Projekt VRGo und Betrieb VerfahrenZH, Auftrag, gebundene Ausgabe, wiederkehrende gebundene Ausgabe, Stellenpläne

A. Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 715/2025 hat der Regierungsrat das Inkrafttreten der Änderung vom 30. Oktober 2023 des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG, LS 175.2) sowie der zugehörigen Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) um ein Jahr auf den 1. Januar 2027 verschoben. Die Verschiebung berücksichtigt den grossen Umsetzungsaufwand für die Direktionen und die Staatskanzlei und schafft die notwendige Zeit, um die organisatorischen und technischen Anpassungen für rechtskonforme elektronische Verwaltungsverfahren sorgfältig vorzubereiten. Zentrales Element dieser Anpassungen ist der Aufbau von «VerfahrenZH», eine neue technische Lösung, die unter anderen den massgeblichen Kanal umfasst, mit einer zugehörigen Betriebsorganisation. Über diesen Kanal sollen ab 2027 alle Direktionen und die Staatskanzlei einen Grossteil ihrer VRG-relevanten Verfahren elektronisch anbieten und abwickeln können. Um die Einführung von VerfahrenZH sowie die damit verbundenen organisatorischen und technischen Anpassungen koordiniert und einheitlich umzusetzen, hat die Staatskanzlei auf Wunsch der Direktionen das direktions- und fachübergreifende Projekt VRGo lanciert. Das Projekt ist im Rahmen der Strategie Digitale Verwaltung 2025+ (SDV25+) im Umsetzungsschwerpunkt 1 «Basisdienste und Behördenleistungen» verankert und wird im entsprechenden Projektportfolio geführt. Für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts und den anschliessenden Betrieb der elektronischen Verwaltungsverfahren werden zusätzliche finanzielle und personelle Mittel benötigt.

B. Projekt VRGo Mit dem Projekt VRGo soll die Grundlage geschaffen werden, um Verwaltungsverfahren in allen Direktionen und der Staatskanzlei, die unter das VRG fallen und die nicht spezialgesetzlich geregelt sind, rechtskonform elektronisch anbieten und abwickeln zu können. Das Projekt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, der technische, juristische und organisatorische Aspekte berücksichtigt, und ist in vier Teilprojekte ge­ gliedert. Juristisch wird das Projekt durch die Fachberatung Recht begleitet. Das Projektkernteam besteht aus den für die Umsetzung der Revision des VRG verantwortlichen Personen in den Direktionen und der Staatskanzlei. Parallel zum zentralen Projekt «VRGo» wurden in jeder Direktion und der Staatskanzlei Umsetzungsprojekte gestartet, um die internen Prozesse und Systeme anzupassen, die betroffenen Verfahren auf den ausgewählten massgeblichen Kanälen umzusetzen und die Mitarbeitenden in die neuen Prozesse einzuführen und zu schulen. Die folgenden Teilprojekte bearbeiten den identifizierten Handlungsbedarf: – Teilprojekt 1: Kanäle nach aussen: Für die betroffenen Verwaltungsverfahren müssen passende massgebliche Kanäle nach § 2 VEVV gebaut oder ausgebaut werden. Die Verfahren müssen über diese Kanäle angeboten werden. – Teilprojekt 2: Zwischenbehördlicher Verkehr: Technische Kanäle für den zwischenbehördlichen Verkehr müssen identifiziert und gegebenenfalls ausgebaut werden. Dies umfasst alle Verfahren, bei denen eine Stelle der kantonalen Verwaltung verfahrensbeteiligt ist. – Teilprojekt 3: Organisation: Organisatorische Anpassungsbedarfe – etwa in Prozessen, Rollen und Zuständigkeiten – werden identifiziert und durch strukturelle Massnahmen umgesetzt. Ergänzend stellen Change-Management-Massnahmen eine gezielte Unterstützung der betroffenen internen Anspruchsgruppen sicher. – Teilprojekt 4: Externe Anspruchsgruppen: Der spezifische Informations- und Unterstützungsbedarf externer Anspruchsgruppen wird identifiziert und mit einem bedarfsgerechten Unterstützungsangebot adressiert.

C. Projektphasen Initialisierung und Konzept Wesentlicher Bestandteil des Projekts «VRGo» ist gemäss den Anforderungen der Direktionen eine neue technische Lösung als massgeblicher Kanal gemäss § 2 VEVV, über den eine Vielzahl von Verfahren abgewickelt werden kann. Im Teilprojekt 1 wird daher «VerfahrenZH» als neue technische Lösung entwickelt, gestützt auf die fachlichen Anforderungen der Direktionen und der Staatskanzlei sowie die betroffenen Verwaltungsverfahren hinsichtlich Transaktionsvolumen, Datenvolumen und Komplexität. VerfahrenZH soll – die rechtskonforme Abwicklung von Verwaltungsverfahren einschliesslich der erforderlichen Mehrfachkommunikation zwischen Nutzenden und zuständigen Verwaltungseinheiten ermöglichen, – eine hohe Nutzendenzentrierung sowie die Nutzung des Zürikontos als zentralen Zugangspunkt zu elektronischen Behördenleistungen der kantonalen Verwaltung sicherstellen,

