Recueil d’organisation comptable et financière
(ROCF)

DE LA VILLE DE LAUSANNE

0 CONTENU ET CONCEPTION DU RECUEIL

Ce recueil s'articule essentiellement autour de trois axes : ➢ Les principes : Ils définissent les règles d'utilisation du système comptable.

➢ La structure comptable : Elle décrit l'outil de gestion que constitue le système comptable.

➢ Les organes et les compétences : Ils fixent la répartition des tâches entre les divers organes communaux.

Ce document est conforme aux règles imposées par :

• la Loi (cantonale) du 28 février 1956 sur les communes,

• le Règlement (cantonal) du 14 décembre 1979 sur la comptabilité des communes,

• le Règlement du Conseil communal de Lausanne du 12 novembre 1985,

• le Règlement pour la Municipalité de Lausanne du 14 décembre 1965,

• le Règlement pour le personnel de l'Administration communale, du 11 octobre 1977.

De plus, il s'inspire dans son contenu et sa conception, du Manuel de comptabilité publique, édité par la Conférence des directeurs cantonaux des finances (Suisse).

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UN INDEX ALPHABETIQUE COMPLETE LE RECUEIL Les formules dont il est fait mention dans le présent document sont à disposition dans les comptabilités de direction. Il en est de même pour les instructions aux comptables.

TAXE A LA VALEUR AJOUTEE (TVA) Pour les services communaux assujettis à la TVA, les règles et instructions contenues dans le présent recueil devront parfois être adaptées pour répondre aux exigences de la Loi fédérale du2 septembre 1999 sur la TVA et de son ordonnance d'application du 29 mars 2000.

1 PRINCIPES

1.1 DISPOSITIONS GENERALES

1.11 Objet Les dispositions du présent recueil régissent la gestion financière et comptable de la Ville de Lausanne.

1.12 Champ d'application Les dispositions du présent recueil sont valables pour l'ensemble de l'Administration communale de Lausanne. Au surplus, elles s'appliquent autant que possible, par analogie, à la Caisse de pensions et aux fondations gérées par la Ville.

1.13 Entrée en vigueur Le présent recueil, adopté par la Municipalité le 15 décembre 1981, est entré en vigueur le 1er janvier 1982.

1.2 PRINCIPES DE GESTION FINANCIERE ET DE COMPTABILITE

1.21 Principes de gestion financière Ces principes sont les suivants :

1.211 Légalité et antériorité 1. Toute dépense - qu'elle soit de fonctionnement ou d'investissement - doit avoir sa justification dans une base légale.

2. Une dépense a notamment une base légale lorsqu'elle résulte : a) de l'application de règlements, de crédits votés et d'autres dispositions prises par les organes compétents de la Ville, b) de l'application de prescriptions fédérales ou cantonales impératives, c) de décisions judiciaires.

3. L'autorisation de dépenser est donnée par le Conseil communal, au moyen du budget de fonctionnement, des crédits d'investissements, des crédits-cadres et des autres crédits (voir 1.31, chiffre 3).

4. Sous réserve des dispositions de l'article 94 du Règlement du Conseil communal, le budget doit être voté avant l'exercice qu'il concerne.

1.212 Emploi ménager et judicieux des fonds 1. Les dépenses à engager doivent être nécessaires et supportables; elles sont à examiner selon un ordre prioritaire.

2. Lors de l'exécution de chaque projet, le service responsable doit proposer, compte tenu de l'objectif visé, la variante qui occasionne les investissements et les charges annuelles de fonctionnement les plus faibles.

1.213 Equilibre budgétaire Le compte de fonctionnement doit être équilibré à moyen terme.

1.214 Non-affectation des impôts Les impôts communaux ne doivent pas être attribués à la couverture d'un type de tâches particulier.

1.215 Paiement par l'utilisateur Le bénéficiaire d'une prestation ou d'un avantage particulier offert par l'Administration doit en supporter les frais.

1.216 Coordination entre collectivités publiques 1. Lors de réalisations communes avec d'autres collectivités publiques, une répartition judicieuse des tâches doit être promue activement.

2. Dans tous les cas, la répartition des frais doit être effectuée équitablement et dans l'optique de la sauvegarde des intérêts de la Commune.

1.22 Principes de comptabilité Ces principes sont les suivants :

1.221 Sincérité, exactitude, clarté 1. La comptabilité ne doit contenir aucune donnée dénaturée ou fictive.

2. Les divers montants inscrits au budget doivent être estimés rigoureusement.

3. La clarté de la comptabilité réside notamment dans la classification harmonieuse des rubriques et dans la rédaction non équivoque et compréhensible de leurs libellés.

1.222 Universalité Toutes les opérations financières ou comptables doivent figurer dans la comptabilité, y compris celles qui n'entraînent ni paiement ni encaissement (exemples : pertes d'intérêts résultant de prêts sans intérêt, subventions sous la forme de mise à disposition gratuite de locaux, etc.).

1.223 Unité Toutes les opérations comptables de la Ville doivent figurer dans une seule comptabilité.

1.224 Produit brut 1. Les charges et les revenus (ou les dépenses et recettes d'investissements) ne doivent pas être compensés entre eux; ces éléments doivent être comptabilisés dans des rubriques séparées, même s'il y a relation directe.

2. La comptabilisation au net n'est admise que pour les cas suivants :

• rabais et escomptes,

• restitutions de livraisons,

• corrections de factures et d'écritures.

Toute autre exception doit être soumise préalablement au Service des finances.

1.225 Spécialité qualitative 1. Un crédit ne doit être utilisé que pour atteindre l'objectif visé par la rubrique et pour lequel il a été accordé.

2. Le détail du crédit fourni lors de l'élaboration du budget a un caractère informatif.

1.226 Spécialité quantitative Un crédit ne doit pas être dépassé sans l'autorisation du Conseil communal.

1.227 Spécialité temporelle 1. Le budget et les comptes sont établis pour l'année civile.

2. Un crédit budgétaire non utilisé est périmé à la fin de l'exercice. Il en est de même des crédits-cadres annuels (autorisations d'achats, par exemple). Le report sur l'exercice suivant de crédits non utilisés est proscrit.

3. La pratique de l'épuisement d'un crédit annuel voté ("queue de budget") est strictement interdite.

1.228 Echéance 1. Un exercice comptable ne doit comprendre que les charges et les revenus le concernant.

2. Les dépenses et les recettes sont comptabilisées au moment où les prestations sont effectuées.

3. L'ajustement à l'exercice comptable s'effectue : a) par la comptabilisation des avoirs et engagements, au moyen des comptes : Débiteurs, Créanciers et Transitoires; les dépenses relatives à des livraisons ou prestations déjà effectuées en fin d'année mais dont le montant de l'engagement n'est pas encore connu de façon précise doivent être déterminées au moyen de provisions (comptabilisation en comptes transitoires), b) par la comptabilisation de correctifs de la valeur comptable (amortissement, différence d'inventaire).

1.3 GESTION BUDGETAIRE

1.31 Buts et principes généraux 1. Le système de gestion budgétaire a deux buts : a) établir puis réaliser un programme visant à exécuter les tâches incombant à la collectivité, compte tenu des ressources financières de la Ville, b) régler les procédures de légalisation des dépenses et recettes du ménage communal dans le cadre de son organisation administrative.

2. La bonne marche du système de gestion budgétaire est fonction du respect des principes définis au chapitre 1.2.

3. La gestion budgétaire s'exerce au moyen : a) du budget de fonctionnement, par :

• crédit budgétaire,

• crédit supplémentaire,

• crédit spécial,

b) des crédits d'investissements, par :

• crédit d'investissements des patrimoines administratif et financier,

• crédit complémentaire,

• compte d'attente,

• crédit "Pleins pouvoirs",

c) des autres crédits, par :

• crédit-cadre annuel,

• autorisation d'achat,

• autorisation générale d'acquisitions d'immeubles.

4. La Municipalité présente au Conseil communal, le 1er novembre au plus tard pour l'année comptable suivante : a) pour décision :

• le budget de fonctionnement,

• les autorisations d'achats,

• les crédits-cadres annuels (présentés le 1er octobre au plus tard pour l'année comptable suivante),

b) pour prendre acte :

• le plan des investissements,

• l'évolution présumée de la situation financière.

1.32 Budget de fonctionnement 1. Le budget de fonctionnement est le document officiel qui réunit : a) l'ensemble des crédits budgétaires annuels, b) l'ensemble des prévisions de revenus annuels.

2. L'élaboration du budget de fonctionnement comprend les principales étapes suivantes : a) il est établi selon les directives budgétaires élaborées par le service en charge des finances et validées par la Municipalité. Chaque direction établit son budget et dresse ses propositions conformément aux directives. Le Service des finances se charge de les analyser, synthétiser, consolider et faire des propositions à l'intention de la Municipalité, b) la Municipalité arrête le projet définitif de budget de fonctionnement qu'elle soumet, par voie de préavis, au Conseil communal.

1.321 Crédit budgétaire Le crédit budgétaire est une autorisation annuelle - accordée à la Municipalité par le Conseil communal - d'engager, dans un but précis, un montant maximal entrant dans les charges courantes du compte de fonctionnement.

1.322 Crédit supplémentaire 1. Un crédit supplémentaire doit être demandé dans tous les cas où un crédit budgétaire de fonctionnement sera insuffisant pour remplir la tâche prévue. L'élément qui motive la demande de crédit supplémentaire doit toutefois répondre aux deux critères suivants : a) soudaineté : la dépense ne pouvait pas être prévue au budget de l'exercice en cours, b) urgence : la dépense ne peut pas être reportée au prochain budget.

Aucune demande de crédit supplémentaire n'est à présenter pour les dépassements inférieurs à CHF 5'000.- ou à 1% du montant figurant au budget.

1bis En règle générale, le crédit supplémentaire est compensé par une réduction équivalente de charges ou une augmentation équivalente de revenus directement liés à la charge sollicitée. Les compensations proposées doivent porter leurs effets sur l’année au cours de laquelle le crédit supplémentaire est sollicité, à l’exception des crédits supplémentaires en lien avec le programme « Equiwatt ». Les cas de force majeure (événement majeur de nature environnementale, etc.) sont l'exception qui justifie la noncompensation d'un crédit supplémentaire.

2. Il incombe à la direction concernée de prévoir chaque dépassement de crédit le plus tôt possible; le crédit supplémentaire doit être demandé immédiatement après constatation de l'insuffisance budgétaire, mais au plus tard avant l'engagement des dépenses supplémentaires. S'il n'est pas possible, sans conséquences dommageables pour la Ville, de présenter une demande de crédit supplémentaire avant l'engagement des dépenses, ces dernières doivent être ratifiées au plus tôt conformément à la procédure ordinaire; dans toute la mesure du possible, la sous-commission des finances de la direction concernée doit être consultée avant que les dépenses ne soient engagées.

3. La demande de crédit supplémentaire doit être présentée à la Municipalité par la comptabilité de la direction concernée aumoyen de la formule ad hoc. La nécessité et l'opportunité du crédit supplémentaire feront l'objet d'une explication claire et concise; les recettes qui pourraient découler du crédit sollicité seront également indiquées. Toutefois, le crédit ne devra pas être surcompensé. Les crédits supplémentaires de fonctionnement se scindent en deux catégories : a) les crédits dont le montant est égal ou inférieur à CHF 50'000.- dont la compétence a été déléguée à la Municipalité par la Commission des finances, b) les crédits d'un montant supérieur à CHF 50'000.- sont de la compétence de la Commission des finances.

4. Si la Municipalité accepte la demande, elle la soumet à la Commission des finances en lui transmettant un exemplaire de la formule.

5. Les crédits supplémentaires soumis à la Commission des finances sont présentés globalement au Conseil communal par la Municipalité (préavis), en deux séries : la première en juin et la seconde en décembre.

6. Lorsque le délai pour présenter les crédits supplémentaires 2e série est échu, il s'agit d'annoncer tous dépassements budgétaires selon un formulaire spécifique. Les dispositions relatives aux crédits supplémentaires s'appliquent par analogie.

1.323 Situation finale des crédits du budget de fonctionnement 1. La situation finale des crédits du budget de fonctionnement fait partie intégrante de la brochure des comptes annuels.

2. Les écarts enregistrés dans le compte de fonctionnement, par rapport aux crédits accordés et aux prévisions de recettes, doivent être justifiés dans la brochure des comptes par des explications claires et précises. Celles-ci sont toutefois limitées aux cas suivants : a) dépassements de charges et insuffisances de revenus : différences supérieures à 1% du montant figurant au budget, augmenté des crédits supplémentaires et crédits spéciaux éventuels; les différences inférieures à CHF 5'000.- n'ont pas à être justifiées, b) économies de charges et excédents de revenus : seules, les économies importantes sont obligatoirement à justifier.

1.324 Crédit spécial 1. Le crédit spécial est un crédit additionnel au budget initial; il n'a généralement pas le caractère accidentel du crédit supplémentaire et fait l'objet d'un préavis ad hoc.

2. La voie du crédit spécial doit notamment être suivie lorsque le crédit demandé dépend d'une décision à prendre par le Conseil communal (tâche ou dépense nouvelle, etc.).

3. Les dispositions relatives aux crédits supplémentaires s'appliquent par analogie.

1.325 Moratoire au niveau de la création d’EPT 1. La création d’EPT supplémentaire n’est pas autorisée, à l’exception des postes relevant du programme de législature, de ceux financés par des entités externes ou par des taxes, des postes générant des recettes au moins équivalentes à leur coût, ainsi que des postes liés à l’internalisation de prestations auparavant externalisées ou subventionnées, pour autant qu’ils soient financés par l’arrêt du mandat ou de la subvention correspondante.

1.326 Projets en lien avec le programme de législature 1. Tous les projets accordés par la Municipalité au titre du programme de législature pourront être présentés dans le cadre de la procédure budgétaire ordinaire uniquement 2. En dehors de projets présentés par l’intermédiaire du programme de législature, aucun nouveau projet développant des impacts financiers ne pourra être présenté, sauf en cas de force majeure ou de compensation financière intégrale ;

1.33 Crédit d'investissements

1.331 Crédit d'investissements des patrimoines administratif et financier 1. Le crédit d'investissements est une autorisation accordée par le Conseil communal de procéder, pour un objectif à réaliser, à des engagements financiers d'un montant déterminé. Il concerne principalement les acquisitions, réalisations (constructions), extensions et améliorations de biens durables ayant une utilité

nouvelle ou accrue sur plusieurs années, ainsi que les subventions aux investissements. Les dépenses engagées dans le cadre d'un crédit d'investissements doivent être portées à l'actif du bilan; elles sont amortissables sur une ou plusieurs périodes comptables (voir chiffre 1.422.2).

