RÈGLEMENT sur les agences d'assurances sociales
(RAAS)

LE CONSEIL D'ETAT DU CANTON DE VAUD

vu l'article 65, alinéa 2, de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS) ^A

vu la loi du 28 février 1956 sur les communes ^B

vu la loi du 16 mai 1961 sur la responsabilité de l'Etat, des communes et de leurs agents ^C

vu la loi du 26 mai 1965 sur l'organisation de la Caisse cantonale de compensation ^D

vu la loi du 29 novembre 1965 sur les prestations complémentaires à l'assurance-vieillesse, survivants et invalidité (LVPC) ^E

vu la loi du 25 mai 1977 sur la prévoyance et l'aide sociales ^F

vu la loi du 25 juin 1996 d'application vaudoise de la loi fédérale sur l'assurance-maladie (LAVAMal ^G )

vu la loi du 14 septembre 1993 instituant l'office de l'assurance-invalidité pour le Canton de Vaud ^H

vu le préavis du Département de la santé et de l'action sociale

arrête

Chapitre I Dispositions générales

Art. 1 But

Le présent règlement a notamment pour but de fixer les tâches des agences d'assurances sociales (ci-après : les agences), leur organisation, leur fonctionnement et leur regroupement, dans le cadre de la régionalisation de l'action sociale (ci-après : RAS).

Art. 2 Agences

Les agences sont intégrées à l'association régionale d'action sociale (ci-après : association RAS) de leur région et dépendent hiérarchiquement de la direction du Centre social régional (ci-après : CSR).

La situation de l'agence de la Commune de Lausanne est réservée (agence A selon la LAVS ^A , qui remplit dans son ressort les tâches essentielles d'une caisse de compensation).

Art. 3 Autorité compétente

Le Département de la santé et de l'action sociale (ci-après : le département)^I par son Service des assurances sociales et de l'hébergement, veille à l'application du présent règlement.

Chapitre II Tâches des agences

Art. 4 Tâches générales des agences

Les agences ont notamment les tâches suivantes :

a. renseigner et orienter la population des communes qui font partie de leur rayon d'activité dans la région RAS sur ses droits et obligations en matière d'assurances et de régimes sociaux. A cet effet, elles disposent des documents actualisés remis par les autorités mentionnées à l'article 5;
b. appliquer les directives et instructions rédigées et tenues à jour par les autorités;
c. transmettre aux autorités tous renseignements nécessaires (avis de départ, d'arrivée, de naissance, de décès, de changement d'état civil, de changement de domicile; rechercher des cas d'affiliation obligatoire et de droit à des prestations sociales, etc.);
d. fournir un appui à la population des communes de la région RAS pour remplir les formules officielles mises à disposition par les autorités (réunion des pièces nécessaires, orientation ou constitution du dossier);
e. contrôler l'exactitude des renseignements indiqués par les requérants, le cas échéant en obtenant la collaboration des administrations communales ou de district;
f. informer le Département de la santé et de l'action sociale et les autorités sur les éventuelles lacunes d'informations de la population et sur les éventuels mécontentements causés par l'application des dispositions légales ou règlements ou des retards dans l'instruction des dossiers;
g. contribuer à l'établissement et au maintien de bonnes relations entre les autorités d'une part et les affiliés, les assurés, les ayants droit et la population des communes en général, d'autre part.

Art. 5 Cahier des charges

Le Service des assurances sociales et de l'hébergement rédige le cahier des charges des agences et assure sa mise à jour, sous forme de directives après consultation du Service de prévoyance et d'aide sociales (SPAS) et en collaboration avec les autorités suivantes :

a. la Caisse cantonale de compensation (CCAVS);
b. l'Organe cantonal de contrôle de l'assurance en cas de maladie et d'accidents (OCC);
c. l'Office de l'assurance-invalidité (OAI).

Le cahier des charges énonce les missions spécifiques des agences par rapport aux domaines couverts par ces autorités.

Chapitre III Organisation des agences

Art. 6 Rattachement des agences et de leurs préposés à la RAS

Les communes confient aux associations RAS la gestion des agences.

Les préposés des agences sont des employés de l'association RAS. Ils sont placés sous l'autorité d'un agent régional par association RAS.

Art. 7 Exigences garantissant la professionnalisation des préposés des agences

Les tâches et missions des agences impliquent que leurs préposés s'y consacrent de manière prépondérante ; à cet effet, les conditions suivantes doivent être respectées :

a. chaque agence couvre un bassin de population de l'ordre de cinq mille habitants;
b. le taux d'activité minimal du préposé de l'agence doit atteindre 75%;
c. la formation d'un préposé s'appuie sur une formation de base d'employé de commerce ou jugée équivalente et une formation spécifique en matière d'assurances et de régimes sociaux avec une mise à jour continue.

Art. 8 Formation professionnelle

La formation professionnelle des préposés est du ressort du département et des associations RAS, en collaboration avec les autorités mentionnées à l'article 5.

Art. 9 Antennes locales d'agences

Les associations RAS peuvent créer des antennes locales dans lesquelles les agences sont à la disposition de la population d'une région excentrée.

Art. 10 Renseignements fiscaux

Les autorités fiscales sont tenues de renseigner gratuitement les préposés des agences, les agents régionaux et les commissions d'enquête AVS.

Art. 11 Directives

Les directives édictées par le Service des assurances sociales et de l'hébergement détaillent, cas échéant, l'organisation des agences.

