annexes, quant à elles, sont à considérer comme des recommandations. Une précieuse harmonisation intercantonale pourra être ainsi obtenue.

Soleure, juillet 2005

Annexes :

Dossier de soumission canton de Berne, Anforderungen an das Angebot
dito, Erläuterungen zur Submission in der Amtl. Vermessung
Déclaration signée par le soumissionnaire canton des Grisons
Procédure d’évaluation du prix appliquée par les cantons romands
Procédure d’évaluation du prix appliquée par le canton de Thurgovie

Vermessungsamt Anforderungen an das Angebot gültig ab des Kanton Bern 1. Jan. 2003

Eine Offerte hat - um gültig zu sein - folgenden Anforderungen zu genügen und muss nachstehenden Inhalt aufweisen:

1 ANFORDERUNGEN AN DIE FORM DER OFFERTE: Gesetzliche Vorgaben: Das Angebot muss die Formvorschriften gemäss ÖBG und ÖBV, insbesondere die Formvorschriften laut den Artikeln 18ff ÖBV, einhalten.

Aufbau der Offerte: Die Offerte ist entsprechend dem "Inhaltsverzeichnis Angebot" aufzubauen. Das Inhaltsverzeichnis kann als Dokument bearbeitet werden.

Anzahl einzureichende Exemplare: Es muss nur ein Angebotsexemplar, rechtsgültig durch den Unternehmer / die Unternehmerin unterzeichnet, eingereicht werden (vgl. Punkt 3.9 im Papier Verfahrensadministration).

Verpackung und Beschriftung des Angebots: Das Angebot muss in 3 Couverts eingereicht werden. Die Beschriftung der 3 Couverts richtet sich nach den Vorgaben im Punkt 7 der Erläuterungen zur Submission und Punkt 3.9 im Papier Verfahrensadministration.

Angebotsvarianten: Es können Unternehmervarianten offeriert werden. Eine Unternehmervariante kann nur berücksichtigt werden, wenn auch die "Amtsvariante" vollständig offeriert wird. Jede Unternehmervariante muss mit einer vollumfänglichen Dokumentation als eigenständiges Angebot eingereicht wird. Vgl. Punkt 2.10 des Papiers Verfahrensadministration.

Sprache: Die Angebotssprache richtet sich nach Artikel 21 ÖBV und wird im Punkt 3.14 des Papiers Verfahrensadministration konkretisiert.

Verbindlichkeit des Angebots: Das eingereichte Angebot bleibt für den Unternehmer / die Unternehmerin während 6 Monaten, gerechnet ab dem Datum der Eingabe, gültig. Vgl. Punkt 3.10 des Papiers Verfahrensadministration.

2 ZEITPUNKT UND ORT DER EINREICHUNG Der Zeitpunkt der Abgabe des Angebots richtet sich nach Artikel 18, Absatz 2 ÖBV. Er wird im Punkt 6 der Erläuterungen zur Submission und in Punkt 3.9 des Papiers Verfahrensadministration konkretisiert.

Das Angebot muss bei der Vergabestelle eingereicht werden. Die Adresse ist zu finden unter Punkt 3.9 des Papiers Verfahrensadministration.

3 INHALTLICHE ANFORDERUNGEN AN DAS TECHNISCHE ANGEBOT: Massgebend ist - sowohl strukturell wie auch inhaltlich - das "Inhaltsverzeichnis Technisches Angebot". Das Technische Angebot wird im Couvert "Technisches Angebot" eingereicht.

4 PREISANGEBOT Im Couvert "Preisofferte" sind folgende Unterlagen einzureichen:

Vermessungsamt Anforderungen an das Angebot gültig ab des Kanton Bern 1. Jan. 2003

"Tabelle Preisofferte" mit den Angaben des Anbieters (unter Berücksichtigung der vorgegebenen Preisbasis und der einzurechnenden Mehrwertsteuer). Zu berücksichtigen ist, dass alle im Zusammenhang mit dem Auftrag anfallenden Aufwendungen (z.B. Materialkosten, andere Fremdkosten, sämtliche Datentransferaufwendungen, adm. Aufwendungen wie Vertragsabschluss und Genehmigungsverfahren, Beizug weiterer staatlicher Stellen und Zusammenarbeit mit diesen (z.B. Forstdienste, Ackerbaustellenleiter, Naturschutzorganisationen, inkl. alle notwendigen Akten und Arbeitspläne), Organisation der öffentlichen Planauflage und Teilnahme am Auskunftstag, Plangrundlagen für die Nomenklaturbearbeitung, Ausgabe der Pläne für das Grundbuch inkl. 2 Exemplare für Grundbuchamt und Gemeinde) sind in die Akkordelemente einzurechnen oder in der Regieofferte zu berücksichtigen.
Offerierte Regielohnansätze (auch bei Akkordofferten notwendig)
Erläuterungen zu den Preispositionen und Konditionen