2. La demande de crédit d'investissements est présentée au Conseil communal par la Municipalité, au moyen d'un préavis. Celui-ci comprendra - outre les éléments généraux consacrés à la justification, à la description et, éventuellement, à l'aspect énergétique de l'investissement proposé - deux chapitres traitant des aspects financiers et des conclusions, à savoir :

Aspects financiers Ce chapitre sera subdivisé en trois sous-chapitres : a) Coût de l'investissement La direction qui demande le crédit est responsable de l'évaluation la plus précise des coûts; lorsqu'il s'agit d'une réalisation (construction), la direction s'assure notamment, avant de présenter le préavis, que le programme et la nature des travaux sont suffisamment élaborés.

Le coût de l'investissement doit être déterminé et présenté selon les principes suivants :

• il sera calculé sur la base des prix devisés à la date de l'établissement du projet, quitte à devoir formuler et justifier, ensuite, une demande de crédit complémentaire pour les hausses de prix consécutives au renchérissement,

• il sera complet; il comprendra également, selon les cas : ➢ la valeur du terrain affecté à l'objet de la demande de crédit (voir 1.411, chiffre 2), ➢ les prestations internes effectuées par des services commercialisés de la Ville (taxes d'introduction d'égouts et de raccordement aux réseaux de distribution d'eau, de gaz et d'électricité, les intérêts intercalaires et la main d'œuvre interne (SiL) etc.), ➢ les intérêts du compte de construction, lorsque des tiers participent au financement,

• il aura une structure claire, logique et suffisamment détaillée; exemple (lorsqu'il s'agit d'une construction) : par nature des travaux, avec subdivision par corps de métiers. Lorsque le chantier est géré selon la classification normalisée du "Code des frais de construction" (CFC), le coût de construction sera présenté selon les principales positions de cette codification.

b) Crédit demandé Sont à indiquer dans ce sous-chapitre :

• le montant du crédit demandé. Ce montant doit être égal au total des dépenses pour lesquelles la base légale doit être constituée,

• lorsque la Ville n'est pas "maître de l'ouvrage" (construction assumée par un tiers) et que l'objet du préavis est d'accorder une subvention d'investissement à valoir sur cette construction, le montant du crédit demandé sera égal à dite subvention,

• le cas échéant, le coût des travaux induits (par l'investissement), compris dans d'autres types de crédit; exemple : crédit-cadre annuel,

• la référence au plan des investissements, avec explication des écarts de prévision. Une note à la Municipalité sera rédigée à chaque fois qu'un objet (préavis ou compte d'attente) dérogeant au plan des investissements est présenté. Des compensations, par diminution des dépenses ou par des recettes liées, seront présentées afin de respecter les décisions municipales en matière de respect d'enveloppe. Les cas de force majeure (événement majeur de nature environnementale, etc.) sont l'exception qui justifie la noncompensation d'un objet d'investissement,

• le cas échéant, l'existence d'un compte d'attente; indiquer la date de création et le montant des dépenses déjà engagées, (celles-ci devant être incluses dans le coût de réalisation).

c) Conséquences sur le budget Sont à indiquer dans ce chapitre ou sous-chapitre :

• le cas échéant, le coût net de l'investissement qui servira de base de calcul des charges financières; il sera obtenu en déduisant du coût de l'investissement, selon les cas : ➢ les recettes d'investissements (subventions à recevoir, participations de tiers, etc.) lorsque celles-ci peuvent être fixées avec certitude au moment de la rédaction du préavis. Lorsque la certitude de ces recettes n'est pas établie, celles-ci seront simplement mentionnées sans indication de montant, ➢ le prélèvement sur un fonds de renouvellement, un fonds de réserve ou une provision,

• les charges financières (amortissements et intérêts) ; calcul basé sur le montant du crédit demandé ou, le cas échéant, sur le coût net de l'investissement à charge de la Ville. L'amortissement se calcule en fonction de la nature de l'investissement, (voir 1.422, chiffre 2). L'intérêt se détermine en appliquant le taux au coût moyen du projet et est comptabilisé l'année qui suit les premières dépenses. Exemple de formule : Coût moyen du projet x intérêt où coût moyen = coût x 0.55,

• les charges annuelles supplémentaires d'exploitation (personnel, entretien, loyers, énergie, etc.),

• les revenus annuels supplémentaires d'exploitation,

• les éventuelles économies de charges,

• un tableau récapitulatif présentant les impacts annuels en termes de charges ou de revenus de fonctionnement sur 5 ans doit en outre être systématiquement intégré. Bien qu'indépendant des conclusions financières soumises à la décision du Conseil communal, celui-ci est indispensable.

Ce sont tous les préavis et rapport-préavis, sans exception, qui devront comporter le chapitre ou sous-chapitre intitulé "Conséquences sur le budget d'investissement et de fonctionnement". Le cas échéant, il sera fait mention que "Le projet n'a aucune conséquence sur le budget" ou "Néant".

Conclusions Les points soumis à la décision du Conseil communal doivent être dûment énumérés dans ce chapitre; soit, selon les cas : a) allouer le crédit à la Municipalité; énoncer le type, le montant et la destination du crédit, b) amortir annuellement le crédit; indiquer la nature comptable dans laquelle le crédit sera amorti, c) imputer les intérêts relatifs aux dépenses découlant du crédit; indiquer le numéro et l'intitulé du compte concerné, d) porter les recettes d'investissements en amortissement du crédit demandé; indiquer la nature des recettes, e) balancer le compte d'attente ouvert, par prélèvement sur le crédit demandé, f) autoriser la Municipalité à accomplir telle ou telle opération (technique, juridique, administrative, comptable, etc.) en relation avec le crédit demandé.

3. Un crédit d'investissements est périmé dès que le but est atteint ou devenu sans objet (voir 1.333, chiffre 4).

1.332 Crédit complémentaire 1. Un crédit complémentaire doit être demandé lorsqu’un crédit d'investissements sera insuffisant pour atteindre le but prévu, uniquement en cas de dépassement supérieur à 1% du montant de fr. 50'000.-.

2. Le crédit complémentaire doit être demandé immédiatement après constatation de l'insuffisance de crédit, mais au plus tard avant l'engagement des dépenses concernées. S'il n'est pas possible de présenter une demande de crédit complémentaire avant l'engagement des dépenses (cas de force majeure), la Municipalité en informe immédiatement le Conseil communal, au moyen d'une communication. Les dépenses complémentaires doivent ensuite être ratifiées au plus tôt conformément à l'une des procédures habituelles, mentionnées au chiffre 4 ci-dessous.

3. Il incombe à la direction "maître de l'ouvrage" de prévoir chaque dépassement de crédit d'investissements le plus tôt possible et d'établir, sans délai, la demande de crédit complémentaire. Dans les cas où la direction concernée a délégué la gestion du chantier au Service d'architecture, ce dernier assume le contrôle budgétaire et doit, à ce titre, annoncer à temps à la direction tout dépassement éventuel de coût nécessitant la présentation d'une demande de crédit complémentaire. Les services techniques chargés du contrôle des travaux doivent signaler immédiatement au maître de l'ouvrage les modifications de programmes et impondérables importants survenus.

4. La demande de crédit complémentaire doit être présentée à la Municipalité par la comptabilité de direction concernée, selon l'une des procédures suivantes : a) lorsque le dépassement du crédit d'investissements est inférieur à CHF 100'000.- : procédure des crédits supplémentaires de fonctionnement, selon 1.322, chiffre 3 et suivants; utilisation de la formule ad hoc, b) lorsque le dépassement est égal ou supérieur à CHF 100'000.- : procédure du préavis distinct.

Si la Municipalité accepte la demande de crédit complémentaire, elle la soumet au Conseil communal par l'une des deux procédures définies ci-dessus.

5. Le préavis de demande de crédit complémentaire aura une structure semblable à celle d'une demande de crédit d'investissements (voir 1.331 ci-dessus). Le contenu des chapitres "Conséquences financières" et "Conclusions" sera adapté selon les besoins.

6. Le montant du crédit complémentaire doit être justifié, dans le préavis : a) par la présentation d'un tableau permettant la comparaison : du coût final présumé (ou coût définitif s'il s'agit d'un crédit complémentaire demandé lors du bouclement du crédit d'investissements) avec le coût devisé (ou coût devisé actualisé lorsqu'un ou plusieurs crédits complémentaires ont déjà été octroyés).

Ce tableau aura une structure des postes de frais identique à celle adoptée dans le crédit d'investissements et comportera les six colonnes suivantes :

• coût final présumé (ou coût définitif),

• coût devisé (ou coût devisé actualisé),

• écart total (égal au crédit complémentaire demandé), subdivisé comme il suit : ➢ hausses de prix facturées (avant et après le début des travaux), ➢ modifications de programmes (apportées par le maître de l'ouvrage), ➢ impondérables (circonstances naturelles, surprises techniques, etc.).

b) par des explications globales appropriées sur l'origine des trois types d'écarts mis en évidence dans le tableau mentionné sous a) ci-dessus.

De plus, lorsque plusieurs crédits complémentaires ont été demandés durant la réalisation, la demande finale (présentée lors du bouclement du crédit) comprendra une justification globale de l'écart final entre le coût définitif et le coût devisé. Cette récapitulation de l'ensemble des crédits complémentaires demandés sera présentée selon les modalités a) et b) ci-dessus, toutefois de manière simplifiée.

1.333 Situation finale des crédits d'investissements 1. Le crédit d'investissements doit être bouclé immédiatement après la complète réalisation du projet, mais au plus tard deux ans après l'achèvement des travaux. Par achèvement des travaux, il faut entendre la mise en exploitation de l'ouvrage (exemples : entrée des locataires, 1ère utilisation de l'installation).

2. Le bouclement du crédit d'investissements implique les opérations suivantes, assumées par la direction maître de l'ouvrage : a) établir le coût définitif de réalisation, lequel doit être complet; ce coût reprendra les postes du décompte final des travaux, dressé par l'architecte. A ce décompte seront ajoutés, notamment, les éléments enregistrés directement par le maître de l'ouvrage (prestations internes, mobilier, frais de mise en valeur, etc.); toutes dispositions utiles seront prises pour que le décompte final des travaux soit obtenu à temps de l'architecte mandaté; le contrat d'architecture mentionnera expressément que ce décompte devra être remis au maître de l'ouvrage dans un délai de trois à six mois après l'achèvement des travaux,

b) présenter, si besoin est, une demande finale de crédit complémentaire (hausses de prix facturées, ultimes dépassements), c) demander au Service des finances de boucler comptablement le crédit d'investissements.

3. Le cas échéant, les derniers frais indéterminés au moment du bouclement du crédit d'investissements seront estimés avec le maximum de précision et traités de la manière suivante : a) s'il s'agit de frais pour lesquels la Ville est engagée de manière ferme (exemple : taxe d'introduction d'égouts) : les montants évalués seront compris dans le total du décompte définitif ainsi que dans le montant de la demande de crédit complémentaire, b) s'il s'agit de frais pour lesquels la Ville n'est pas clairement engagée (exemple : litiges) : l'ordre de grandeur des montants sera simplement mentionné dans le texte de la demande de crédit complémentaire. Dès que l'engagement de la Ville et le montant à payer seront établis définitivement, ces dépenses feront, si nécessaire, l'objet d'une nouvelle demande de crédit.

4. Si cinq ans après la date à laquelle il a été accordé le crédit n'est pas bouclé, une demande de prolongation de validité avec justification adéquate doit - sur demande du Service des finances - être adressée à la Municipalité, qui informe le Conseil communal.

5. Au début de chaque année, la Municipalité adresse au Conseil communal une communication le renseignant sur :

• les crédits votés (depuis plus de cinq ans) ayant fait l'objet d'une demande de prolongation; un commentaire justificatif ainsi que la date de la décision du Conseil sont notamment indiqués en regard de chaque crédit,

• les crédits d'investissements bouclés durant l'exercice écoulé, avec justification succincte des différences par rapport au crédit voté.

6. Si un projet n'a été réalisé que partiellement, la Municipalité en informe le Conseil communal lors de la présentation du décompte final.

7. Présenter à la Municipalité un rapport de bouclement par le biais d’une note à la Municipalité dans le cas d’investissements particulièrement importants (> CHF 10 millions excepté les créditscadres) ou selon demande spécifique de la Municipalité.

1.334 Compte d'attente 1. Un compte d'attente est destiné à enregistrer les dépenses à engager pour un but qui ne peut pas encore faire l'objet d'une demande de crédit d'investissements (frais d'études d'opportunité, coût d'une opération dont l'estimation précise est prématurée, etc.).

2. L'ouverture d'un compte d'attente et l'engagement des dépenses y relatives ne sont autorisés : a) que moyennant une consultation de la Commission des finances et une communication adressée au Conseil communal, pour un montant inférieur à CHF 350'000.- au total pour chaque objet et pour une durée de cinq ans au maximum; b) qu'avec l'acceptation par le Conseil communal d'un préavis municipal particulier pour les montants égaux ou supérieurs à CHF 350'000.- ou pour une durée de plus de 5 ans.

3. Si le montant initialement prévu s'avère insuffisant, - notamment dans les cas où un avant-projet avec estimation sommaire du coût est complété par un projet définitif avec devis estimatif détaillé (crédit d'étude) - le nouveau montant (total) sera régularisé en tenant compte de la limite de CHF 350'000.- prévue pour l'ouverture du compte; soit :

• si cette limite n'est pas dépassée : transmission d'une communication motivée à la Commission des finances,

• si cette limite est dépassée : présentation d'un préavis municipal particulier au Conseil communal.

4. Les dépenses comptabilisées sur le compte d'attente sont virées sur le crédit correspondant, dès que celui-ci a été accordé par le Conseil communal.

5. Dans le cas où le projet qui a motivé l'ouverture d'un compte d'attente n'est finalement pas retenu et n'aboutit donc pas à la présentation d'un préavis, les dépenses y afférentes et déjà engagées doivent être régularisées sans délai en prévoyant un amortissement ad hoc au budget.

1.335 Crédit "Pleins pouvoirs" 1. Le crédit "Pleins pouvoirs" est un crédit d'investissements - sans montant déterminé - accordé à la Municipalité pour lui permettre de répondre aux actions qui pourraient lui être intentées dans les cas de plans de quartier ou de plans d'extension et dans les cas de procédures d'expropriation.

2. Les crédits "Pleins pouvoirs" sont bouclés conformément aux dispositions du point 1.333, chiffre 4.

1.34 Crédit-cadre et autres crédits Le crédit-cadre est une autorisation générale de dépenses d'un certain montant, accordée à la Municipalité par le Conseil communal pour un programme donné. La Municipalité décide de la subdivision du montant total en sous-crédits. Les dépenses engagées en vertu d'un crédit-cadre doivent être portées à l'actif du bilan; elles sont amortissables sur plusieurs périodes comptables.

