Facturation électronique pour les fournisseurs de la Confédération

Texte déposé

La Confédération demande à ses fournisseurs d'établir des factures électroniques pour les montants supérieurs à 5000 francs à partir du 1er janvier 2016.

Cette mesure s'inscrit visiblement dans la Stratégie suisse de cyberadministration, qui a pour but de promouvoir les transactions administratives en ligne. La Chancellerie fédérale indique sur son site Web que "la cyberadministration vise à créer la transparence et à accroître la confiance de la population dans l'action du gouvernement et de l'administration".

L'obligation de passer à la facturation électronique constitue un défi majeur pour de nombreuses PME. Le passage à un nouveau système de décompte compatible avec la Confédération entraînera des dépenses supplémentaires élevées pour les entreprises concernées, d'autant plus qu'il leur reste très peu de temps d'ici au 1er janvier prochain. Les informations que la Confédération a données à ses fournisseurs ou aux associations professionnelles sont très maigres. Nombre de ces associations, c'est le cas dans le secteur du bâtiment notamment, n'ont été avisées que ces dernières semaines et presque par hasard.

Le but premier de la Stratégie de cyberadministration est de faciliter les transactions électroniques entre les organes de l'État, entre les autorités et les usagers et entre les entreprises et les autorités. Pour de nombreuses PME cependant, l'obligation de transmettre les factures par voie électronique ne facilite pas les transactions mais les complique.

Le Conseil fédéral est prié de répondre aux questions suivantes :

1. A-t-il connaissance des coûts que les PME devront supporter pour mettre en place la facturation électronique ?

2. Les milieux concernés ont-ils été consultés sur ce changement de système ?

3. Le Conseil fédéral est-il conscient du défi que l'obligation de passer à la facturation électronique représente pour les PME ?

4. Est-il prêt à revenir sur sa décision de fin 2014 ou au moins à fixer un délai beaucoup plus long pour la mise en place de ce système ?

Avis du Conseil fédéral

Le 8 octobre 2014, le Conseil fédéral a décidé d'obliger les fournisseurs de l'administration fédérale à recourir à la facturation électronique. Ainsi, à partir du 1er janvier 2016, les contrats d'une valeur égale ou supérieure à 5000 francs ne pourront être conclus que s'ils contiennent une clause obligeant à recourir à la facturation électronique. Sur demande du milieu des arts et métiers, les marchés de faible valeur feront exception à la règle. En instaurant une telle obligation, l'administration fédérale améliorera l'efficacité de la gestion des factures en son sein, favorisant ainsi un emploi parcimonieux des deniers publics.

En plus des informations transmises par l'intermédiaire de la presse, l'administration fédérale prend contact avec les fournisseurs qui lui envoient le plus grand nombre de factures. Les fournisseurs peuvent appeler par ailleurs une ligne spéciale pour toute question concernant la facturation ou consulter le site Internet www.e-rechnung.admin.ch pour tout renseignement supplémentaire.

Dans de nombreux pays européens, la facturation électronique est déjà obligatoire pour les fournisseurs des administrations publiques (Danemark : 2005 ; Autriche : 2014 ; Italie : 2015 ; France : dès 2017).

Concernant les questions posées par l'auteur de l'interpellation :

1. Les coûts d'adaptation à la facturation électronique varient en fonction de la solution retenue, de l'infrastructure disponible et des besoins des entreprises. L'administration fédérale sait parfaitement que les charges que de telles adaptations imposent aux PME doivent rester aussi limitées que possible. C'est pourquoi, lorsque les volumes de facturation sont faibles, l'administration propose aux fournisseurs une solution gratuite qui nécessite uniquement l'établissement et la remise d'un document PDF.

2. La mise en oeuvre de l'obligation, pour les fournisseurs de l'administration fédérale, de recourir à la facturation électronique a été discutée au préalable avec les milieux intéressés. Cette proposition a ainsi été présentée au Forum PME en janvier 2014. Ce sont les membres de ce forum qui ont suggéré de soustraire à cette obligation les fournisseurs au bénéfice d'un contrat portant sur un montant inférieur à 5000 francs. Par ailleurs, les modalités de l'obligation ont été discutées avec l'Union suisse des arts et métiers.

3. L'administration fédérale sait très bien que les fournisseurs ont chacun leurs spécificités et des besoins différents. C'est pourquoi elle propose trois procédures distinctes de facturation électronique. Chacune de ces procédures tient compte des besoins et des possibilités des différents fournisseurs. Outre les factures électroniques structurées, directement établies à partir de leur système de comptabilité, les fournisseurs peuvent choisir de transmettre leurs factures sous forme de fichiers PDF ou de les saisir manuellement sur Internet. Dans tous les cas, la transmission se fait par un fournisseur de services, qui assure l'application des exigences légales. Simples d'utilisation et ne nécessitant aucun changement technique, les deux dernières solutions conviennent en particulier aux petits fournisseurs.

La procédure est gratuite ou requiert de faibles coûts suivant la solution choisie, le volume des transactions, les prestations complémentaires et le fournisseur de services impliqué.

Du point de vue de l'administration fédérale, la facturation électronique comprend des avantages, y compris pour les fournisseurs, car elle permet à ceux-ci d'éviter certaines opérations manuelles telles que l'impression et l'envoi des factures ; en outre, les factures sont susceptibles d'être réglées plus rapidement du fait de leur transmission accélérée et de l'automatisation de tout le processus.

4. Compte tenu des prescriptions actuelles réglant le recours à la facturation électronique, les fournisseurs ne sont tenus de transmettre des factures électroniques à l'administration fédérale qu'une fois conclu un nouveau contrat. Le délai applicable au passage à la facturation électronique est donc différent pour chaque fournisseur. Fixé à la fin de 2016, le délai transitoire accorde aux fournisseurs le temps nécessaire pour assurer le passage à la facturation électronique. En outre, aucune sanction n'est prévue à l'encontre des fournisseurs qui continueront de transmettre des factures sur papier. L'administration fédérale fournira, comme prévu, une information plus détaillée à ce sujet à partir du second semestre 2015. Quant au délai d'introduction, il est maintenu au 1er janvier 2016.

Réponse du Conseil fédéral.