Chapitre IV Obligations du personnel des agences et des agents régionaux

Art. 12 Secret de fonction

L'agent régional, le préposé et le personnel des agences sont tenus au secret de fonction sur tous les faits dont ils ont connaissance dans l'exercice de leur activité.

Art. 13 Publication

L'agent régional ou le préposé qui entend faire des publications de portée générale relatives aux obligations et aux droits des affiliés, assurés ou bénéficiaires des prestations sociales, doit en soumettre préalablement le texte à l'approbation des autorités concernées.

Art. 14 Obligation de signaler les infractions

L'agent régional, le préposé et le personnel des agences, ainsi que la commission d'enquête AVS sont tenus de signaler à l'autorité concernée les infractions de nature pénale et les infractions administratives aux prescriptions d'ordre et de contrôle qui viennent à leur connaissance dans l'exercice de leurs fonctions.

Chapitre V Enquête administrative et responsabilité

Art. 15 Enquête

Les actes de gestion de l'agent régional, du préposé ou du personnel des agences peuvent faire l'objet de plainte à l'autorité d'engagement. La plainte émane soit du département, agissant d'office ou sur dénonciation de l'autorité concernée, soit d'un administré.

L'autorité d'engagement prend les mesures qui s'imposent. Le département, l'autorité concernée ou, le cas échéant, l'administré plaignant sont renseignés sur la suite qui a été donnée à la plainte.

Art. 16 Dommage

L'association RAS répond du dommage causé à des tiers d'une manière illicite par un agent régional, un préposé ou le personnel des agences dans l'exercice de leurs fonctions conformément à la loi sur la responsabilité de l'Etat, des communes et de leurs agents^C.

Chapitre VI Commission d'enquête AVS

Art. 17 Composition

Il est constitué par association RAS une commission d'enquête AVS conformément à la loi sur l'organisation de la Caisse cantonale de compensation^D.

Ses trois membres, dont le président, sont désignés et rétribués par l'association RAS.

Son secrétariat est assumé par l'agent régional.

Art. 18 Tâches

La commission d'enquête a pour tâches :

a. de vérifier l'exactitude des renseignements fournis par celui qui demande le versement d'une prestation complémentaire à l'AVS/AI, ou la mise à la charge des pouvoirs publics de la cotisation minimum AVS-AI-APG (remise au sens de l'art. 11 al. 2 LAVS) ^A ;
b. de procéder aux enquêtes complémentaires;
c. d'exécuter d'autres tâches à la requête d'une des autorités mentionnées à l'article 5.

Art. 19 Rapport

Le rapport de la commission d'enquête est signé conjointement par le président et le secrétaire.

Art. 20 Délégation à l'agent régional

La commission d'enquête peut déléguer tout ou partie des tâches mentionnées à l'article 18 à l'agent régional.

Art. 21 Secret

L'article 12 s'applique par analogie aux membres des commissions d'enquête.

Chapitre VII Financement des frais de fonctionnement des agences

Art. 22 Financement des frais de fonctionnement

Pour l'ensemble des missions communales, l'association RAS finance les frais de fonctionnement de ses agences et de l'agent régional, selon une clé de répartition financière établie par les communes membres.

Pour l'ensemble des missions sociales cantonales, les frais de fonctionnement reconnus des agences et des agents régionaux sont, le cas échéant par l'intermédiaire du département, à la charge de l'Etat.

Art. 23 Contribution de la Caisse cantonale de compensation

La Caisse cantonale de compensation verse, le cas échéant par l'intermédiaire du département, une contribution aux frais de fonctionnement des agences et des agents régionaux.

Le Conseil d'Etat fixe le montant et les modalités de versement de cette contribution.

Chapitre VIII Dispositions transitoires et finales

Art. 24 Agences communales ou intercommunales

En dérogation à l'article 6, les communes peuvent créer ou maintenir jusqu'à fin 2004 des agences communales ou intercommunales indépendantes.

Les agences communales ou intercommunales devront se conformer à l'article 7 d'ici fin 2004 et seront rattachées à l'association RAS dès fin 2007. Le préposé de l'agence est employé de la ou du groupe de communes. Dans ce cas, l'agence communale ou intercommunale est placée sous la surveillance de l'agent régional.

Art. 25 Inspection et contrôle des agences communales ou intercommunales

Les agences communales et intercommunales sont:

a. inspectées chaque année par les préfets selon les directives du département;
b. contrôlées périodiquement par les autorités concernées.

Le préfet adresse son rapport au département; le contrôleur adresse le sien à l'autorité qui l'a mis en oeuvre.

Ces rapports sont également envoyés à la municipalité dont relève le préposé, s'ils font état de négligence suivie ou de retard régulier dans l'exercice de la fonction.

Art. 26 Commission d'enquête

Il est constitué par commune ou groupe de communes une commission d'enquête AVS conformément à la loi sur l'organisation de la Caisse cantonale de compensation ^D .

Ses trois membres, dont le président, sont désignés et rétribués par la commune ou le groupe de communes.

En principe, la commission est présidée par un membre de la ou d'une municipalité. Son secrétariat est assumé par le préposé de l'agence.

Art. 27 Financement

Les communes qui ont créé une agence financent ses frais de fonctionnement.

Elles contribuent aux frais de l'agent régional selon l'article 22.

Art. 28 Contribution de la Caisse cantonale de compensation

La Caisse cantonale de compensation verse, le cas échéant par l'intermédiaire du département, une contribution aux frais de fonctionnement des agences communales ou intercommunales.