1.341 Crédit-cadre annuel 1. Le crédit-cadre annuel est un crédit accordé exclusivement pour un exercice comptable donné.

2. Doivent être demandés par la voie du crédit-cadre annuel :

• le remplacement et les extensions ordinaires des réseaux des Services industriels,

• la réfection et l'extension ordinaire du réseau des collecteurs publics,

• la rénovation et l'extension de la voirie et du marquage routier,

• la rénovation et la réhabilitation des parcs et promenades,

• les crédits pour les projets informatiques.

3. La demande de crédit-cadre annuel est présentée par la Municipalité au Conseil communal au moyen d'un préavis particulier. Ce préavis comprendra, sous une forme éventuellement simplifiée, les éléments essentiels d'une demande de crédit d'investissements.

4. La création de sous-crédits à valoir sur un crédit-cadre annuel n'est autorisée que pour des objets nés durant l'année concernée (ouverture de chantiers, lancement de projets informatiques etc.); la date d'engagement des premières dépenses est déterminante. Il n'est donc pas admis d'ouvrir un sous-crédit à valoir sur un créditcadre d'une année échue.

5. La création d'un sous-crédit est de la compétence de la direction.

6. En ce qui concerne, notamment, l'engagement et la comptabilisation des dépenses, les sous-crédits doivent être exploités comme des crédits d'investissements.

7. Les sous-crédits doivent être bouclés dès la fin des travaux qui s'y rapportent et après paiement des dernières factures. Le créditcadre lui-même doit être bouclé le plus tôt possible, soit lors du bouclement du dernier sous-crédit.

1.342 Autorisation d'achat 1. L'autorisation d'achat est un crédit-cadre annuel dont la subdivision en sous-crédits et l'affectation de ces derniers est de la compétence du Conseil communal.

2. La voie des autorisations d'achats doit être suivie pour demander les crédits nécessaires à l'acquisition de véhicules, de machines et de matériel mobile dont le coût unitaire excède CHF 10'000.-. Toutefois, concernant le matériel informatique (y compris les programmes, etc.), les demandes seront présentées par les voies précisées au paragraphe 1.344.

3. Les crédits demandés par la voie des autorisations d'achats sont à inscrire dans les prévisions d'achats des services concernés.

4. Les dépenses engagées en vertu d'une autorisation d'achat sont portées en cours d'année dans des comptes du bilan; les amortissements sont comptabilisés annuellement.

5. Les autorisations d'achats non utilisées en cours d'année ne peuvent pas être reportées sur l'exercice suivant; en cas de nécessité, elles font l'objet d'une nouvelle demande de crédit.

6. Une éventuelle insuffisance d'autorisation d'achat doit être traitée conformément aux règles des crédits supplémentaires (article 1.322).

7. La situation finale des autorisations d'achats est présentée dans la brochure des comptes annuels; les achats effectifs de l'exercice doivent être comparés, par service, aux autorisations accordées.

1.343 Autorisation générale d'acquisitions d'immeubles 1. Cette autorisation générale est un crédit-cadre pluriannuel accordé par le Conseil communal pour des acquisitions d'immeubles ou de parts au capital de sociétés immobilières. Le but de cette autorisation générale est de permettre à la Municipalité, par une procédure simplifiée, d'agir avec rapidité et discrétion dans ce domaine lorsque cela est nécessaire.

2. Cette autorisation est valable pour une législature et fait l'objet d'un préavis présenté au début de chaque législature.

1.344 Crédit pour achats de matériel informatique Les demandes de crédits pour achats de matériel informatique et micro informatique (logiciels, imprimantes et plotters, nouveaux besoins en micro-ordinateurs et tablettes, vidéosurveillance, systèmes de distribution de tickets d’ordre de passage aux guichets et de caisse enregistreuse, réservation par internet, etc.) doivent être présentées par les voies suivantes :

• jusqu'à CHF 100'000.- : autorisations d'achats; les demandes transitent par le Service d'organisation et d'informatique avant d'être introduites dans les autorisations d'achats,

• supérieurs à CHF 100'000.- : préavis ponctuel; ce préavis, présenté par la direction leader du projet, englobera les besoins à 2 à 3 ans et signalera s'il y a lieu les étapes de réalisation ultérieures prévues.

Les règles prévalant en la matière sont communiquées par la voie d'instructions émanant du Service d'organisation et d'informatique.

1.35 Planification financière La planification financière repose sur :

• le plan des investissements,

• les prévisions d'évolution de la situation financière à moyen terme. Elle est établie sur un horizon de quatre ans,

• la gestion de trésorerie,

• le suivi budgétaire.

1.351 Plan des investissements 1. Le plan des investissements représente l'une des bases essentielles d'estimation des besoins en liquidités à court et à moyen termes. Les prévisions sont adaptées annuellement aux conditions nouvelles.

2. Le plan des investissements se compose du : ▪ plan des dépenses d'investissements (y compris les comptes d’attente) portant sur les crédits : ➢ déjà votés, ➢ à voter.

3. Le Service des finances établit des directives qui sont validées par la Municipalité dans lesquelles sont fixés les objectifs principaux. Les prévisions détaillées de dépenses et recettes d'investissements sont établies pour les huit années à venir par chaque direction autant pour le patrimoine administratif que financier.

4. Le Service des finances contrôle le respect des directives et coordonne les prévisions de dépenses et recettes d'investissements des directions, formule des propositions et établit le projet de plan des investissements à l'intention de la Municipalité.

5. Le plan des investissements est présenté, chaque année, simultanément avec le budget de fonctionnement, au Conseil communal, qui en prend acte.

6. Les préavis relatifs à des crédits d'investissements présentés doivent se conformer au plan des investissements, ou le cas échéant, être intégralement compensés par d'autres projets (dépenses ou recettes liées). En cas de dérogation au PI, la Direction concernée doit, préalablement à la soumission du préavis, présenter une note à la Municipalité pour annoncer les compensations.

7. Les projets faisant l'objet d'un concours ou d'appels d'offre doivent systématiquement être calibrés en fonction des montants retenus dans le plan des investissements. Le calibrage financier du concours doit prendre en considération l'intégralité des CFC ainsi que les éventuelles taxes y relatives.

1.352 Prévision d'évolution de la situation financière 1. La prévision d'évolution de la situation financière a pour but d'estimer l'excédent ou l'insuffisance d'autofinancement de l'exercice à venir et de faciliter, ainsi, les prévisions de placements et d'emprunts.

2. La situation financière prend en considération le budget de fonctionnement, le plan des investissements et les autorisations d'achats.

3. L'évolution présumée de la situation financière est inclue dans le préavis "Budget de fonctionnement"; elle est communiquée chaque année au Conseil communal, qui en prend acte.

1.353 Gestion de trésorerie 1. La gestion de la trésorerie a pour but de permettre à la Ville de disposer en permanence des ressources optimales de liquidités.

2. La gestion de la trésorerie de l'ensemble de l'Administration est centralisée au Service des finances. Celle-ci tient un contrôle permanent de la trésorerie et propose à la Municipalité les mesures nécessaires en matière de placements et d'emprunts.

1.354 Suivi budgétaire Un suivi budgétaire permettant d'anticiper le résultat annuel est consolidé au minimum trimestriellement par le service en charge des finances en étroite collaboration avec les directions.

1.4 EVALUATION, AMORTISSEMENTS, COMPTES ANNUELS, FONDS DE RESERVE

1.41 Evaluation

1.411 Actif 1. Les actifs figurent au bilan au plus pour leur prix d'achat ou de revient, déduction faite des amortissements commandés par la loi et les circonstances.

2. Le transfert d'éléments du patrimoine financier dans le patrimoine administratif doit s'opérer au prix d'achat ou de revient, augmenté d'un intérêt calculé sur la base d'un taux approprié. La valeur de transfert ne doit pas excéder la valeur vénale.

3. Les biens qui ne sont plus utilisés à des fins d'utilité publique doivent être transférés du patrimoine administratif au patrimoine financier à la valeur résiduelle.

4. La vente de biens à des tiers doit s'effectuer à la valeur marchande.

1.412 Passif Toutes les dettes et engagements figurent au passif du bilan, à leur valeur réelle (emprunts, factures reçues ou à recevoir, intérêts courus, etc.).

1.42 Amortissements

1.421 Amortissement du patrimoine financier Les biens du patrimoine financier doivent être amortis selon les principes commerciaux.

1.422 Amortissement du patrimoine administratif 1. Les biens du patrimoine administratif doivent être amortis. Un déficit budgétaire ne constitue en aucun cas un motif d'allongement de la durée de l'amortissement.

2. La durée d'amortissement des biens du patrimoine administratif doit être fixée en fonction de la nature des investissements, conformément au tableau suivant :

— 5 ans : Véhicules Machines Signalisation lumineuse Frais d'études Transformations et rénovations peu importantes de bâtiments Subventions d'investissements Informatique

— 10 ans : Edicules publics Restauration de bâtiments Equipements, mobilier Chemins piétonniers Places de jeu Aménagements paysagers Réfections de collecteurs

— 20 ans : Rénovations importantes de bâtiments Ouvrage d'art Bâtiments peu importants Extensions de collecteurs Chaussées Zone de verdure

— 30 ans : Bâtiments nouveaux importants

Les prêts et les participations du patrimoine administratif doivent être amortis selon les principes commerciaux.

3. Des amortissements supplémentaires peuvent être effectués selon les circonstances, principalement en période de haute conjoncture.

4. Dans des cas particuliers, la Municipalité peut déroger aux normes figurant sous chiffre 2 ci-dessus.

5. La première tranche d'amortissement intervient dans l'année qui suit la première dépense d'investissement s'agissant des véhicules, le premier amortissement intervient dans l'année qui suit celle de l'acquisition.

1.423 Amortissement du découvert La résorption d'un éventuel découvert constitue l'une des priorités de la politique financière de la Ville.

1.43 Comptes annuels

1.431 Brochure des comptes La brochure des comptes contient notamment les documents et renseignements suivants : a) compte de fonctionnement :

• récapitulation des charges et revenus,

• détail des charges et revenus par service, structurés de manière identique au budget voté, b) compte des investissements c) bilans :

• bilan général,

• bilan de la Bourse communale, d) annexes et renseignements complémentaires :

• achats de véhicules, machines et marchandises,

• liste des subventions,

• liste des dépenses d'investissements du patrimoine administratif,

• liste des fonds sans personnalité juridique, avec indication de leur capital,

• comptes des fondations.

1.432 Engagements conditionnels 1. Les cautionnements et autres garanties, de même que les constitutions de gages en faveur de tiers, doivent être indiqués en annexe au bilan.

2. Les engagements conditionnels, en particulier les cautionnements, sont traités par le Service des finances; un projet de rédaction de contrat sera donc soumis à ce service avant tout engagement pris dans ce domaine envers un bénéficiaire.

1.433 Rubriques groupées Les éléments de l'actif et du passif qui apparaissent sous la forme de rubriques groupées doivent faire l'objet de documents justificatifs détaillés (inventaire de marchandises, listes de débiteurs et de créanciers, état des titres, etc.).

1.44 Fonds de réserve

1.441 Principes généraux 1. Par "Réserve" il faut entendre la part de revenus conservée comptablement pour faire face soit à des pertes éventuelles, soit à des dépenses prévues ou imprévues, soit pour assurer une certaine régularité dans le résultat annuel.

2. Le bilan de la Ville comprend notamment les fonds de réserve des S.I. et des Pompes funèbres officielles.

3. Ces fonds sont gérés par la Municipalité; les attributions et les prélèvements sont soumis au Conseil communal par la voie du budget et des comptes.

4. Chaque fonds est régi par son propre règlement qui définit, en outre, les principes d'attributions et de prélèvements.

1.45 Financements spéciaux

Objet 1. On parle de "financement spécial", lorsque, sur la base de dispositions légales ou réglementaires, des recettes particulières sont totalement ou partiellement affectées à l'exécution d'une tâche publique. Dans le cadre de la classification institutionnelle, les charges/dépenses correspondantes sont comptabilisées dans un chapitre relatif à ce financement spécial.

2. Le bilan de la Commune comprend notamment les financements spéciaux suivants :

• le fonds "Contributions compensatoires pour les arbres abattus et non remplacés",

• le fonds de péréquation de la station d'épuration des eaux usées (STEP) et de la concentration des eaux usées,

• le fonds "Contributions de remplacement pour les constructions de protection civile",

• le fonds "Taxes compensatoires pour les constructions de protection civile",

• le fonds de la gestion du stationnement.

Fonds "Contributions compensatoires pour les arbres abattus et non remplacés" Ce fonds est destiné à contrôler que les contributions compensatoires encaissées à ce titre soient attribuées exclusivement aux opérations de boisement effectuées par la Commune, (à l'exception des boisements à caractère forestier).

Fonds de péréquation de la station d'épuration des eaux usées (STEP) et de la concentration des eaux usées Ce fonds est destiné à contrôler que la taxe pour l'épuration des eaux usées soit suffisante pour assurer le financement spécial de l'épuration des eaux.

Les excédents nets de revenus ou de charges relatifs à cette charge publique sont virés chaque année sur ce compte, qui indique ainsi en permanence le résultat net cumulé.

Fonds "Contributions de remplacement pour les constructions de protection civile" Ce fonds est destiné à contrôler que les contributions de remplacement perçues (lorsque la construction d'un abri de protection civile n'est pas possible techniquement) soient affectées entièrement à des ouvrages de protection civile.

Fonds "Taxes compensatoires pour les constructions de protection civile" Ce fonds est destiné à contrôler que les taxes compensatoires perçues (lorsque la construction d'un abri de protection civile est possible mais qu'une dispense a été accordée) soient affectées entièrement à des ouvrages de protection civile.

Fonds de la gestion du stationnement Ce fonds, alimenté par les excédents de revenus éventuels résultant de la gestion du stationnement, est destiné à prendre en charge :

• les amortissements des investissements réalisés,

• les frais d'aménagement de nouvelles places de stationnement,

• les coûts de construction de nouveaux parkings d'échange,

• les coûts d'entretien des parties du réseau routier communal consacrées au stationnement,

• toutes autres dépenses liées à la mise en œuvre de moyens s'inscrivant dans la politique générale du stationnement, tels que : l'information et le guidage des usagers des parkings, l'organisation de services de bus navettes reliant lesdits parkings au centre-ville, la prise en charge partielle, afin d'en accroître l'attractivité, du prix de vente des abonnements combinés parking - transports en commun, etc.

