Accord entre le Conseil fédéral suisse et l'association internationale Assistance à l'autonomie à domicile (AALA)
(avec annexes)

Traduction

Accord entre le Conseil fédéral suisse et l’association internationale Assistance à l’autonomie à domicile (AALA)

Conclu le 7 septembre 2017 Entré en vigueur le 7 septembre 2017 avec effet à partir du 1er janvier 2017

Le Conseil fédéral suisse, représenté par le Secrétariat d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation (ci-après dénommé «SEFRI»), Einsteinstrasse 2, 3003 Berne, Suisse, représenté, pour la signature du présent Accord, par Monsieur Mauro Dell’Ambrogio, Secrétaire d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation, d’une part, et l’association Assistance à l’autonomie à domicile AISBL (association internationale sans but lucratif de droit belge), no de registre 894.588.636, rue du Luxembourg 3, 1000 Bruxelles, Belgique, no de TVA BE0894588636 (ci-après dénommée «AALA»), représentée, pour la signature du présent Accord, par Monsieur Rafael de Andrés Medina, Président de l’AALA, d’autre part, (ci-après dénommés «les Parties») sont convenus des termes et conditions ci-après relatifs aux obligations et responsabilités mutuelles découlant du présent Accord.

1. Objet et champ d’application (1) Dans la décision no 554/2014/UE du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 sur la participation de l’Union au programme de recherche et développement sur l’assistance à la vie active entrepris conjointement par plusieurs États membres1 (ci-après dénommée «acte de base»), l’Union a décidé d’apporter une contribution financière au programme de recherche et développement sur l’assistance à la vie active entrepris conjointement par plusieurs États membres (ci-après dénommé «programme AVA»). L’Union verse une contribution financière d’un montant maximal de 175 millions EUR pour la durée d’Horizon 2020, le programme-cadre de l’UE pour la recherche et l’innovation.

RS 0.420.513.121 1 JO L 169 du⁷.6.2014, p. 14.

(2) Les États participants ont déclaré leur participation au programme AVA et se sont engagés à mettre leur contribution financière au programme AVA à la disposition de l’Union, représentée par la Direction générale Réseaux de communication, contenu et technologies (DG Connect). (3) Les États participants ont créé l’AALA, une association internationale de droit belge, en tant que structure d’exécution spécifique pour le programme AVA. (4) Conformément à l’acte de base, la contribution financière est gérée par l’AALA en tant que structure d’exécution spécifique dans le cadre d’une gestion centralisée indirecte conformément aux dispositions pertinentes du règlement (UE, Euratom) no 966/20122. La convention de délégation no 30-CE-0688218/00-46 entre la Commission et l’AALA visée à l’art.⁷ de l’acte de base (ci-après dénommée «convention de délégation») précise les modalités détaillées pour la mise en œuvre de la gestion centralisée indirecte. (5) Le présent Accord est conclu entre l’AALA en tant que structure d’exécution spécifique du programme AVA et le Conseil fédéral suisse, représenté par le SEFRI, pour la participation à l’AALA et en tant qu’organisme national de financement responsable de la gestion commune du programme AVA.

Les organismes nationaux de financement prennent les mesures appropriées afin de remplir les dispositions du présent Accord. (6) Si le SEFRI délègue l’exécution du présent Accord à une autre entité, il reste néanmoins pleinement responsable, vis-à-vis de l’AALA, de l’exécution des dispositions du présent Accord. (7) Le présent Accord fixe les exigences détaillées applicables aux deux Parties dans les domaines suivants: – mise en œuvre des programmes de travail et des appels à propositions du programme AVA et de l’AALA; – établissement de budgets annuels et de contrôles de budgets pour l’AALA; – sélection, mise en œuvre et administration d’activités menées par l’AALA et de projets financés par le programme AVA; – contributions à l’unité de gestion (Management Unit) de l’AALA, composée de points de contact nationaux et de l’unité de gestion centrale; – financement commun des projets sélectionnés et d’autres activités; – transfert de la contribution financière de l’Union par l’AALA au SEFRI ou à l’entité désignée pour la recevoir; – protection des intérêts financiers de la Commission, notamment en cas de fraude, d’irrégularités, de corruption ou d’autres activités illégales; – soutien à l’AALA au moyen de rapport annuels, d’audits et d’évaluations obligatoires, ainsi que de toutes les informations nécessaires à l’exécution de

2 Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil, JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.