Vermessungsamt Erläuterungen zur Submission gültig ab des Kanton Bern in der Amtlichen Vermessung 1. Jan. 2003

1 ZWECK DES DOKUMENTES Auf den 1. Januar 2003 setzte der Regierungsrat des Kantons Bern das neue Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBG, BSG 731.2) und die entsprechende Verordnung (ÖBV BSG 731.21) in Kraft. In diesem Dokument werden allgemein gültige Festlegungen zur Anwendung dieser neuen gesetzlichen Grundlagen in der Amtlichen Vermessung zusammengestellt. Diese Festlegungen dienen einerseits als verbindliche Grundlage für die Durchführung der Submissionsverfahren und andererseits als Basis für die Information der Gemeinden als Auftraggeberinnen.

2 ANWENDUNGSBEREICH (ART. 1 BIS 3 ÖBV) Die gesetzlichen Grundlagen über das öffentliche Beschaffungswesen gelten für den Kanton, seine Anstalten und die öffentlich-rechtlichen Körperschaften, an den er beteiligt ist. Dasselbe gilt für die Gemeinden. Als Dienstleistungen unterliegen sämtliche Aufträge der Amtlichen Vermessung (ohne laufende Nachführung), welche durch Kanton und Gemeinden vergeben werden, der Gesetzgebung über das öffentliche Beschaffungswesen. Ein Auftrag darf nicht mit der Absicht aufgeteilt werden, durch ein Unterschreiten der vorgegebenen Schwellenwerte ein Submissionsverfahren zu umgehen. Sind bei einem Auftrag Folgeaufträge vorgesehen, so ist der Gesamtwert inklusive Folgeaufträge massgebend. Besondere Berechnungsmethoden für die Bestimmung der massgebenden Grösse eines Auftrages sind in Art. 3 ÖBV aufgeführt.

3 VERFAHRENSARTEN (ART. 4 BIS 7 ÖBV) Die gesetzlichen Grundlagen geben vier verschiedene Arten von Vergabeverfahren für Aufträge vor, nämlich das offene, das selektive, das Einladungs- und das freihändige Verfahren. Für die Wahl der Verfahrensart sind die so genannten Schwellenwerte und die Komplexität des Auftrages massgebend. Die Schwellenwerte werden ohne Mehrwertsteuer berechnet.

3.1 DAS OFFENE VERFAHREN Im offenen Verfahren können alle Anbietenden auf Grund einer öffentlichen Ausschreibung ein Angebot einreichen. Kantonale Auftraggebende müssen Aufträge der Amtlichen Vermessung, die einen Schwellenwert von Fr. 250'000.-- übersteigen, öffentlich ausschreiben. Für kommunale Auftraggebende gilt ein Schwellenwert von Fr. 200'000.--. 3.2 DAS SELEKTIVE VERFAHREN Das selektive Verfahren wird in zwei Stufen durchgeführt. In einer ersten Phase können sich alle Anbietenden auf Grund einer Ausschreibung um die Teilnahme am Verfahren bewerben. Anhand von Eignungskriterien legen die Auftraggebenden fest, welche Bewerbenden ein Angebot einreichen dürfen. Die Anzahl der eingeladenen Anbietenden kann unter gewissen Voraussetzungen beschränkt werden. In einer zweiten Phase können sich nun die ausgewählten Anbietenden mit einem Angebot um die ausgeschriebenen Arbeiten bewerben. Für das selektive Verfahren gelten die gleichen Schwellenwerte wie für das offene Verfahren. In der Regel wird das selektive Verfahren für die Ausschreibung von komplexeren Aufgaben gewählt. 3.3 DAS EINLADUNGSVERFAHREN Aufträge in der Grössenordnung zwischen Fr. 100'000.-- und den Schwellenwerten für das offene und das selektive Verfahren können in dieser Verfahrensart vergeben werden. Die Auftraggebenden bestimmen dabei direkt, welche Anbietenden ein Angebot einreichen können. Es müssen jedoch mindestens drei Angebote eingeholt werden.