– das Abbilden unterschiedlichster Verwaltungsverfahren über einen einheitlichen Kanal ermöglichen, – bestehende technische Lösungen gemäss den Architekturprinzipien wiederverwenden und – die kontinuierliche und bedarfsgerechte Weiterentwicklung der einzelnen technischen Komponenten ermöglichen. Die im Projekt gewählte Architektur umfasst im Wesentlichen die Nachnutzung von ZHweb für den Einstieg und die Formularkomponente, das Zürikonto und die Transaktionsplattform ZHservices für die Verarbeitung der Formular- und Logindaten, SecureTransferZH (Nachfolgelösung von SiDAP) für den Transport der Daten, eine neu zu erstellende Konfigurations- und Administrationskomponente mit einem Register über alle Verfahren sowie ein neu zu entwickelndes generisches Mandantenbackend, über das die Organisationseinheiten der kantonalen Verwaltung die Verfahrensdaten zur weiteren Bearbeitung entgegennehmen und Mitteilungen und Dokumente an die einreichende Stelle zurückschicken können. VerfahrenZH wird damit zum zentralen Interaktionskanal für den digitalen Behördenverkehr der kantonalen Verwaltung mit der Bevölkerung und der Wirtschaft. Schätzungsweise rund 800 Verwaltungsverfahren sollen ab 2027 neu über diesen Kanal digital angeboten werden. Bestehende Interaktionskanäle werden ausgebaut, um den rechtlichen Anforderungen an einen massgeblichen Kanal zu erfüllen. Um die Verwaltungseinheiten auf diese Veränderung vorzubereiten und alle nötigen Aktivitäten im Jahresverlauf 2026 zu planen und abzuwickeln, stellt das Projekt «VRGo» entsprechende Hilfsmittel, Vorlagen, Anleitungen und weitere Inhalte zur Begleitung und Befähigung der Mitarbeitenden zur Verfügung. Zudem werden externe Anspruchsgruppen bedarfsgerecht unterstützt, um die Umstellung zu elektronischen Verfahren gut bewältigen zu können.

D. Vorgehensplanung und erwartete Ergebnisse (Phasen Realisierung und Einführung) Damit bis Ende 2026 eine Vielzahl der Verfahren über die neue technische Lösung abgewickelt werden kann, muss der Funktionsumfang der ersten Version realisierbar und klar abgesteckt sein (Minimum Viable Product, MVP). Dies betrifft sowohl die Frontendkomponente auf ZHservices als auch die Backendkomponente mit dem generischen Mandantenbackend. Eine Herausforderung ist die parallele Entwicklung der Komponenten bei gleichzeitiger Abhängigkeit. Bis Mitte August 2026 sollen alle Komponenten von VerfahrenZH auf einer Testumgebung bereitstehen, damit die Verfahren, die über VerfahrenZH abgewickelt werden sollen, end-to-end durch die Direktionen und die Staatskanzlei getestet werden können und die Befähigung der Mitarbeitenden starten kann. Neben der technischen Umsetzung von «VerfahrenZH» werden auch die prozessualen und organisatorischen Änderungen in den Direktionen und der Staatskanzlei begleitet. Das Projekt bietet zentrale Unterstützungsmassnahmen und stellt für die direktionsspezifische Befähigung entsprechende Materialien zur Verfügung. Diese umfassen neben Schulungsunterlagen auch Hilfsmittel zur Prozesserhebung und -weiterentwicklung. Zudem werden Empfehlungen abgegeben, welcher massgebliche Kanal sich für welche Art der Verfahren eignet. Die Unterlagen werden laufend erarbeitet und zur Verfügung gestellt. Mittels Informationsveranstaltungen werden Informationen an die jeweiligen Zielgruppen weitergegeben. Für die Einführung von VerfahrenZH ist eine gestaffelte Vorgehensweise geplant. Das bedeutet, dass der Betrieb einschliesslich Organisation und Rollen bis Oktober 2026 aufgebaut sein muss. Im Januar 2027 werden Verwaltungsverfahren zwar elektronisch angeboten werden, die dahinterliegenden Prozesse werden aber bis dahin nicht alle abschliessend digitalisiert sein. Ebenso wird die Mehrheit der Fachapplikationen erst ab 2027 an das neue VerfahrenZH angeschlossen werden können. Dazu werden auch in den Direktionen ab 2027 weitere Stellen im Betrieb nötig sein, die dies vorbereiten und abwickeln können. Der tatsächliche Bedarf hierfür lässt sich zum heutigen Zeitpunkt noch nicht abschätzen. Es ist deshalb davon auszugehen, dass die Direktionen weitere Anträge für personelle Mittel ab 2027 stellen werden.

E. Betrieb VerfahrenZH Über VerfahrenZH werden ab 2027 rund 800 Verfahren neu elektronisch angeboten. Die technische Lösung setzt zu einem relevanten Teil auf bestehender Infrastruktur (ZHweb, ZHservices/Zürikonto, SecureTransferZH) auf, ergänzt mit Neuentwicklungen im Bereich des Backends und der Konfigurationskomponente. Neuentwicklungen sind teilweise nötig, um die Anforderungen der Direktionen und der Staatskanzlei an eine gemeinsame rechtskonforme und zukunftsfähige Lösung erfüllen zu können. Mit dem Aufbau auf bestehenden Komponenten, wo dies möglich ist, werden bestehendes Know-how und funktionierende Prozesse weitergenutzt und ausgebaut. Damit können Synergien mit bestehenden Produkten und ihren Betriebsorganisationen geschaffen werden.