l’évaluation intermédiaire et de l’évaluation finale du programme AVA, à l’établissement du rapport final de contrôle de projet et du rapport final du programme AVA. (8) Le présent Accord doit être lu et interprété en relation avec les actes ci-après: – acte de base; – convention de délégation, annexes comprises; – statuts et règlement interne (Rules of Internal Order), annexes comprises, de l’AALA; – règlement (CE, Euratom) no 2988/95 du Conseil, du 18 décembre 1995, relatif à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes3; – règlement (CE, Euratom) no 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités4; – règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil concernant les enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude5; – lettre du 13 décembre 2013 du secrétaire d’État Mauro Dell’Ambrogio à Monsieur Robert Madelin, directeur général de DG Connect à la Commission européenne, concernant l’engagement du SEFRI à participer au programme AVA et la contribution de la Suisse; – procès-verbal de la séance de l’Assemblée générale de l’AALA approuvant la participation du SEFRI à l’AALA; – règles et modalités établies dans les annexes I et III de l’Accord de coopération scientifique et technologique du 5 décembre 2014 entre la Confédération suisse et l’Union européenne et la Communauté européenne de l’énergie atomique associant la Confédération suisse au programme-cadre pour la recherche et l’innovation «Horizon 2020» et au programme de recherche et de formation de la Communauté européenne de l’énergie atomique complétant le programme-cadre «Horizon 2020», et réglementant la participation de la Confédération suisse aux activités d’ITER menées par Fusion for Energy⁶. (9) La mise en œuvre du programme AVA doit être conforme aux dispositions de l’annexe 1 «Description of entrusted tasks» de la convention de délégation. (10) Le pourcentage de financement de la contribution de l’Union au bénéficiaire dans les propositions sélectionnées doit

être calculé conformément aux principes

3 JO L 312 du 23.12.1995, p. 1. 4 JO L 292 du 15.11.1996, p. 2. 5 JO L 248 du 18.09.2013, p. 1.

définis au par.⁶.1 de l’annexe 1 «Description of entrusted tasks» de la convention de délégation.

2. Entrée en vigueur et durée de validité (1) Le présent Accord entre en vigueur avec effet rétroactif au 1er janvier 2017, remplaçant à partir de cette date l’accord de partenariat du 16 décembre 2016 entre le Conseil fédéral suisse et l’Association Internationale AAD⁷ couvrant la période du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2020. (2) Les deux Parties peuvent suspendre ou résilier le présent Accord à tout moment conformément à l’art.¹³ du présent Accord. (3) Les deux Parties conviennent avant le 31 décembre 2020 d’un cadre détaillé définissant les différentes étapes de la conclusion du programme AVA coordonnée avec la fin du programme Horizon 2020, afin de: – effectuer le versement final de l’AALA au SEFRI; – mettre en place une procédure de recouvrement pour toute somme indûment payée en faveur d’un projet à partir des fonds de l’Union et devant être remboursée par l’AALA au budget de l’Union. Les tâches définies à l’annexe 1 «Description of entrusted tasks» de la convention de délégation doivent être réalisées avant le 31 décembre 2027.

3. Mise en œuvre des programmes de travail et des appels à propositions de l’AALA (1) L’AALA établit un programme de travail annuel, comprenant l’appel ou les appels à propositions annuels, d’autres activités et des activités administratives de l’AALA. L’organisme national de financement, ou l’entité dûment désignée, doit être pleinement membre de l’AALA et disposer notamment de droits de vote. L’Assemblée générale de l’AALA statue sur le programme de travail, qui doit également être approuvé par la Commission européenne en tant qu’annexe de l’accord annuel de financement («accords de transfert de fonds»). (2) Sur demande, l’organisme national de financement, ou l’entité dûment désignée, communique à l’AALA: – la contribution financière mise à disposition pour le programme de travail planifié sur la base du budget prévu; – les critères nationaux d’éligibilité et autres exigences légales, administratives et financières applicables à chaque appel à propositions pour l’établissement de conventions de subvention nationales avec les participants au projet. Ces critères et exigences doivent être transmis dans les 30 jours civils suivant la demande du Conseil de direction de l’AALA;

– les critères nationaux d’éligibilité à inclure par l’AALA dans son appel à propositions; – le nom d’un coordinateur national; le coordinateur national est membre de l’unité de gestion de l’AALA ainsi que de l’unité de gestion centrale, agissant dans tous les dossiers administratifs de l’AALA et du programme AVA, plus particulièrement en ce qui concerne la préparation et l’exécution du programme de travail annuel; l’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée peut les substituer à tout moment en adressant un courrier à l’AALA dans lequel elle précise la date à laquelle le remplacement est effectif. (3) Les dispositions de l’art. 20 du règlement (UE) no 1290/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013 définissant les règles de participation au programme-cadre pour la recherche et l’innovation «Horizon 2020» (2014-2020) et les règles de diffusion des résultats et abrogeant le règlement (CE) no 1906/20068 s’appliquent9. (4) Les appels à propositions précisent la date prévue à laquelle tous les candidats sont informés du résultat de l’évaluation de leur candidature ainsi que la date indicative pour la signature des conventions de subvention ou la notification des décisions de subvention.

4. Administration de projets L’administration conjointe de projets subventionnés doit être définie dans un manuel des procédures relatives au programme AVA fourni par l’AALA.

a. Sélection des propositions (1) L’AALA est responsable de l’évaluation et de la sélection des propositions. L’évaluation des propositions de projets soumises est effectuée avec l’aide d’experts indépendants. Le processus d’évaluation aboutit à un classement des projets. L’éligibilité des candidats individuels, notamment leur capacité financière, est vérifiée par l’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée conformément aux règles de participation au programme national désigné. (2) Sur la base du classement des projets, le Conseil de direction de l’AALA procède à l’équilibrage nécessaire entre le financement demandé et les budgets nationaux disponibles. Dans l’hypothèse où un projet est retenu pour être financé mais que l’un des programmes nationaux participants a épuisé son ou ses budgets alloués à cette fin, les options suivantes peuvent être considérées:

8 JO L 347 du 20.12.2013, p. 81. 9 La Suisse n’est pas liée par des règles de procédure spécifiques qui s’appliquent uniquement aux États membres de l’UE.

