Ordonnance
sur le système d’information central sur la migration
(Ordonnance SYMIC)

La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles relevant du domaine des étrangers et de l’asile dans le système d’information central sur la migration (SYMIC). Elle fixe en particulier:

1. la structure et le contenu du SYMIC;

2. les obligations d’annonce;

3. les droits d’accès;

4. la communication des données;

5. la protection des données et la sécurité informatique.

Au sens de la présente ordonnance, on entend par:²

1. données du domaine des étrangers: les données qui sont traitées dans le cadre de l’exécution des tâches conformément aux actes législatifs ou dispositions suivants:³

   1. ⁴la loi fédérale du 16 décembre 2005 sur les étrangers et l’intégration (LEI)⁵,

   2. ⁶la loi du 20 juin 2014 sur la nationalité suisse (LN)⁷,

   3. l’accord du 21 juin 1999 entre la Confédération suisse, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part, sur la libre circulation des personnes⁸,

   4. l’accord du 21 juin 2001 modifiant la Convention instituant l’Association européenne de Libre-Échange (AELE)⁹,

   5. ¹⁰les accords d’association à Schengen et à Dublin; ces accords sont mentionnés à l’annexe 4,

   6. ¹¹l’accord du 25 février 2019 entre la Confédération suisse et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord relatif aux droits des citoyens à la suite du retrait du Royaume-Uni de l’Union européenne et de la fin de l’applicabilité de l’accord sur la libre circulation des personnes¹²,

   7. ¹³les art. 66a et 66a^bis du code pénal (CP)¹⁴ ainsi que les art. 49a et 49a^bis du code pénal militaire du 13 juin 1927 (CPM)¹⁵;

2. données du domaine de l’asile: les données personnelles qui sont traitées dans le cadre de l’exécution des tâches conformément aux actes législatifs suivants:

   1. la loi sur l’asile du 26 juin 1998 (LAsi)¹⁶,

   2. la convention du 28 juillet 1951 relative au statut des réfugiés¹⁷,

   3. la convention du 28 septembre 1954 relative au statut des apatrides¹⁸,

   4. ¹⁹les accords d’association à Dublin;

3. étrangers: les personnes relevant du domaine des étrangers et de l’asile;

4. disparition: une personne relevant du domaine de l’asile est considérée comme disparue lorsqu’elle ne s’est pas annoncée auprès du canton d’attribution ou lorsque elle n’est pas atteignable à son domicile durant la procédure d’asile;

5. réapparition: il y a réapparition lorsqu’une personne relevant du domaine de l’asile, considérée comme disparue, s’annonce à nouveau auprès des autorités cantonales compétentes ou est à nouveau atteignable à son domicile durant la procédure d’asile.

Le SYMIC comprend les sous-systèmes suivants:

1. ²⁰...

2. ²¹un système de gestion électronique de dossiers personnels et de la documentation (eDossier SYMIC).

La recherche dans le SYMIC induit une consultation en ligne du RIPOL.²²

À des fins de facturation, le SYMIC dispose d’une interface avec le système d’informations financières utilisé par le Secrétariat d’État aux migrations (SEM).²³

Le SYMIC comprend deux parties:

1. une partie générale, qui contient les données de base accessibles à tous les utilisateurs autorisés;

2. une partie spéciale, dont les données sont accessibles aux autorités et aux tiers mandatés conformément à leurs tâches légales (profils d’accès).

Les données de base de la partie générale contiennent les catégories de données personnelles suivantes:

1. l’identité de la personne concernée (noms, prénoms, noms d’emprunt, date de naissance, sexe, nationalité, état civil);

2. le numéro personnel;

3. ²⁴le numéro AVS.