Um den Betrieb mit einer neuen hohen Verfügbarkeit, sehr grossen Volumina an Transaktionen und Verfahren sowie die fachliche und technische Weiterentwicklung der einzelnen Komponenten sicherzustellen, sind im Rahmen der vorgesehenen Betriebsorganisation zusätzliche personelle Mittel erforderlich. Dies betrifft einerseits neue Funktionen und Aufgaben im Bereich des Frontends, des Backends und der neuen Konfigurationskomponente, unterteilt in fachliche und technische Aufgaben. Die Weiterentwicklung erfolgt primär entlang der fachlichen Anforderungen aus den Direktionen und der Staatskanzlei als Ausbau der ersten MVP-Version. Anderseits ist für den Betrieb der bestehenden Produkte (ZHweb, Zürikonto/ZHservices, SecureTransferZH) ein personeller Ausbau erforderlich, um deren Stabilität sicherzustellen und auf das erwartete grössere Transaktionsvolumen vorbereitet zu sein, das technisch auf diesen bestehenden Elementen aufbaut. Abbildung: Betrieb VerfahrenZH

Kantonaler Webauftritt (ZHweb)

(Staatskanzlei) VerfahrenZH

Zürikonto/ZHservices Generisches Mandantenbackend (einschliesslich Organisationsverwaltung für juristische Personen)

(Staatskanzlei und Finanzdirektion)

(Staatskanzlei) Konfigurationskomponente

SecureTransferZH (Staatskanzlei und Finanzdirektion)

(Baudirektion)

bestehend neu

Infrastruktur Betrieb Amt für Informatik Das Amt für Informatik (AFI) ist für den technischen Betrieb des Backends und der Konfigurationskomponente zuständig. Zurzeit läuft im AFI ein Beschaffungsprojekt für eine Kubernetes-Betriebsplattform. Auf dieser Plattform sollen künftig unter anderem die Komponenten von VerfahrenZH betrieben werden. Bis diese Beschaffung abgeschlossen und die Plattform beim AFI in Betrieb genommen wurde, müssen die Komponenten von VerfahrenZH auf einer Übergangslösung betrieben werden. Die Mittel für die Beschaffung und den Betrieb dieser Betriebsplattform werden durch die Finanzdirektion separat beantragt.

F. Mittelbedarf und Finanzierung Der Mittelbedarf und die Finanzierung des Projekts VRGo und des Betriebs von VerfahrenZH setzen sich wie folgt zusammen:

I. Finanzen 1. Kosten für Projekt VRGo Für das Projekt (externe Leistungen und Aufbau der Systeme während der Projektlaufzeit, ohne internen Personalaufwand) sind auf der Grundlage der Grobkostenschätzung Kosten von Fr. 5 734 537 einzuplanen. Die folgende Tabelle zeigt die Kosten für das Projekt in der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei (Beträge in Franken): Dienstleistung Interne Total Dritter Verrechnung 2026 Projektmanagement allgemein einschliesslich 575 150 575 150 Qualitäts- und Risikomanagement und juristische Begleitung Externe Expertise Architektur, Beschaffung, 335 000 335 000 Informationssicherheit und Datenschutz, Weiteres Entwicklung Frontend (Zürikonto / ZHservices / 750 000 750 000 Formulare) Entwicklung Konfigurationskomponente 400 000 250 000 650 000 (intern verrechnet von Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik) Weiterentwicklung SecureTransferZH 100 000 100 000 Anpassungen Formularkomponente von ZHweb 200 000 200 000 einschliesslich Schnittstelle User Experience Design Frontend 50 000 50 000 Entwicklung generisches Mandantenbackend 500 000 500 000 (intern verrechnet von Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik) Integration AGOV-Login auf zh.ch 100 000 100 000 (Authentifizierungsdienst der Schweizer Behörden) Testmanagement und -durchführung 200 000 200 000 Taskforce Erstellen der Formulare für Verfahren 400 000 400 000 Umsetzung Abbilden von juristischen Personen 500 000 500 000 Einführungsmassnahmen gesamte Verwaltung 530 000 530 000 Unterstützung externe Anspruchsgruppen 40 000 40 000 Reserve 10% 408 015 85 000 493 015 Total Projektkosten 2026 4 488 165 935 000 5 423 165 Im Budget 2026 eingestellt bzw. kompensiert 2 500 000 200 000 2 700 000 Zusätzlicher Mittelbedarf 2026 2 723 165

Die Gesamtkosten für das Projekt VRGo belaufen sich auf Fr. 5 423 165, wovon Fr. 311 372 im Jahr 2025 angefallen sind und von der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, übernommen wurden. Die Ausgaben bilden keine aktivierungsfähigen Vermögensteile (§ 55 Abs. 1 lit. a Gesetz über Controlling und Rechnungslegung [CRG, LS 611]), weshalb sie zulasten der Erfolgsrechnung zu buchen sind. Mit der Änderung des VRG vom 30. Oktober 2023 werden die Verwaltungsbehörden verpflichtet, ab 1. Januar 2027 Verfahrenshandlungen elektronisch vorzunehmen. Das Projekt VRGo sowie der Betrieb und die Weiterentwicklung von VerfahrenZH dienen unmittelbar der Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgabe. Die Ausgabe ist daher zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich, weshalb es sich um eine gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG handelt. 2. Kosten für Betrieb und Weiterentwicklung von VerfahrenZH Das VRGo-Lösungssystem besteht im Grundsatz aus Weiterentwicklungen bestehender Infrastrukturen wie ZHservices/Zürikonto, Secure- TransferZH (Nachfolgelösung von SiDAP) sowie aus den Neuentwicklungen des generischen Mandatenbackends und der Konfigurationskomponente für VerfahrenZH. Die Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung umfassen die Erhöhung der Kosten für bereits bestehende Infrastrukturen und Kosten für neue Infrastrukturen. Die Erhöhung der Kosten für bestehende Infrastrukturen kommt durch eine Vervielfachung des Volumens an Transaktionen, redundante Systeme und zusätzliche Performanz zustande. Die Kosten für den Betrieb stützen sich auf eine Schätzung, die abhängig vom Volumen an Geschäftsfällen ist, das tatsächlich über den elektronischen Weg anfallen wird. Eine Pflicht zum elektronischen Handeln besteht ab 2027 nur für berufliche Vertretungen sowie für andere Verwaltungsbehörden. Es ist deshalb davon auszugehen, dass nicht mehr als ein Drittel aller Verfahren ab 2027 elektronisch abgewickelt werden. Die aufgeführten Betriebskosten können dieses Drittel abdecken. Steigt die Nutzung der elektronischen Verfahren gegenüber den Papierverfahren, sind bestimmte personelle Mittel, insbesondere im Bereich Support und Infrastruktur, zu erhöhen.