– l’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée peut augmenter le budget dédié au programme AVA10; il est possible à cet effet de recourir à des fonds provenant d’autres sources publiques, telles que d’autres programmes de recherche (à l’exception de projets d’Horizon 2020 ou d’autres projets d’assistance à l’autonomie à domicile inéligibles pour les sources de financement de l’Union); – un organisme national de financement d’un autre État participant peut financer le partenaire (financement croisé). – Le processus d’équilibrage et d’optimisation du financement doit être terminé dans les 30 jours civils après l’envoi de l’invitation à procéder à ladite optimisation par l’unité de gestion centrale. (3) L’assemblée générale de l’AALA approuve une liste des propositions sélectionnées qui est contraignante pour tous les membres de l’AALA. (4) Dans l’hypothèse où une proposition est retenue pour être financée mais que l’un des programmes nationaux participants a épuisé son ou ses budgets alloués à cette fin, ou qu’un ou plusieurs candidats individuels ne sont pas éligibles conformément aux règles de participation d’un organisme national de financement ou d’une entité dûment désignée, la proposition sera marquée comme devant être invitée à être remaniée, pour autant que les règles de remaniement définies dans les documents de l’appel à propositions s’appliquent à la proposition en question.

Dans ce cas: – le ou les participants peuvent être financés par des sources privées, telles que le capital-investissement ou l’autofinancement; si ces moyens ne sont pas suffisants pour le ou les participants en question, et s’il n’est pas possible de recourir à d’autres sources de financement, le projet peut continuer sans le ou les participants en question; – le partenaire peut être remplacé par un autre participant, ou le projet peut être exécuté sans ce partenaire si les critères d’éligibilité sont remplis. (5) Afin de garantir que ce projet est toujours viable et suffisamment proche de la proposition telle qu’évaluée par les experts indépendants, l’AALA peut décider qu’une nouvelle évaluation centrale indépendante de la proposition concernée doit être menée avec l’aide d’experts indépendants en vue d’évaluer la proposition sans le concours du participant en question, ou, sur proposition du consortium de projet, avec un autre participant. (6) S’il s’avère que le projet n’est plus viable ou s’éloigne trop de la proposition évaluée par les experts indépendants, il est supprimé de la liste et le projet suivant est examiné. Cette décision est prise par l’AALA après réception de suffisamment de preuves attestant que les autres alternatives ont été examinées et ne sont pas possibles.

10 En Suisse, seuls les fonds définis à l’art. 4 de l’AF du 13 sept. 2016 ouvrant des crédits pour la coopération internationale dans le domaine de la recherche et de l’innovation pendant les années 2017 à 2010 peuvent être alloués à des projets AAL (FF 2016 7753).

(7) L’unité de gestion centrale de l’AALA communique la liste des propositions sélectionnées au coordinateur de projet collaboratif transnational de l’organisme national de financement ou de l’entité dûment désignée dans les 14 jours civils suivant la finalisation du processus et l’approbation de la liste de sélection. Chaque coordinateur de projet transnational d’assistance à domicile sera prié de transmettre cette information à ses partenaires de projet transnationaux. Les détails de ce processus sont décrits dans le manuel de gestion du programme AVA.

b. Conventions nationales de subvention (1) L’organisme national de financement du coordinateur du projet commun organise la coordination et le processus de négociation dans le projet collaboratif et s’assure qu’un accord de consortium a été trouvé et signé par tous les partenaires. Pour toutes les obligations de ce type, l’organisme national de financement du coordinateur reçoit un soutien approprié de la part du coordinateur du projet, des autres organismes nationaux de financement participant au projet et de l’unité de gestion centrale. (2) Parallèlement à ce processus de coordination et de négociation, les organismes nationaux de financement engagés dans un projet collaboratif concluent des conventions de subvention avec les participants au projet. Ces conventions de subvention sont établies conformément aux règles nationales. Les organismes nationaux de financement vérifient l’éligibilité des coûts; la conformité aux règlementations nationales en matière d’aides de l’État concerné et le respect du règlement général d’exemption pour les aides d’État telles que définies dans le règlement sur la modernisation de la politique en matière d’aides d’État IP/12/458 et la communication de la Commission 2014/C 198/01 relative à un encadrement des aides d’état à la recherche, au développement et à l’innovation11, sont essentiels12. Tout changement substantiel survenant dans le projet au cours du processus de négociation (par ex. modification de la composition du consortium, changements dans les objectifs principaux du projet, augmentation ou réduction importante du budget du projet) doit être annoncé à l’AALA et approuvé par les organismes nationaux de financement concernés avant conclusion des conventions de subvention. Les mêmes conditions s’appliquent en cas de changement au cours de la mise en œuvre des projets. (3) Les conventions de subvention contiennent également toutes les obligations en matière d’établissement de rapports et de contrôle prévues dans le présent Accord. L’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée s’assure que le financement du projet est conforme aux taux de financement fixés dans la convention de délégation, annexes comprises, et dans l’accord de transfert de fonds entre l’AALA et la Commission, ainsi qu’aux règles nationales de financement.