L’annexe 1 définit de manière exhaustive les données traitées dans le SYMIC et fixe les autorisations de consulter ou de traiter des données.²⁵

...²⁶

Les autorités cantonales et communales chargées des questions relatives aux étrangers, les autorités chargées de l’exécution des expulsions pénales et les autorités cantonales et communales du marché du travail annoncent sans tarder:²⁸

1. les autorisations de courte durée ou de séjour initiales octroyées ainsi que leur renouvellement, leur prolongation, leur modification ou leur révocation et les décisions préalables en matière de marché du travail;

2. les transformations des autorisations de courte durée;

3. les prises d’emploi ainsi que les changements d’emploi et de profession dans le canton;

4. les résiliations de contrats de travail annoncées par l’employeur;

5. l’arrivée et le départ des étrangers, ainsi que leur changement de domicile;

6. les autorisations d’établissement nouvellement octroyées;

7. la prolongation du délai de contrôle des livrets pour étrangers établis et les autres données figurant dans ces livrets;

8. les naissances et les décès;

9. les adoptions;

10. les naturalisations ordinaires, les constatations de droit de cité et les décisions d’annulation;

11. les changements et les rectifications d’identité;

12. les adresses des employeurs sollicitant une autorisation;

13. les travailleurs détachés au sens de l’art. 1 de la loi fédérale du 8 octobre 1999 sur les travailleurs détachés²⁹, ainsi que les autres travailleurs et les indépendants qui ne doivent pas justifier d’une autorisation de séjour ou de courte durée;

14. la disparition ainsi que la réapparition de personnes relevant du domaine de l’asile;

15. ³⁰les décisions de renvoi ainsi que tout retard ou report de leur exécution, ou leur suspension;

16. ³¹les expulsions pénales avec ordre d’exécution et celles dont l’exécution est reportée, ainsi que la levée de ce report.

Les autorités cantonales et communales d’aide sociale annoncent la disparition et la réapparition des personnes relevant du domaine de l’asile.

Les autorités ci-après annoncent les données suivantes:³²

1. ³³le Secrétariat d’État du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE), les représentations suisses à l’étranger ainsi que les missions: conformément aux directives du SEM, les données personnelles relatives aux visas délivrés pour autant que ces données soient nécessaires à l’exécution des tâches prescrites par la LEI³⁴ et les accords d’association à Schengen;

2. les postes frontière: les données personnelles relatives aux refoulements et à l’octroi de visas exceptionnels; le SEM³⁵ édicte les directives à ce sujet;

3. les autorités fédérales et cantonales compétentes: les listes d’étrangers pour lesquels un examen approfondi d’une éventuelle demande d’entrée et de séjour est nécessaire.

Le SEM peut recueillir des informations sur les étrangers qui ont quitté la Suisse ou n’y ont aucun lieu de résidence connu et qui ne s’acquittent pas de leurs obligations de droit public ou de leurs dettes alimentaires.

Lorsque l’annonce prévue à l’art. 6 de la loi du 8 octobre 1999 sur les travailleurs détachés³⁷ ou à l’art. 9, al. 1^bis, de l’ordonnance du 22 mai 2002 sur l’introduction de la libre circulation des personnes³⁸ est faite en ligne, les données personnelles concernées sont enregistrées dans une mémoire intermédiaire sur les serveurs du Département fédéral de justice et police (DFJP), puis transférées dans le SYMIC.

Les données enregistrées dans la mémoire intermédiaire qui n’ont pas été actualisées depuis deux ans sont automatiquement détruites.

Les données personnelles peuvent être annoncées:

1. ³⁹en ligne au moyen de l’application web;

2. ⁴⁰électroniquement au moyen des interfaces appropriées;

3. sous la forme papier au moyen d’un formulaire d’annonce.

Le SEM détermine les conditions dans lesquelles les données personnelles peuvent être communiquées par voie informatique et de quelle manière elles doivent être vérifiées avant leur transmission en ligne (tests de plausibilité).

Il enregistre immédiatement les données communiquées dans le SYMIC.⁴¹

Le Tribunal administratif fédéral transmet régulièrement au SEM, sous forme électronique, les données sur les recours déposés et sur la décision rendue.

Le SEM peut accorder aux autorités ci-après un accès direct par procédure d’appel aux données relevant du domaine des étrangers:

• a. les autorités cantonales et communales chargées des questions relatives aux étrangers, les autorités cantonales et communales de police ainsi que les autorités cantonales et communales compétentes en matière d’emploi et de nationalité, pour qu’elles puissent accomplir les tâches qui leur incombent dans le domaine des étrangers, ainsi que les autorités cantonales et communales de police, pour qu’elles puissent procéder à l’identification des personnes;

• abis. ⁴³les autorités chargées de l’exécution des expulsions au sens des art. 66a ou 66a^bis CP⁴⁴ ou 49a ou 49a^bis CPM⁴⁵, pour qu’elles puissent inscrire celles-ci en tant que signalements aux fins de retour ou de non-admission et d’interdiction de séjour dans la partie nationale du Système d’information Schengen;