Der Betrieb bestehender Komponenten und der Ausbau der Infrastruktur aufgrund neuer Transaktionsvolumen muss in allen drei betroffenen Organisationseinheiten (Staatskanzlei, AFI und Amt für Raumentwicklung) bereits 2026 eingeleitet werden, damit die Einführungsphase abgedeckt und die offizielle Betriebsaufnahme ab Januar 2027 sichergestellt ist.

Nicht alle Verfahren werden auf VerfahrenZH abgewickelt werden können, da teilweise Verfahrensbeteiligte stattdessen mit sicheren E- Mail-Systemen arbeiten, die ebenfalls die Anforderungen an einen massgeblichen Kanal gemäss § 2 VEVV erfüllen. Aus diesem Grund sind die Kosten für sichere E-Mail-Systeme (IncaMail und PrivaSphere) als Übergang für die Jahre 2027 und 2028 im AFI zu budgetieren. Kann der Betrieb von VerfahrenZH nicht fristgerecht aufgebaut und per Januar 2027 eingeführt werden, muss die kantonale Verwaltung auf wenig benutzerfreundliche und in der Anwendung veraltete sichere E-Mail-Systeme zurückgreifen. Dadurch setzt sich die kantonale Verwaltung einem enormen Reputationsrisiko aus, und der Kanton Zürich verliert die Stellung als Vorreiter in vielen Belangen der digitalen Transformation der Verwaltung. a. Staatskanzlei Die folgende Tabelle zeigt die Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung in der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei (Beträge in Franken): 2026 2027 2028 2029 2030 ff. Weiterentwicklung Formular­ 50 000 25 000 komponente auf ZHweb Fachlicher Betrieb und Weiter­ 600 000 600 000 500 000 500 000 entwicklung FormulareZH auf ZHservices einschliesslich Wartung/Support Lösung für juristische Personen 500 000 500 000 500 000 500 000 Wartung und Support Zusätzliche Infrastrukturanfor­ 300 000 600 000 600 000 600 000 600 000 derungen ZHservices Fachlicher Betrieb und Weiter­ 100 000 75 000 75 000 75 000 entwicklung Verfahrensregister und Administration/Monitoring Fachlicher Betrieb und Weiter­ 200 000 150 000 150 000 150 000 entwicklung generisches Mandantenbackend Zertifikatskosten/Siegel 200 000 250 000 250 000 250 000 Ablösung Formularbuilder 100 000 300 000 Lizenzkosten Ticketing-System 150 000 350 000 350 000 350 000 350 000 für Support Connect Business Service (Secure- 20 000 20 000 20 000 20 000 TransferZH) Benötigte Mittel 450 000 2 620 000 2 670 000 2 745 000 2 445 000 Im KEF einzustellende Mittel 2 620 000 2 670 000 2 745 000 2 445 000 (Erfolgsrechnung)

Die benötigten Mittel für 2026 sind im Budget 2026 der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, nicht enthalten und können nicht vollumfänglich kompensiert werden. Die Voraussetzung für die Bewilligung einer Kreditüberschreitung ist gegeben (§ 22 Abs. 1 lit. a CRG). Die Mittel für die Jahre ab 2027 sind im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2027–2030 der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, einzustellen. b. Amt für Informatik Die folgende Tabelle zeigt die Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung in der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik (Beträge in Franken): 2026 2027 2028 2029 2030 ff. Technischer Betrieb und Weiter­ 335 000 350 000 400 000 450 000 450 000 entwicklung generisches Mandantenbackend, Verfahrensregister und Administration/Monitoring Aufbau Lösung für grosse Dateien 120 000 Betrieb Lösung für grosse Dateien 200 000 200 000 200 000 200 000 Migration Betriebsplattform 100 000 100 000 generisches Mandantenbackend (IT-Security) Service Now für internen Support 100 000 350 000 350 000 350 000 350 000 Kosten für sichere E-Mail-Systeme 500 000 500 000 Total Betriebskosten 555 000 1 570 000 1 620 000 1 070 000 1 070 000

Die benötigten Mittel für 2026 sind im Budget 2026 der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, nicht enthalten und können nicht kompensiert werden. Die Voraussetzung für die Bewilligung einer Kreditüberschreitung ist gegeben (§ 22 Abs. 1 lit. a CRG). Die Mittel für die Jahre ab 2027 sind im KEF 2027–2030 der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, einzustellen. Die Budgetschätzung des AFI setzt voraus, dass die neue Kubernetes-Betriebsplattform beschafft und angeboten werden kann (Investitionskosten). Die Komponenten von VerfahrenZH werden auf diese Plattform migriert und darauf betrieben. Die Kosten des AFI werden weiterverrechnet.

c. Amt für Raumentwicklung Die folgende Tabelle zeigt die Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung in der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung (Beträge in Franken): 2026 2027 2028 2029 2030 ff. Kosten Datenvolumen 4 000 4 000 4 000 4 000 2nd-Level-Support 15 000 15 000 15 000 15 000 Installationskosten neue Verfahren 5 000 5 000 5 000 5 000 Schulung Einführungsphase 5 000 Installation Verfahren initial 120 000 Releasekosten 60 000 60 000 60 000 60 000 Total Betriebskosten 125 000 84 000 84 000 84 000 84 000

