Droit social - Indemnité forfaitaire - Assistance par plusieurs personnes.

1.

1.1

Selon l’art. 110 CPC, la décision sur les frais, dont fait partie la fixation de l’indemnité de défenseur d’office, ne peut être attaquée que par un recours (CR CPC-Tappy, 2ème éd. 2019, art. 122 n. 21). La Ie Cour d’appel civil, qui est compétente pour toutes les causes de droit civil qui ne sont pas placées dans la compétence d'une autre autorité, l’est également en matière de frais judiciaires qui relèvent de ce domaine (art. 16 et 20a al. 1 du Règlement du Tribunal cantonal du 22 novembre 2012 précisant son organisation et son fonctionnement [RTC; RSF 131.11]). Le délai de recours est déterminé par la procédure applicable au litige au fond (cf. ATF 134 I 159 consid. 1.1). La procédure sommaire étant applicable à la requête d’assistance judiciaire et devant également s’appliquer à la rémunération du défenseur d’office (art. 119 al. 3 et 321 al. 2 CPC), il est de dix jours en l'espèce.

La décision attaquée a été notifiée à la recourante le 22 novembre 2019, si bien que le mémoire de recours, remis à un bureau de poste suisse le 26 novembre 2019, a été déposé en temps utile. Respectant en outre les exigences de forme et de motivation, le recours est recevable en la forme.

1.2

L’avocate disposant, à titre personnel, d’un droit de recours au sujet de la rémunération équitable accordée, elle a indéniablement qualité pour recourir (not. arrêt TF 5D_62/2016 du 1er juillet 2016 consid. 1.3).

1.3

L’instance de recours peut statuer sur pièces (art. 327 al. 2 CPC). Seules la violation du droit et la constatation manifestement inexacte des faits peuvent être invoquées (art. 320 CPC).

1.4

La valeur litigieuse au sens de l'art. 51 al. 1 let. a LTF est de CHF 675.35, soit la différence entre l’indemnité demandée en recours et celle qui a été octroyée par la première juge.

2.

Selon la jurisprudence du Tribunal fédéral, encore rappelée récemment (arrêts TF 4D_37/2018 du 5 avril 2019; ég.5A_10/2018 du 17 avril 2018 consid. 3.2.2), le conseil juridique commis d'office n'exerce pas un mandat privé, mais accomplit une tâche de droit public, à laquelle il ne peut se soustraire (art. 12 let. g LLCA) et qui lui confère une prétention de droit public à être rémunéré équitablement dans le cadre des normes cantonales applicables (art. 122 CPC; ATF 141 III 560 consid. 3.2.2). Ce droit ne comprend pas tout ce qui est important pour la défense des intérêts du mandant; en effet, le mandat d'office ne consiste ainsi pas simplement à faire financer par l'Etat un mandat privé. Il constitue une relation tripartite dans laquelle l'Etat confère au conseil d'office la mission de défendre les intérêts du justiciable démuni, lui conférant une sorte de mandat en faveur d'un tiers (ATF 141 III 560 consid. 3.2.2). Le droit à l'indemnité n'existe dès lors que dans la mesure où les démarches entreprises sont nécessaires à la sauvegarde des droits de la défense (ATF 141 I 124 consid. 3.1) et pas déjà lorsqu'elles sont simplement justifiables. Dans le champ d'application du CPC, le législateur fédéral a délibérément renoncé à prescrire une pleine indemnisation (ATF 137 III 185 consid. 5.3). L'art. 122 al. 1 let. a CPC n'oblige qu'à une rémunération « équitable » du défenseur d'office.

Dans la fixation de l'indemnité du défenseur d'office, les cantons disposent d'un large pouvoir d'appréciation (art. 96 CPC). Celui-ci s'étend tant à la détermination des démarches à indemniser in concreto qu'aux principes d'indemnisation (arrêts TF 5A_75/2017 du 19 janvier 2018 consid. 5.1;5A_868/2016 du 28 juin 2017 consid. 3.4;5A_157/2015 du 12 novembre 2015 consid. 3.1 et 3.2). Pour le canton de Fribourg, l’art. 57 al. 1 du règlement du 30 novembre 2010 sur la justice (RJ; RSF 130.11) dispose que l'indemnité équitable allouée au défenseur d'office est fixée compte tenu du travail requis, de l'importance et de la difficulté de l'affaire. A condition d'être équitable, il est admis que la rémunération de l'avocat d'office puisse être inférieure à celle du défenseur choisi (ATF 122 I 1 consid. 3a; arrêt TF 9C_735/2011 du 22 juin 2012 consid. 3). Sont admises la correspondance et les conférences utiles et en relation directe avec un acte de la procédure (mémoires, séances), qui sortent d'une simple gestion administrative du dossier. La correspondance et les communications téléphoniques nécessaires à la bonne conduite du procès (notamment les lettres de transmission et les requêtes de prolongation de délai ou de renvoi d’audience) donnent exclusivement droit, selon la pratique qui applique par analogie ce qui est reçu en matière de dépens, à un paiement forfaitaire de CHF 500.- au maximum, voire exceptionnellement de CHF 700.- (art. 67 RJ; voir ég. arrêt TC FR 104 2015 11 du 19 octobre 2015 in RFJ 2015 276). Le coût du travail du secrétariat est compris dans l'honoraire horaire de l'avocat, ce qui conduit à écarter les travaux de dactylographie. Le tarif horaire est de CHF 180.- (art. 57 al. 2 RJ). L'autorité peut fixer forfaitairement les frais de copie, de port et de téléphone à 5 % de l'indemnité de base (art. 58 al. 2 RJ) et le taux de la TVA est de 7.7 % (art. 25 al. 1 de la loi du 12 juin 2009 sur la TVA [LTVA; RS 641.20]).

