6.2-2
Directives concernant la révision interne
du 25.01.2017 (état 01.01.2017)
Le Conseil municipal de Bienne,
vu les art. 70 et 71 de la Loi cantonale du 16 mars 1998 sur les communes1 et l'art. 18, al. 2 du Règlement des finances de la Ville de Bienne du 20 novembre 19962,
édicte les directives suivantes:
1 But
Art. 1 Objet
Les présentes directives fixent les tâches du Contrôle des finances et définissent son organisation ainsi que ses relations avec le Conseil municipal, l'Administration municipale, l'organe de révision externe et la Commission de gestion.
Art. 2 Objectif de la révision interne
La révision interne a pour but d'aider le Conseil municipal à exercer sa responsabilité quant aux finances communales, à piloter et à surveiller les entreprises municipales et à contrôler l'utilisation des moyens financiers dans le cadre de contrats de prestations.
2 Organisation
Art. 3 Principes
La révision interne est assumée par le Contrôle des finances.
L'activité du Contrôle des finances s'appuie sur les dispositions cantonales et communales ainsi que sur les normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Art. 4 Direction
Le Contrôle des finances est dirigé par le ou la responsable du Contrôle des finances.
Il ou elle développe et tient à jour un programme d'assurance et d'amélioration de la qualité au sein du Contrôle des finances.
Il ou elle édicte des instructions et des procédures pour mener des contrôles (art. 12).
Art. 5 Droit de proposition
La direction du Contrôle des finances peut soumettre directement des propositions au Conseil municipal.
Art. 6 Subordination
Le Contrôle des finances est subordonné au Conseil municipal.
Le Secrétariat de direction de la Direction des finances assure les aspects administratifs de conduite concernant le ou la responsable du Contrôle des finances.
L'entretien annuel d'évaluation des prestations (EAE) est mené par le directeur ou la directrice des finances avec le maire ou la mairesse.
De plus, les compétences définies par le droit communal en matière de personnel s'appliquent à la direction du Contrôle des finances.
Art. 7 Budgétisation
Le directeur ou la directrice des finances soumet des propositions au Conseil municipal concernant les valeurs du budget et du plan financier pour le Contrôle des finances. Il ou elle fait part au Conseil municipal des propositions divergentes du Contrôle des finances.
Art. 8 Indépendance
Le Contrôle des finances est un organe indépendant au sein de l'Administration municipale.
Les autorités, organismes et institutions soumis à la surveillance du Contrôle des finances doivent lui prêter l'appui nécessaire lors de l'exécution de ses tâches.
Dans l'exercice de leur activité de contrôle, les collaboratrices et collaborateurs du Contrôle des finances jouissent du droit illimité de demander des renseignements et de consulter des dossiers.
Art. 9 Relations avec l'organe de révision externe
L'organe de révision externe est l'organe de vérification des comptes indépendant de l'administration au sens de l'art. 72 de la Loi cantonale sur les communes3.
Dans le cadre de son mandat, l'organe de révision externe dispose, à l'égard du Contrôle des finances, de droits illimités et directs de demander des renseignements et de consulter des dossiers.
Le Contrôle des finances est soumis au contrôle de l'organe de révision externe.
La direction du Contrôle des finances coordonne ses activités avec l'organe de révision externe, afin de couvrir correctement tous les secteurs d'activités et d'éviter les doublons.
La direction du Contrôle des finances informe l'organe de révision externe, si dans l'exécution de ses tâches, elle constate des irrégularités notables et n'arrive pas à s'entendre avec le Conseil municipal sur la marche à suivre.
Art. 10 Relations avec la Commission de gestion
La surveillance du Conseil municipal et la haute surveillance de l'Administration municipale ressortissent à la Commission de gestion.
Le Contrôle des finances rend une visite formelle à la Commission de gestion une fois par an, généralement au cours du quatrième trimestre, à l'occasion de laquelle il présente son programme de contrôle pour l'année suivante et fournit des renseignements sur les principales constatations tirées des procédures achevées.
La Commission de gestion peut demander au Contrôle des finances des rapports spécifiques, pour autant que cela lui soit nécessaire pour exercer sa fonction de surveillance. Dans tous les cas, elle adresse une copie de ses demandes au Conseil municipal.