Die benötigten Mittel für 2026 sind im Budget 2026 der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung, nicht enthalten und können nicht vollumfänglich kompensiert werden. Die Voraussetzung für die Bewilligung einer Kreditüberschreitung ist gegeben (§ 22 Abs. 1 lit. a CRG). Die Mittel für die Jahre ab 2027 sind im KEF 2027–2030 der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung, einzustellen. Die Kosten des Amtes für Raumentwicklung werden weiterverrechnet. d. Übersicht Gesamtkosten Die anfallenden Gesamtkosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung lassen sich wie folgt zusammenfassen (Beträge in Franken): Leistungsgruppe 2026 2027 2028 2029 2030 ff. Nr. 1000, Regierungsrat 450 000 2 620 000 2 670 000 2 745 000 2 445 000 und Staatskanzlei Nr. 4610, Amt für Informatik 555 000 1 570 000 1 620 000 1 070 000 1 070 000 Nr. 8300, Amt für Raum­ 125 000 84 000 84 000 84 000 84 000 entwicklung Total Betriebskosten 1 130 000 4 274 000 4 374 000 3 899 000 3 599 000 VerfahrenZH

Für die Jahre 2026 bis 2029 belaufen sich die Gesamtkosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung auf Fr. 13 677 000. Ab 2030 beläuft sich der Betrag auf jährlich Fr. 3 599 000.

II. Stellenbedarf Über VerfahrenZH werden ab 2027 rund 800 Verfahren neu digital angeboten. Damit die Verfügbarkeit und die Weiterentwicklung sichergestellt werden können, sind zusätzliche personelle Mittel nötig. Dabei ist zu unterscheiden zwischen denjenigen, die für den Betrieb neuer Komponenten von VerfahrenZH nötig sind, und solchen, die für den Betrieb der bestehenden Komponenten nötig sind, auf denen VerfahrenZH aufbaut. Ein Grossteil der Stellen wird bereits ab Sommer 2026 benötigt, damit die rund 800 Verfahren rechtzeitig konfiguriert, getestet und bereitgestellt werden können. Diese Aufwände können nicht durch die Projektorganisation geleistet werden. Durch die Verfügbarkeit dieser personellen Mittel ab Sommer 2026 wird zudem sichergestellt, dass die betrieblichen Abläufe rechtzeitig aufgebaut und die nötigen Kompetenzen für die offizielle Betriebsaufnahme ab Januar 2027 geschult werden können. 1. Stellenbedarf Staatskanzlei a. Gesamtleitung Betrieb VerfahrenZH In der Staatskanzlei ist eine Stelle für die Gesamtleitung des Betriebs von VerfahrenZH vorzusehen. Diese Stelle führt die neuen Mitarbeitenden im Betrieb, steht im Austausch mit den Verantwortlichen der Direktionen und verantwortet den fachlichen Betrieb und die Weiterentwicklung von VerfahrenZH als Ganzes entlang der Anforderungen aus den Direktionen. Diese Rolle ist involviert in die mittel- und langfristige Planung einzelner bestehender Komponenten von VerfahrenZH. Im Stellenplan der Staatskanzlei ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO

b. Fachliche Betreuung der massgeblichen Kanäle Für die Entgegennahme und Priorisierung von fachlichen Anforderungen aus den Direktionen sowie die Planung und Begleitung der Umsetzung im Bereich des Frontends auf ZHservices sind zwei Stellen erforderlich. Die Entwicklung, der Betrieb und die Weiterentwicklung werden im Rahmen des Scaled Agile Framework (SAFe) umgesetzt. Die Stellen übernehmen in der SAFe-Organisation die Rolle des Product Owners für das neue digitale Angebot. Sie übernehmen Beratungs- und Befähigungsleistungen für die Direktionen im Kontext von VerfahrenZH, beobachten und begleiten die Entwicklungen anderer massgeblicher Kanäle gemäss § 5 VEVV in der kantonalen Verwaltung und stellen den Kundensupport nach aussen sicher. Hierfür sind die Einbindung und Koordination mit der Rolle der «Direktionsverantwortliche/n massgebliche Kanäle» nötig.

Im Stellenplan der Staatskanzlei sind mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stellen zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO

c. Kundensupport extern Der Support der externen Kundinnen und Kunden wird erst ab dem Zeitpunkt der offiziellen Betriebsaufnahme ab Januar 2027 anfallen. Bis dahin können Supportanfragen über die Projektorganisation abgedeckt werden. Diese Stelle unterstützt Bevölkerung und Wirtschaft bei Supportbedarf rund um die elektronischen Eingaben und triagiert fachliche Supportanfragen an die zuständigen Organisationseinheiten. Im Stellenplan der Staatskanzlei ist mit Wirkung ab 1. Januar 2027 befristet bis 31. Dezember 2030 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Informatikspezialist/in (Kundensupport) 18

d. Rolloutbegleitung neue Fachapplikationen Die Rolloutbegleitung neuer Fachapplikation erfordert die Koordination des fachlichen Bedarfs und die Migrationsplanung zwischen den Fachapplikationsverantwortlichen der Direktionen und den technischen Umsetzungsarbeiten für die Anbindung an SecureTransferZH. Hierfür ist eine Stelle erforderlich. Diese koordiniert zudem die Ablösungsplanung mit dem generischen Mandantenbackend und prüft die technischen Anforderungen an den Schnittstellenstandard. Sie leistet 1st-Level-Support für die Fachapplikationsbetreuerinnen und -betreuer und dient diesen als Ansprechperson. Im Stellenplan der Staatskanzlei ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 befristet bis 30. Juni 2030 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Informatikspezialist/in (Fachliches Applikations- 19 management Application Programming Interface und Transport)

