Règlement régissant les conditions d'octroi des subventions municipales aux Centres de loisirs et de rencontres – Maisons de quartier

Le présent règlement a pour objet de fixer les conditions encadrant l’octroi de subventions municipales, monétaires ou en nature, aux associations de maisons de quartier et de centres de loisirs (ci-après : associations) ayant leur siège sur le territoire de la Ville de Genève.

Les associations concernées sont celles qui répondent aux conditions posées par la loi relative aux centres de loisirs et de rencontres et à la Fondation genevoise pour l’animation socioculturelle (LCLFASe – J 6 11) et qui sont affiliées ou en voie d’être affiliées à la Fondation genevoise pour l’animation socioculturelle (ci-après : Fase).

Les subventions doivent permettre aux associations d’atteindre les buts définis par la LCLFASe, par les conventions tripartites conclues entre la Ville de Genève, la Fase et chaque association, et par leurs statuts. La priorité est donnée à l’objectif d’offrir à la population des lieux de rencontres et des activités ouverts sur le quartier et la Commune, ceci à des conditions financières accessibles pour tous.

Les associations poursuivent des buts de service public, dans l'intérêt général et de manière désintéressée.

Il n’existe aucun droit à recevoir une subvention. Les décisions en matière d’octroi de subvention ne font pas l’objet d’un recours.

Les subventions monétaires au sens du présent règlement correspondent à :

1. une subvention de fonctionnement, calculée et versée sur une base annuelle ;

2. des subventions ponctuelles octroyées pour la réalisation de projets spécifiques.

Les subventions en nature au sens du présent règlement correspondent à :

1. la mise à disposition de locaux équipés et de matériel, conformes aux normes cantonales de sécurité et de salubrité ainsi que l’exécution ultérieure des travaux nécessaires ;

2. la mise à disposition de terrains pour les centres aérés ;

3. la prise en charge des frais de loyer et d'énergie ;

4. la part communale des frais du personnel mis à disposition des associations et salarié par la Fase.

Une subvention peut être allouée uniquement aux conditions suivantes :

1. le montant est disponible dans le budget de la Ville de Genève, et

2. la subvention a fait l'objet d'une décision d'octroi du Conseil administratif ou de l’un de ses membres.

Une subvention est accordée à titre subsidiaire, ce qui implique que les conditions suivantes sont remplies :

1. d'autres formes d'action de la Ville de Genève, plus appropriées, ne peuvent être envisagées ;

2. la tâche subventionnée ne peut être accomplie de manière plus simple, plus efficace ou plus rationnelle ;

3. l’association démontre qu'elle tire parti de ses propres ressources financières, notamment par l’utilisation de ses réserves et de toute autre source de financement à sa disposition.

Il peut être refusé une subvention à une association disposant de fonds propres importants.

La demande de subvention de fonctionnement doit être accompagnée du budget et des documents nécessaires pour sa prise en considération.

La demande de subvention ponctuelle nécessite l’envoi d’une demande spécifique comprenant les formulaires et les documents nécessaires pour sa prise en considération.

L’association fournit d’office toutes les informations financières et comptables permettant de traiter sa demande de subvention. Des documents complémentaires peuvent être exigés d’elle pour apprécier les modalités d’utilisation de la subvention sollicitée.

Les associations doivent informer le service gestionnaire par écrit lorsqu’elles souhaitent procéder à un investissement supérieur à CHF 5'000.- quel que soit le financement retenu.

Les associations doivent faire parvenir au service gestionnaire une copie des statuts après chaque modification de ceux-ci.

Les associations doivent tenir leur comptabilité, présenter leurs comptes annuels et mettre en place les contrôles internes conformément au plan comptable et aux directives établies par la Fase.

Chaque subvention ponctuelle doit figurer dans les comptes annuels avec la justification de son utilisation pour le projet soutenu.