• b. les services suivants de l’Office fédéral de la police (fedpol):

  1. ⁴⁶la Division Droit et mesures, exclusivement pour décider de mesures d’éloignement pour sauvegarder la sûreté intérieure et extérieure de la Suisse conformément à la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au maintien de la sûreté intérieure (LMSI)⁴⁷ et pour examiner des mesures d’éloignement conformément à la LEI⁴⁸,

  2. ⁴⁹le service chargé de la gestion du RIPOL, exclusivement pour l’identification des personnes dans le cadre du contrôle des saisies RIPOL au sens de l’ordonnance RIPOL du 15 oct. 2008⁵⁰,

  3. ⁵¹les services chargés de la correspondance Interpol, la division Centrale d’engagement et le bureau SIRENE, exclusivement pour l’identification de personnes dans le domaine de l’échange d’informations policières aux niveaux intercantonal et international, notamment dans le cadre de la coopération avec l’Office européen de police (Europol), et pour l’examen des mesures d’éloignement destinées à sauvegarder la sûreté intérieure et extérieure de la Suisse,

  4. ⁵²les services compétents de la Police judiciaire fédérale, exclusivement:

     • – pour l’identification des personnes dans le cadre de l’entraide administrative, lors d’enquêtes de la police de sûreté et de la police judiciaire, et dans le domaine de l’échange intercantonal et international d’informations policières,

     • – pour la vérification de l’aptitude d’une personne à faire l’objet d’un programme de protection des témoins et pour l’établissement d’une analyse des risques,

  5. le service compétent en matière de documents d’identité et de recherches de personnes disparues, exclusivement pour les recherches concernant la résidence des personnes,

  6. ⁵³le service chargé de la gestion d’AFIS, exclusivement pour l’identification de personnes au sens de l’art. 102, al. 1 LEI⁵⁴,

  7. le service en charge du Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent, exclusivement en vue de l’identification des personnes et de leur statut légal en relation avec ses obligations légales de lutte contre le blanchiment d’argent, la criminalité organisée et le financement du terrorisme selon l’art. 23 de la loi fédérale du 10 octobre 1997 sur le blanchiment d’argent⁵⁵,

  8. ⁵⁶le service chargé de l’accomplissement des tâches prévues par la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur les précurseurs de substances explosibles (LPSE)⁵⁷, exclusivement pour identifier des personnes lors du traitement de demandes d’autorisation d’acquisition et d’autorisation exceptionnelle, vérifier ces autorisations et traiter les signalements d’événements suspects;

• c. ⁵⁸les services suivants de l’Office fédéral de la justice (OFJ):

  1. la Division de l’entraide judiciaire internationale, en relation avec la procédure d’entraide judiciaire internationale conformément à la loi fédérale du 20 mars 1981 sur l’entraide internationale en matière pénale⁵⁹,

  2. le Domaine de direction Droit privé, en relation avec la procédure régie par la loi fédérale du 21 décembre 2007 sur l’enlèvement international d’enfants et les Conventions de La Haye sur la protection des enfants et des adultes (LF-EEA)⁶⁰;

• d. ⁶¹le Tribunal administratif fédéral pour l’instruction des recours conformément à la LEI;

• e. ⁶²les postes frontière des polices cantonales et le Corps des gardes-frontière, pour qu’ils puissent procéder aux contrôles d’identité, à l’établissement de visas exceptionnels et au signalement des départs des personnes devant quitter l’espace Schengen;

• f. les représentations suisses à l’étranger et les missions, pour qu’elles puissent procéder à l’examen des demandes de visa et accomplir les tâches qui leur incombent en vertu du droit de la nationalité;

• g. ⁶³le Secrétariat d’État, la Direction politique et la Direction consulaire du DFAE, pour qu’ils puissent procéder à l’examen des demandes de visa relevant de la compétence du département;

• h. la Centrale de compensation, pour qu’elle puisse procéder à l’examen des demandes de prestations ainsi qu’à l’attribution et à la vérification des numéros AVS;

• i. les autorités fiscales cantonales, pour qu’elles puissent accomplir les tâches liées au prélèvement de l’impôt à la source;