Vermessungsamt Erläuterungen zur Submission gültig ab des Kanton Bern in der Amtlichen Vermessung 1. Jan. 2003

3.4 DAS FREIHÄNDIGE VERFAHREN Aufträge unter Fr. 100'000.-- können direkt an einen Anbieter oder eine Anbieterin vergeben werden. Unter gewissen Voraussetzungen gemäss Art. 7 ÖBV können auch Aufträge, die die Schwellenwerte übersteigen, freihändig vergeben werden.

4 SPRACHE DES VERFAHRENS (Art. 8 ÖBV)

Die Vergabeverfahren werden in der Amtssprache abgewickelt, die im betreffenden Amtsbezirk gilt. Sind mehrere Amtsbezirke mit unterschiedlichen Amtsprachen betroffen oder fehlt ein örtlicher Anknüpfungspunkt oder ist von der Sache her der Amtsbezirk Biel betroffen, bestimmen die Auftraggeberinnen oder Auftraggeber die Sprache des Verfahrens.

5 KRITERIEN ZUR PRÜFUNG DER ANGEBOTE Bevor ein Auftrag ausgeschrieben wird, muss der Auftraggeber oder die Auftraggeberin die Kriterien festlegen, nach welchen sie die Angebote prüfen wollen. Dabei kommen drei Arten von Kriterien zur Anwendung, nämlich Ausschlusskriterien, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien. Im Folgenden wird die Anwendung dieser Kriterien bei Aufträgen der Amtlichen Vermessung präzisiert. 5.1 AUSSCHLUSSKRITERIEN In Art. 24 ÖBV werden verschiedene Anforderungen aufgelistet, die ein Angebot erfüllen muss, damit es überhaupt gültig ist. Ein Angebot muss genau der Ausschreibung entsprechen, darf also keine Abweichung am geforderten Produkt aufweisen. Dieser Grundsatz ist wichtig für die Vergleichbarkeit der Angebote untereinander. Die Angebote müssen auch vollständig sein. Das heisst, alle geforderten Angaben müssen durch den Anbieter oder die Anbieterin geliefert werden. 5.2 EIGNUNGSKRITERIEN Auf Grund dieser Kriterien soll überprüft werden, welche Angebote überhaupt nachweisen, die ausgeschriebenen Dienstleistungen der Amtlichen Vermessung erbringen zu können. In Anwendung des Artikels 16 ÖBV gibt das Vermessungsamt des Kantons Bern (VmA) die folgenden Kriterien vor, die im Folgenden für Aufträge der Amtlichen Vermessung präzisiert werden. Berufliche Qualifikation

Geometerpatent wo erforderlich
Referenzen vorhanden
Realistische Ressourcen vorhanden Technische Infrastruktur
Feldausrüstung für konkreten Auftrag vorhanden
Nachweis über AVS auf dem vorgesehenen LIS/GIS-System Finanzielle Leistungsfähigkeit Die Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion des Kantons Bern (BVE) verlangt die folgenden vier Nachweise: 1. Bestätigung der Steuerbehörden über die fristgerechte Bezahlung der Steuern, insbesondere der Mehrwertsteuern (zwingend); 2. Bestätigung der Ausgleichskasse über die fristgerechte Bezahlung der AHV-Beiträge; 3. Bestätigung der Pensionskasse über die fristgerechte Bezahlung der Pensionskassenbeiträge; 4. Bestätigung der Konkursbehörden über das (nicht-) Vorhandensein von Betreibungen und den Stand allfälliger Konkursverfahren.) Die 4 Bestätigungen dürfen nicht älter als 1 Jahr sein! Partnerbeurteilung VmA (QMS) Die auftraggebende Stelle hat im Submissionsdokument die Möglichkeit, weitere projektspezifische Präzisierung dieser Kriterien anzubringen.

Vermessungsamt Erläuterungen zur Submission gültig ab des Kanton Bern in der Amtlichen Vermessung 1. Jan. 2003

5.3 ZUSCHLAGSKRITERIEN Grundsätzlich erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag. Als solches gilt dasjenige, das die Zuschlagskriterien am Besten erfüllt. Die Zuschlagskriterien müssen durch die Auftraggebenden in den Ausschreibungsunterlagen mit ihrem Gewicht festgelegt sein. Für Aufträge der Amtlichen Vermessung kommen die folgenden Kriterien zur Anwendung. Die Gewichtung der einzelnen Kriterien hängt von der Komplexität der ausgeschriebenen Arbeiten ab. Kriterium Spanne der Gewichte in % Preis, Betrag, Konditionen 35 - 55 Analyse des Auftrages, Methoden, 20 - 45 Projektorganisation Qualitätsmanagement 10 - 20 Organisation der Nachführung 5 - 15 Vorgeschlagener Terminplan 5 - 15

Im Submissionsdokument werden die Gewichte projektspezifisch auf Grund der Komplexität festgelegt. Die Summe der Gewichte ergibt immer 100 %. Zudem werden für jedes Zuschlagkriterium konkrete projektspezifische Fragen formuliert, auf Grund derer die Angebote beurteilt werden.