Comme celle d'un avocat choisi, l'activité du défenseur d'office ne doit être prise en considération que dans la mesure où elle s'inscrit raisonnablement dans le cadre de l'accomplissement de sa tâche. Selon la jurisprudence, pour fixer la quotité de l'indemnité, l'autorité cantonale doit tenir compte de la nature et de l'importance de la cause, des difficultés particulières que celle-ci peut présenter en fait et en droit, du temps que l'avocat lui a consacré, de la qualité de son travail, du nombre des conférences, audiences et instances auxquelles il a pris part, du résultat obtenu et de la responsabilité qu'il a assumée. En matière civile, le défenseur d'office peut être amené à accomplir dans le cadre du procès des démarches qui ne sont pas déployées devant les tribunaux, telles que recueillir des déterminations de son client ou de la partie adverse ou encore rechercher une transaction. De telles opérations doivent également être prises en compte. Cependant, le temps consacré à la défense du client et les actes effectués ne peuvent être pris en considération sans distinction. Ainsi, le juge peut d'une part revoir le travail allégué par l'avocat, s'il l'estime exagéré en tenant compte des caractéristiques concrètes de l'affaire, et ne pas rétribuer ce qui ne s'inscrit pas raisonnablement dans le cadre de l'accomplissement de la tâche du défenseur; d'autre part, il peut également refuser d'indemniser le conseil pour des opérations qu'il estime inutiles ou superflues. L'avocat d'office ne saurait être rétribué pour des activités qui ne sont pas nécessaires à la défense des intérêts de l'assisté ou qui consistent en un soutien moral. L'avocat doit cependant bénéficier d'une marge d'appréciation suffisante pour déterminer l'importance du travail qu'il doit consacrer à l'affaire (arrêt TF 5D_149/2016 du 30 janvier 2017 consid. 3.3 et les références citées).

3.

3.1

En l’espèce, il s’agit d’une procédure de modification d’un jugement de divorce, doublée de mesures provisionnelles, qui a été introduite le 18 mars 2019 et s’est terminée le 22 octobre 2019 par le prononcé des décisions de radiation du rôle. La procédure avait été suspendue après la séance tenue le 16 mai 2019 par-devant la Présidente afin de permettre aux parties de mener des pourparlers transactionnels. Les parties ont à nouveau comparu devant la juge de première instance le 5 septembre 2019, séance au cours de laquelle un accord a été trouvé. Après plusieurs échanges d’écritures et compte tenu du fait que la résidence habituelle de l’enfant commun des parties a été déplacé en Allemagne, celles-ci ont communément consenti à ce que l’accord portant tant sur les mesures provisionnelles que sur la modification du jugement de divorce soit soumis pour homologation aux autorités allemandes et qu’ainsi des décisions de radiation du rôle soient rendues par la Présidente.

3.2

La première juge a fixé l’indemnité litigieuse en se fondant sur la liste des opérations fournie par la recourante. Sur les heures facturées, elle a tracé 5 heures et 34 minutes. De plus, au lieu d’indemniser les opérations relatives à la correspondance et aux communications téléphoniques nécessaires à la bonne conduite du procès par le forfait de l’art. 67 RJ, elle les a retenues, réduites (p. ex. de 10 à 5 voire 3 minutes) ou simplement supprimées par référence au tarif horaire.