11 JO C 198 du 27.6.2014, p. 1. 12 La Suisse n’est pas liée par des règles de procédure spécifiques qui s’appliquent uniquement aux États membres de l’UE.

(4) Le bénéficiaire du projet confirme dans une déclaration qu’aucun double financement n’a été et ne sera perçu d’une source nationale ou de l’Union pour les mêmes coûts éligibles. (5) En cas d’échec de la négociation et de l’établissement de la convention de subvention, l’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée adresse un rapport à l’AALA dans les 60 jours civils suivant l’invitation à la négociation. (6) L’AALA peut décider de recommander l’arrêt de la mise sous contrat d’une proposition pour laquelle les négociations se prolongent excessivement, en modifiant par conséquent la liste précédemment approuvée visée à l’art. 5, let. a, par. 3. (7) Dans les 14 jours civils suivant la conclusion des conventions de subvention, le coordinateur du projet soumet à l’unité de gestion centrale les documents suivants: – une description du programme de travail du projet collaboratif, notamment de toutes les activités et actions nécessaires afin de remplir les objectifs stipulés dans la proposition de projet; – le plan financier du projet; – les dates de signature des conventions de subvention de chaque participant au projet collaboratif. Les organismes nationaux de financement donnent accès aux conventions de subvention et à tous les documents afférents sur demande de l’AALA. (8) La convention de subvention comprend l’obligation pour le bénéficiaire de mentionner les fonds reçus de la part de l’Union et de faire apparaître le logo de la Commission de manière appropriée. (9) La convention de subvention comprend également l’obligation pour le bénéficiaire de fournir, sur demande, toutes les informations et l’ensemble des documents nécessaires à l’AALA pour la publication d’informations non confidentielles relatives au projet. (10) Si un organisme national de financement ou une entité dûment désignée ne travaille pas avec les conventions de subvention, les règles relatives aux conventions de subvention s’appliquent également aux équivalents nationaux de ces dernières (par ex. décisions de subvention).

c. Administration des projets financés et autres activités (1) L’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée est responsable de l’administration des projets financés conformément aux lois et réglementations nationales après la signature de la convention de subvention entre l’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée et le bénéficiaire ou un autre instrument légal contraignant. L’administration de projets est conforme aux procédures nationales telles que décrites dans le modèle à l’annexe 2 du présent Accord. Le rapport relatif aux procédures nationales contient notamment le système de contrôle national, la stratégie d’audit, y compris la méthodologie appliquée pour sélectionner les conventions de subvention à vérifier, ainsi qu’une confirmation que

les normes d’audit définies au niveau international sont appliquées. Le rapport doit être présenté au plus tard 60 jours civils après la signature du présent Accord et deviendra une annexe du présent Accord. (2) L’administration comprend au moins: – un monitorage annuel des prestations fournies dans le cadre des projets individuels s’inscrivant dans un projet collaboratif conformément aux conventions de subvention; – un monitorage commun du projet collaboratif coordonné par l’unité de gestion centrale et les organismes nationaux de financement ou les entités dûment désignées concernés. (3) L’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée mènent d’autres activités, notamment la participation à la définition, la préparation et la mise en œuvre de mesures d’accompagnement sur une base volontaire.

5. Gestion financière du programme AVA a. Principes (1) L’AALA est responsable d’organiser la gestion financière et le transfert de subventions de l’Union aux organismes nationaux de financement ou aux entités dûment désignées. (2) Sur demande de l’AALA, l’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée fournit toutes les informations nationales relatives à la gestion financière du programme AVA dans le délai imparti. Les informations incluent notamment un rapport de synthèse annuel conformément à l’art.⁷ du présent Accord et la confirmation du compte bancaire utilisé par l’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée pour les fonds européens. Ce compte doit permettre l’identification de la contribution de l’Union. (3) L’organisme national de financement base son monitorage financier et contractuel sur les réglementations et procédures nationales. (4) L’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée informe l’AALA dans les 14 jours civils en cas de retenue ou de réduction du paiement en raison de prestations insatisfaisantes du bénéficiaire. En cas de retenue ou de réduction du paiement de l’AALA à l’organisme national de financement ou à l’entité dûment désignée, l’AALA informe le bénéficiaire dans les 14 jours civils. (5) L’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée soutient si nécessaire le coordinateur du consortium dans son obligation de coordonner et superviser le rapport financier du projet commun en tant que partie du rapport de projet annuel qui devra être fourni en anglais à l’unité de gestion centrale. (6) Afin de garantir une solide gestion financière, un comptable et un auditeur externe indépendant sont engagés pour l’audit financier annuel de l’AALA. (7) Le montant de la contribution financière de l’Union en faveur d’un appel à propositions spécifique est limité au montant global des contributions financières

nationales pour cet appel avec un plafond de 175 millions EUR pour la durée du programme AVA.

b. Budget annuel Le budget annuel est déterminé sur la base du programme de travail annuel approuvé et comprend au moins les éléments suivants: – le budget estimé pour l’appel à propositions de projets de recherche, développement et innovation (R&D&I) collaboratifs et les contributions financières nationales engagées; – le budget pour les activités afférentes et les contributions nationales engagées; – le budget pour l’administration du programme AVA; – une estimation des paiements annuels pour les projets ou activités déjà en cours.

