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415.11 — OSIS

Ordonnance sur les systèmes d’information de la Confédération dans le domaine du sport (OSIS)

du 12 octobre 2016 (État le 1er janvier 2025)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57 q de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration 1 ,
vu les art. 12 et 36 de la loi fédérale du 19 juin 2015 sur les systèmes d’information de la Confédération dans le domaine du sport (LSIS) 2 ,

arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles:

  1. dans le système d’information national pour le sport;
  2. dans le système d’information pour les données médicales;
  3. dans le système d’information pour les résultats du diagnostic de performance;
  4. dans le sous-système d’information pour les données anthropométriques;
  5. dans le système d’information de la Haute école fédérale de sport de Macolin (HEFSM);
  6. dans le système d’information pour l’évaluation des cours;
  7. dans le système d’information de l’agence nationale de lutte contre le dopage;
  8. dans la banque d’adresses centralisée de l’Office fédéral du sport (OFSPO);
  9. dans les systèmes d’information destinés à l’exploitation des bâtiments et des installations de l’OFSPO;
  10. dans le système d’information pour les médias électroniques.

Art. 2 Règlements de traitement

L’OFSPO édicte un règlement de traitement pour les systèmes d’information visés à l’art. 1, let. a à c, e et f. Il y définit les mesures techniques et organisationnelles propres à garantir la sécurité et la protection des données traitées.

L’agence nationale de lutte contre le dopage édicte un règlement de traitement pour le système d’information visé à l’art. 1, let. g.

Art. 3 Exploitation

L’OFSPO est responsable de la sécurité de l’exploitation des systèmes d’information et de la légalité du traitement des données. L’art. 31 LSIS est réservé.

Art. 4 Octroi d’un droit d’accès individuel

Les collaborateurs de l’OFSPO reçoivent un droit d’accès individuel aux systèmes d’information visés à l’art. 1, let. a, e, f et h à j, dans la mesure où ils ont besoin de cet accès pour accomplir leurs tâches.

Les responsables d’applications chargés de tâches de maintenance, d’entretien ou de programmation reçoivent au surplus un droit d’accès individuel aux systèmes d’information visés à l’art. 1, let. a à f et h à j, dans la mesure où ils ont besoin de cet accès pour accomplir leurs tâches et que la sécurité des données est garantie. Ce droit ne les habilite pas à modifier le contenu des données.

Art. 4a3 Échange automatique avec d’autres systèmes d’information

L’échange automatique de données est autorisé:

  1. entre, d’une part, les systèmes d’information visés à l’art. 1, let. a à e, i et j, et, d’autre part, la banque d’adresses centralisée de l’OFSPO, à des fins d’adressage et d’actualisation des adresses;
  2. entre, d’une part, les systèmes d’information visés à l’art. 1, let. a à e, i et j, et, d’autre part, le système d’informations financières utilisé par l’OFSPO, à des fins de facturation;
  3. entre, d’une part, les systèmes d’information visés à l’art. 1, let. a et e, et, d’autre part, le système d’information destiné à l’exploitation des bâtiments et des installations, à des fins d’organisation et de réalisation de cours, d’entraînements, de formations et de camps.

Les données du système d’information visé à l’art. 1, let. a, qui sont nécessaires à l’exécution du régime des allocations pour perte de gain sont transmises au système d’information prévu à l’art. 21 a LAPG. 4

Section 2 Durée de conservation des données du système d’information national pour le sport

Art. 5

Les données des personnes qui n’ont fait que participer à des cours et des camps du programme «Jeunesse et sport» (J+S) sont conservées jusqu’à ce que la personne concernée ait atteint l’âge de 30 ans. Les données personnelles qui ne sont plus nécessaires à l’accomplissement des tâches légales peuvent être détruites antérieurement, à la demande des personnes concernées. Les données personnelles qui sont encore utilisées au-delà de cette échéance à des fins statistiques ou scientifiques doivent être rendues anonymes.

Les données des autres personnes sont conservées, sous réserve de l’al. 3, jusqu’à ce que la personne concernée ait atteint l’âge de 70 ans et que les données la concernant n’aient plus subi de modification depuis cinq ans.

Les données suivantes sont conservées pour une durée réduite:

  1. 5 données pénales, pour autant qu’elles soient nécessaires pour justifier une décision d’attribution, de suspension ou de retrait de reconnaissance de cadre J+S et qu’elles ne figurent plus dans l’extrait 2 du casier judiciaire destiné aux autorités: jusqu’à ce que la personne concernée demande leur destruction;
  2. données relatives à des enquêtes et au prononcé de mesures en cas de violation de dispositions relatives à l’éthique et à la sécurité dans le sport: jusqu’au retrait irrévocable de la licence de compétition dans les sports pour lesquels la participation aux compétitions n’est possible qu’avec une licence;
  3. toutes les autres données n’ayant subi aucune modification pendant dix ans: jusqu’à ce que la personne concernée demande leur destruction.

Section 3 Droit d’accès au système d’information pour les données médicales et durée de conservation de ces données

Art. 6 Droit d’accès

Seuls les collaborateurs des sections Médecine du sport, Physiologie du sport, Physiothérapie du sport et Psychologie du sport de l’OFSPO reçoivent un droit d’accès au système d’information pour les données médicales, dans la mesure où ils ont besoin de cet accès pour accomplir leurs tâches. L’art. 4 LSIS est réservé.