1.46 Fonds spéciaux 1. Par cette appellation on entend un fonds dont le capital - mais plus généralement les intérêts - sont affectés à des tâches particulières. Exemples : fonds destinés à venir en aide à des indigents, à récompenser les élèves méritants, etc.

2. Un fonds spécial doit faire l'objet d'un règlement, dûment établi par la direction concernée. Le fonctionnement comptable du fonds doit être soumis au Service des finances pour approbation.

3. Le principe de la création d'un fonds spécial, ainsi que le texte de son règlement, doivent être soumis à la Municipalité pour approbation.

1.5A ENGAGEMENT DES DEPENSES

1.5A1 Principes généraux 1. Toute dépense réalisée par les services, doit faire l’objet d’un document contractuel préalablement à l’engagement de la charge. 2. Ce document contractuel ne doit être utilisé que pour l’objet pour lequel il a été établi initialement. 3. Les services sont responsables du respect des procédures légales liées à l’engagement des dépenses et le respect des enveloppes budgétaires.

1.5A2 Objectifs 1. Régler l'engagement des dépenses; c'est-à-dire de donner aux services les moyens de respecter - dès l'engagement de la dépense - les principes de gestion financière et de gestion budgétaire, 2. S’assurer du respect des délégations de compétences fixées en matière d'engagement des dépenses; 3. Contrôler la conformité de la procédure pour les factures en lien avec une l'adjudication.

1.5A3 Règles d’engagement 1. L’engagement est décidé, dans les limites des crédits correspondants : a) par la direction compétente, jusqu'à concurrence d'une somme de CHF 50'000.-; b) par la Municipalité, pour les montants supérieurs ou égaux à CHF 50'000.- ; Ces dépenses ne peuvent être engagées que via La création d’un bon de commande par le service concerné.

2. Il est interdit d’établir plusieurs documents contractuels pour le même objet afin d’éviter de suivre les processus de validation. 3. L’établissement d’un document contractuel après réception des fournitures ou exécution des prestations est proscrit. Dans des cas exceptionnels, le service des finances est compétent pour déterminer le statut d’une situation concrète (par exemple : nécessité d’un bon de commande ou non). 4. En cas d’urgence, le service est autorisé d’engager la dépense avant une validation formelle. Par urgence, il faut comprendre une dépense permettant de rétablir l’activité opérationnelle du service.

1.5A4 Validation de l’engagement 1. Des structures de validation sous forme de flux de travail sont mises en place garantissant que seules les personnes autorisées valident l’engagement de la dépense. 2. Plusieurs scénarios de visas existent selon les types de dépenses. Ces scénarios sont mis à jour par le Service des finances selon les besoins des services.

3. Un viseur ne peut pas se trouver à plus de un niveau de visa dans les structures. 4. Plusieurs structures de visas par service sont possibles et définies selon les besoins en validation de chaque service, comprenant au maximum trois niveaux de visas. 5. Les structures de visas sont validées par la Directrice ou le Directeur.

1.5A5 Directive d’application La Municipalité précise l’application de ces principes par le biais d’une directive municipale sur l’engagement des dépenses.

1.5B TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

1.5B1 Principes 1. Toute livraison ou prestation reçue doit faire l’objet d’une facture fournisseur. 2. Les factures-fournisseurs sont réglées en principe à trente jours. Les paiements à 10 jours sont proscrits. 3. Les subventions accordées sont versées sur la base d’un ordre de paiement. 4. La déduction de l’escompte est réalisée de manière systématique en fonction des conditions de paiement fixées par le fournisseur. 5. Le service des finances libère les paiements. 6. La Caisse communale effectue les paiements en espèces. 7. Les services peuvent solliciter des avances de frais en lieu et place des petites caisses pour le remboursement de leurs petites dépenses de fonctionnement. 8. Les services peuvent solliciter un fond de roulement exclusivement destiné à procurer la monnaie nécessaire à l’ouverture des caisses (exemple : piscine) ; il ne peut en aucun cas être utilisé pour couvrir des dépenses de quelque nature que ce soit.

1.5B2 Directive d’application La Municipalité précise l’application de ces principes par le biais d’une directive municipale sur le traitement des factures fournisseurs.

1.6 FACTURATION ET ENCAISSEMENT

1.61 Facturation

1.611 Modes de facturation La facturation des créances s'effectue sous l'une des formes suivantes : a) la facturation courante; elle a trait aux prestations servies, en principe, de manière occasionnelle, b) la facturation dite "répétitive"; elle traite les cas des débiteurs entrant dans une série importante d'éléments à facturer de même nature; ces débiteurs reçoivent régulièrement une facture de la Ville et les données de base étant fixes, elles sont enregistrées dans un fichier et traitées informatiquement par l'utilisateur, c) la facturation dite "paracomptable"; elle se compose de données particulières enregistrées dans des applications de gestion hors comptabilité et fait ensuite l'objet d'une création de factures dans le logiciel de comptabilité par un système d'interface, d) l'imputation interne, pour la facturation effectuée entre services.

1.612 Etablissement des factures 1. La facturation des créances est éditée sur un document de format A4, de une ou plusieurs pages, dans lequel est intégré un bulletin de versement à référence.

2. Les prestations servies par la Ville doivent être facturées intégralement, régulièrement, dans les plus brefs délais et aux tarifs réglementaires.

3. Concernant les rabais de rente de DDP, s’il s’agit d’un soutien à l’entité bénéficiaire, le rabais doit être traité comme une subvention, comptabilisée en 365 du service de tutelle de l’entité bénéficiaire. S’il s’agit de compenser un dommage subi par le superficiaire, la charge doit être assumée par le service à l’origine de la décision via le compte 351 (dédommagement)

1.613 Annulation de créances 1. Toute correction de créances, qu'elle soit en augmentation ou en diminution, doit faire l'objet d'un ordre d'annulation de la facture en question et de la saisie d'une nouvelle facture. Il en est de même pour un changement de débiteur.

2. L'annulation d'une créance est une modification de la facturedébiteur après son enregistrement. Dite annulation est portée en diminution du revenu budgétaire concerné.

3. Pour les services non assujettis à la TVA, l'annulation d'une créance, née dans l'exercice comptable précédent, est considérée comme une défalcation; elle est comptabilisée au débit du compte 330.0 "Pertes, défalcations, moins-values".

4. L'annulation d'une créance fait l'objet d'un ordre ad hoc, transmis à la Comptabilité générale pour comptabilisation.

5. L'ordre d'annulation doit être signé par le directeur de la direction concernée; celui-ci peut déléguer ses pouvoirs à un ou plusieurs chefs de service - avec ou sans limitation de montant - et, pour des périodes limitées, aux remplaçants de ces chefs de service. Cette responsabilité ne peut en aucun cas être subdéléguée. L'emploi d'un timbre portant une signature en fac-similé n'est pas admis.

6. L'application des dispositions relatives à la signature de l'ordre d'annulation est contrôlée par le Service des finances au moyen d'un fichier de spécimens des signatures autorisées.

1.62 Encaissement

1.621 Organes responsables 1. Le Service des finances et la Caisse communale procèdent aux encaissements.

2. Les services qui fournissent des prestations ou livraisons contre paiement immédiat en espèces (piscines, ventes de fleurs, etc.) interviennent par délégation. Les espèces ainsi encaissées doivent être transférées rapidement à la Caisse communale puis régularisées par un "Bordereau de fin de mois".

S'agissant des Services industriels, les espèces ainsi encaissées doivent être transférées chaque semaine au minimum ou dès que les recettes atteignent CHF 200.- à la caisse des Services industriels, puis régularisées par un bordereau de fin de mois.

La tenue d'un livre auxiliaire est indispensable.

3. Les services qui procèdent à des encaissements électroniques (postcard, cartes bancaires, cash) communiquent régulièrement au Service des finances les informations nécessaires au contrôle.

4. Les chèques, reçus en encaissement, doivent être transmis immédiatement à la Caisse communale, seule habilitée à les traiter.

1.622 Recouvrement de créances 1. Les rappels sont émis chaque mois par le système informatique et envoyés aux débiteurs par la Caisse communale.

2. Les factures-débiteurs impayées sont généralement transférées informatiquement tous les deux mois, au bureau du Contentieux.

3. Les bureaux "Caisse communale" et "Contentieux" sont seuls habilités à accorder des facilités de paiement à un débiteur (pour la Caisse communale : seulement avant remise de la facture au Contentieux). Les services et directions ne sont pas autorisés à accorder dites facilités; leur avis est néanmoins requis en cas de nécessité.

4. Les facilités suivantes doivent être dûment consignées sur une formule ad hoc mentionnant notamment les motifs de la décision :

• prolongation de plus de 30 jours du délai de paiement d'une facture,

• toute facilité touchant une facture de CHF 50'000.- et plus.

La formule ad hoc susmentionnée, signée par le chef de service, est adressée immédiatement au Contrôle des finances de la Ville.

1.623 Défalcation 1. La défalcation de créance est une constatation de perte sur débiteur survenant après tentative infructueuse de recouvrement.

2. La décision de défalcation est de la compétence du bureau du contentieux; elle est dûment validée par l'apposition, sur le journal des défalcations édité par le Contentieux, du timbre et de la signature du Syndic, lequel peut déléguer son pouvoir au chef du Service des finances, avec ou sans limitation de montant.

Les directions sont informées des défalcations et procèdent à leur comptabilisation : en diminution du chiffre d'affaires pour les services assujettis à la TVA et au débit du compte 330.0 "Pertes, défalcations, moins-values" pour les autres.

3. Les documents de défalcation (dossier du Contentieux, copie de facture, acte de défaut de biens, etc.) ont valeur de pièces justificatives et doivent être classés et conservés en tant que telles.

4. Les cas de créances défalquées doivent être suivis pour récupération éventuelle ultérieure.

En dérogation aux points 1.621.1, 1.622 et 1.623, la Direction des services industriels est habilitée à procéder elle-même aux opérations d'encaissement, de recouvrement et de défalcation de ses propres factures-débiteurs. Ce faisant, elle s'inspire des principes de sécurité décrits ci-dessus.

1.7 COMPTABILISATION

1.71 Organisation comptable

1.711 Principes d'organisation comptable Les principes essentiels d'organisation comptable suivants doivent être respectés : a) division judicieuse du travail dans le sens de l'élimination des incompatibilités de fonctions (exemples : séparation des fonctions d'ordonnateur, de payeur et de comptable), b) description précise et claire des tâches, responsabilités et procédures, c) sélection et surveillance du personnel, d) enregistrement méthodique des faits, justifiés, dans tous les cas, par des pièces probantes.

1.712 Normalisation comptable 1. Toute modification d'organisation comptable et financière doit être préalablement soumise au Service des finances pour approbation, en particulier en ce qui concerne : a) la répartition générale des compétences, b) les procédures comptables (conception, contrôle et circulation des formules comptables, etc.), c) la structure comptable (plan de comptes, schéma de comptabilisation des écritures, etc.).

2. Toute nouvelle informatisation d'activité comptable ou financière - de même que la modification ou la suppression d'une application de cette nature - doit être préalablement soumise au Service des finances pour approbation.

1.72 Comptabilisation

1.721 Principes de comptabilisation 1. La comptabilité doit être tenue à jour, de façon régulière et sans lacune.

2. Les écritures courantes propres à une direction sont comptabilisées par la comptabilité de direction.

3. Sous réserve des compétences déléguées à la comptabilité des Services industriels, les écritures générales (trésorerie, clôture, virement interne, etc.) sont comptabilisées par la Comptabilité générale.

4. Les règles et procédures de comptabilisation (numérotation et transmission des pièces, libellés, numérotation des comptes, etc.) sont précisées dans des instructions comptables éditées périodiquement par le Service des finances; elles sont à respecter au même titre que les directives du présent recueil.

5. Toute écriture doit être justifiée par une pièce dûment signée et numérotée.

6. Toute écriture comprend obligatoirement les éléments suivants :

• la date,

• le libellé,

• le numéro de pièce justificative,

• le montant.

7. Le libellé de chaque écriture est rédigé de façon à ce que l'opération soit compréhensible à toute personne susceptible de consulter la comptabilité. Le libellé doit être suffisamment clair et précis pour éviter de recourir systématiquement à la pièce justificative; il contribue à la présentation soignée des comptes.

1.722 Utilisation du système comptable informatisé 1. Le système informatique est doté d'une aide en ligne facilitant le travail des utilisateurs.

2. La possibilité d'accéder aux informations et la faculté de muter des données sont attribuées - par le Service des finances, au travers du système des codes-autorisations - en fonction des besoins et compétences définis au chapitre 3 du présent Recueil.

Le départ, le transfert, etc. d'un utilisateur détenteur d'un codeautorisation doivent être annoncés immédiatement au Service des finances.

3. Les codes-autorisations sont strictement confidentiels et personnels; placés sous la responsabilité de chaque utilisateur, ils ne doivent être communiqués à quiconque. Les cas où un codeautorisation a perdu son caractère confidentiel doivent être immédiatement annoncés au Service des finances, qui attribuera un nouveau code.

4. L'écran doit être verrouillé dès que l'utilisateur quitte son poste de travail; les programmes ouverts ne doivent en aucun cas rester actifs à l'écran en l'absence de l'utilisateur, même pour un court laps de temps.

1.73 Documents comptables

1.731 Objet 1. Par documents comptables, il faut entendre : a) la comptabilité, b) les pièces justificatives, c) les autres documents comptables.

2. La comptabilité se compose, principalement, des comptes, des journaux d'écritures et des livres auxiliaires (rapport de caisse, etc.).

3. Par pièces justificatives, il faut entendre tous les documents attestant l'authenticité et la légitimité d'une écriture comptable, soit, notamment :

• la facture-fournisseur, l'ordre de paiement, la facture "Débours", etc.,

• le journal de facturation débiteurs,

• le bordereau de virement (débit/crédit),

• le coupon postal, l'avis de débit CCP, l'avis de mise en compte CCP,

• l'avis et le relevé bancaires,

• les documents de clôture (inventaire, etc.).

4. Par autres documents comptables, il faut entendre les divers supports d'information qui accompagnent la comptabilité et les pièces justificatives et qui constituent généralement des éléments d'engagement, de décision, de contrôle ou de préparation à la comptabilisation; ce sont notamment :

• la copie du bon de commande,

• la proposition d'adjudication sur laquelle est consignée la décision municipale d'adjudication,

• le fichet d'imputation,

• l'avis de situation CCP,

• le contrat,

• les métrés

• la correspondance comptable.

1.732 Principes 1. Les documents comptables doivent être clairs et faciles à consulter; les inscriptions ou annotations doivent résister à toute altération susceptible de réduire les possibilités de contrôle.