• j. les commissions tripartites prévues comme organes de contrôle et visées à l’art. 7, al. 1, let. b, de la loi fédérale du 8 octobre 1999 sur les travailleurs détachés⁶⁴, pour les tâches définies à l’art. 11 de l’ordonnance du 21 mai 2003 sur les travailleurs détachés en Suisse⁶⁵;

• k. ⁶⁶les offices de l’état civil, les autorités cantonales de surveillance de l’état civil et l’Office fédéral de l’état civil, à des fins d’identification des personnes en relation avec des événements de l’état civil, en vue de la célébration d’un mariage ou de l’enregistrement d’un partenariat et pour empêcher le contournement du droit des étrangers visé aux art. 97a, al. 1, du code civil⁶⁷ et 6, al. 2, de la loi du 18 juin 2004 sur le partenariat⁶⁸;

• l. les services cantonaux de coordination asile et réfugiés, exclusivement pour l’octroi de l’aide sociale en vertu de la LAsi⁶⁹;

• m. ⁷⁰les services chargés des registres au sens de l’art. 2 de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres⁷¹ dans le cadre de l’harmonisation des registres et de la mise à jour du numéro AVS⁷²;

• n. ⁷³le Service de renseignement de la Confédération (SRC):

  1. pour qu’il puisse identifier des personnes en vue de déceler à temps et de prévenir des menaces pour la sûreté intérieure ou extérieure au sens de l’art. 6, al. 1, let. a, de la loi fédérale du 25 septembre 2015 sur le renseignement (LRens)⁷⁴,

  2. pour qu’il puisse accomplir ses tâches d’appréciation de la menace pour la sûreté intérieure ou extérieure au sens de la LN⁷⁵, de la LEI et de la LAsi,

  3. pour qu’il puisse examiner les mesures d’éloignement conformément à la LEI;

• o. ⁷⁶l’Administration fédérale des contributions pour qu’elle puisse accomplir les tâches liées:

  1. au prélèvement de la taxe sur la valeur ajoutée portant sur les prestations que les assujettis fournissent à titre onéreux sur le territoire suisse (impôt grevant les opérations réalisées sur le territoire suisse) et sur l’acquisition, par un destinataire se trouvant sur le territoire suisse, de prestations fournies par une entreprise ayant son siège à l’étranger (impôt sur les acquisitions), ainsi qu’à l’application de l’impôt anticipé,

  2. à l’exécution de procédures pénales, ainsi que de procédures d’entraide administrative et judiciaire;

• p. ⁷⁷l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF)⁷⁸ pour accomplir les tâches liées:

  1. au prélèvement de la taxe sur la valeur ajoutée portant sur l’importation de biens (impôt sur les importations),

  2. à l’identification des personnes dans le domaine de la division principale Antifraude douanière;

• q. ⁷⁹...

• r. ⁸⁰l’Office fédéral des assurances sociales, pour qu’il puisse accomplir les tâches qui lui incombent:

  1. en tant qu’autorité compétente en matière d’entraide administrative conformément à l’art. 76, par. 2, du règlement (CE) n^o 883/2004⁸¹,

  2. en tant qu’organisme de liaison dans la mise en œuvre de l’entraide administrative en matière de prestations familiales conformément aux art. 67 à 69 du règlement (CE) n^o 883/2004.

Le SEM peut accorder aux autorités ci-après un accès direct par procédure d’appel aux données relevant du domaine de l’asile:

1. les autorités cantonales et communales chargées des questions relatives aux étrangers, les autorités cantonales et communales de police et les services de coordination asile et réfugiés ainsi que les autorités compétentes en matière d’emploi, pour qu’ils puissent accomplir les tâches qui leur incombent dans le domaine de l’asile, ainsi que les autorités cantonales et communales de police, pour qu’elles puissent procéder à l’identification de personnes;

2. les services suivants de fedpol:

   1. ⁸²le Service juridique, exclusivement pour décider de mesures d’éloignement pour sauvegarder la sûreté intérieure et extérieure de la Suisse conformément à la LMSI;

   2. ⁸³le service chargé de la gestion du RIPOL, exclusivement pour l’identification des personnes dans le cadre du contrôle des saisies RIPOL au sens de l’ordonnance RIPOL du 15 octobre 2008⁸⁴,