6 AUSSCHREIBUNG Alle Aufträge sind mindestens im Amtsblatt des Kantons Bern (deutschsprachige Verfahren) oder im Feuille officielle du Jura bernois (französischsprachige Verfahren) sowie - zirka ab August 2003 - auf der Webseite des Vereins für ein Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz (www.simap.ch) auszuschreiben. Ist der Amtsbezirk Biel betroffen, erfolgt die Ausschreibung in beiden Amtssprachen. In allen andern Fällen wird der Ausschreibung in der einen Amtssprache zusätzlich eine Zusammenfassung in der anderen Amtssprache beigefügt. Der minimale Die Unterlagen werden durch das Vermessungsamt erstellt. Im Auftrag der Gemeinden erfolgen die Ausschreibung der Aufträge, der Bezug der Unterlagen und die Auskunftserteilung während des Verfahrens direkt durch das Vermessungsamt. Die Fristen für die Einreichung der Angebote werden grundsätzlich gemäss den Vorgaben in der Verordnung angesetzt. Dies bedeutet für Aufträge über Fr. 383'000.-- eine Frist von 40 Tagen. Bei Aufträgen unter dieser Grössenordnung werden in der Regel 30 Tage Zeit für das Einreichen eines Angebotes gewährt. Bei sehr komplexen Projekten (ARGE, Subunternehmern) soll in der Regel eine Frist 40 Tagen gewährt werden. Bei sehr einfachen Projekten kann die Frist auch kürzer als 30 Tage angesetzt werden. Die minimale Frist von 10 Tagen kommt nur in absoluten Ausnahmefällen zur Anwendung.

7 EINREICHUNG DER ANGEBOTE UND ZULASSUNGSPRÜFUNG Die Angebote müssen schriftlich und rechtsgültig unterzeichnet innerhalb der angegebenen Frist bei der Einreichungsstelle eintreffen. Nach der Einreichung eines Angebots darf dieses nicht mehr geändert werden. Abgebotsrunden sind unzulässig. Die Angebote werden in einem verschlossenen Hauptumschlag mit der Aufschrift der ausgeschriebenen Arbeiten eingereicht. Dieser Umschlag enthält zwei separate, verschlossene Couverts. Das eine Couvert enthält das Preisangebot und ist beschriftet mit „Preisofferte“ und den Angaben des Anbieters. Das zweite Couvert enthält sämtliche Unterlagen und Beschriebe des Angebots und enthält die Bezeichnung „Technisches Angebot“ und die Angaben des Anbieters.

Vermessungsamt Erläuterungen zur Submission gültig ab des Kanton Bern in der Amtlichen Vermessung 1. Jan. 2003

Die Offertöffnung erfolgt durch den Auftraggeber oder die Auftraggeberin. Diese öffnen von allen Angeboten den Hauptumschlag und das Couvert „Technisches Angebot“. Die Couverts „Preisofferte“ werden mit einem Eingangsstempel versehen und bleiben vorerst verschlossen. Die Auftraggebenden erstellen eine Liste über die eingereichten Angebote unter Berücksichtigung von Art. 23 ÖBV. Das Vermessungsamt prüft anschliessend sofort die eingereichten Angebote auf deren Zulassung zum weiteren Auswahlverfahren. Das Ziel dieser Prüfung besteht darin, nur korrekte und realistische Angebote überhaupt zum weiteren Verfahren zuzulassen. Die Überprüfung erfolgt auf Grund der Ausschlusskriterien und der Eignungskriterien. Angebote, welche den beschriebenen Kriterien nicht genügen können, werden durch eine Verfügung des Auftraggebers oder der Auftraggeberin von der Teilnahme am weiteren Verfahren ausgeschlossen. Mit der Ausschlussverfügung erhalten die Anbietenden das verschlossene Couvert „Preisofferte“ zurück. Von den im Verfahren verbleibenden Angeboten öffnen die Auftraggebenden nun die Couverts „Preisofferte“, ergänzen das Offertöffnungsprotokoll und erstellen eine Vergleichstabelle über die Angebote inkl. Preisangabe. Zusätzlich werden ungewöhnlich niedrige Angebote gemäss Art. 28 ÖBV überprüft.