2. Les documents comptables doivent être classés systématiquement, les pièces justificatives, notamment, par ordre numérique; le numéro de la pièce justificative doit être conforme à la numérotation adoptée.

3. La pièce justificative doit mentionner clairement l'objet et le montant de l'opération comptable et contenir, de plus :

• la date d'établissement,

• la date de comptabilisation,

• l'imputation comptable,

• le numéro de la pièce,

• les éléments d'authentification (signatures, timbres, etc.).

4. L'écriture groupée (mouvement périodique, etc.) fait l'objet d'un journal détaillé, conçu de telle sorte que le contrôle soit possible et aisé (totalisation, imputations, numérotation, etc.).

5. La Comptabilité générale (Service des finances) est seule habilitée à délivrer, sur demande, des extraits authentiques de comptes.

1.74 Conservation des documents comptables

1.741 Principes 1. Les comptes du grand livre et les journaux d'écritures comptables sont conservés de manière illimitée; cette conservation est assumée : a) durant 10 ans, par le Service des finances, en collaboration avec le Service d'organisation et d'informatique, b) au-delà des 10 ans, de manière illimitée, par les archives de la Ville, sous sa responsabilité.

2. Les pièces justificatives et les autres documents comptables sont conservés - par les directions concernées et sous leur responsabilité - durant 10 ans à partir de l'année de leur comptabilisation. Les divers documents et pièces faisant partie d'une même opération comptable (contrats, acomptes, factures finales, etc.) doivent être conservés globalement durant 10 ans à partir de la dernière écriture de l'opération.

3. Les documents comptables sont conservés dans des conditions adéquates pour en assurer le maintien en bon état et une consultation aisée. En particulier, lorsque les documents sont conservés sur des supports d'images (microfiches, microfilms, etc.) ou des supports informatiques de données, les enregistrements doivent pouvoir être rendus lisibles en tout temps et sans retard durant tout le délai de conservation (moyens techniques adéquats tenus à disposition et en état de fonctionner, etc.).

4. Les documents comptables ayant un caractère confidentiel (salaires, rentes, amendes, etc.) doivent être conservés dans des conditions appropriées. La destruction de ces documents, après le délai de conservation de 10 ans, est effectuée sous contrôle du supérieur hiérarchique du détenteur et de telle sorte que les données soient rendues illisibles.

1.742 Conservation des données 1. Les comptes du grand livre et les écritures comptables sont disponibles durant 5 ans en accès direct sur le système informatique (base de production).

2. Dès la 6ème année et jusqu'à la dixième, les données comptables sont accessibles sur une base de données "archives" ainsi que sur microfiches.

3. Le microfilmage (ou microfichage) de certaines pièces justificatives, en vue de leur destruction avant la fin de la période de 10 ans, ne peut en aucun cas être effectué sans l'autorisation du Service des finances.

4. Le Service d'organisation et d'informatique assure la sécurité des informations conservées sur les supports informatiques de données du site central.

5. Les utilisateurs d'applications informatiques comptables non reliées au serveur (facturations, etc.) assurent la sécurité desinformations conservées sur les supports informatiques de données de leurs installations.

1.75 Traitement informatique

1.751 Organes responsables L'enregistrement, le traitement et la conservation des données au moyen d'un système informatique sont assumés :

• pour les applications reliées au serveur : par le Service d'organisation et d'informatique,

• pour les applications non reliées audit serveur : par les utilisateurs concernés.

1.752 Mesures de sécurité 1. En ce qui concerne les applications comptables, toutes les mesures appropriées - notamment d'ordre technique, d'organisation et de contrôle - doivent être prises par les organes responsables afin de : a) renforcer la fiabilité générale du système (pannes, erreurs de traitement, etc.), b) assurer l'intégrité et le caractère confidentiel des informations, c) protéger les données et programmes contre, notamment, les effacements ou altérations involontaires et les vols ou modifications illégales.

2. Les principes généraux d'organisation comptable définis au point 1.711 doivent, par transposition, être respectés dans le domaine informatique.

1.753 Applications informatiques paracomptables 1. Une application informatique paracomptable est un système informatique qui, dans le cadre de la gestion d'une activité d'un service, traite de manière autonome des données comptables propres à cette activité.

2. Un transfert de données par interface permet une exportation d'informations d'un système informatique autonome vers le logiciel comptable.

3. Le principe et la conception de toute application informatique paracomptable et de tout transfert par interface de données comptables doivent être soumis pour approbation au Service des finances.

4. La tenue d'une application informatique paracomptable de même que le transfert par interface de données doivent être conçus de manière à assurer une sécurité comptable parfaite. Le principe de la division judicieuse du travail sera en particulier dûment respecté.

5. La tenue d'applications informatiques paracomptables et les transferts par interface de données qui en découlent sont effectués sous la responsabilité des services utilisateurs concernés.

1.8 PRESCRIPTIONS DIVERSES

Contrôle des signatures 1. La Comptabilité générale contrôle l'application des dispositions relatives aux signatures au moyen d'un fichier des spécimens de signatures.

2. Toute signature autorisée durablement doit faire l'objet d'un spécimen, apposé sur un document ad hoc, dûment signé par le directeur concerné. Toute modification de délégation est ratifiée selon la même procédure.

3. Toute signature autorisée temporairement doit être communiquée à la Comptabilité générale au moyen d'une formule spéciale, dûment signée par le directeur concerné, avec mention de la durée de validité.

4. Le fichier des spécimens de signatures est renouvelé à chaque changement de directeur(trice) et, au moins, au début de chaque législature.

Vente de véhicules communaux 1. Le produit de la vente (ou le montant de la reprise) d'un véhicule entièrement amorti doit être comptabilisé au crédit du compte 424.0 "Plus-values, produits exceptionnels".

2. Le produit de la vente (ou le montant de la reprise) d'un véhicule non entièrement amorti doit être comptabilisé au crédit du compte "Inventaire des véhicules". Le bénéfice ou la perte comptable est comptabilisé de la manière suivante : a) bénéfice (prix de vente supérieur à la valeur à amortir) : au crédit du compte 424.0 "Plus-values, produits exceptionnels", b) perte (prix de vente inférieur à la valeur à amortir) : au débit du compte 330.0 "Pertes, défalcations, moins-values".

3. L'achat (montant brut) doit être comptabilisé au débit du compte "Autorisations d'achats".

Différence de caisse 1. Toute différence de caisse doit être comptabilisée immédiatement.

2. Nul n'est autorisé à couvrir un déficit ni à prélever un boni de caisse.

Gestion des stocks 1. Le système de contrôle des entrées, sorties et d'inventaires (fichiers, répertoires, etc.) doit être tenu à jour et avec précision; il est conçu de manière à permettre une valorisation comptable exacte et une gestion de stock optimale.

2. Le volume des stocks doit être maintenu au niveau le plus bas compte tenu, notamment, de la consommation prévisible et des délais de réapprovisionnement; le taux de rotation des stocks sera le plus élevé possible.

3. La quantité économique d'achat est à déterminer compte tenu, notamment, des rabais de quantité, des frais de livraison, du capital engagé et des frais de stockage.

Garanties pour réception des travaux 1. La "direction maître de l'ouvrage" veille, sous sa responsabilité, à exiger des entrepreneurs la remise des garanties prévues (y.c. TVA) dans les "Conditions générales de la Ville de Lausanne" (art. 181 al. 2 et art. 182).

2. Les actes ou certificats de garantie sont gérés et conservés par la "direction maître de l'ouvrage".

Garanties pour acomptes à la commande En règle générale, lorsque le fournisseur demande le versement d'un acompte à la commande, il y a lieu d'exiger la remise d'une garantie (banque ou autre institution financière) pour assurer la restitution du montant versé en cas d'inexécution de la prestation

2 STRUCTURE COMPTABLE

2.1 DESCRIPTIF

2.11 Structure générale 1. La comptabilité de la Commune comprend trois parties :

• le bilan,

• le compte de fonctionnement,

• le compte des investissements.

2. La Caisse de pensions et les fondations gérées par la Commune font l'objet de comptabilités particulières.

2.12 Classes de comptes 1. Le plan comptable comprend les six classes de comptes suivantes : Bilan 1 Actifs 2 Passifs Compte de fonctionnement 3 Charges 4 Revenus Compte des investissements 5 Dépenses 6 Recettes

Le détail du plan comptable figure aux chapitres 2.2, 2.3 et 2.4 ciaprès.

2.13 Le bilan 1. Le bilan général exprime la situation financière complète de la Ville et constitue, de ce fait, la pièce maîtresse de tout l'édifice comptable.

2. Les bilans distincts qui sont dressés pour la Bourse communale et les Services industriels sont des bilans analytiques établis extracomptablement.

3. L'actif du bilan est divisé en trois parties : a) le patrimoine financier, constitué de tous les biens qui peuvent être réalisés sans nuire à l'activité de la collectivité publique. Ces biens ont donc une valeur d'échange. Ils sont soumis au droit privé, ce qui rend théoriquement possibles leur mise en gage et la constitution d'hypothèques, b) le patrimoine administratif, comprenant tous les actifs non réalisables nécessaires à l'accomplissement des tâches publiques. Ces actifs ont une valeur d'usage. Entrent notamment dans cette catégorie les immeubles administratifs, les bâtiments scolaires, les installations techniques des Services industriels, ainsi que les ouvrages du domaine public (routes, ponts, canalisations, etc.) et les forêts,

c) le découvert, représentant l'excédent du passif sur l'actif. Il est augmenté des excédents de charges ou diminué des excédents de revenus du compte de fonctionnement.

4. Le passif du bilan comporte : a) l'ensemble des engagements de la Commune, b) les provisions et fonds de réserves, c) le cas échéant, la fortune.

5. Le plan comptable du bilan général figure sous chiffre 2.2 ci-après.

2.14 Le compte de fonctionnement

2.141 Principes généraux 1. Le compte de fonctionnement est élaboré comme un compte de résultat et comporte :

• les charges annuelles découlant des tâches courantes dévolues à la Ville,

• les revenus annuels courants.

2. Les besoins de gestion, de contrôle, d'analyse financière et d'études économiques impliquent une subdivision des comptes de fonctionnement selon deux classifications : a) la classification administrative, qui délimite les domaines d'activités et de responsabilités pour les diverses tâches administratives, afin de permettre une exécution ordonnée du budget ainsi que son contrôle; numérotation des comptes basée sur l'organisation administrative des directions et services, ces derniers étant subdivisés en sous-centres de charges selon les besoins, b) la classification spécifique, qui répartit les charges et les revenus selon leur nature : personnel, biens, services et marchandises, intérêts, amortissements, subventions, impôts, revenus des biens, contributions diverses. En complément de la classification administrative, elle permet d'assurer un juste emploi des crédits et facilite l'analyse financière du budget.

3. Compte tenu des deux classifications décrites ci-dessus, la numérotation d'un compte de fonctionnement est la suivante : Exemple de conception d'un numéro de rubrique comptable Classification administrative Direction 6 Sécurité sociale Service 00 Secrétariat général Sous-service 0 Administration -------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------- Sous-centre administratif 4 Nonagénaires

Classification spécifique Classe de comptes 3 Charges Nature 6 Subventions accordées Sous-nature 6 Aides individuelles -------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Compte 0 Subventions aux nonagénaires Sous-compte 1 Cadeaux aux (utilisé selon les besoins) nonagénaires

N° de compte niveau interne : 6000.4.366.01 N° de compte niveau publié : 6000.366

4. Le répertoire des comptes de la classification spécifique figure sous chiffre 2.3 ci-après.

5. Des sous-comptes peuvent être ouverts pour chaque compte de fonctionnement, selon les besoins particuliers des directions.

6. Le système comptable mis en place offre la possibilité de créer une comptabilité analytique intégrée à la comptabilité financière. Par ce moyen, les services peuvent obtenir de manière rationnelle le coût d'un secteur d'activité ou le prix d'une prestation.

2.142 Imputations internes 1. Les imputations internes sont des facturations de prestations effectuées entre services. Elles sont comptabilisées dans le compte de fonctionnement et ont pour but de mieux déterminer le coût des tâches publiques, dans l'optique d'une gestion économique.

2. Les imputations internes sont, en principe, limitées à ce qui est nécessaire à la détermination la plus exacte du prix de revient d'un service commercialisé ou à l'obtention de subventions.

2.15 Le compte des investissements du patrimoine administratif 1. Ce compte enregistre le mouvement annuel des dépenses et recettes d'investissements du patrimoine administratif; ce mouvement est viré au bilan lors du bouclement.

2. Sont considérées comme investissements, toutes les dépenses engagées pour l'achat de biens administratifs ayant une utilité nouvelle ou accrue sur plusieurs années. La définition ne vaut pas seulement pour les investissements propres mais aussi pour les subventions aux investissements et pour les prêts et participations permanentes du patrimoine administratif.

3. Les recettes d'investissements - à comptabiliser au crédit du compte des investissements - comprennent notamment : les subventions, les contributions de tiers, ainsi que les amortissements et les transferts au patrimoine financier.

4. Les opérations du compte des investissements sont classées : a) par nature, au moyen de classes de comptes 5 et 6 du plan, b) par objet, au moyen de comptes et de sous-comptes ouverts pour chacun des crédits accordés.