   3. ⁸⁵les services chargés de la correspondance Interpol, la division centrale d’engagement et le bureau SIRENE, exclusivement pour l’identification des personnes dans le cadre de tâches relatives à l’échange intercantonal et international d’informations policières, notamment dans le cadre de la collaboration avec Europol,

   4. ⁸⁶les services compétents de la Police judiciaire fédérale, exclusivement:

      • – pour l’identification des personnes dans le cadre de l’entraide administrative, lors d’enquêtes de la police de sûreté et de la police judiciaire, et dans le domaine de l’échange intercantonal et international d’informations policières,

      • – pour la vérification de l’aptitude d’une personne à faire l’objet d’un programme de protection des témoins et pour l’établissement d’une analyse des risques,

   5. le service compétent en matière de documents d’identité et de recherches de personnes disparues, exclusivement pour les recherches concernant la résidence des personnes,

   6. le service chargé de la gestion d’AFIS, exclusivement pour l’identification de personnes au sens de l’art. 99 LAsi⁸⁷,

   7. le service en charge du Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent, exclusivement en vue de l’identification des personnes et de leur statut légal, en relation avec ses obligations légales de lutte contre le blanchiment d’argent, la criminalité organisée et le financement du terrorisme selon l’art. 23 de la loi fédérale du 10 octobre 1997 sur le blanchiment d’argent⁸⁸,

   8. ⁸⁹le service chargé de l’accomplissement des tâches prévues par la LPSE⁹⁰, exclusivement pour identifier des personnes lors du traitement de demandes d’autorisation d’acquisition et d’autorisation exceptionnelle, vérifier ces autorisations et traiter les signalements d’événements suspects;

3. ⁹¹les services suivants de l’Office fédéral de la justice (OFJ):

   1. la Division de l’entraide judiciaire internationale, en relation avec la procédure d’entraide judiciaire internationale conformément à la loi fédérale du 20 mars 1981 sur l’entraide internationale en matière pénale⁹²;

   2. le Domaine de direction Droit privé, en relation avec la procédure régie par la LF-EEA⁹³;

4. ⁹⁴le Tribunal administratif fédéral, pour l’instruction des recours conformément à la LAsi;

5. les postes frontière des polices cantonales et le Corps des gardes-frontière, pour qu’ils puissent procéder aux contrôles d’identité et à l’établissement de visas exceptionnels;

6. le Contrôle fédéral des finances, pour qu’il puisse garantir la surveillance financière;

7. la Centrale de compensation, pour qu’elle puisse procéder à l’examen des demandes de prestations ainsi qu’à l’attribution et à la vérification des numéros AVS;

8. les autorités fiscales cantonales, pour qu’elles puissent accomplir les tâches liées au prélèvement de l’impôt à la source;

9. ⁹⁵les offices de l’état civil, les autorités cantonales de surveillance de l’état civil et l’Office fédéral de l’état civil, à des fins d’identification des personnes en relation avec des événements de l’état civil, en vue de la célébration d’un mariage ou de l’enregistrement d’un partenariat et pour empêcher le contournement du droit des étrangers visé aux art. 97a, al. 1, du code civil⁹⁶ et 6, al. 2, de la loi du 18 juin 2004 sur le partenariat⁹⁷;

10. ⁹⁸les services chargés des registres au sens de l’art. 2 de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres⁹⁹ dans le cadre de l’harmonisation des registres et de la mise à jour du numéro AVS;

11. ¹⁰⁰le SRC, exclusivement pour qu’il puisse identifier des personnes en vue de déceler à temps et de prévenir des menaces pour la sûreté intérieure ou extérieure au sens de l’art. 6, al. 1, let. a, LRens¹⁰¹ et accomplir ses tâches d’appréciation de la menace pour la sûreté intérieure ou extérieure au sens de la LN¹⁰², de la LEI¹⁰³ et de la LAsi;

12. ¹⁰⁴l’Administration fédérale des contributions pour qu’elle puisse accomplir les tâches liées:

    1. au prélèvement de la taxe sur la valeur ajoutée portant sur les prestations que les assujettis fournissent à titre onéreux sur le territoire suisse (impôt grevant les opérations réalisées sur le territoire suisse) et sur l’acquisition, par un destinataire se trouvant sur le territoire suisse, de prestations fournies par une entreprise ayant son siège à l’étranger (impôt sur les acquisitions), ainsi qu’à l’application de l’impôt anticipé,

    2. à l’exécution de procédures pénales, ainsi que de procédures d’entraide administrative et judiciaire;

13. ¹⁰⁵l’OFDF pour l’accomplissement des tâches liées:

    1. au prélèvement de la taxe sur la valeur ajoutée portant sur l’importation de biens (impôt sur les importations),

    2. pour l’identification des personnes dans le domaine de la division principale Antifraude douanière;

14. ¹⁰⁶...