8 ZUSCHLAG DES AUFTRAGES

8.1 BEWERTUNG DER ANGEBOTE Die Bewertung der Angebote auf Grund der Zuschlagskriterien erfolgt durch das Vermessungsamt. Grundsätzlich wird für jedes Kriterium eine Punktewertung zwischen 1 für ungenügend und 4 für sehr gut vergeben. Die Umrechnung des Preises in Bewertungspunkte erfolgt arithmetisch korrekt und wird mit einer Nachkomastelle in die Berechnung eingeführt. Das billigste im Verfahren verbliebene Angebot erhält 4 Punkte. Pro X % Preisunterschied zum billigsten im verfahrenen verbliebenen Angebot wird 1 Punkt abgezogen. Ab 3 X % Preisunterschied wird einheitlich mit 1 Punkt bewertet. In Ziffer 5.2 des Submissionsdokuments wird die Preisspanne für 1 Punkt Abzug (X %) für das jeweilige Projekt abhängig von dessen Komplexität konkret festgelegt. Die Bewertung der übrigen Kriterien erfolgt an Hand der Fragen, die im Submissionsdokument formuliert wurden. Jede Frage wird dabei mit 1 bis 4 Punkten bewertet. Bei allen Kriterien wird nun die Punktbewertung mit dem Gewicht des Kriteriums multipliziert und anschliessend die Summe aller gewichteten Bewertungen gebildet. Die Rangierung der Angebote erfolgt nach der Höhe der erreichten Punktzahl. 8.2 VERGABE UND RECHTSSCHUTZ Auf Grund der Bewertungen erarbeitet das Vermessungsamt eine Vergabeempfehlung zuhanden der Auftraggebenden. Die Beurteilung dieser Unterlagen und der Entscheid über die Vergabe der Arbeiten erfolgt durch die Auftraggebende Stelle. Dieser Entscheid wird allen Anbietenden durch Verfügung eröffnet und der Zuschlag gemäss den Anforderungen der Verordnung (Art. 36 ÖBV) veröffentlicht. Gegen die Vergabeverfügung eines kantonalen Auftraggebers kann innerhalb von 10 Tagen bei der in der Sache zuständigen Direktion des Regierungsrates Beschwerde erhoben werden. Vergabeverfügungen kommunaler Auftraggebender können innerhalb von 10 Tagen durch eine Verwaltungsrechts-Beschwerde beim zuständigen Regierungsstatthalter angefochten werden. Die Entscheide dieser ersten Beschwerdeinstanzen können durch eine Beschwerde beim Verwaltungsgericht angefochten werden.

Vermessungsamt Erläuterungen zur Submission gültig ab des Kanton Bern in der Amtlichen Vermessung 1. Jan. 2003

8.3 INFORMATION DER ANBIETER Um dem wichtigen Grundsatz der Transparenz in den Beschaffungsverfahren ein angemessenes Gewicht zu verleihen, erhält jeder Anbietende mit der Zustellung der Vergabeverfügung eine anonymisierte Zuschlagsberechnung und die Detailbewertung seines Angebots. Diese Unterlagen dokumentieren dem Anbietenden einerseits den Ablauf des Vergabeverfahrens und geben ihm andererseits die Möglichkeit sich in künftigen Verfahren zu verbessern. 8.4 WEITERE FESTLEGUNG Die Werkverträge über die vergebenen Arbeiten werden durch das Vermessungsamt ausgearbeitet und dem Auftraggeber und dem Unternehmer oder der Unternehmerin zur Unterzeichnung vorgelegt. Das Vermessungsamt überwacht die Ausführung der vergebenen Arbeiten und führt die dazu notwendigen Kontrollen durch. Die Akten des Vergabeverfahrens werden beim Vermessungsamt archiviert.

Bern, 01.01.2003

ALSV Graubünden Selbstdeklaration

BEILAGE 1 GESAMTMELIORATION UND AMTLICHE VERMESSUNG MASTRILS SUBMISSION

Selbstdeklaration / Bestätigungen des Bewerbers Antwort: Ja / Nein Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen 1. Verpflichtet sich der Anbieter, die geltenden Arbeitsschutzbestimmungen sowie die Lohn- und Arbeitsbedingungen der Gesamtarbeitsverträge, der Normalarbeitsverträge und bei deren Fehlen die orts- und berufsüblichen Vorschriften einzuhalten?

