Verordnung über die Immobilien des Kantons

Immobilien Aargau nimmt hinsichtlich Steuerung und strategischer Planung insbesondere folgende Aufgaben wahr:

1. Portfoliosteuerung,

2. Portfoliooptimierung,

3. Portfoliorisikomanagement,

4. Bedarfsmanagement,

5. Immobiliensteuerung,

6. Abschluss von Immobiliengeschäften.

Immobilien Aargau überprüft und überarbeitet alle acht Jahre die vom Regierungsrat festzulegende Immobilienstrategie des Kantons.

Sie kann im Rahmen der Immobilienstrategie mit den Nutzerdepartementen nach Bedarf immobilienspezifische Strategien pro Portfolio, Teilportfolio oder einzelner Immobilie entwickeln.

Immobilien Aargau erstellt in Zusammenarbeit mit den Nutzerdepartementen Standards für vergleichbare Immobilien, Nutzungsarten oder Leistungsbereiche insbesondere zu den Kategorien Flächen, Bau und Betrieb.

Die Immobilienstandards werden in den Anhängen 1 und 1a ff. geregelt.

Immobilien Aargau ist in Abstimmung mit den Nutzerdepartementen für die Planung des Flächenbedarfs zuständig. Diese beruht auf der langfristigen Flächenbedarfsprognose und berücksichtigt wesentliche Belegungsänderungen, die Laufzeiten der Mietverträge, Leerstände und mögliche Entwicklungsflächen.

Jedes Nutzerdepartement plant seinen räumlichen Bedarf für 10 Jahre und nimmt einen Ausblick auf 20 Jahre vor.

Immobilien Aargau und die Nutzerdepartemente führen gemäss den Betriebsmodellen des Produktkatalogs die Instandsetzungsplanung für 10 Jahre und die Instandhaltungsplanung für 4 Jahre.

Immobilien Aargau führt die Planung der grosszyklischen Sanierungen für 25 Jahre.

Raumbegehren zuhanden von Immobilien Aargau erfordern folgende Angaben:

1. Ausgangslage und Problemstellung,

2. Raumbedarf, Zeithorizont und Rahmenbedingungen,

3. Nachweis, dass der Bedarf nicht durch eigene organisatorische Massnahmen oder eine Nutzungsoptimierung gedeckt werden kann,

4. mögliche Lösungsansätze,

5. Chancen und Risiken der räumlichen Massnahme.

Immobilien Aargau prüft das Begehren auf seine Vereinbarkeit mit der Immobilienstrategie des Kantons und den Immobilienstandards sowie auf allfällige immobilienspezifische Strategien. Sie kann das Begehren zur Überarbeitung an das Nutzerdepartement zurückweisen.

Nach Genehmigung des Begehrens durch Immobilien Aargau erarbeitet sie in Zusammenarbeit mit dem Nutzerdepartement die Projektdefinition. Diese umfasst insbesondere

1. den Standortentscheid, den Lösungsansatz und die Projektart

2. die Vereinbarkeit mit dem Planungsrecht und den Immobilienstandards,

3. die zeitliche Umsetzung,

4. den voraussichtlichen Kostenrahmen für die Bereitstellung,

5. die Wirtschaftlichkeit (Nutzwertanalyse) und voraussichtliche finanzielle Auswirkungen nach Bereitstellung,

6. die Abstimmung mit räumlichen Massnahmen und Projekten anderer Nutzerdepartemente,

7. den Nachweis der baulichen Machbarkeit.

Die Federführung für die Projektdefinition liegt beim Nutzerdepartement. Dieses ist verantwortlich für die Geltendmachung der Nutzerbedürfnisse bei der zuständigen Behörde.

Auf Basis der Projektdefinition stellt das Nutzerdepartement einen Kreditantrag an die zuständige Instanz.

Die Umsetzung des Vorhabens durch Immobilien Aargau erfolgt nach der Kreditgenehmigung durch die zuständige Instanz.

Immobilien Aargau führt eine Planungsliste für 15 Jahre mit Ausblick auf 20 Jahre. Diese enthält

1. Projekte mit bewilligten Verpflichtungskrediten,

2. Projekte mit bewilligten Budgetmitteln,

3. Projekte ohne bewilligte Budgetmittel,

4. Instandsetzungs- und Instandhaltungsmassnahmen.

Sie nimmt in Abstimmung mit den Nutzerdepartementen jährlich eine Priorisierung der geplanten Projekte und räumlichen Massnahmen vor.

Die Priorisierung richtet sich nach folgenden Kriterien:

1. Strategiekompatibilität,

2. Verbesserungspotenzial,

3. Organisationsveränderungsgrad,

4. prognostizierte Projektkosten,

5. prognostizierte wiederkehrende Nutzerkosten,

6. Projekt-Komplexitätsgrad,

7. Dringlichkeit innerhalb des Departements,

8. Risikobehaftung.

Über die Priorisierung entscheidet der Regierungsrat.

Der Regierungsrat legt auf Antrag des Departements Finanzen und Ressourcen den finanziellen Rahmen für das Budgetjahr und die drei Planjahre des AFP fest.

Die Immobilienkosten werden in einem einheitlichen Immobilienkostenplan für das gesamte Portfolio geführt.

Die Führung des Immobilienkostenplans und die Abstimmung mit dem kantonalen Kontenplan liegt in der Verantwortung von Immobilien Aargau unter engem Einbezug der Abteilung Finanzen.

Immobilien Aargau und den Nutzerdepartementen obliegt die Budgetierung der Aufwände gemäss jeweiligem Betriebsmodell.