e. Fachliches Applikationsmanagement generisches Mandantenbackend Für das fachliche Applikationsmanagement des generischen Mandantenbackends sind zwei Stellen erforderlich. Diese übernehmen die Aufgaben einer/eines Fachapplikationsverantwortlichen gemäss Governance-Handbuch. Die Stellen übernehmen die Planung der Weiterentwicklung des Backends nach der ersten Version (MVP) im Austausch mit den Direktionen und koordinieren die fachliche Abstimmung mit den weiteren Komponenten (Frontend, Transport). Gemeinsam mit der Stelle für die Rolloutbegleitung koordinieren sie die Ablösung von Verfahren vom generischen Mandantenbackend zu einer Fachapplikationsanbindung. Zudem gewährleisten die Stellen den internen Support für die Direktionen im Kontext des generischen Mandantenbackends. Eine der beiden Stellen ist zu befristen, da die Nutzung des generischen Mandantenbackends abnehmen soll, sobald mehr Fachapplikationen direkt an die Lösung angebunden werden. Im Stellenplan der Staatskanzlei ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Fachliche Applikations­ 19 verantwortung)

Im Stellenplan der Staatskanzlei ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 befristet bis 30. Juni 2030 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Fachliche Applikations­ 19 verantwortung)

f. Konfiguration fachlich: Verfahrensregister und Administrationsumgebung Für die fachliche Konfiguration des Verfahrensregisters und der Administrationsumgebung ist eine Stelle erforderlich. Diese übernimmt die Aufgaben einer/eines Fachapplikationsverantwortlichen für das Verfahrensregister gemäss Governance-Handbuch. Sie pflegt das Verfahrensregister, erweitert dies nach fachlichem Bedarf, nimmt neue Verfahren auf und passt bestehende Verfahren an. Zudem verantwortet diese Stelle das fachliche Monitoring der korrekten Verfahrenskonfiguration und begleitet bei Fehlerbehebungen auf Ebene einzelner Geschäftsfälle. Im Stellenplan der Staatskanzlei ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Informatikspezialist/in 19

g. Identifikation und Administration von juristischen Personen Für die Identifikation und Administration von juristischen Personen ist eine Stelle erforderlich. Diese prüft die Identität von juristischen Personen, die ihre Verfahren elektronisch über VerfahrenZH abwickeln wollen. Weiter prüft sie die Zeichnungsberechtigung von juristischen

Personen und organisiert die Weitergabe dieser Information an interessierte Gemeinden im Kanton. Sie ist für die fachliche Weiterentwicklung der technischen Komponente zuständig und sorgt für eine benutzerfreundliche Umsetzung. Sie leistet bei Bedarf fachlichen Support für juristische Personen. Im Stellenplan der Staatskanzlei ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO

h. Content Management für Formulare Für das Content Management der Formulare ist eine Stelle erforderlich. Diese ist für das Erstellen neuer Formulare, das Anpassen bestehender Formulare sowie für die fachliche Betreuung der Formulare auf zh.ch verantwortlich, die den Einstiegspunkt für elektronische Verfahren bilden. Zudem überführt sie bestehende Übermittlungsformulare (einfache Formulare) in komplexe Formulare, um eine durchgängig digitale und datenbasierte Verarbeitung der Verfahren innerhalb der Direktionen sicherzustellen. Im Stellenplan der Staatskanzlei ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,8 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Content Manager/in 18 Formulare)

i. Fachliches Applikationsmanagement ZHservices Das fachliche Applikationsmanagement von ZHservices stellt den technischen Betrieb sowie die Weiterentwicklung der Anwendung FormulareZH sicher. Mit der zunehmenden Anzahl von Leistungen, die über FormulareZH abgewickelt werden, wird zusätzliches Personal mit entsprechendem technischem Know-how benötigt. Hierfür sind zwei Stellen erforderlich. Diese übernehmen die Schnittstellenfunktion zwischen der fachlichen Verantwortung und dem infrastrukturellen Betrieb und stellen eine koordinierte Zusammenarbeit sicher. Zudem werden Supportanfragen über diese Stellen entgegengenommen, triagiert und an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Zudem verantworten diese Stellen den Betrieb sowie die Weiterentwicklung der Funktionalitäten für juristische Personen auf der Umgebung von ZHservices. Sie stellen den stabilen Betrieb in Verbindung mit dem Zürikonto sicher, koordinieren technische Anpassungen und Weiterentwicklungen und fungieren als Schnittstelle zwischen fachlichen Anforderungen und dem technischen Betrieb.