5. Le contrôle budgétaire des crédits accordés s'effectue par objet.

6. Le répertoire des comptes de la classification par nature (classe 5 et 6) figure sous chiffre 2.4 ci-après.

2.2 PLAN COMPTABLE - BILAN

1 ACTIF

PATRIMOINE FINANCIER

10 DISPONIBILITES 100 Caisse 101 Chèques postaux 102 Banques

11 AVOIRS 111 Débiteurs - comptes courants 112 Impôts à encaisser 115 Débiteurs - facturation

12 PLACEMENTS 120 Titres 122 Prêts 123 Immeubles

13 ACTIFS TRANSITOIRES 138 Comptes de contrôle 139 Actifs transitoires

PATRIMOINE ADMINISTRATIF

14 INVESTISSEMENTS 140 Terrains 141 Ouvrages de génie civil et installations techniques 143 Bâtiments 145 Forêts 146 Véhicules, mobilier, matériel et machines 147 Marchandises et approvisionnements 149 Autres biens

15 PRETS ET PARTICIPATIONS PERMANENTES 153 Services industriels 154 Prêts et participations permanentes

16 SUBVENTIONS D'INVESTISSEMENTS 160 Subventions d'investissements

17 AUTRES DEPENSES A AMORTIR 170 Comptes d'attente

18 AVANCES AUX FINANCEMENTS SPECIAUX 181 Avances aux financements spéciaux

19 DECOUVERT 190 Déficit reporté

2 PASSIF

ENGAGEMENTS

20 ENGAGEMENTS COURANTS 200 Créanciers - fournisseurs 206 Comptes courants créanciers 209 Autres engagements courants

21 DETTES A COURT TERME 210 Banques 219 Autres dettes à court terme

22 DETTES A MOYEN ET LONG TERMES 221 Emprunts à moyen et long termes 223 Emprunts par obligations

23 ENGAGEMENTS ENVERS DES ENTITES PARTICULIERES 230 Avances 232 Fondations 233 Fonds spéciaux sans personnalité juridique

24 PROVISIONS 240 Provision pour risques de pertes sur débiteurs d'impôts 241 Provisions pour risques non assurés

25 PASSIFS TRANSITOIRES 258 Comptes de contrôle 259 Passifs transitoires

28 RESERVES ET FONDS DE RENOUVELLEMENT 280 Financements spéciaux 281 Réserves et fonds de renouvellement de la Bourse communale 282 Réserves et fonds de renouvellement des Services industriels

29 CAPITAL 290 Bénéfice reporté

2.3 PLAN COMPTABLE - COMPTE DE FONCTIONNEMENT

CLASSIFICATION SPECIFIQUE DU COMPTE DE FONCTIONNEMENT

Récapitulation

3 CHARGES

30 CHARGES DE PERSONNEL 300 Rétribution des autorités 301 Traitements 302 Traitements du personnel enseignant 303 Cotisations aux assurances sociales 304 Cotisations aux caisses de pensions 305 Assurance-accidents 307 Prestations à des retraités 308 Economie de personnel 309 Autres charges de personnel

31 BIENS, SERVICES ET MARCHANDISES 310 Imprimés et fournitures de bureau 311 Achats d'objets mobiliers et d'installations 312 Eau, énergie et chauffage 313 Marchandises 314 Entretien des biens immobiliers 315 Entretien d'objets mobiliers et d'installations 316 Loyers et redevances d'utilisation 317 Déplacements, débours, dédommagements 318 Autres prestations de tiers 319 Impôts, taxes et frais divers

32 INTERETS PASSIFS 321 Intérêts des dettes à court terme 322 Intérêts des dettes à moyen et long termes 329 Autres intérêts passifs

33 AMORTISSEMENTS 330 Pertes, défalcations, moins-values 331 Amortissement du patrimoine administratif 333 Amortissement du découvert

35 DEDOMMAGEMENTS A DES COLLECTIVITES PUBLIQUES 351 Participation à des charges cantonales 352 Participation à des charges de communes

36 SUBVENTIONS ACCORDEES 365 Subventions à des institutions 366 Aides individuelles

38 ATTRIBUTIONS AUX RESERVES 380 Attributions aux réserves

39 IMPUTATIONS INTERNES 390 Imputations internes

4 REVENUS

40 IMPOTS 400 Impôts sur le revenu et la fortune 401 Impôts sur le bénéfice et le capital 402 Impôts fonciers 404 Droits de mutation 405 Impôts sur les successions et les donations 406 Impôts sur la propriété et sur la dépense

41 PATENTES, CONCESSIONS 410 Patentes, concessions

42 REVENUS DES BIENS 421 Intérêts moratoires et divers 422 Revenus des capitaux du patrimoine financier 423 Revenus des immeubles du patrimoine financier 424 Plus-values, produits exceptionnels 425 Revenus des prêts et participations du patrimoine administratif 427 Revenus des biens du patrimoine administratif

43 TAXES, VENTES ET PRESTATIONS FACTUREES 430 Contributions de remplacement 431 Emoluments administratifs 434 Redevances et prestations facturées 435 Ventes 436 Dédommagements de tiers 437 Amendes 438 Prestations facturées aux crédits d'investissements 439 Autres recettes

44 PART A DES RECETTES SANS AFFECTATION 441 Part à des recettes cantonales

45 DEDOMMAGEMENTS DE COLLECTIVITES PUBLIQUES 450 Participation de la Confédération aux charges 451 Participation du Canton aux charges 452 Participation de communes aux charges

46 SUBVENTIONS ACQUISES 460 Subventions de la Confédération 461 Subventions du Canton 469 Autres subventions

48 PRELEVEMENTS SUR LES RESERVES 480 Prélèvements sur les réserves

49 IMPUTATIONS INTERNES 490 Imputations internes

CLASSIFICATION SPECIFIQUE DU COMPTE DE FONCTIONNEMENT

Détail

3 CHARGES

30 CHARGES DE PERSONNEL

300 Rétribution des autorités Traitements, allocations et jetons de présence des membres des autorités; traitements des scrutateurs ainsi que des autres personnes affectées aux bureaux de vote; jetons de présence des commissions. 300.0 Jetons de présence 300.1 Traitements des municipaux 300.2 Indemnités aux scrutateurs 300.7 Rétribution des autorités SI

301 Traitements 301.0 Traitements 301.1 Soldes 301.2 Paies des programmes d'occupation 301.7 Traitements SI

302 Traitements du personnel enseignant 302.0 Traitements du personnel enseignant

303 Cotisation aux assurances sociales Cotisations et contributions aux frais de gestion. 303.1 Cotisations AVS et AC 303.2 Cotisations AVS et AC du personnel enseignant 303.3 Cotisations AVS et AC pour les programmes d'occupation 303.7 Cotisations aux assurances sociales SI

304 Cotisations aux caisses de pensions 304.0 Cotisations aux Caisses de pensions 304.1 Cotisations à la caisse de pensions du personnel enseignant 304.2 Cotisations CP et LPP pour les programmes d'occupation 304.7 Cotisations à la caisse de pensions SI

305 Assurance-accidents 305.0 Assurance-accidents 305.7 Assurances-accidents SI

307 Prestations à des retraités 307.0 Pensions de retraite des municipaux 307.1 Rentes à des employés et ouvriers retraités 307.2 Rentes à des enseignants retraités 307.7 Prestations à des retraités SI

308 Economie de personnel 308.0 Contributions de solidarité et économies sur les charges

309 Autres charges de personnel Charges pour la formation, le perfectionnement et l'information du personnel; autres charges de personnel ne figurant par sous les groupes 300 à 308. 309.0 Frais de formation professionnelle 309.1 Autres charges de personnel 309.7 Autres charges de personnel SI

31 BIENS, SERVICES ET MARCHANDISES

310 Imprimés et fournitures de bureau Fourniture de bureau et d'enseignement, imprimés, frais d'impression, de reliure et d'annonces, matériel de photocopie, documentation professionnelle. 310.0 Fournitures scolaires 310.1 Fournitures de bureau 310.2 Impression, papiers, reliures 310.3 Annonces, journaux, documentation 310.7 Imprimés et fournitures de bureau SI

311 Achat d'objets mobiliers et d'installations Achats de mobilier, véhicules de service, machines à écrire et à calculer, photocopieuses, appareils, instruments médicaux, matériel de laboratoire, outillage, armes, lingerie, œuvres d'art, installations techniques, etc. 311.0 Achats de mobilier 311.1 Achats de machines et matériel 311.2 Achats de véhicules

311.4 Achats d'installations 311.5 Achats de programmes informatiques 311.7 Achats d'objets mobiliers et d'installations SI

312 Eau, énergie et chauffage Achats destinés à la revente ou à la consommation. 312.0 Achats d'eau 312.1 Achats d'énergie 312.2 Frais de chauffage 312.3 Electricité, gaz, eau 312.4 Eclairage public 312.7 Eau, énergie et chauffage SI

313 Marchandises Achats d'autres marchandises destinées à la revente ou à la consommation : carburants, pneus, pièces détachées, produits chimiques, matières premières, vivres, produits de nettoyage, plantes, matériel de secours, fournitures sanitaires, etc. 313.0 Marchandises 313.1 Matières premières 313.2 Carburants 313.3 Produits alimentaires 313.4 Matériel de corps et petit outillage 313.5 Produits de nettoyage 313.6 Fournitures pour véhicules 313.7 Marchandises SI 313.8 ECA - Matériel et équipements

314 Entretien des biens immobiliers Prestations de tiers pour l'entretien des immeubles bâtis, des infrastructures, des espaces verts et des aires de jeux. 314.0 Entretien des bâtiments 314.1 Entretien des ouvrages de génie civil 314.2 Entretien des espaces verts 314.3 Nettoyages 314.7 Entretien des biens immobiliers SI 314.9 Entretiens divers

315 Entretien d'objets mobiliers et d'installations Prestations de tiers pour l'entretien et la réparation du mobilier, d'appareils, d'instruments, de machines, de véhicules, d'installations. 315.0 Entretien du mobilier, des machines et du matériel 315.1 Entretien de véhicules 315.3 Entretien d'installations 315.4 Entretien d'équipement informatique 315.7 Entretien d'objets mobiliers et installations SI

316 Loyers et redevances d'utilisation Loyers, fermages, rentes foncières et autres redevances; locations de véhicules, de machines et de matériel. 316.0 Loyers 316.2 Redevances de superficie 316.3 Location de véhicules, machines et matériel 316.4 Location de programmes informatiques 316.7 Loyers et redevances d'utilisation SI

317 Déplacements, débours, dédommagements Frais de déplacement et débours du personnel et des autorités, frais de réception, indemnités d'autos, dépenses pour les camps et les excursions scolaires. 317.0 Déplacements et débours 317.2 Indemnités de subsistance et d'habillement 317.7 Déplacements, débours, dédommagements SI 317.9 Autres dédommagements

318 Autres prestations de tiers Ensemble des prestations de services qui ne sont pas assurées par le personnel communal (à l'exception des charges figurant sous les groupes 314 et 315). 318.0 Honoraires, études, expertises 318.1 Affranchissements, téléphone, radio 318.2 Assurances de choses 318.3 Frais de transports 318.4 Autres prestations de tiers 318.5 Participation à Gedrel SA 318.6 Frais des emprunts

318.7 Autres prestations de tiers SI 318.8 Frais d'élimination (refacturation à des tiers)

319 Impôts, taxes et frais divers Autres dépenses qui ne figurent pas sous les groupes 310 à 318. 319.0 Attributions pour risques non assurés 319.1 Indemnités pour dommages 319.2 Impôts et taxes 319.5 Ristournes à des tiers 319.6 Attributions au fonds de développement durable 319.7 Impôts, taxes et frais divers SI 319.9 Cotisations et frais divers

32 INTERETS PASSIFS

321 Intérêts des dettes à court terme 321.0 Intérêts des dettes à court terme

322 Intérêts des dettes à moyen et long termes 322.1 Intérêts des dettes à moyen et long termes 322.7 Intérêts des dettes SI

329 Autres intérêts passifs 329.0 Autres intérêts passifs 329.7 Autres intérêts passifs SI

33 AMORTISSEMENTS

330 Pertes, défalcations, moins-values Amortissement des avoirs irrécouvrables et des moins-values constatées sur la valeur comptable des placements du patrimoine financier. 330.0 Pertes, défalcations, moins-values 330.7 Pertes, défalcations, moins-values SI

331 Amortissement du patrimoine administratif Amortissement des investissements, des prêts et des participations permanentes, des subventions d'investissements ainsi que des autres dépenses du patrimoine administratif à amortir. 331.0 Amortissement des dépenses d'investissements

331.1 Amortissement des véhicules, machines, matériel 331.2 Amortissement des prêts et participations permanentes 331.3 Amortissement des subventions d'investissements 331.4 Amortissement des comptes d'attente 331.5 Amortissement des travaux forestiers 331.7 Amortissement du patrimoine administratif SI

333 Amortissement du découvert 333.0 Amortissement du découvert

35 DEDOMMAGEMENTS A DES COLLECTIVITES PUBLIQUES Dédommagements à des collectivités publiques et à leurs établissements, qui se substituent partiellement ou en totalité dans l'exécution d'une tâche incombant à notre Commune. Le dédommagement est calculé en fonction du prix de revient.

351 Participation à des charges cantonales 351.0 Participation aux charges de l'Etat pour l'enseignement 351.1 Indemnité à l'Etat pour les travaux administratifs 351.3 Participation aux dépenses sociales de l'Etat 351.4 Participation à des entreprises de transport 351.9 Participation à diverses charges de l'Etat

352 Participation à des charges de communes 352.0 Participation aux charges de communes

36 SUBVENTIONS ACCORDEES

365 Subventions à des institutions Subventions de fonctionnement accordées à des entreprises et à des organismes dont le capital et les organes dirigeants sont totalement ou de manière prépondérante dominés par des privés. 365.0 Subventions à des institutions 365.1 Subventions à des sociétés d'économie mixte 365.2 Subventions à l'étranger

366 Aides individuelles 366.0 Aides individuelles 366.7 Aides individuelles SI

38 ATTRIBUTIONS AUX RESERVES

380 Attributions aux réserves 380.0 Attributions aux réserves 380.7 Attributions aux réserves SI

39 IMPUTATIONS INTERNES Les imputations internes sont effectuées entre les différentes subdivisions administratives. Les imputations internes sont portées, à sommes égales, au débit de ce chapitre et au crédit du chapitre 49.