Les associations percevant une subvention de fonctionnement inférieure à CHF 49'999.- peuvent faire contrôler leurs comptes par des vérificateurs non professionnels, sur la base d’un protocole rédigé par la Ville de Genève. Les statuts de l’association prévoient que le vérificateur est nommé par l’assemblée générale.

Les associations percevant une subvention de fonctionnement supérieure à CHF 50'000.- doivent faire contrôler leurs comptes annuels par un réviseur agréé ou expert-réviseur agréé par l'Autorité fédérale de surveillance en matière de révision ASR sur la base du contrôle restreint (CO 727a). Les statuts de l’association prévoient que l'organe de révision est nommé par l’assemblée générale.

Au plus tard six mois après la fin de l’exercice comptable ou du projet, l’association remet pour analyse au service gestionnaire les comptes annuels, le rapport de l’organe de révision ou des vérificateurs aux comptes, le rapport d’activités et tout autre document permettant de rendre compte de l’utilisation de la subvention. Au besoin, des documents complémentaires peuvent être exigés.

A défaut de présentation du rapport d’activités et des comptes annuels dans le délai imparti, une décision de révocation de la subvention allouée peut être prononcée.

L’octroi ou le refus d’une subvention incombe au Conseil administratif ou au-à la magistrat-e délégué-e et est communiqué par écrit au demandeur.

Le cas échéant, le Conseil administratif ou le-la magistrat-e délégué-e détermine par écrit la période pour laquelle le financement est alloué ainsi que l'objet sur lequel porte la subvention.

La subvention de fonctionnement doit être utilisée conformément aux buts statutaires de l’association et aux buts communs définis dans la convention tripartite.

Les subventions ponctuelles doivent être utilisées pour le projet soutenu.

Aucun changement d’affectation n’est autorisé sans l’approbation expresse du Conseil administratif ou du-de la magistrat-e délégué-e. 4L’association ne peut redistribuer la subvention à un tiers, sauf autorisation spéciale donnée par le Conseil administratif ou par le-la magistrat-e délégué-e.

La Ville de Genève peut procéder à des contrôles ou réaliser un audit sur l’utilisation de la subvention accordée.

La Ville de Genève peut également mandater un organisme tiers à cette fin.

Le Contrôle financier de la Ville de Genève est compétent pour vérifier que l’association subventionnée respecte ses obligations légales et contractuelles, notamment celles relatives à son système de contrôle interne.

En tout temps, le Conseil administratif ou le-la magistrat-e délégué-e peut demander la restitution d’une subvention notamment si :

1. la subvention n’est pas entièrement utilisée ; dans ce cas, elle doit être restituée au prorata du financement par la Ville de Genève ;

2. au terme d’un exercice, les fonds propres de l’association subventionnée représentent plus de trois mois de ses dépenses monétaires.

Quel qu'en soit le motif, la décision est communiquée par écrit. Le cas échéant, le Conseil administratif ou le-la magistrat-e délégué-e définit les modalités de restitution de la subvention.

L’art. 12 est réservé.

En tout temps, le Conseil administratif ou le-la magistrat-e délégué-e peut révoquer une subvention, renoncer au versement d’une subvention et/ou en demander la restitution s’il apparaît que :

1. les conditions d’éligibilité ne sont plus remplies ;

2. l’association a manqué à ses devoirs d’information ou a induit, ou tenté d’induire la Ville de Genève en erreur en fournissant des informations inexactes ou en dissimulant des faits importants ;

3. l’association ne respecte pas les obligations auxquelles elle a souscrit dans le cadre du projet présenté et approuvé ;

4. l’association n’utilise pas l’aide financière conformément à l’affectation prévue ;

5. l’association a gravement contrevenu à la législation fédérale ou cantonale.

Le cas échéant, le Conseil administratif ou le-la magistrat-e délégué-e en informe l’association subventionnée par écrit et définit les modalités de restitution de la subvention.

La poursuite d’infractions tombant sous le coup de la loi pénale est réservée.

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2015. 2Sauf clause contraire, il remplace tous autres accords préalablement conclus entre la Ville de Genève et les associations subventionnées.