c. Modalités de paiement (1) Le budget final d’un appel à propositions est calculé à l’issue du processus d’évaluation et après la signature des conventions de subvention. (2) La contribution financière effective de l’Union à un projet après l’achèvement de ce dernier est calculé sur la base des coûts éligibles du projet terminé tels qu’approuvés par l’organisme national de financement après contrôle financier final du projet. (3) Les organismes nationaux de financement ou les entités dûment désignées traitent les demandes de remboursement des coûts ou de prépaiement des bénéficiaires dans leur propre langue et conformément à leurs procédures nationales. Ils s’assurent que les demandes sont valides et que les coûts sont éligibles et conformes à la convention de subvention nationale. Toutes les vérifications nécessaires incombent à l’organisme national de financement ou à l’entité dûment désignée. (4) La contribution financière de l’Union est versée par l’AALA sur demande de l’organisme national de financement ou de l’entité dûment désignée. Une copie du document national de versement de la contribution nationale peut être exigée pour effectuer le versement. Afin de faciliter la procédure, il est possible de réunir les paiements de plusieurs projets. La signature de la ou des personnes autorisées à signer les demandes de paiement et à gérer le compte bancaire de l’organisme national de financement ou de l’entité dûment désignée doit être déposée auprès de (5) Les contributions financières de l’Union sont versées à l’organisme national de financement disposant des pleins droits en tant que membre ou à l’entité dûment désignée ayant satisfait à l’obligation de rendre des comptes visée à l’art.⁶, par. 4, dans les 14 jours civils suivant la réception de la demande dûment justifiée, à condi-

tion que la contribution financière de l’Union ait été versée dans les temps à (6) Les détails techniques relatifs aux procédures et modalités de paiement doivent être fixés dans un document à part. (7) L’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée doit documenter le montant des coûts acceptés, toute autre question financière ou contractuelle concernant l’exécution de la convention de subvention nationale ainsi que tout paiement effectué au bénéficiaire de la subvention, et permettre l’accès aux documents sur demande de l’AALA.

d. Monnaie applicable aux documents et conversion en euros (1) La facturation est faite en euros, y compris les demandes de paiement des organismes nationaux de financement ou des entités dûment désignées à l’AALA. (2) Si les organismes nationaux de financement ou les entités dûment désignées soumettent à l’AALA des demandes dans une autre monnaie que l’euro, ils doivent convertir les dépenses et les coûts administratifs indiqués dans leurs comptes en euros, au taux de change en vigueur à la date de clôture de l’appel à propositions publié dans la série C du Journal officiel de l’Union européenne (https://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html). (3) Dans les cas où il n’existe pas de taux de change quotidien en euros publié dans le Journal officiel de l’Union européenne pour la monnaie en question, la conversion est effectuée au taux moyen des comptes mensuels établis par la Commission et publiés sur le site internet de cette dernière inforeuro_en.cfm), déterminé pour la période sous rapport. (4) Dans la mesure où l’AALA tient ses comptes en euros, elle convertit ses dépenses effectuées dans une autre monnaie en euros conformément à ses pratiques comptables usuelles.

6. Rapports, audits et contrôles (1) Un rapport de projet annuel standardisé comprenant un rapport sur l’avancement du projet et un rapport de contrôle financier doit être transmis par le coordinateur du projet collaboratif transnational à l’AALA dans les 60 jours civils après la fin de l’année civile. (2) L’organisme national de financement (ou l’entité dûment désignée) du coordinateur d’un projet collaboratif transnational intègre cette obligation dans la convention de subvention. Les autres organismes nationaux de financement ou entités dûment désignées responsables du projet collaboratif en question intègrent dans leurs conventions de subvention nationales les obligations en termes de rapport de leurs bénéficiaires envers le coordinateur du projet.

(3) Le coordinateur doit soumettre à l’AALA un rapport de synthèse standardisé du projet collaboratif transnational dans les 60 jours civils suivant la fin du projet. (4) Une description donnant une vue d’ensemble, tout changement du système national de contrôle interne en place autorisant l’AALA à exécuter le contrôle des risques de manière centralisée, notamment les procédures d’audit et de contrôle afin de prévenir la fraude et les irrégularités, ainsi que la stratégie d’audit à utiliser par l’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée, y compris la méthode de sélection des conventions de subvention et le contrat à examiner, doivent être fournis par l’organisme national de financement conformément au modèle présenté en annexe dans les 60 jours civils suivant la signature du présent Accord. Ce document deviendra une annexe du présent Accord. (5) L’organisme national de financement ou l’entité dûment désignée contribue au rapport financier semestriel et aux projections financières de l’AALA, nécessaires afin de gérer les contributions financières de l’Union en faveur du programme AVA, en fournissant un rapport de synthèse semestriel. Ce rapport comporte notamment: – l’utilisation de la contribution de l’Union, y compris les paiements par projet au niveau des participants; – les paiements du budget national aux projets; – la mise en œuvre et les résultats du ou des audits financiers nationaux; – une projection des paiements par projet pour les six mois à venir (contribution de l’UE et paiements nationaux); – si nécessaire, les mesures prises par l’organisme national de financement afin de protéger les intérêts financiers nationaux et ceux de la Communauté. (6) Le SEFRI effectue des contrôles ex-ante et ex-post des bénéficiaires conformément à la législation nationale, y compris, lorsqu’indiqué, des contrôles sur place par pointage sur des échantillons de transactions représentatifs et fondés sur une évaluation des risques, de sorte à s’assurer que les transactions sous-jacentes soient légales et régulières et que les actions financées par le budget de l’UE soient effectivement réalisées et mises en œuvre correctement. (7) Le SEFRI accepte les droits de l’AALA, de la Commission ou des organes ou personnes physiques/juridiques autorisés par la Commission, de la Cour des auditeurs et de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) de