15. ¹⁰⁷les représentations suisses à l’étranger et les missions, pour qu’elles puissent vérifier s’il existe une procédure d’asile concernant un requérant;

16. ¹⁰⁸le Secrétariat d’État, la Direction politique et la Direction consulaire du DFAE, pour qu’ils puissent vérifier s’il existe une procédure d’asile concernant un requérant.

Le SEM s’assure que les tiers mandatés en vertu de l’art. 11 LDEA respectent les prescriptions applicables en matière de protection des données et de sécurité informatique.

L’examen a lieu d’une part lors de la procédure d’octroi des droits d’accès et d’autre part au moyen de la journalisation des accès. Les données de la journalisation peuvent être analysées par sondage ou en cas de soupçon. Le SEM peut exiger que les tiers mandatés lui donnent des informations sur les mesures de sécurité adoptées.

Le SEM détermine notamment:

• a. quelles données sont nécessaires au tiers mandaté pour l’accomplissement de ses tâches légales;

• b. la manière d’utiliser les données;

• c. le choix des personnes habilitées à les traiter;

• d. la manière de protéger les données.

• ⁴ Il peut restreindre ou révoquer l’autorisation d’accès lorsque le tiers mandaté ne respecte pas les prescriptions applicables en matière de protection des données et de sécurité informatique.

Le DFJP règle la procédure relative à l’octroi des droits d’accès au SYMIC.

Le SEM peut, dans un cas particulier ou périodiquement, communiquer, sous forme de fichiers électroniques ou de listes, les données personnelles traitées dans le SYMIC aux autorités ou aux organisations ci-après pour qu’elles puissent accomplir leurs tâches légales:

1. les autorités visées aux art. 9 et 10;

2. les tiers mandatés visés à l’art. 11 LDEA;

3. l’Organisation suisse d’aide aux réfugiés, pour qu’elle puisse coordonner les tâches confiées en vertu de la LAsi¹⁰⁹ aux œuvres d’entraide autorisées;

4. la Caisse suisse de compensation et les caisses cantonales de compensation, pour qu’elles puissent accomplir leurs tâches en matière de financement et d’éventuel remboursement des cotisations AVS minimales pour les requérants d’asile n’exerçant pas d’activité lucrative.

Ne sont communiquées aux autorités et services visés à l’al. 1, let. c et d que les données personnelles mentionnées à l’annexe 2.

Les livraisons de données effectuées en application de l’ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution des relevés statistiques fédéraux¹¹⁰ et de l’ordonnance du 21 novembre 2007 sur l’harmonisation de registres¹¹¹ se font via sedex ou au moyen de supports électroniques de données.¹¹²

Les données visées à l’art. 5, al. 2, let. a, sont communiquées de manière continue sous forme de fichiers électroniques au registre IDE de l’OFS.¹¹³

Le SEM peut communiquer des données rendues anonymes:

1. aux autorités suisses ainsi qu’aux personnes chargées par elles de procéder à des études de planification, à des fins de planification et de statistiques;

2. aux hautes écoles suisses et à leurs instituts, à des fins scientifiques;

3. à des organisations privées, à des fins scientifiques et de planification.

Exceptionnellement, des données personnelles peuvent être communiquées à ces services. Dans de tels cas, afin de garantir la protection de la personnalité, le SEM émet des restrictions et détermine en particulier:

1. la manière d’utiliser les données;

2. le choix des personnes habilitées à les consulter;

3. la manière de protéger les données;

4. l’obligation de les restituer ou de les détruire après usage.

Le SEM transmet aux personnes concernées les demandes de renseignement les concernant et émanant d’autorités étrangères, de particuliers ou d’organisations privées, pour réponse éventuelle. Il les rend attentives au fait qu’il n’y a aucune obligation de répondre à ces requêtes et que le SEM ne communiquera pas de sa pro-pre initiative les renseignements demandés.