390 Imputations internes 390.0 Imputations de prestations de services et de biens 390.1 Imputations de loyers 390.2 Imputations des intérêts 390.3 Imputations de subventions 390.7 Imputations internes SI

4 REVENUS

40 IMPOTS

400 Impôts sur le revenu et la fortune Impôts sur le revenu et la fortune des personnes physiques. 400.0 Impôt sur le revenu 400.1 Impôt sur la fortune 400.2 Impôt perçu des étrangers 400.3 Impôt à la source dû par les artistes et administrateurs de sociétés domiciliés à l'étranger

401 Impôts sur le bénéfice et le capital Impôt sur le bénéfice et le capital des personnes morales. 401.0 Impôt sur le bénéfice 401.1 Impôt sur le capital

402 Impôts fonciers 402.0 Impôt foncier 402.1 Impôt complémentaire sur les immeubles

404 Droits de mutation 404.0 Droits de mutation sur les transferts immobiliers

405 Impôts sur les successions et donations 405.0 Impôts sur les successions et donations

406 Impôts sur la propriété et sur la dépense 406.0 Impôt sur les divertissements 406.1 Impôt sur les chiens 406.5 Taxe incendie immobilière

41 PATENTES, CONCESSIONS

410 Patentes, concessions 410.0 Patentes, concessions

42 REVENUS DES BIENS

421 Intérêts moratoires et divers Intérêts actifs sur les comptes courants et les créances (sans les banques). 421.0 Intérêts moratoires et divers

421.7 Intérêts moratoires et divers SI

422 Revenus des capitaux du patrimoine financier 422.0 Intérêts des placements

423 Revenus des immeubles du patrimoine financier Loyers, fermages et redevances de droits de superficie. 423.0 Loyers 423.1 Produits des vignes

424 Plus-values, produits exceptionnels 424.0 Plus-values, produits exceptionnels 424.7 Plus-values, produits exceptionnels SI

425 Revenus des prêts et participations du patrimoine administratif Intérêts actifs sur les prêts du patrimoine administratif. 425.0 Revenus des prêts et participations du patrimoine administratif 425.7 Revenus des prêts et participations du patrimoine administratif SI

427 Revenus des biens du patrimoine administratif Loyers, fermages, redevances de droits de superficie et autres revenus des immeubles du patrimoine administratif. 427.0 Loyers 427.1 Redevances d'utilisation du domaine public 427.2 Produits des forêts 427.7 Revenus des biens du patrimoine administratif SI

43 TAXES, VENTES ET PRESTATIONS FACTUREES

430 Contributions de remplacement Contributions destinées à compenser l'exemption partielle ou totale d'un service qu'un tiers est censé rendre à la collectivité. 430.0 Taxe d'exemption du service des sapeurs-pompiers

431 Emoluments administratifs Emoluments administratifs ou d'utilisation que la Commune perçoit dans le cadre de sa souveraineté administrative. 431.0 Emoluments

434 Redevances et prestations facturées 434.0 Prestations facturées à des tiers 434.1 Taxes d'abattage 434.2 Taxe d'épuration des eaux 434.3 Finances d'abonnement et locations de compteurs 434.4 Finances d'entrée aux piscines et autres établissements 434.5 Droit d'usage du sol 434.6 Contributions de raccordement 434.7 Redevances et prestations facturées SI 434.9 Redevances et prestations facturées non soumises à la TVA

435 Ventes Recettes provenant de la vente de matériaux, de marchandises, d'énergie, de mobilier, de machines, d'outillage, de véhicules et d'installations dont le montant de l'achat avait été porté au débit du compte de fonctionnement. 435.0 Ventes de marchandises et de matériel 435.1 Ventes d'énergie 435.2 Ventes d'eau 435.3 Ventes de produits fabriqués 435.7 Ventes SI 435.9 Ventes diverses

436 Dédommagements de tiers Pour garantir le principe du produit brut, il est nécessaire de comptabiliser les remboursements de frais comme des recettes et non pas de les déduire de la charge correspondante. Les rétrocessions de subventions entrent également sous ce groupe. 436.0 Remboursement de traitements 436.1 Participation des municipaux à leur caisse de retraite 436.2 Participation du personnel aux assurances 436.3 Remboursement de dommages 436.4 Remboursement de secours et de subventions 436.5 Participation aux frais administratifs 436.7 Dédommagements de tiers SI

437 Amendes 437.0 Amendes

438 Prestations facturées aux crédits d'investissements 438.0 Prestations facturées aux crédits d'investissements 438.7 Prestations facturées aux crédits d'investissements SI

439 Autres recettes 439.0 Recettes diverses 439.1 Recettes et économies 439.7 Autres recettes SI

44 PART A DES RECETTES SANS AFFECTATION Part légale au produit de certaines contributions encaissées par d'autres collectivités publiques, ainsi que subventions pour lesquelles aucune affectation n'est imposée.

441 Part à des recettes cantonales 441.0 Part à l'impôt sur les gains immobiliers 441.1 Part à d'autres recettes cantonales

45 DEDOMMAGEMENTS DE COLLECTIVITES PUBLIQUES Dédommagements versés par une collectivité tierce ou par ses établissements pour lesquels la Commune se substitue partiellement ou totalement dans l'exécution d'une tâche. Le dédommagement est calculé en fonction du prix de revient.

450 Participation de la Confédération aux charges 450.0 Participation d'établissements fédéraux aux charges

451 Participation du Canton aux charges 451.0 Participation de l'Etat aux charges

452 Participation de communes aux charges 452.0 Participation de communes aux charges

46 SUBVENTIONS ACQUISES Subventions de fonctionnement acquises à la collectivité en vue d'une affectation déterminée. Elles sont accordées sur la base de dispositions légales.

460 Subventions de la Confédération 460.0 Subventions de la Confédération

461 Subventions du Canton 461.0 Subventions du Canton

469 Autres subventions 469.0 Subventions diverses

48 PRELEVEMENTS SUR LES RESERVES 480.0 Prélèvements sur les réserves 480.7 Prélèvements sur les réserves SI

49 IMPUTATIONS INTERNES Les imputations internes sont effectuées entre les différentes subdivisions administratives. Les imputations internes sont portées, à sommes égales, au crédit de ce chapitre et au débit du chapitre 39.

490 Imputations internes 490.0 Imputations de prestations de services et de biens 490.1 Imputations de loyers 490.2 Imputations des intérêts 490.3 Imputations de subventions 490.7 Imputations internes SI

2.4 PLAN COMPTABLE - COMPTE DES INVESTISSEMENTS

CLASSIFICATION PAR NATURE

5 DEPENSES

50 INVESTISSEMENTS PROPRES 500 Terrains 501 Ouvrages de génie civil et installations techniques 503 Bâtiments 505 Forêts 506 Mobilier, matériel, machines 507 Marchandises et approvisionnements 509 Autres biens

52 PRETS ET PARTICIPATIONS PERMANENTES 525 Prêts et participation à des institutions 526 Prêts et participations à des personnes physiques

56 SUBVENTIONS ACCORDEES 561 Subventions au Canton 565 Subventions à des institutions 566 Subventions à des personnes physiques

58 AUTRES DEPENSES 581 Comptes d'attente 582 Crédits d'étude

59 REPORT AU BILAN 590 Report des recettes au bilan 591 Report des amortissements au bilan

6 RECETTES

60 TRANSFERTS AU PATRIMOINE FINANCIER 600 Transferts de terrains au patrimoine financier 601 Transferts d'ouvrages de génie civil et installations techniques au patrimoine financier 603 Transferts de bâtiments au patrimoine financier 605 Transferts de forêts au patrimoine financier 606 Transfert de mobilier, matériel, machines au patrimoine financier 607 Transferts de marchandises et approvisionnements au patrimoine financier 609 Transferts d'autres biens au patrimoine financier

61 CONTRIBUTIONS DE TIERS 610 Contributions de tiers

62 REMBOURSEMENTS DE PRETS ET DE PARTICIPATIONS PERMANENTES 625 Remboursements de prêts et participations à des institutions 626 Remboursements de prêts et participations à des personnes physiques

66 SUBVENTIONS ACQUISES 660 Subventions de la Confédération 661 Subventions de cantons 662 Subventions de communes 669 Autres subventions

68 AMORTISSEMENTS 681 Amortissements ordinaires des investissements propres 682 Amortissements complémentaires des investissements propres 683 Amortissements du découvert 684 Amortissements des prêts et participations permanentes 685 Amortissements des subventions 686 Amortissements des comptes d'attente

69 REPORT AU BILAN 690 Report des dépenses au bilan

Détail

6 RECETTES

610 Contributions de tiers 61000 Terrains 61001 Ouvrages de génie civil et installations techniques 61003 Bâtiments 61005 Forêts 61006 Mobilier, matériel, machines 61007 Marchandises et approvisionnements 61009 Autres biens 61061 Subventions au Canton 61065 Subventions à des institutions

660 Subventions de la Confédération 66000 Terrains 66001 Ouvrages de génie civil et installations techniques 66003 Bâtiments 66005 Forêts 66006 Mobilier, matériel, machines 66007 Marchandises et approvisionnements 66009 Autres biens

661 Subventions des cantons 66100 Terrains 66101 Ouvrages de génie civil et installations techniques 66103 Bâtiments 66105 Forêts 66106 Mobilier, matériel, machines 66107 Marchandises et approvisionnements 66109 Autres biens

662 Subventions de communes 66200 Terrains 66201 Ouvrages de génie civil et installations techniques 66203 Bâtiments 66205 Forêts

66206 Mobilier, matériel, machines 66207 Marchandises et approvisionnements 66209 Autres biens

669 Autres subventions 66900 Terrains 66901 Ouvrages de génie civil et installations techniques 66903 Bâtiments 66905 Forêts 66906 Mobilier, matériel, machines 66907 Marchandises et approvisionnements 66909 Autres biens

681 Amortissements ordinaires des investissements propres 68100 Terrains 68101 Ouvrages de génie civil et installations techniques 68103 Bâtiments 68105 Forêts 68106 Mobilier, matériel, machines 68107 Marchandises et approvisionnements 68109 Autres biens

682 Amortissements complémentaires des investissements propres 68200 Terrains 68201 Ouvrages de génie civil et installations techniques 68203 Bâtiments 68205 Forêts 68206 Mobilier, matériel, machines 68207 Marchandises et approvisionnements 68209 Autres biens

684 Amortissements de prêts et de participations permanentes 68425 Prêts et participations à des institutions 68426 Prêts et participations à des personnes physiques

685 Amortissements des subventions 68561 Subventions au Canton 68565 Subventions à des institutions 68566 Subventions à des personnes physiques

686 Amortissements des comptes d'attente 68681 Comptes d'attente 68682 Crédits d'études

3 ORGANES ET COMPETENCES

3.1 Principes généraux 1. L'organisation comptable de la Ville - notamment la répartition générale des compétences - est uniforme pour l'ensemble de l'Administration.

2. Les principales compétences sont assumées par les acteurs suivants :

• les services,

• les comptabilités de direction,

• le Service des finances,

• le Contrôle des finances de la Ville.

3.2 Les services Chaque service assume, notamment, les tâches comptables suivantes : a) préparation des demandes de crédits (budget de fonctionnement, plan des investissements, etc.), b) gestion économique et appropriée des crédits et du patrimoine mis à disposition, c) établissement des bons de commandes et des adjudications, d) contrôle technique des factures-fournisseurs, notamment contrôle de réception des marchandises (quantité, qualité, prix et autres conditions), e) détermination des éléments à facturer (prestations fournies aux clients), f) exécution des tâches déléguées par la comptabilité de direction.

3.3 Les comptabilités de direction 1. Chaque comptabilité de direction assume, notamment, les tâches comptables suivantes : a) mise en application, au sein de la direction, des procédures et instructions édictées par le Service des finances, b) saisie des éléments constitutifs du budget, c) contrôle budgétaire (annonce des dépassements et des adjudications en cours), d) gestion des bons de commande et des adjudications en cours, e) préparation des pièces comptables, f) comptabilisation des opérations courantes, g) saisie des données pour la facturation débiteurs, h) gestion des traitements du personnel et des charges liées, i) coordination et organisation des tâches financières pour l'ensemble des services de la direction.

2. L'exécution de certaines des tâches ci-dessus peut être déléguée aux services.

3.4 Le Service des finances Le Service des finances assume, notamment, les tâches suivantes :

3.41 Section "Financier" a) organisation, normalisation et contrôle des procédures comptables, b) élaboration et maintenance du plan de comptes, c) contrôle du respect des règles et principes financiers, budgétaires et comptables, d) examen formel préalable de tous les documents à caractère financier soumis à validation municipale (hors adjudications) dont les impacts annuels sont supérieurs à CHF 50'000.- bruts (crédits supplémentaires, dépassements budgétaires, préavis, conventions, règlements,…). Dans le cas des conventions, le projet doit être soumis avant finalisation de la négociation, e) contrôle formel des pièces comptables enregistrées, f) comptabilisation centralisée des écritures particulières telles que les virements internes et les opérations de trésorerie et de bouclement, g) exécution des paiements, h) gestion de la trésorerie pour l'ensemble de l'Administration communale, i) établissement des directives, synthèse et analyse du budget et des comptes.

3.42 Section "Impôts, caisse et contentieux" a) contrôle journalier des soldes de trésorerie (caisse et comptes de chèques postaux), b) exécution des paiements et encaissements par caisse et comptes de chèques postaux, c) saisie, dans le fichier des débiteurs, des encaissements reçus par caisse et comptes de chèques postaux, hors du système automatisé des BVR, d) gestion des créances avant remise au Contentieux (Caisse), e) gestion des créances litigieuses (Contentieux).

En dérogation aux dispositions mentionnées ci-dessus, les Services industriels assument eux-mêmes leurs tâches de caisse et de contentieux, à l'exception toutefois des paiements, qui sont exécutés - dans le cadre du système informatique - par le Service des finances. Les S.I. transfèrent régulièrement à la Caisse communale leurs excédents de trésorerie.

INDEX ALPHABETIQUE

A

Accès (aux informations) 1.722

Achats (quantité économique) 1.804, chiffre 3

Acomptes (garanties pour acomptes à la commande) 1.806

Acte de défaut de biens 1.623, chiffre 4

Actif

• évaluation 1.411

• composition 2.13, chiffre 3

Adjudication

• principes généraux 1.511

• signatures 1.517

Adjudication municipale

• limites 1.511, chiffre 1

• forme, modalités, etc. 1.514

• formule 1.516

Ajustement à l'exercice (échéance) 1.228, chiffre 3

Amortissements

• du patrimoine financier 1.421

• du patrimoine administratif 1.422

• du découvert 1.423

Analytique 2.13, chiffre 2 2.141, chiffre 6

Année civile (spécialité temporelle) 1.227, chiffre 1

Annulation de créances 1.613

Antériorité 1.211

Application informatique 1.712, chiffre 2 1.753

Archivage des documents comptables 1.74

Attente (compte d') 1.334

Autofinancement ▪ par amortissement du patrimoine administratif 1.422, chiffre 1

Autorisation d'achat

• définition, etc. 1.342

• non utilisé 1.227, chiffre 2 1.342, chiffre 5

Autorisation générale d'acquisitions d'immeubles 1.343

Autorisation de dépenser 1.211, chiffre 3

Autorisation codes 1.722

Autres documents comptables 1.731, chiffre 4

B

Bases légales 0

Bilan

• contenu 2.13

• bilans analytiques 2.13, chiffre 2

• répertoire des comptes 2.2

Bon de commande

• ordinaire 1.512

• général 1.513

• forme, etc. 1.515

• signature 1.515, chiffre 2

Bon de paiement 1.522

Boni de caisse 1.803

Bordereau de fin de mois 1.621, chiffre 2

Bouclement du crédit d'investissements 1.333

Budget

• équilibre budgétaire 1.213

• estimations 1.221, chiffre 2

• détail du crédit 1.225, chiffre 2

• de fonctionnement 1.31, chiffre 3 1.32

BVR (bulletin de versement avec N° de référence) 1.612

C

Caisse

• petite caisse 1.542

• différence, déficit 1.803

Caisse et contentieux (compétences) 3.42

Cautionnements 1.432

Champ d'application du recueil 1.12

Charges

• dépassements et économies par rapport au budget 1.323, chiffre 2

• du compte de fonctionnement 2.141, chiffre 1

Chèques (encaissement) 1.621, chiffre 4

Circulation de formules 1.712, chiffre 1

Clarté (de la comptabilité) 1.221 1.732, chiffre 1

Classement des documents comptables 1.732, chiffre 2

Classes de comptes 2.12

Classification

• du bilan 2.2

• administrative et spécifique 2.141, chiffre 2

• du compte des investissements 2.15, chiffre 4 2.4

Codes-autorisations 1.722

Commande

• modes d'adjudication 1.511

• par bon ordinaire 1.512

• par bon général 1.513

Compétences

• principes généraux 3

• répartition générale 1.712, chiffre 1 3.1

Comptabilisation

• généralités 1.7

• principes 1.721

• au net (cas autorisés) 1.224, chiffre 2

• échéance 1.228

Comptabilité

• sincérité, exactitude, clarté 1.221

• unique (unité) 1.223

• tenue à jour 1.721, chiffre 1

• objet 1.731

• classement 1.732, chiffre 2

• conservation 1.74

• structure 2

• caisse de pensions et fondations 2.11, chiffre 2

• de direction (compétences) 3.3

• analytique 2.141, chiffre 6

Compte d'attente 1.334

Compte de fonctionnement

• principes généraux 2.141

• répertoire 2.3

Compte des investissements

• principes 2.15

• répertoire 2.4

Comptes

• annuels 1.43

• classes de comptes 2.12

Conservation

• documents comptables 1.74

• sur supports d'images (microfiches) 1.742 1.741, chiffre 3

• sur supports informatiques de données 1.741

Construction (coût définitif) 1.333, chiffre 2a

Contentieux 1.622

Contenu et conception du recueil 0

Contributions de remplacement 2.3, chiffre 430

Coordination entre collectivités 1.216

Correction de facture et d'écriture 1.224, chiffre 2

Coût de l'investissement

• dans crédits d'investissements 1.331. chiffre 2a

• définitif de réalisation 1.333, chiffre 2a

Créance

• facturation 1.611 1.612

• annulation 1.613

• recouvrement 1.622

• défalcation 1.623

• TVA 1.623, chiffre 2

Créanciers (principe de l'échéance) 1.228

Création de formules 1.712, chiffre 1b

Crédit (principes généraux)