procéder à des contrôles, des audits et des enquêtes conformément aux règles et modalités définies à l’annexe III de l’Accord de coopération scientifique et technologique du 5 décembre 2014 entre la Confédération suisse et l’Union européenne et la Communauté européenne de l’énergie atomique associant la Confédération suisse au programme-cadre pour la recherche et l’innovation Horizon 2020¹³, et fournit les droits d’accès appropriés aux locaux ainsi qu’à toutes les informations nécessaires à l’exécution des contrôles, vérifications, inspections, audits et évaluations. Tous les contrats et les accords signés entre les organismes nationaux de financement et les bénéficiaires indiquent clairement ces droits de procéder à des vérifications, inspections et audits

et d’accéder aux locaux et à toutes les informations nécessaires à l’exécution de ces vérifications, inspections et audits. (8) Le SEFRI contribue également en temps voulu à l’évaluation intermédiaire et à l’évaluation finale du programme AVA. (9) Le SEFRI s’engage à prévoir la même obligation d’accepter les vérifications, audits et obligations de rapport dans ses contrats ou accords avec les bénéficiaires finaux.

7. Obligation de conserver les documents et autres justificatifs (1) Les Parties sont tenues de conserver tous les documents originaux, en particulier les documents comptables et fiscaux enregistrés sur tout support approprié, y compris les pièces originales numérisées dans le respect des conditions légales lorsque la loi nationale l’autorise, pendant une période de cinq ans après le règlement du solde. (2) Si des procédures d’audit, de recours, de règlement de litige ou de recouvrement de créances liées au présent Accord sont en cours, les Parties conservent les documents jusqu’à la fin de ces procédures.

8. Protection des fonds européens a. Responsabilité du SEFRI (1) Les organismes nationaux de financement sont responsables en tant que membres de l’AALA des obligations financières contractées par l’AALA vis-à-vis de la Commission européenne aux termes de la convention de délégation et des accords annuels de financement conclus entre la Commission européenne et l’AALA pour la durée du programme AVA. (2) La responsabilité financière individuelle de SEFRI découlant du par. (1) est définie comme suit: a. elle équivaut à un pourcentage de la responsabilité financière globale de l’AALA calculé en tant que ratio entre le montant total du financement européen reçu par le SEFRI et le montant total du financement européen reçu par tous les organismes nationaux de financement au titre du programme AVA; b. la responsabilité financière totale du SEFRI mentionnée à la let. a ne peut dépasser le montant total du financement européen reçu par le SEFRI au titre du programme AVA. (3) Le montant du financement européen reçu visé au par. 9 (2) ci-dessus est calculé sur la base des accords de projets conclus à l’issue du processus de négociation mené par le SEFRI ou l’entité dûment désignée. Il est approuvé par le comité directeur de l’AALA et dans le rapport d’audit annuel. (4) Les responsabilités individuelles sont calculées chaque année par le comité directeur de l’AALA et approuvées par l’auditeur. Elles doivent être confirmées par

écrit par les organismes nationaux de financement dans les 60 jours suivant la demande de confirmation de l’AALA. Après leur confirmation par le SEFRI, elles deviennent une annexe du présent Accord.

b. Recouvrement par l’AALA (1) Chaque Partie informe l’autre par écrit dès qu’elle a connaissance d’une violation par le bénéficiaire de la convention de subvention qu’ils avaient conclue, y compris l’obligation pour les bénéficiaires d’utiliser les fonds pour les fins approuvées. (2) Chaque Partie prend les mesures appropriées afin d’éviter les irrégularités, les fraudes, la corruption ou toute activité illégale. (3) Si un montant provenant des fonds de l’UE est indûment versé par l’AALA au SEFRI ou si quelque recouvrement que ce soit est justifié selon les termes du présent Accord, le SEFRI ou l’entité dûment désignée s’engage à reverser à l’AALA les montants en question quels que soient les termes et la date que cette dernière spécifierait. (4) En cas de paiements indus (par ex. avances, utilisation irrégulière des subventions, etc.), le SEFRI est responsable de toutes les pertes de contributions financières de l’Union résultant de l’insolvabilité d’un bénéficiaire et de toute utilisation illégale et irrégulière des fonds dans des projets individuels si le SEFRI ou l’entité dûment désignée n’a pas appliqué toutes les mesures légales nationales pour prendre possession de ces fonds. Dans un tel cas de figure, un rapport détaillé doit être remis à (5) Le SEFRI ou l’entité dûment désignée doit prendre toutes les mesures légales et administratives pour recouvrer les montants indûment payés. L’AALA peut renoncer au recouvrement d’une partie ou de la totalité des montants n’ayant pas pu être recouvrés par le SEFRI ou l’entité dûment désignée, pour autant que les conditions cumulatives suivantes soient remplies: a. le SEFRI ou l’entité dûment désignée a agi conformément à ses propres règlements et prescriptions et le non-recouvrement ne résulte pas d’une erreur ou négligence de sa part; b. le SEFRI ou l’entité dûment désignée a exercé dans le recouvrement des montant indûment versés le même degré de diligence qu’il ou elle applique dans le recouvrement de ses propres fonds et démontre avoir épuisé toutes les mesures applicables à sa disposition conformément à ses propres règlements et règlementations pour recouvrer les montants en question, y compris en intentant une procédure judiciaire si nécessaire et pertinent.