2. Erklärt sich der Anbieter bereit, auch seine Subunternehmer auf die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen gemäss Frage 1 zu verpflichten?

Steuern und Sozialabgaben 3. Hat der Anbieter die zur Zahlung fälligen kantonalen und kommunalen Steuern bezahlt?

Hat der Anbieter die zur Zahlung fälligen direkten Bundessteuern sowie die zur Zahlung fällige Mehrwertsteuer bezahlt?
Hat der Anbieter die zur Zahlung fälligen Sozialversicherungsbeiträge (AHV, IV, EO, FAK, ALV, BVG und UVG) einschliesslich der vom Lohn abgezogenen Arbeitnehmeranteile bezahlt? Verpflichtet er sich, die zur Zahlung fälligen Sozialversicherungsbeiträge fristgerecht zu entrichten?

Konkursverfahren / Pfändung 6. Befindet sich der Anbieter in einem Konkursverfahren bzw. ist bei ihm in den vergangenen zwölf Monaten eine Pfändung vollzogen worden?

Integritätserklärung 7. Garantiert der Anbieter, dass er keine Absprachen oder andere wettbewerbsbeeinträchtigende Massnahmen getroffen hat?

Gerichtsstand 8. Der Anbieter anerkennt Mastrils als Gerichtsstand.

Mit der Unterschrift bestätigt der Anbieter die Richtigkeit der gemachten Angaben und erklärt sich zudem bereit, sie auf Verlangen hin zu belegen. Gleichzeitig werden die Sozialversicherungseinrichtungen, die Steuerbehörden und andere zuständige Einrichtungen ausdrücklich ermächtigt, der Beschaffungsstelle - auch entgegen allfällig anderslautenden Gesetzesbestimmungen - Auskünfte im Zusammenhang mit den oben beantworteten Fragen zu erteilen. Auf Verlangen reicht der Anbieter die Adressen der zuständigen Einrichtungen und Behörden nach. Mit der Unterzeichnung dieser Bestätigungen übernimmt der Anbieter die Verantwortung dafür, dass sämtliche Bedingungen und Auflagen auch von seinen Subunternehmern eingehalten werden. Der Anbieter nimmt zur Kenntnis, dass der Auftraggeber bei Falschangaben, Missachtung der obigen Grundsätze und/oder Verstoss gegen die Integritätserklärung a) den Zuschlag jederzeit widerrufen und den Vertrag aus wichtigen Gründen vorzeitig auflösen und/oder b) die Bezahlung einer Konventionalstrafe in der Höhe von 10 % der bereinigten Angebotssumme, mindestens aber Fr. 3'000.-- und höchstens Fr. 1'000'000.-- pro Verstoss verlangen und/oder c) den fehlbaren Anbieter für eine verhältnismässige Dauer von künftigen Beschaffungen ausschliessen kann.

Ort und Datum: Anbieter / Bietergemeinschaft*: (Stempel und Unterschrift)

………………………………………………. …………………………………………………. * im Falle einer Bietergemeinschaft haben alle Beteiligten diese Erklärung unterschriftlich zu bestätigen!

Beilage GR

Document de travail CROMP

METHODE DE NOTATION DU PRIX

Les 2 méthodes de notation N2 et N3 sont utilisables. C’est néanmoins la méthode N3 qui est recommandée par la CROMP (conférence romande sur les marchés publics).

13.08.2004

Beilage VD

Document de travail CROMP

DETERMINATION DES PONDERATIONS COUT - QUALITE

13.08.2004

Beilage VD

Preisbewertungsgrafik Thurgau Beilage zu Submissions- Empfehlungen IGS-KKVA (Excel-Formeln sind beim Amt für Geoinformation Thurgau erhältlich)

Angebote, nach dem Preis sortiert:

250‘000 350‘000 380‘000 406‘000 450‘000 500‘000 700‘000

Mittelwert: 380‘000 406‘000 450‘000 => 412‘000

Bandbreite +-25% = 309‘000 – 515‘000 Punkte: 250‘000: 96 % 100 % 350‘000: 77 % 380‘000: 64 % 406‘000: 53 % 450‘000: 33 % 500‘000: 12 % 700‘000: 4 % 0% 309‘000: 95 % 412‘000 515‘000: 5 %

Das Angebot von 250‘000 liegt unterhalb der Bandbreite => Prüfung durch die Marktkommission IGS

Juli 2005

Beilage TG