Verordnung zum Archivgesetz

Akten sind archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind für:

1. die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit des öffentlichen Organs;

2. die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen oder Dritter;

3. das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte;

4. die Gesetzgebung, die Verwaltungstätigkeit oder die Rechtsprechung;

5. die Wissenschaft und die Forschung.

Das Landesarchiv bewertet nach Anhörung der öffentlichen Organe die Archivwürdigkeit der Akten. Es entscheidet abschliessend.

Das öffentliche Organ bezeichnet eine für die Aktenablage verantwortliche Instanz als Verbindungsstelle zum Landesarchiv.

Es sind bei der Erstellung von Akten insbesondere alterungsbeständige Informationsträger sowie Beschreibstoffe und sonstige Hilfsmittel zu verwenden, die Gewähr für eine ausreichende Lebensdauer bieten.

Die öffentlichen Organe bewahren ihre Akten bis zur Anbietung an das Landesarchiv in geordneter Form auf und schützen sie vor Beschädigung und Verlust.

Das Landesarchiv kann mit einzelnen öffentlichen Organen eine Vereinbarung über die Ablieferung, insbesondere zu den Übergabemodalitäten treffen.

Bei der Ablieferung ist darauf zu achten, dass

1. die Akten alle Elemente enthalten, die zum Nachvollzug eines Geschäftes notwendig sind;

2. die Akten auf der Grundlage eines Aktenplans nach Verfahrensart, Sachgebiet, Eingangs- oder Erledigungsdatum oder anderen eindeutigen Kriterien geordnet sind;

3. jeder Aktenablieferung ein Ablieferungsverzeichnis beiliegt.

Über Akten, welche das Landesarchiv nicht übernimmt, verfügt die abliefernde Stelle selbst.

Die öffentlichen Organe bieten ihre Akten dem Landesarchiv an, sobald sie diese nicht mehr ständig benötigen, in der Regel periodisch, spätestens aber 30 Jahre nach ihrer Anlage.

Fällt eine öffentliche Aufgabe durch Auflösung des Organs oder seine Überführung ins Zivilrecht dahin, bietet das Organ die bis zu diesem Zeitpunkt entstandenen Akten dem Landesarchiv an.

Die öffentlichen Organe sorgen selber für den Transport ins Landesarchiv.

Das Landesarchiv versieht namentlich folgende Aufgaben:

1. es unterstützt die kantonalen öffentlichen Organe bei der Organisation ihrer Aktenablage;

2. es berät die anbietepflichtigen Stellen in Bezug auf die Archivwürdigkeit der Akten und deren Ablieferung;

3. es begleitet Projekte der elektronischen Aktenverwaltung der kantonalen öffentlichen Organe;

4. es berät die Gemeinden auf Anfrage in Archivfragen.

Die Verordnung tritt auf den 1. Januar 2006 in Kraft.