Staatsarchiv; Digitales Langzeitarchiv für Gemeinden (dLZA), Ausgabenbewilligung. Verpflichtungskredit. Objektkredit 2025–2027

1. Gegenstand

Ausgabenbewilligung für die Beschaffung, die Realisierung und die Einführung eines digitalen Langzeitarchivs für die Gemeinden des Kantons Bern (dLZA), welches die Gemeinden für Daten aus mit dem Kanton gemeinsam genutzten Applikationen nutzen müssen und für ihre weiteren Gemeindedaten nutzen können.

2. Rechtsgrundlagen

– Verfassung des Kantons Bern vom 6. Juni 1993 (KV; BSG 101.1), Art. 62, Art. 76 und Art. 89 – Gesetz vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG; BSG 108.1), Art. 15a ‒ Gesetz vom 7. März 2022 über die digitale Verwaltung (DVG; BSG 109.1) ‒ Finanzhaushaltsgesetz vom 15. Juni 2022 (FHG; BSG 620.0), Art. 21 ff. ‒ Verordnung vom 4. November 2009 über die Archivierung (ArchV; BSG 108.111) ‒ Verordnung vom 11. Januar 2023 über die digitale Verwaltung (DVV; BSG 109.111) ‒ Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Staatskanzlei (OrV STA; BSG 152.211), Art. 1 und Art. 14 ‒ Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711) – Finanzhaushaltsverordnung vom 16. November 2022 (FHaV; BSG 621.1), Art. 21 ff.

3. Ausgabenart und rechtliche Qualifikation der Ausgabe

Einmalige und neue Ausgabe (Art. 27 und Art. 30 Abs. 1 FHG).

4. Massgebende Kreditsumme

Massgebende Kreditsumme CHF 5 728 000.00 abzüglich bereits bewilligte Ausgaben CHF – 362 000.00 (GRB 2023.STA.573; ICT-Rahmenkredit STA 2024-2026)

Zu bewilligende Kreditsumme inkl. Mehrwertsteuer CHF 5 366 000.00

Die Beiträge fallen voraussichtlich in folgenden Jahren an:

Jahr Erfolgs- Investitions- Total rechnung rechnung 2025 0.00 600 000.00 600 000.00 2026 0.00 1 500 000.00 1 500 000.00 2027 2 916 000.00 350 000.00 3 266 000.00 Total 2 916 000.00 2 450 000.00 5 366 000.00

Die Aufteilung auf die Erfolgsrechnung (ER) und die Investitionsrechnung (IR) erfolgt gemäss aktuellem Kenntnisstand.

5. Kreditart / Konto / Produktgruppe / Rechnungsjahr

Verpflichtungskredit (Art. 32 FHG) in Form eines Objektkredites (Art. 33 FHG) Erfolgsrechnung Produktgruppe: 4423001000 Unterstützung Regierungsrat und Grosser Rat Produkt: 4423001200 Archiv Konto: Verschiedene Kostenarten der ICT Investitionsrechnung Konto: 520000002 Immaterielle Anlagen Software-Konzernapp. 142700100 AiB Software VV Rechnungsjahre: 2025-2027 Im Budget und Aufgaben-/Finanzplan sind die finanziellen Mittel in der Erfolgsrechnung vollständig eingestellt worden resp. führen aufgrund des aktuellen Planungsstandes zu Minderausgaben von 196 000.00 Franken. Andererseits ergeben sich Mehrkosten von 260 000.00 Franken in der Investitionsrechnung, die soweit möglich mit anderen Vorhaben aus der Investitionsrechnung zu kompensieren sind. Insgesamt ergeben sich damit Mehrkosten von 64 000.00 Franken. Die Angaben zu den werterhaltenden und wertvermehrenden Investitionen, zur Nutzungsdauer und zu den Folgekosten können der Beilage «Ergänzende Angaben zur Ausgabenbewilligung» entnommen werden.

6. Begründung

Der Grosse Rat hat am 3. Juni 2024 der Revision des Archivierungsgesetzes (ArchG) einstimmig zugestimmt. Artikel 15a ArchG legt fest, dass der Kanton ein digitales Langzeitarchiv (dLZA) für die Gemeinden des Kantons Bern bereitstellt, welches die Gemeinden für die Archivierung von Daten aus mit dem Kanton gemeinsam genutzten Applikationen (DGK-Applikationen) nutzen müssen und für ihre weiteren Gemeindedaten nutzen können. Der Kanton finanziert den Aufbau der Basisinfrastruktur; die Gemeinden tragen die Kosten für ihre Anbindung, den Betrieb und die Weiterentwicklung.

Mit dem vorliegenden Objektkredit wird ein digitales Langzeitarchiv für die Gemeinden des Kantons Bern aufgebaut, welches die verschiedenen Ansprüche bezüglich Zugänglichkeit des Archivguts, Aufgabenverteilung Gemeinden/Kanton, Gemeindeautonomie, Datenverantwortung, Informationssicherheit und Datenschutz, langfriste Datenerhaltung, Finanzierung und Wirtschaftlichkeit in einer optimalen Weise umsetzt.

Im Projekt, welches mit dem vorliegenden Objektkredit finanziert wird, soll bis Ende 2027 die notwendige Basisinfrastruktur aufgebaut und so bereitgestellt werden, dass jede Gemeinde, welche die Mindestanforderungen in technischer, fachlicher und personeller Hinsicht erfüllt, ihre Daten aus DGK-Applikationen archivieren kann. Die Verfahren werden im Rahmen eines Pilots mit einer Gemeinde getestet. Die für einen sicheren und wirtschaftlichen Betrieb notwendigen Vorgaben für die Gemeinden und DGK-Applikationen werden erarbeitet.

Im Betrieb (und damit ausserhalb des Objektkredites) werden Daten aus den DGK-Applikationen übernommen und archiviert. Gemeinden, welche sich für die zusätzliche freiwillige Nutzung des dLZA entscheiden, werden ebenfalls im Betrieb angebunden und die Standardkonfiguration erweitert.

Verantwortlich für das Projekt ist die Staatskanzlei. Die kantonalen Gremien und die Gemeinden sind in die Projektarbeiten über entsprechende Vertretungen eingebunden.

Der Objektkredit im Umfang von 5,366 Millionen Franken berücksichtigt die Finanzierungsvorgaben gemäss Artikel 15a ArchG und umfasst die Jahre 2025 bis 2027. Für die Bewilligung der vorliegenden Kosten ist nach Artikel 76 Absatz 1 Buchstabe e in Verbindung mit Artikel 89 Absatz 2 Buchstabe a KV der Grosse Rat zuständig.

7. Finanzreferendum

Diese Ausgabenbewilligung untersteht dem fakultativen Referendum und ist im Amtsblatt zu publizieren (Art. 62 Abs. 1 Bst. c KV).

Im Namen des Regierungsrates

Christoph Auer Staatsschreiber

Verteiler

‒ Grosser Rat

Beilagen ‒ Vortrag