3.3

La recourante soutient que son droit d’être entendue a été violé, en ce sens que la Présidente, avant de réduire de 2 heures et 54 minutes plusieurs opérations indiquées dans sa liste de frais, ne l’a pas interpellée afin qu’elle ait l’occasion de justifier dites opérations. La jurisprudence a déduit du droit d’être entendu l’obligation de l’autorité qui statue sur la base d’une liste de frais pour fixer une indemnité d’office, si elle entend s’en écarter, d’exposer brièvement les motifs pour lesquels elle tient certaines prétentions pour injustifiées, afin que son destinataire puisse attaquer la décision à bon escient (arrêt TF 5D_28/2014 du 26 mai 2014 consid. 2.2 ; arrêt TC 101 2019 89 du 2 septembre 2019 consid.3.2), ce que la première juge a fait, de façon certes très sommaire pour certaines. Un devoir préalable d’interpellation n’existe pas et, par ailleurs la recourante ne développe que très peu ce grief. La violation du droit d’être entendu ne sera dès lors pas retenue.

3.4

La recourante critique ensuite le fait que plusieurs opérations facturées aient été réduites ou supprimées en violation de l’art. 57 al. 1 RJ ainsi que par une constatation manifestement inexacte des faits.

La recourante reproche à la Présidente d’avoir systématiquement réduit le temps de rédaction des lettres de 10 minutes à 5 minutes sans aucune justification. Elle expose que l’avocat, qui traite de nombreux dossiers en parallèle, doit se remémorer rapidement le stade de la procédure en question et les enjeux de celle-ci. Pour elle, ces démarches intellectuelles sont propres au travail de l’avocat et justifie que ce dernier bénéficie d’une marge d’appréciation suffisante pour déterminer l’importance du travail qu’il doit consacrer à l’affaire (cf. recours, ch. II. b). Elle reprend alors concrètement chacune des opérations réduites qu’elle conteste (cf. recours, ch. II. b).

3.4.1

Il est fait grief à la Présidente d’avoir réduit de 30 minutes le temps facturé pour la rédaction de la demande de modification du jugement de divorce, doublée d’une requête de mesures provisionnelles, sans justification.

Il faut concéder à la recourante que le temps consacré à la rédaction de l’écriture introductive d’instance ne paraît pas excessif et l’absence de toute justification de la première juge ne peut que le conforter. Aussi, il convient d’ajouter 30 minutes pour ce poste.

3.4.2

La recourante conteste le fait que la magistrale de première instance lui ait retranché deux fois 10 minutes les 26 mars et 24 avril 2019 en indiquant respectivement « hors procédure » et « autre procédure ».

Sur le vu des explications fournies par la recourante, il appert que les suppressions effectuées ne se justifient d’aucune façon. En effet, l’avocate a agi dans l’intérêt non seulement de son mandant, mais aussi des deniers de l’Etat. Aussi, il convient d’ajouter 20 minutes pour ces postes.

3.4.3

Il est reproché à la Présidente d’avoir réduit deux opérations le 16 mai 2019, soit 20 minutes sur les 40 minutes pour la préparation de l’audience et 30 minutes pour une conférence avec le client et la partie adverse avec les justifications respectives de « dossier connu à ce stade » et « déjà assez de conf + connues ».

Il faut reconnaître à la recourante que 20 minutes pour une séance de près d’une heure sont insuffisantes pour la préparer, ce d’autant qu’il apparaît bien que les circonstances ont changé depuis le dépôt de la demande unilatérale le 18 mars 2019. Il en est de même des conférences avant et après la séance avec le client qui sont usuelles et dont la durée globale ne paraît pas excessive. Partant, 50 minutes seront ajoutées.

3.4.4

La recourante fait grief à la première juge d’avoir supprimé la conférence téléphonique à son client du 12 août 2019 de 10 minutes ainsi que la conférence du 14 août 2019 de 30 minutes, sans justification pour cette dernière.

S’il peut paraître admissible que le temps consacré à l’entretien téléphonique soit supprimé au regard des nombreux autres retenus et cela nonobstant le motif dudit entretien, en revanche la conférence avec le client, dont la suppression totale de temps n’est pas justifiée, ne saurait être admise, notamment sur le vu des motifs évoqués dans le recours. En effet, il apparaît adéquat et conforme à la défense des intérêts du mandant de la recourante qu’elle lui expose les options procédurales liées au changement de situation. Aussi, 30 minutes seront ajoutées.

3.4.5

Il est reproché à la Présidente d’avoir supprimé les 21 et 22 août ainsi que le 3 septembre 2019 trois fois 10 minutes au motif qu’il y a « déjà assez de mails, téléphones…».

A la lecture de la liste de frais corrigées, il ressort que la Présidente a indemnisé les opérations relatives à la correspondance et aux communications téléphoniques nécessaires à la bonne conduite du procès au tarif horaire, et non pas par un forfait, alors que la jurisprudence cantonale (arrêt TC FR 104 2015 11 du 19 octobre 2015 in RFJ 2015 276) considère qu’il n’est pas arbitraire d’y appliquer, par analogie avec les dépens, une indemnisation forfaitaire de CHF 500.- à CHF 700.- seulement. Dans ces conditions, la recourante n’est pas lésée par les réductions opérées puisque si certaines opérations ont certes été réduites, d’autres ont été laissées intactes. Partant, il ne sera rien ajouté pour ces postes.