Il peut uniquement communiquer l’adresse et, en ce qui concerne les personnes relevant du domaine des étrangers, le genre d’autorisation de séjour des personnes, à des autorités étrangères, à des particuliers et à des organisations privées, lorsque le requérant rend vraisemblable que l’étranger concerné a refusé le renseignement dans le but de se soustraire à des prétentions fondées en droit ou d’empêcher la sauvegarde d’autres intérêts dignes de protection. Le SEM invite la personne concernée à se prononcer au préalable, dans la mesure où cela est possible et raisonnablement admissible.

Le SEM désigne un conseiller à la protection des données et à la sécurité informatique. Ce dernier contrôle régulièrement l’exactitude et la sécurité des données dans le SYMIC.

Il fixe dans un règlement de traitement en particulier les mesures organisationnelles et techniques à prendre pour éviter le traitement non autorisé des données et pour assurer la journalisation automatique du traitement et de la consultation des données.

La sécurité des données est régie par:

1. l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données¹¹⁵;

2. l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques¹¹⁶.¹¹⁷

Le SEM, les autorités visées aux art. 9 et 10, l’Office fédéral de la statistique, l’Organisation suisse d’aide aux réfugiés, les tiers mandatés pour la gestion des comptes de sûreté en vertu de la LAsi¹¹⁸, la Caisse suisse de compensation et les caisses cantonales de compensation prennent, chacun dans leur secteur, les mesures organisationnelles et techniques propres à assurer la sécurité des données.

Les données qui ne sont plus utilisées sont proposées aux Archives fédérales. Les données que les Archives fédérales jugent sans valeur archivistique sont détruites.

Les données relevant du domaine de l’asile sont archivées dans tous les cas.

• ³ Deux ans après la naturalisation en Suisse d’une personne, ses données ne sont accessibles qu’aux collaborateurs du SEM compétents dans le domaine de la nationalité. Toutes les données relevant du domaine de la nationalité sont proposées aux Archives fédérales lorsque 50 ans se sont écoulés depuis la naturalisation de l’étranger ou la dernière demande de naturalisation.

• ⁴ Le SEM détruit les données personnelles du SYMIC qui sont sans valeur archivistique, selon la règlementation suivante:

• a. en cas d’adoption, les noms des parents nourriciers sont remplacés par les noms de l’enfant dès que ceux-ci sont connus: au plus tard un mois après l’obtention de l’annonce de l’adoption, toutes les données relatives à l’enfant et à ses parents nourriciers doivent être détruites;

• b. dans la mesure où le séjour de l’enfant placé ou placé en vue d’adoption n’est pas régularisé, les données de la décision d’entrée les concernant sont détruites après 26 mois;

• c. cinq ans après le décès;

• d. quinze ans après la fin du séjour en Suisse;

• e. ¹²⁰les données sur l’engagement visées aux art. 19, al. 4, let. b, et 34 de l’ordonnance du 24 octobre 2007 relative à l’admission, au séjour et à l’exercice d’une activité lucrative (OASA)¹²¹ sont détruites après dix ans;

• f. ¹²²les déclarations d’engagement sont détruites après cinq ans;

• g. ¹²³les données biométriques propres au titre de séjour sont effacées lors de chaque nouvelle saisie des données biométriques ou, au plus tard, cinq ans après la saisie de ces données.

Si une mesure d’éloignement figure dans un cas visé à l’al. 4, let. d, les données personnelles sont détruites au plus tôt cinq ans après l’échéance de ladite mesure.

Les droits des personnes concernées, notamment le droit d’accès, le droit d’être informé sur la collecte de données personnelles et le droit de rectifier et de supprimer les données, sont régis par les dispositions de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD)¹²⁴, et de la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative¹²⁵ et par les art. 111e à 111g LEI¹²⁶.¹²⁷

Si une personne concernée veut faire valoir des droits, elle doit justifier de son identité et présenter une demande écrite au SEM.

Les données inexactes doivent être corrigées d’office.

En collaboration avec l’Office fédéral de la statistique, le SEM établit dans le cadre de l’accomplissement de ses tâches légales des statistiques périodiques sur la base des données enregistrées dans le SYMIC. Les statistiques ne peuvent en aucun cas servir à reconstituer des données personnelles par recoupement.