La Commission de gestion peut exiger directement du Contrôle des finances qu'il lui remette tous les documents nécessaires en lien avec une affaire précise.
Après en avoir préalablement avisé l'organe de révision externe, la direction du Contrôle des finances informe la Commission de gestion, si dans l'exécution de ses tâches, elle constate des irrégularités notables et n'arrive pas à s'entendre avec le Conseil municipal sur la marche à suivre.
Art. 11 Concours d'experts
Le Contrôle des finances peut s'assurer le concours d'experts pour accomplir ses tâches, si elles nécessitent des aptitudes particulières ou ne peuvent être assurées avec les effectifs ordinaires. Le Conseil municipal met à disposition les moyens financiers requis.
3 Mandat de contrôle
Art. 12 Critères et tâches fondamentales du Contrôle des finances
Dans le cadre de son activité, le Contrôle des finances vérifie le respect des dispositions légales, s'assure que les activités administratives sont rentables et économes et veille au respect des prescriptions en matière de comptabilité.
Il accomplit les tâches fondamentales suivantes:
le contrôle courant des revenus et des dépenses;
des contrôles non annoncés des caisses municipales;
la participation à la remise de caisses;
l'examen d'applications informatiques en matière de comptabilité;
le contrôle de tous les décomptes de crédits d'engagement;
la consultation des comptes annuels, des bilans et des rapports de contrôle des institutions et organisations subventionnées par la Ville, ainsi que l'intervention auprès de la direction municipale compétente en cas de lacunes constatées dans la comptabilité;
l'examen préalable de certains domaines des comptes communaux d'entente avec l'organe de révision externe (financements spéciaux, fonds administrés, comptes spéciaux). Les constatations essentielles font l'objet d'un compte rendu à l'organe de révision externe.
Art. 13 Programme de contrôle
D'entente avec l'organe de révision externe, la direction du Contrôle des finances définit, au début du quatrième trimestre, le programme de contrôle pour l'année suivante.
Le Conseil municipal approuve le programme de contrôle.
Le programme de contrôle est porté à la connaissance de l'organe de révision externe et de la Commission de gestion.
Art. 14 Autres tâches
Le Contrôle des finances exerce la surveillance sur les fondations privées en vertu de l'art. 84 du Code civil suisse4.
Art. 15 Vérifications spéciales
Le Conseil municipal peut demander au Contrôle des finances de mener des vérifications spéciales. Il en définit l'étendue, les objectifs et la chronologie et met à disposition les moyens financiers requis.
4 Compte rendu
Art. 16 Rapports de révision
Le Contrôle des finances clôture chacun de ses contrôles en rédigeant un rapport.
Le rapport présente les objectifs et l'étendue du contrôle, les conclusions dégagées et les éventuelles recommandations et mesures émises.
L'occasion est donnée au service concerné de prendre position. Le rapport de révision doit ensuite être porté à sa connaissance.
Lorsque les services responsables n'ont pas remédié aux lacunes constatées, le Contrôle des finances en informe le Conseil municipal.
Art. 17 Information du Conseil municipal et rapport d'activité
La direction du Contrôle des finances doit rendre compte de son activité au Conseil municipal en établissant un rapport annuel sur l'étendue et les points forts de la révision interne, sur les constations et évaluations importantes, sur les mesures découlant de sa révision qui n'ont pas été mises en œuvre depuis plus d'une année et sur les révisions en suspens. Elle envoie ce rapport d'activité à l'organe de révision externe pour information préalable, avant de le transmettre au Conseil municipal. Une fois que le Conseil municipal en a pris connaissance, le rapport d'activité est envoyé à la Commission de gestion et à l'organe de révision externe.
La direction du Contrôle des finances adresse des recommandations au Conseil municipal.
Si elle constate des irrégularités notables, elle fait des propositions au Conseil municipal en dehors du compte rendu annuel.
5 Tiers
Art. 18 Mandats de tiers
Le Contrôle des finances peut accepter des mandats de la part de tiers, si cela ne porte pas préjudice à ses tâches essentielles.
L'indépendance du Contrôle des finances doit être garantie en tout temps.
Les mandats doivent être facturés aux prix du marché, mais au moins de manière à couvrir les coûts effectifs.
6 Dispositions finales
Art. 19 Entrée en vigueur5
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