3.4.6

La recourante fait grief à la magistrate de première instance d’avoir le 4 septembre 2019 réduit de 10 minutes à 1 minute la réception de son courriel de renvoi des débats et de 20 minutes à 5 minutes la réponse à ce dit courriel tendant au maintien de la séance.

Si l’on peut concéder à la Présidente, bien qu’elle n’indique aucune motivation, que 30 minutes peuvent apparaître comme surfaites pour ces opérations, il appert néanmoins, notamment au regard de la motivation du recours, qu’une durée de 20 minutes semble plus adéquate. Partant, pour ces deux postes, 14 minutes seront ajoutées.

3.4.7

Il est encore reproché à la Présidente d’avoir totalement supprimé le 5 septembre 2019 30 minutes pour la préparation de l’audience du jour et de nouvelles recherches au motif que « déjà comptabilisé ces recherches 21.08.19 not. » et 30 minutes pour la conférence avant l’audience dans la mesure où il y a eu « déjà assez d’entretiens ».

Quand bien même le dossier était connu, la situation s’est modifiée, comme le rapporte à juste titre la recourante, de sorte que de nouvelles opérations ont bien dû être entreprises qui ne justifient pas leur suppression complète. Le temps de 30 minutes ne paraît pas exagéré de sorte qu’il sera ajouté.

Pour ce qui est de l’entretien avec le client avant l’audience, il faut admettre qu’il était nécessaire dès lors que la dernière conférence s’est tenue le 14 août 2019 et qu’entretemps de nombreux changements rapportés dans le recours se sont produits. Il était dès lors adéquat que la recourante s’entretienne avec son mandant avant cette dernière audience. Le temps de 30 minutes ne semble pas surfait de sorte qu’il sera pris en compte.

3.4.8

Pour terminer, la recourante fait grief à la première juge d’avoir réduit de 15 minutes le temps consacré à la lettre qu’elle lui a adressée pour se déterminer sur la compétence de l’autorité saisie le 17 septembre 2019.

Avec la Présidente, on doit admettre que 1 heure et 45 minutes au lieu de 2 heures pour les recherches sur la compétence et le courrier y relatif du 17 septembre 2019 correspondent bien au temps consacré, ce d’autant que des recherches préalables avaient déjà été effectuées et ont été retenues. Partant, il ne sera rien ajouté pour ces postes.

3.5

Au vu de ce qui précède, la recourante obtient partiellement gain de cause, 204 minutes étant ajoutées au relevé des opérations admises par la première juge. La décision du 20 novembre 2019 sera par conséquent modifiée en ce sens qu’un montant de CHF 612.- (204 minutes à CHF 180.-/heure) sera ajouté aux honoraires dus à la recourante, soit désormais un total de CHF 4'395.-. Les débours sont fixés à CHF 219.75 (5% de CHF 4'395.-), les frais de vacations à CHF 270.- et la TVA à CHF 376.15 (7,7%), ce qui aboutit à un total de CHF 5'260.90. Compte tenu des conclusions prises dans le recours, c’est un montant de CHF 5'244.15, TVA par CHF 403.79 comprise, qui sera accordé à la recourante au titre de l’indemnité de défenseure d’office.

4.

4.1

Il n’est pas perçu, en principe, de frais judiciaires pour la procédure d’assistance judiciaire (art. 119 al. 6 CPC). Cette règle ne s’applique toutefois pas à la procédure de recours, en particulier celle introduite par le défenseur d’office contre la fixation de son indemnité équitable (cf. ATF 137 III 470 consid. 6.5.5, arrêt TF 5D_155/2013 du 22 octobre 2013 consid. 4.2).

En l'espèce, la recourante a obtenu partiellement gain de cause sur les opérations facturées, mais totalement sur le montant total final. Il se justifie donc de mettre les frais judiciaires, fixés forfaitairement à CHF 400.-, à la charge de l’Etat (cf. art. 106 al. 1 CPC).

4.2

Dès lors que le recours a été partiellement admis quant aux opérations, mais totalement s’agissant du montant objet des conclusions, une indemnité non réduite, fixée globalement à CHF 1’000.-, TVA par CHF 77.- en sus, doit être allouée à l’avocate (art. 105 al. 2 CPC, 63 al. 2 RJ). En effet, les 7 heures de travail demandées pour la rédaction du mémoire de recours apparaissent excessives.