• utilisation (spécialité qualitative) 1.225, chiffre 1

• dépassement (spécialité quantitative) 1.226 1.323, chiffre 2

• non utilisé (spécialité temporelle) 1.227, chiffre 2

Crédit budgétaire

• définition 1.321

• insuffisant 1.322

• situation finale 1.323

Crédit-cadre 1.34

Crédit-cadre annuel 1.341

Crédit complémentaire 1.332

Crédit d'étude (compte d'attente) 1.334, chiffre 3

Crédit d'investissement

• types de crédits d'investissements 1.31, chiffre 3b

• principes 1.331, chiffre 1

• demande (préavis) 1.331, chiffre 2

• péremption 1.331, chiffre 3

• situation finale 1.333

Crédit pleins pouvoirs 1.335

Crédit spécial 1.324

Crédit supplémentaire 1.322

D

Débiteurs

• principe de l'échéance 1.228, chiffre 3

• modes de facturation 1.611

• établissement de factures 1.612

• facilités de paiement 1.622, chiffre 3

Débours

• note de 1.523

• de la petite caisse 1.542, chiffre 3

Décision municipale d'adjudication 1.514, chiffre 3

Décompte d'indemnité kilométrique 1.523, chiffre 2

Découvert

• principe 2.13, chiffre 3c

• amortissement 1.423

Dédommagements

• de collectivités publiques 2.3, chiffre 45

• de tiers 2.3, chiffre 436

Défalcation de créance

• principe 1.623

• extourne (exercice précédent) 1.613, chiffre 3

• TVA 1.623, chiffre 2

Déficit de caisse 1.803, chiffre 2

Dépassement de crédit

• spécialité quantitative 1.226

• budgétaire (crédit supplémentaire) 1.322

• d'investissement (crédit complémentaire) 1.332

Dépense

• légalité 1.211

• engagement des dépenses 1.5

• d'investissements 2.15

• plan des investissements 1.351

Destruction des documents comptables 1.741, chiffre 4 1.742, chiffre 3

Différence de caisse 1.803 1.542, chiffre 6

Direction

• adjudicatrice 1.514, chiffre 5

• maître de l'ouvrage 1.514, chiffre 4

Dispositions générales (du recueil) 1.1

Document comptable

• objet 1.731

• principes (classement, etc.) 1.732

• conservation (principes) 1.741

• conservation des données 1.742

Document de paiement 1.52

E

Echéance (principe) 1.228

Ecran 1.722, chiffre 4

Ecriture comptable

• principes de comptabilisation 1.721

• pièces justificatives 1.731, chiffre 3

• écritures groupées 1.732, chiffre 4

Emoluments 2.3, chiffre 431

Emploi des fonds 1.212

Emprunts ▪ propositions 1.353, chiffre 2

Encaissement 1.621

Engagement des dépenses 1.5

Engagements

• conditionnels 1.432

• de dépenses (adjudications) 1.51

• au bilan 2.13, chiffre 4

Enregistrement (des faits) 1.711, lettre d

Entrée en vigueur du recueil 1.13

Equilibre budgétaire 1.213

Escompte

• comptabilisation au net 1.224, chiffre 2

• déduction 1.532

Espèces

• paiements 1.541, chiffre 2

• encaissements 1.621

Evaluations des postes du bilan 1.41

Exactitude (de la comptabilité) 1.221

Extensions (de réseaux, etc.) 1.341, chiffre 2

Extraits de comptes 1.732, chiffre 5

F

Facilités de paiement accordées 1.622

Facturation

• principes 1.215 1.612

• modes 1.611

• interne 2.142

Facture-débiteur

• établissement des factures 1.612

• annulation 1.613

• recouvrement de créances 1.622, chiffre 1

• défalcation 1.623

Facture-fournisseur

• principes 1.521

• paiement 1.532, chiffre 4

• signature 1.533

Financements spéciaux 1.45

Finances (Service des) 3.4

Fonction (incompatibilité, séparation) 1.711, lettre a

Fonctionnement (compte de) 2.14

Fonds de caisse 1.542, chiffre 1

Fonds de (réserve, péréquation, renouvellement) 1.44 1.45

Fonds spéciaux 1.46

Fonds de roulement (caisses) 1.543

Formule d'adjudication 1.516

Formule comptable

• document comptable 1.73

• modification 1.712, chiffre 1b

Fortune au bilan 2.13, chiffre 4

Frais de transport, d'hôtel, etc. 1.523, chiffre 3

G

Garanties (pour réception de travaux) 1.805

Garanties (pour acomptes à la commande) 1.806

Logiciel de comptabilité 0 1.515, chiffre 1b 1.611, lettre c 1.722 / 1.742 1.751 / 1.753 2.141, chiffre 6

Gestion

• budgétaire 1.31

• de trésorerie 1.353

• des stocks 1.804

H

I Immeubles (autorisation d'acquisition) 1.343

Impôts (non-affectation) 1.214

Imputations internes

• principes 1.611, lettre d 2.142

• fonctionnement 2.3 /39 et 49

Indemnités kilométriques 1.523, chiffre 2

Informations

• confidentialité 1.741, chiffre 4 1.752

• sur microfiches 1.741

• sur supports informatiques de données 1.742

Informatique

• demande de crédit pour matériel informatique 1.342, chiffre 2

• utilisation du système comptable informatisé 1.722

• mot de passe (code-autorisation) 1.722

• organe responsable 1.751

• mesure de sécurité 1.752

• applications 1.712, chiffre 2 1.753

Informatisation comptable 1.712, chiffre 2

Institutions privées 2.3, chiffre 365

Instructions comptables 1.721 1.722

Inventaires 1.804

Investissements

• crédits, coût 1.331

• plan 1.351

• compte 2.15

J

Justificatif (pièce justificative)

• principes 1.711, lettre d 1.721, chiffre 5

• objet 1.731

• contenu, classement, etc. 1.732

• conservation 1.741

K

L

Légales (bases) 0

Légalité (principe) 1.211

Libellé 1.221, chiffre 3 1.721, chiffre 7

Liquidités (gestion) 1.353, chiffre 1

Livre auxiliaire de petite caisse 1.542, chiffre 4

M

Machines, matériel informatique 1.342 (autorisation d'achat) 1.344

Maître de l'ouvrage 1.514, chiffre 4

Matériel informatique (demande de crédit) 1.342, chiffre 2

Microfichage (microfilmage) 1.742 1.741

Modification (d'organisation, etc.) 1.712

Monnaie (fonds de roulement) 1.543

Mot de passe (informatique) 1.722

N

Nature

• des charges (classification spécifique) 2.141, chiffre 2b 2.3

• des dépenses d'investissements 2.15, chiffre 4 2.4

Non-affectation des impôts 1.214

Non-utilisation d'un crédit 1.227, chiffre 2

Normalisation comptable 1.712

Note de débours

• généralités 1.523

• signatures 1.533, chiffre 3

Numérotation des comptes (fonctionnement) 2.141, chiffre 3

O

Objet du recueil 1.11

Obligation de renseigner 3.53

Ordre d'annulation de créances 1.613

Ordre de paiement 1.522

Ordonnateur 1.711, lettre a

Organes et compétences 3

Organisation comptable

• généralités 1.71

• modification 1.712, chiffre 1 3.52, chiffre 2

• principes généraux 3.1

P

Paiement

• document 1.52

• échéance 1.531

• des factures (escompte) 1.532, chiffre 4

• des factures (signatures) 1.533, chiffre 1

• organes responsables 1.541

Passif

• composition 2.13, chiffre 4

• évaluations 1.412

Patrimoine administratif

• définition 2.13, chiffre 3b

• amortissement 1.422

Patrimoine financier

• définition 2.13, chiffre 3a

• amortissement 1.421

Payeur 1.711, lettre a

Péremption

• crédit budgétaire et crédit-cadre 1.227

• crédit d'investissements 1.331, chiffre 3

• autorisation d'achat 1.342, chiffre 5

Personnel (sélection et surveillance) 1.711, lettre c

Perte sur débiteur (défalcation) 1.623

Petite caisse

• généralités 1.542

• menus frais 1.541, chiffre 3

Pièce justificative

• principes 1.711, lettre d 1.721, chiffre 5

• objet 1.731, chiffre 3

• contenu, classement, etc. 1.732

• conservation 1.741

Placements ▪ propositions 1.353, chiffre 2

Plan comptable

• classes 2.12

• modifications 1.712, chiffre 1c

• bilan 2.2

• fonctionnement 2.3

• investissements 2.4

Plan des investissements 1.351

Planification financière 1.35

Pleins pouvoirs 1.335

Préavis (demande de crédit d'investissements) 1.331

Prescriptions diverses 1.8

Prestations de l'Administration

• principe 1.215

• facturation 1.611 et 1.612

Prévisions

• de revenus 1.32, chiffre 1b

• d'achats (autorisations d'achats) 1.342

• plan des investissements 1.351

• d'évolution de la situation financière 1.352

Principes

• de gestion financière 1.21

• de comptabilité 1.22

Procédures

• description 1.711, lettre b

• de comptabilisation 1.721, chiffre 4

Produit brut

• généralités 1.224

• dédommagements de tiers 2.3, chiffre 436

Programmes informatiques (demande de crédit) 1.342, chiffre 2

Proposition d'adjudication 1.514

Provisions

• principe 1.228, chiffre 3a

• au bilan 2.13, chiffre 4

Q

Queue de budget 1.227, chiffre 3

R

Rabais (comptabilisation au net) 1.224, chiffre 2

Rappel 1.622, chiffre 1

Rapport de contrôle 3.54

Recettes d'investissements 2.15, chiffre 3

Recouvrement de créances 1.622

Remboursement de débours de la petite caisse 1.542, chiffre 3

Remplacement (contribution de) 2.3, chiffre 430

Répartition de frais 1.216

Répertoire des comptes

• bilan 2.2

• fonctionnement 2.3

• investissements 2.4

Réseaux (crédits-cadres) 1.341

Réserves (principes) 1.441

Responsabilités (description) 1.711, lettre b

Résultat (compte de) 2.14

Revenus

• insuffisances et excédents 1.323, chiffre 2

• du compte de fonctionnement 2.141, chiffre 1

Rubriques

• comptables (classification) 1.221, chiffre 3

• groupées 1.433

S

Sécurité (informatique) 1.742

Services

• compétences 3

• des finances 3.4

Signature

• bon de commande 1.515, chiffre 1, A et B

• formule d'adjudication 1.516, chiffre 4

• décision municipale d'adjudication 1.517, chiffre 3

• facture-fournisseur 1.533

• note de débours 1.533, chiffre 3

• ordre d'annulation 1.613, chiffre 5 1.613, chiffre 6

• contrôle 1.801

Sincérité (de la comptabilité) 1.221

Situation finale

• crédits du budget de fonctionnement 1.323

• crédit d'investissements 1.333

Situation financière (prévision d'évolution) 1.352

Sous-comptes 2.141, chiffre 5

Spécialité

• qualitative 1.225

• quantitative 1.226

• temporelle 1.227

Stocks 1.804

Structure comptable 2.1

Subventions acquises 2.3, chiffre 46

Subventions (échéance de paiement) 1.531, chiffre 2

Subventions d'investissement

• demande de crédit 1.331, chiffre 2b

• définition 2.15, chiffre 2

Supports informatiques de données 1.742

Système informatique

• utilisation (aide en ligne) 1.722

• organes responsables 1.751

• mesures de sécurité 1.752

T

Taxes à la valeur ajoutée (TVA) 0 1.331, chiffre 2c conclusion a) 1.521, chiffre 2 1.523, chiffre 3 1.613, chiffre 3 1.623, chiffre 2

Tâches (description) 1.711, lettre b

Traitement informatique

• utilisation (aide en ligne) 1.722

• organes responsables 1.751

• mesures de sécurité 1.752

Transfert de données par interface 1.753

Transitoires (principe de l'échéance) 1.228, chiffre 3

Travail (organisation et division) 1.711, lettre a

Travaux (garanties pour réception) 1.805

Trésorerie

• gestion 1.353

• excédents des S.I. 3.42

TVA (taxe à la valeur ajoutée) 0 1.331, chiffre 2c conclusion a) 1.521, chiffre 2 1.523, chiffre 3 1.613, chiffre 3 1.623, chiffre 2

U

Unité (principe) 1.223

Universalité (principe) 1.222

Utilisateur/utilisation du système comptable 1.722

V

Véhicules

• autorisation d'achat 1.342

• vente 1.802

Ventes 2.3, chiffre 435

W X Y Z