Ordonnance sur la base de données référentielles des personnes physiques

La présente ordonnance fixe les dispositions d'exécution de la base de données référentielles personnes physiques (ci-après: BDR-PP) de la loi sur les bases de données référentielles et sur l’harmonisation des registres, des personnes, des entreprises et établissements ainsi que des bâtiments et logements (LBDR).

La présente ordonnance est applicable:

1. à la BDR-PP et aux données qu’elle contient;

2. aux bases de données sources de la BDR-PP;

3. aux liens entre la BDR-PP et les autres BDR.

Les dispositions fédérales demeurent réservées.

Au sens de la présente ordonnance, on entend par utilisateur systématique légitime: le statut délivré par la Centrale de compensation (ci-après: CdC) qui reconnaît la capacité à un utilisateur de faire usage du numéro AVS (ci-après: NAVS13) en application de la loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS).

La BDR-PP contient les données figurant à l'article 6 LHR.

La BDR-PP comprend les éléments suivants détaillés dans l’annexe 1:

1. l’identificateur cantonal unique en conjonction avec le NAVS13;

2. les données permettant d’identifier la personne physique et son conjoint ou partenaire enregistré;

3. les informations relatives au domicile, respectivement la résidence en Valais;

4. les informations relatives aux mandataires autorisés;

5. les informations de contact;

6. les informations en lien avec une autre résidence.

La conservation des données des personnes enregistrés dans la BDR-PP est faite suivant leur statut:

1. les données avec le statut “actif“ sont disponibles dans la BDR-PP;

2. les données avec le statut “inactif“ sont conservées 10 ans; au terme de ce délai, leur élimination est documentée au travers d’un bordereau.

L’historique des modifications des données des personnes n’est pas conservé.

Les données de journalisation sont conservées 6 mois. Au terme de ce délai, leur élimination est documentée au travers d’un bordereau.

Sont réservées les dispositions sur la protection des données en lien avec les droits des personnes sur leurs propres données.

La BDR-PP est constituée des bases de données sources actives suivantes:

1. la plateforme informatique cantonale du registre des habitants;

2. les registres communaux des habitants;

3. la base de données source des contribuables personnes physiques;

4. la base de données source des personnes physiques débitrices ou créancières de l’administration cantonale;

5. la base de données source de la caisse de compensation;

6. la base de données source des valeurs fiscales des logements, bâtiments et biens-fonds, relative uniquement aux données des propriétaires et usufruitiers.

L’annexe 2 présente les bases de données sources actives ainsi que les responsables ou teneurs de registres associés.

Conformément à l'article 10a OgBDR, les applications communales assurant la transmission des données des personnes physiques utilisées par la BDR-PP doivent être certifiées.

L’accès au NAVS13 est conditionné à la reconnaissance du statut d’utilisateur systématique légitime délivré par la Centrale de compensation.

Lors d’une demande d’accès si le requérant souhaite l’accès aux données NAVS13, il doit disposer au préalable d’une reconnaissance du statut d’utilisateur systématique légitime.

Les services de l'administration, les personnes ou autres qui se sont vus attribuer un accès à la plateforme informatique des habitants, ainsi que les communes peuvent avoir connaissance du NAVS13 et l'utiliser systématiquement pour l'accomplissement de leurs tâches en application exclusive de la LAVS et dans la mesure où les conditions du droit cantonal et du droit fédéral sont remplies.

Les utilisateurs doivent traiter les données de la BDR-PP de manière confidentielle, de surcroît dans le respect du secret de fonction.

L’échange crypté des données entre la commune et le canton est assuré par le système sedex (secure data exchange) pour l'échange sécurisé de données mis en place par la Confédération. Le registre des habitants de la commune doit être connecté à un adaptateur sedex.

La commune doit transmettre les données figurant à l'article 3 ci-dessus pour l'établissement et la mise à jour de la BDR-PP. La fréquence de transmission est déterminée par les besoins de qualité des données de la plate-forme.

Les registres communaux des habitants fournissent directement à la plateforme informatique cantonale du registre des habitants les données complémentaires figurant à l’annexe 3.

Les événements de mutation du contrôle des habitants sont transmis au service coordinateur administratif.

La présente ordonnance est applicable dès son entrée en vigueur en lieu et place des dispositions qu’elle abroge et auxquelles la législation en vigueur se réfère.