Il communique aux autorités de la Confédération, des cantons et des communes les statistiques dont elles ont besoin pour accomplir les tâches prescrites par la LEI¹²⁸, la LAsi¹²⁹, la LN¹³⁰, l’accord sur la libre circulation des personnes avec la CE¹³¹ et la Convention instituant l’AELE¹³² ainsi que les accords d’association à Schengen¹³³ et les accords d’association à Dublin¹³⁴.¹³⁵

Il publie les statistiques les plus importantes.

Il peut, sur demande et pour répondre à leurs besoins, fournir des statistiques complémentaires aux autorités, aux particuliers ou à des organisations. Il peut aussi leur établir des statistiques spéciales.

Il collabore à l’établissement de la statistique fédérale annuelle de l’effectif de la population, de la migration et de l’activité lucrative. Pour permettre à l’Office fédéral de la statistique d’accomplir ses tâches conformément à l’ordonnance du 30 juin 1993 sur les relevés statistiques¹³⁶, il lui fournit:

1. à intervalles réguliers, les données relatives à l’effectif des étrangers enregistrés dans le SYMIC et à son évolution;

2. les données relatives aux requérants d’asile, aux personnes admises à titre provisoire et aux réfugiés, qui sont nécessaires à l’établissement de la statistique de l’aide sociale.¹³⁷

Il peut autoriser les services ayant un accès en ligne au SYMIC d’établir des statistiques sur la base des données qu’ils ont eux-mêmes enregistrées.

Avec l’aide du SYMIC, le SEM contrôle périodiquement les autorisations délivrées ainsi que l’effectif de la population étrangère.

Les autorités cantonales chargées des questions relatives aux étrangers ainsi que les services chargés du contrôle des étrangers dans les communes collaborent aux travaux de contrôle. Dans ce but, le SEM leur communique des listes d’étrangers et d’autorisations avec indication de leurs dates d’échéance.

Le SEM perçoit une taxe de 40 francs pour une demande d’adresse présentée par un particulier ou par une organisation privée au sens de l’art. 15, al. 2.¹³⁸

Il perçoit une taxe couvrant ses frais:

1. lorsqu’il fournit des statistiques complémentaires à des particuliers ou à des organisations privées ou qu’il les établit spécialement à leur intention (art. 20, al. 4);

2. lorsqu’il établit des statistiques spéciales à l’attention des autorités, des particuliers ou des organisations conformément aux art. 14 et 20, al. 4, et s’il en résulte des frais ou une charge de travail importants.

Si une personne provoque la saisie de données incorrecte, les frais de rectification peuvent lui être facturés.

Pour le reste, les dispositions générales du Tarif des émoluments LEI du 24 octobre 2007¹³⁹ sont applicables.¹⁴⁰

L’ordonnance du 23 novembre 1994 sur le Registre central des étrangers¹⁴¹ est abrogée.

La modification du droit en vigueur est réglée à l’annexe 3.

La modification du 21 novembre 2007 entre en vigueur en même temps que les art. 6, let. a, et 13, al. 1, et que les ch. 1 à 3 de l’annexe de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres¹⁴⁴.

Le numéro AVS des personnes déjà enregistrées dans SYMIC au moment de la première attribution globale et de la communication du numéro AVS est saisi:

1. s’il s’agit de personnes de nationalité étrangère titulaires d’une autorisation de séjour valable de plus de quatre mois,

2. s’il s’agit de personnes relevant du domaine de l’asile dont le dossier n’est pas encore fini d’être traité.

La procédure de première mise à jour complète et de communication du numéro AVS à SYMIC est réglée par les art. 133^bis et 134^quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants¹⁴⁵.

Sous réserve de l’al. 2, la présente ordonnance entre en vigueur le 29 mai 2006.

Les champs de données suivants de l’annexe 1 entrent en vigueur le 1^er janvier 2007:

• – «Nationalité du partenaire enregistré» (ch. IV., 2., a.);

• – «Partenaire enregistré est suisse» (ch. IV., 2., a.);

• – «Catégorie d’étranger du partenaire enregistré (ch. IV., 2., d.);

• – «Date de naissance du partenaire enregistré (ch. IV., 2., i.);

• – «Partenaire enregistré est suisse (ch. IV., 2., i.).