Im Stellenplan der Staatskanzlei sind mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stellen zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Informatikspezialist/in (Fachliches Applikations- 18 management ZHservices) 1,0 Informatikspezialist/in (Fachliches Applikations- 19 management juristische Personen)

j. Personal und Finanzen Die mit der Stellenplanerweiterung einhergehenden Aufgaben und Anforderungen im Personal- und Finanzwesen sowie weitere zentrale Organisationsaufgaben erfordern eine Aufstockung der personellen Mittel im hierfür verantwortlichen Stab. Die vergangenen Stellenerweiterungen der Staatskanzlei wurden in diesem Bereich weitestgehend mit Umlagerungen und Optimierungen kompensiert. Weitere Kompensationen sind nicht möglich. Im Stellenplan der Staatskanzlei ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO

k. Stellenaufstockungen Es handelt sich bei sämtlichen Stellen um Stellenaufstockungen, weshalb es keiner weiteren Einreihungsprüfung bedarf. 2. Stellenbedarf Amt für Informatik a. Technisches Applikationsmanagement generisches Mandantenbackend und Konfigurationskomponente technisch Für das Applikationsmanagement des generischen Mandantenbackends und der Konfigurationskomponente ist eine Stelle erforderlich. Die/der Applikationsmanager/in trägt die technische Verantwortung, abhängig vom Betriebsmodell, für die Wartung und die kontinuierliche Optimierung der Applikationen über den gesamten Lebenszyklus sowie die Einhaltung der vereinbarten Service Levels und koordiniert die Zusammenarbeit zwischen Leistungsbezügerinnen und -bezügern, internen Fachbereichen, technischen Teams und externen Dienstleistungspartnerinnen und -partnern. Im Stellenplan des AFI ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO

Für den technischen Applikationsbetrieb des generischen Mandantenbackends und der Konfigurationskomponente sind zwei Stellen erforderlich. Die Stellen sind für den Betrieb und die kontinuierliche Überwachung des generischen Mandantenbackends sowie der Konfigurationskomponente verantwortlich. Sie stellen eine stabile Betriebsumgebung sicher und sorgen für die effiziente und rasche Bearbeitung von Incidents, Service Requests, Changes und Problems. Im Stellenplan des AFI sind mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stellen zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO Zudem übernimmt das AFI den technischen Support für die Verwaltungseinheiten, die das generische Mandantenbackend nutzen. Hierfür sind zwei zusätzliche Stellen zu schaffen. Im Stellenplan des AFI sind mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stellen zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 2,0 Informatikspezialist/in (Technischer Support) 19

b. Service Owner/in Für die Wahrnehmung der Funktion Service Owner/in im AFI ist eine Stelle erforderlich. Die/der Service Owner/in gewährleistet die gesamtheitliche Sicht im Service mit Fokus auf Leistungsbezügerinnen und -bezüger sowie Kundinnen und Kunden. Sie bzw. er trägt die Gesamtverantwortung im ganzen Service Lifecycle für Service Design, Service Delivery, Service Vermarktung sowie die finanzielle Führung. Im Stellenplan des AFI ist mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stelle zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Informatikspezialist/in (Service Owner/in) 19

c. Stellenaufstockungen Es handelt sich bei sämtlichen Stellen um Stellenaufstockungen, weshalb es keiner weiteren Einreihungsprüfung bedarf.

3. Stellenbedarf Amt für Raumentwicklung a. Technisches Applikationsmanagement für SecureTransferZH Der Datentransport von VerfahrenZH läuft über die Anwendung SecureTransferZH, die im Amt für Raumentwicklung betrieben wird. Mit VerfahrenZH steigen die Anforderungen an die Anwendung, die Verfügbarkeit und den Support. Für das technische Applikationsmanagement für SecureTransferZH sind 2,5 Stellen erforderlich. Diese verantworten den Betrieb, die Wartung sowie die Weiterentwicklung der Plattform (Produktverantwortung) einschliesslich 2nd-Level-Support. Die Stellen konfigurieren die Connectoren, begleiten den Rollout, legen notwendige Erweiterungsmassnahmen fest und bilden den Kontakt zur externen Lieferantin. Im Stellenplan des Amtes für Raumentwicklung sind mit Wirkung ab 1. Juli 2026 folgende Stellen zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 2,5 Informatikspezialist/in (Technisches Applikations- 19 management SecureTransferZH)

b. Stellenaufstockungen Bei den Stellen handelt es sich um Stellenaufstockungen, weshalb es keiner weiteren Einreihungsprüfung bedarf. 4. Weiterer Stellenbedarf in den Direktionen und der Staatskanzlei a. Direktionsverantwortliche/r massgebliche Kanäle Für die Wahrnehmung der fachlichen Verantwortung für massgebliche Kanäle gemäss VRG sind in den Direktionen und der Staatskanzlei je 0,5 Stellen erforderlich; aufgrund der Grösse ihrer Organisation sind für die Direktion der Justiz und des Innern, die Sicherheitsdirektion und die Baudirektion für diese Aufgaben je 1,0 Stellen nötig. Diese Stelle trägt in der jeweiligen Direktion bzw. der Staatskanzlei die fachliche Verantwortung für die massgeblichen Kanäle. Sie koordiniert und bündelt die Anforderungen der Direktion bzw. der Staatskanzlei und stellt deren Weiterentwicklung sicher. In enger Zusammenarbeit mit der fachlichen Betreuung der massgeblichen Kanäle in der Staatskanzlei bringt die Stelle die direktionsspezifischen Bedürfnisse für den Kanal VerfahrenZH ein und begleitet deren Umsetzung. Zugleich berücksichtigt sie, dass die Direktionen neben den zentral betriebenen Lösungen auch eigene massgebliche Kanäle betreiben und nutzen können. Diese Stelle stellt daher auch innerhalb der Direktion die Abstimmung und Koordination dieser Kanäle sicher. Zudem wirkt sie an der übergreifenden