Immobilien Aargau definiert die fachlichen Anforderungen an die Budgetierungsrichtlinien der Kosten für Immobilien und Nutzerservices.

Immobilien, die nicht mehr für staatliche Aufgaben benötigt werden und für die keine zweckdienliche Umnutzung möglich ist, sind zu Marktbedingungen zu veräussern oder im Baurecht abzugeben.

Die Federführung für die Projektierung eines Bauprojekts liegt beim Nutzerdepartement. Dieses ist verantwortlich für die Geltendmachung der Nutzerbedürfnisse bei der zuständigen Behörde.

Immobilien Aargau entwickelt das Projekt auf der Grundlage des Projektauftrags in Zusammenarbeit mit dem Nutzerdepartement bis zur Baureife weiter und nimmt dabei folgende Aufgaben wahr:

1. Durchführung eines Auswahlverfahrens für Planungsleistungen,

2. Ermittlung der voraussichtlichen Kosten des Projekts und des Kreditbedarfs für die Projektierungsphase,

3. Erarbeitung des Projektpflichtenhefts und der Projektorganisation für die Phasen Projektierung, Ausschreibung und Realisierung,

4. Erarbeitung des Vorprojekts mit Kostenschätzung unter Optimierung des Projekts, insbesondere hinsichtlich der Konzeption und der Wirtschaftlichkeit,

5. Erarbeitung des Bauprojekts mit Kostenvoranschlag, betrieblichen Folgekosten und Wirtschaftlichkeitsnachweis,

6. Erarbeitung des Baugesuchs,

7. Führung der Termin- und Kostenplanung sowie des Projektänderungsmanagements,

8. periodische Erstellung von Statusberichten.

Das Nutzerdepartement bestimmt die funktionalen und betrieblichen Anforderungen und prüft das Vor- sowie das Bauprojekt in dieser Hinsicht.

Das Nutzerdepartement erstellt in Abstimmung mit Immobilien Aargau die entsprechenden Kreditanträge und vertritt diese vor der zuständigen Behörde. Davon ausgenommen sind Vorhaben mit vorwiegend baulichem Unterhalt bis Fr. 20 Mio.

Immobilien Aargau nimmt unter Einbezug des bestellenden Nutzerdepartements die folgenden Aufgaben wahr:

1. Erarbeitung der Grundlagen für das Vergabeverfahren,

2. Durchführung des Vergabeverfahrens,

3. Erarbeitung des Ausführungsprojekts,

4. Erstellung des Bauwerks,

5. Abnahme des Bauwerks,

6. Führung der aktuellen Projektdaten, der Termin- und Kostenplanung sowie des Projektänderungs- und Reservemanagements,

7. periodische Erstellung von Statusberichten,

8. Inbetriebnahme des Bauwerks mit dem bestellenden Nutzerdepartement und der Betriebsorganisation,

9. Übergabe des Bauwerks und der für dessen Betrieb notwendigen Dokumentation an die Betriebsorganisation,

10. Erstellung der Projektdokumentation und der Bauabrechnung,

11. Durchführung der Garantieabnahme sowie der Mängelbehebung,

12. Kreditkontrolle und -abrechnung,

13. Erfassung von Projektkennzahlen für die Vergleichbarkeit von Projekten.

Die Erstbetriebseinrichtung und -ausstattung erfolgt im Rahmen des Verpflichtungskredits für das Bauprojekt.

Die Zuständigkeiten für Ersatzanschaffungen richten sich nach dem jeweiligen Betriebsmodell gemäss Produktkatalog Immobilien.

Immobilien Aargau und die Nutzerdepartemente sind zuständig für den gesetzeskonformen Betrieb der Immobilien einschliesslich aller dazugehörenden Anlagen und Einrichtungen.

Die jeweilige Zuständigkeit richtet sich nach den Betriebsmodellen des Produktkatalogs Immobilien. Dieser wird in Anhang 2 geregelt.

Die Einzelheiten des Immobilienbetriebs sind pro Betriebsmodell mittels Leistungsvereinbarung zwischen Immobilien Aargau und den Nutzerdepartementen zu regeln.

Immobilien Aargau beziehungsweise die Nutzerdepartemente nehmen hinsichtlich des Immobilienbetriebs entsprechend dem Betriebsmodell insbesondere folgende Aufgaben wahr:

1. Bewirtschaftung,

2. Operatives Flächenmanagement,

3. Strategische und operative Betriebsführung,

4. Digitale Datenbereitstellung,

5. Anlagenbetrieb,

6. Instandhaltung,

7. Entsorgung,

8. Reinigung und Umgebungsunterhalt,

9. Objekt- und Anlagensicherheit.

Immobilien Aargau hat im Rahmen der vorstehend aufgeführten Aufgaben ein fachliches Weisungsrecht gegenüber allen Stellen und Personen, die Teil der Betriebsorganisation sind.

Die kantonalen Immobilien sind anhand der Zuordnungskriterien gemäss Produktkatalog Immobilien einem Betriebsmodell zugeordnet.

Die Zuordnung zu den Betriebsmodellen erfolgt in Abstimmung mit den Nutzerdepartementen auf Antrag von Immobilien Aargau durch den Regierungsrat.

Das Nutzerdepartement sorgt für die plangemässe Nutzung und das Einhalten der Nutzungsvorgaben.

Es ist für diejenigen Aufgaben, die eng mit der Immobiliennutzung zusammenhängen, wie namentlich Gebäudesicherheit, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zuständig.

Immobilien Aargau beschafft Leistungen und Güter für den Betrieb der Immobilien und schliesst mit Dritten entsprechende Verträge ab.