9. Visibilité des fonds européens (1) Toute communication ou publication relative à la mise en œuvre du programme AVA devra mentionner le soutien de l’UE, afficher le logo de l’UE et inclure le texte suivant:

«La présente action a bénéficié de subventions au titre du programme AVA, cofinancé par l’Union européenne au titre du programme-cadre pour la recherche et l’innovation Horizon 2020» ou «Le présent programme a bénéficié de fonds de l’Union européenne au titre du programme-cadre pour la recherche et l’innovation Horizon 2020» de façon appropriée et proportionnée. (2) Toute communication ou publication relative à la mise en œuvre du programme AVA devra mentionner, là où et lorsque cela convient, qu’elle reflète exclusivement l’opinion de l’auteur et que la Commission européenne ne saurait être tenue pour responsable de tout usage qui pourrait être fait de l’information qu’elle contient.

10. Propriété intellectuelle (1) La politique en matière de propriété intellectuelle du programme AVA vise à promouvoir la création de connaissances, ainsi que la valorisation et la diffusion des résultats des projets du programme commun. Dans le respect de ces principes de base, les partenaires d’un projet collaboratif sont libres dans leurs décisions contractuelles. (2) Un accord de consortium est obligatoire pour tous les projets R&D&I collaboratifs et doit être signé par tous les partenaires. L’accord de consortium doit détailler les droits de propriété intellectuelle, notamment en ce qui concerne la protection des connaissances, la propriété des résultats, les droits d’exploitation et d’accès, aussi bien pour l’exécution des projets que pour la phase d’exploitation. (3) Les directives relatives à l’accord de consortium doivent faire partie du manuel de gestion du programme AVA.

11. Confidentialité (1) Les Parties s’engagent à prendre les mesures appropriées afin de garantir la confidentialité de toute donnée, tout document ou tout autre matériel identifié comme confidentiel pendant la durée du programme AVA et pour les 10 années suivant son terme. Toutes les informations reçues relatives à l’évaluation de propositions de projets sont strictement confidentielles. (2) Cela comprend l’obligation de ne pas utiliser les informations confidentielles à des fins autres que celles prévues, de ne pas divulguer les informations confidentielles à une tierce partie sans le consentement écrit préalable de la Partie qui les communique, de s’assurer que la communication interne des informations confidentielles par un destinataire se fait uniquement en fonction des besoins, de retourner, sur demande, les informations confidentielles fournies aux destinataires ou obtenues par ces derniers, y compris toutes les copies, à la Partie qui les a communiquées et d’effacer définitivement toutes les données stockées sous format électronique. En cas de besoin pour la poursuite des obligations en cours, le destinataire peut toutefois demander à garder une copie à des seules fins d’archivage.

(3) Dans le cas où les informations confidentielles sont communiquées oralement, le caractère confidentiel de ces dernières doit être confirmé par écrit par la Partie qui les a communiquées dans les 15 jours suivant la divulgation. (4) Les destinataires sont responsables de l’exécution par leurs employés des obligations ci-dessus et s’assurent que ces derniers respectent, dans la limite des possibilités légales, ces obligations pendant et après expiration du présent Accord et/ou après la fin de leur contrat de travail. (5) La confidentialité n’est plus applicable lorsque les informations confidentielles sont publiquement accessibles par un moyen autre que la violation des obligations de confidentialité, lorsque la Partie qui les a communiquées informe ultérieurement le destinataire que les informations ne sont plus confidentielles, lorsque les informations confidentielles sont communiquées ultérieurement au destinataire sans obligation de confidentialité par une tierce partie qui est en possession légale des informations sans obligation de confidentialité et lorsque la divulgation ou la publication des informations confidentielles est requise par une loi nationale d’une des Parties. (6) Les Parties prennent toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation qui compromette la mise en œuvre impartiale et objective du programme AVA pour des raisons liées à des intérêts économiques, des affinités politiques ou nationales, des liens familiaux ou affectifs ou tout autre intérêt partagé («conflits d’intérêts»). Toute situation constituant un conflit d’intérêts ou susceptible de conduire à un tel conflit durant la mise en œuvre du programme AVA doit être notifiée sans délai par écrit à l’autre Partie. Les deux Parties prennent immédiatement toutes les mesures nécessaires pour rectifier la situation.