Abstimmung zwischen den Direktionen und der Staatskanzlei mit und trägt zu einer einheitlichen Anwendung und Weiterentwicklung der massgeblichen Kanäle in der kantonalen Verwaltung bei. In den Stellenplänen der Generalsekretariate der Volkswirtschaftsdirektion, der Gesundheitsdirektion, der Bildungsdirektion (Bildungsverwaltung) und im Stellenplan der Staatskanzlei sind mit Wirkung ab 1. Juli 2026 je 0,5 Stellen zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO In den Stellenplänen der Generalsekretariate der Direktion der Justiz und des Innern, der Sicherheitsdirektion und der Baudirektion sind mit Wirkung ab 1. Juli 2026 je 1,0 Stellen zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO

b. Stellenaufstockungen Es handelt sich bei den Stellen um Stellenaufstockungen, weshalb es keiner weiteren Einreihungsprüfung bedarf. 5. Übersicht Stellenbedarf Der Gesamtbedarf an Stellen lässt sich wie folgt zusammenfassen: Zusätzliche Stellen ab 1. Juli ab 1. Januar Total 2026 2027 LG Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei 12,0 1,0 13,0 LG Nr. 4610, Amt für Informatik 6,0 6,0 LG Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung 2,5 2,5 LG Nr. 2201, Generalsekretariat 1,0 1,0 LG N r. 3000, Generalsekretariat / Zentrale 1,0 1,0 Vollzugsaufgaben und Rekursabteilung LG Nr. 5000, Generalsekretariat 0,5 0,5 LG Nr. 6000, Generalsekretariat 0,5 0,5 LG Nr. 7000, Bildungsverwaltung 0,5 0,5 LG Nr. 8000, Generalsekretariat 1,0 1,0 Total Stellenbedarf 25,0 1,0 26,0 Bestehende Stellen Staatskanzlei –2,0 –2,0 Zusätzlicher Stellenbedarf 23,0 1,0 24,0 In der Staatskanzlei können durch Umlagerungen der Aufgaben 2,0 Stellen mit bestehenden personellen Mitteln gedeckt werden. Bei sämtlichen Stellen handelt es sich um Stellenaufstockungen, weshalb es keiner weiteren Einreihungsprüfung bedarf.

6. Übersicht Personalkosten Die anfallenden Personalkosten lassen sich wie folgt zusammenfassen (Beträge in Franken). Dabei wird mit Lohn- und Lohnnebenkosten von Fr. 175 000 pro Stelle gerechnet. Personalkosten Ab 1. Juli 2026 1. Januar 2027 1. Juli 2030 Ab 1. Januar bis 30. Juni bis 31. Dezem- 2031 2030 ber 2030 LG N r. 1000, Regierungsrat 875 000 1 925 000 1 575 000 1 400 000 und Staatskanzlei LG Nr. 4610, Amt für Informatik 525 000 1 050 000 1 050 000 1 050 000 LG N r. 8300, Amt für Raum- 218 750 437 000 437 000 437 000 entwicklung LG Nr. 2201, Generalsekretariat 87 500 175 000 175 000 175 000 LG N r. 3000, Generalsekretariat / 87 500 175 000 175 000 175 000 Zentrale Vollzugsaufgaben und Rekursabteilung LG Nr. 5000, Generalsekretariat 43 750 87 500 87 500 87 500 LG Nr. 6000, Generalsekretariat 43 750 87 500 87 500 87 500 LG Nr. 7000, Bildungsverwaltung 43 750 87 500 87 500 87 500 LG Nr. 8000, Generalsekretariat 87 500 175 000 175 000 175 000 Total 2 012 500 4 199 500 3 849 500 3 674 500

III. Interne Verrechnung Die anteiligen Kosten für die Infrastruktur werden durch das Amt für Informatik und das Amt für Raumentwicklung den Bestellenden verrechnet. Das bedeutet, dass die Leistungsgruppen Nrn. 4610, Amt für Informatik, und 8300, Amt für Raumentwicklung, die Kosten ab 2027 der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, verrechnen. Die Mittel sind entsprechend im KEF 2027–2030 einzustellen.

IV. Budgetdeckung 2026 1. Staatskanzlei Die Staatskanzlei priorisiert seit 2025 die Mittel, die für die Umsetzung der SDV25+ zur Verfügung stehen, für VRGo und kompensiert damit intern. Dennoch sind die erforderlichen Mittel im Budget 2026 der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, nur teilweise enthalten. Die Voraussetzung für die Bewilligung einer Kreditüberschreitung ist gegeben (§ 22 Abs. 1 lit. a CRG). Sofern die erforderlichen Mittel für das Projekt, den Betrieb und die zusätzlich benötigten Stellen von insgesamt Fr. 4 161 915 nicht oder nur teilweise innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, kompensiert werden können, ist die Staatsschreiberin ermächtigt, eine Kreditüberschreitung zu bewilligen.

2. Amt für Informatik Die erforderlichen Mittel von Fr. 1 435 000 sind im Budget 2026 der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, nicht enthalten und können nicht kompensiert werden. Es ist ein Nachtragskredit unter Berücksichtigung von § 21 Abs. 2 CRG zu beantragen. 3. Amt für Raumentwicklung Die erforderlichen Mittel von Fr. 125 000 sind im Budget 2026 der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung, nicht enthalten und können nicht vollumfänglich kompensiert werden. Die Voraussetzung für die Bewilligung einer Kreditüberschreitung ist gegeben (§ 22 Abs. 1 lit. a CRG). Sofern die erforderlichen Mittel nicht oder nur teilweise innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung, kompensiert werden können, ist der Direktionsvorsteher ermächtigt, eine Kreditüberschreitung zu bewilligen.

G. Gremien Das Gremium Steuerung Digitale Verwaltung und IKT hat den vorliegenden Antrag an seiner Sitzung vom 26. März 2026 zuhanden des Regierungsrates vorberaten und diesen inhaltlich zustimmend zur Kenntnis genommen. Anträge zur Kürzung und Befristung der Stellen wurden umgesetzt.

Auf Antrag der Staatskanzlei, der Finanzdirektion und der Baudirektion