12. Traitement des données personnelles (1) L’AALA traite toute donnée personnelle liée au programme AVA conformément au règlement (CE) no 45/200114. Le SEFRI s’engage à traiter les données personnelles liées à ses conventions de subvention conformément au droit national applicable en matière de protection des données personnelles. (2) Les personnes dont les données personnelles font l’objet d’un traitement ont les droits définis dans la section 5 du règlement no 45/2001. Ces droits incluent, mais sans s’y limiter, le droit d’accès à leurs données personnelles et le droit d’obtenir la rectification de données personnelles inexactes ou incomplètes. (3) Elles peuvent adresser toute demande concernant le traitement de leurs données personnelles à l’AALA ou au SEFRI.

14 Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communauraires et à la libre circulation de ces données, JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

(4) Elles ont également le droit de faire appel en tout temps au Contrôleur européen de la protection des données, conformément à l’art. 24.2 de la convention de délégation.

13. Suspension et résiliation (1) Le présent Accord peut être suspendu par chacune des Parties si l’autre Partie ne remplit pas ses obligations selon les termes du présent Accord, ou si la participation du SEFRI au programme AVA est suspendue sur décision de l’AALA. La suspension prend effet 30 jours civils après réception de la notification. (2) Chaque Partie peut suspendre ou résilier le présent Accord à tout moment par une notification écrite envoyée à l’autre Partie en courrier postal recommandé. Dans ce cas, le présent Accord prendra fin 90 jours après réception de la notification. (3) Les projets et les activités en cours au moment de la suspension ou de la résiliation du présent Accord se poursuivent et s’achèvent aux conditions prévues par le présent Accord. Les Parties déterminent par consentement mutuel toutes les autres conséquences de la suspension ou de la résiliation du présent Accord. (4) Sous réserve des par. (1) et (2), les projets et les activités en cours au moment de la suspension ou de la résiliation du présent Accord se poursuivent et s’achèvent aux conditions prévues par le présent Accord.

14. Avis et communications (1) Tout avis ou toute communication est transmis(e) par écrit à l’adresse suivante: – Pour l’AALA: AAL International Association Rue du Luxembourg 3 1000 Bruxelles Belgique – Pour le Secrétariat d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation SEFRI: Daniel Egloff Secrétariat d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation SEFRI Einsteinstrasse 2 3003 Berne Suisse (2) Chaque Partie au présent Accord informe immédiatement par écrit l’autre Partie de tout changement dans les noms et adresses ci-dessus.

15. Avenants et modifications (1) Les avenants ou les modifications au présent Accord doivent revêtir la forme écrite et être signés par une personne autorisée pour chacune des Parties.

(2) Chaque Partie au présent Accord notifie à l’autre si elle considère que les prestations sont inappropriées ou si l’accord n’est plus conforme aux documents constitutifs du programme AVA. (3) Toute modification dans les accords administratifs conclus entre l’AALA et le SEFRI doit être approuvée par l’Assemblée générale de l’AALA avant toute signature. (4) Toute modification de la structure administrative du SEFRI, notamment en ce qui concerne l’entité dûment désignée pour le programme AVA, doit être communiquée avec la date d’entrée en vigueur dans les 30 jours civils à l’AALA pour légitimation. Ce type de communication doit être annexé au présent Accord, lequel restera en vigueur sans qu’aucune autre action ne soit nécessaire.

16. Langue L’anglais est utilisé dans tous les documents et avis préparés par l’AALA ou communiqués à l’AALA par le SEFRI ou l’entité dûment désignée, y compris les rapports et les documents livrables, ainsi que dans toutes les réunions organisées dans le cadre du présent Accord ou en lien avec ce dernier, à l’exception des documents destinés à un usage exclusivement national. Toute traduction est effectuée à seules fins de compréhension et n’a aucune valeur légale.

17. Règlement des litiges et droit applicable (1) Tout litige entre les Parties relatif à l’interprétation, à l’application ou à la validité du présent Accord est réglé à l’amiable. Les litiges qui ne peuvent pas être réglés entre les Parties sont portés devant les juridictions belges. (2) Le présent Accord et toutes les affaires qui en découlent sont soumis au droit belge.

18. Dissociation Si une ou plusieurs dispositions contenues dans le présent Accord ou dans tout document établi en lien avec le présent Accord sont considérées par une autorité ou un tribunal compétent comme invalides, illégales ou inexécutables selon toute loi en vigueur, y compris le droit de la concurrence, la validité, la légalité et l’exécution des autres dispositions contenues dans le présent Accord ne sauraient en aucune mesure être affectées ou annulées, sous réserve que, dans un tel cas, les Parties s’engagent à déployer tous les efforts économiquement raisonnables afin d’atteindre l’objectif de la disposition invalide par une nouvelle disposition légalement valable qui entraîne des bénéfices ou des charges économiques équivalents (ou similaires).

Fait en deux exemplaires originaux en anglais, à Bruxelles.

Bruxelles, le 29 août 2017 Bruxelles, le 7 septembre 2017

Pour Pour le Conseil fédéral suisse, l’association internationale représenté par le Secrétariat d’État Assistance à l’autonomie à domicile à la formation, à la recherche et (AALA): à l’innovation: Mauro Dell’Ambrogio, Secrétaire d’État Dr. Rafael de Andrés Medina, Président