Art. 7 Durée de conservation des données

Les données sont conservées dans le système d’information pour les données médicales pendant dix ans à compter de leur dernier traitement, sauf si la personne concernée:

  1. en demande la destruction antérieurement;
  2. consent par écrit à ce qu’elles soient conservées et traitées pendant plus de dix ans.

Section 4 Droit d’accès au système d’information pour les résultats du diagnostic de performance et durée de conservation de ces données

Art. 8 Droit d’accès

Seuls les collaborateurs des sections Médecine du sport, Physiologie du sport, Physiothérapie du sport et Psychologie du sport de l’OFSPO reçoivent un droit d’accès au système d’information pour les résultats du diagnostic de performance, dans la mesure où ils ont besoin de cet accès pour accomplir leurs tâches. L’art. 4 LSIS est réservé.

Art. 9 Durée de conservation des données

Les données sont conservées dans le système d’information pour les résultats du diagnostic de performance pendant dix ans à compter de leur dernier traitement, sauf si la personne concernée:

  1. en demande la destruction antérieurement;
  2. consent par écrit à ce qu’elles soient conservées et traitées pendant plus de dix ans.

Section 5 Sous-système d’information pour les données anthropométriques

Art. 10 But

Le sous-système d’information pour les données anthropométriques permet aux médecins du sport de l’OFSPO et aux spécialistes du diagnostic de la performance de l’OFSPO de proposer aux sportifs les mesures thérapeutiques nécessaires ou des conseils individuels fondés sur les sciences du sport, en particulier dans les domaines de l’entraînement et de l’alimentation.

Art. 11 Objet

Le sous-système d’information pour les données anthropométriques contient les données suivantes:

  1. nom et prénom;
  2. taille;
  3. poids;
  4. âge;
  5. sexe;
  6. taux de graisse corporelle;
  7. masse corporelle non adipeuse;
  8. densité osseuse.

Art. 12 Collecte des données

L’OFSPO collecte les données au moyen d’un appareil de radiologie spécialement prévu à cet effet et d’un logiciel adéquat avec l’accord de la personne concernée lorsque celle-ci est capable de discernement ou, si elle ne l’est pas, avec l’accord de son représentant légal. Ce dernier est préalablement informé de l’examen, à moins que la personne concernée capable de discernement n’y soit opposée.

Art. 13 Transfert des données

Les données visées à l’art. 11 sont transférées dans le système d’information pour les données médicales et dans le système d’information pour les résultats du diagnostic de performance moyennant l’autorisation de la personne concernée.

Art. 14 Droit d’accès

Seuls les collaborateurs des sections Médecine du sport, Physiologie du sport, Physiothérapie du sport et Psychologie du sport de l’OFSPO reçoivent un droit d’accès au sous-système d’information pour les données anthropométriques, dans la mesure où ils ont besoin de cet accès pour accomplir leurs tâches. L’art. 4 LSIS est réservé.

Art. 15 Durée de conservation des données

Les données contenues dans le système d’information pour les données anthropométriques sont détruites après leur transfert au sens de l’art. 13.

Les données non transférées sont détruites un an après leur saisie.

Section 6 Communication et durée de conservation des données du système d’information de la HEFSM

Art. 16 Communication des données

L’OFSPO peut donner aux étudiants de la HEFSM un accès en ligne pour leur permettre de consulter les résultats de leurs évaluations de compétences pendant la durée de la filière d’études concernée.

Art. 17 Durée de conservation des données

Les données personnelles, les données d’adressage et les données concernant les diplômes de fin d’études sont conservées dans le système d’information de la HEFSM jusqu’à ce que la personne concernée ait 65 ans.

Les autres données sont conservées dans le système d’information de la HEFSM pendant cinq ans à compter de leur dernier traitement.

Section 7 Durée de conservation des données contenues dans le système d’information pour l’évaluation des cours

Art. 18

Les données personnelles et les données d’adressage sont conservées dans le système d’information pour l’évaluation des cours pendant cinq ans à compter de leur dernier traitement.

Section 8 Droit d’accès au système d’information de l’agence nationale de lutte contre le dopage

Art. 19

Les collaborateurs de l’agence nationale de lutte contre le dopage qui relèvent des domaines Contrôles, Enquêtes, Travail scientifique, Prévention, Droit, Direction, Commission médicale, Commission juridique et Services centraux reçoivent un droit d’accès au système d’information de l’agence, dans la mesure où ils ont besoin de cet accès pour accomplir leurs tâches.

Section 9 Banque d’adresses centralisée de l’OFSPO

Art. 20 But

La banque d’adresses centralisée permet à l’OFSPO de traiter la correspondance.

Art. 21 Objet

La banque d’adresses centralisée contient les données d’adressage de personnes:

  1. qui entretiennent avec l’OFSPO des rapports régis par le droit administratif;
  2. qui s’intéressent aux activités de l’OFSPO.

Les données personnelles suivantes y sont saisies:

  1. nom et prénom;
  2. fonction, titre académique et institution;
  3. adresse du domicile ou adresse professionnelle;
  4. numéros de téléphone;
  5. adresses électroniques;
  6. langue de correspondance;
  7. indication des documents créés et des documents envoyés.

Art. 226

Art. 23 Durée de conservation des données

Les données personnelles et les données d’adressage sont conservées dans la banque d’adresses centralisée pendant cinq ans à compter de leur dernier traitement.

Section 10 Systèmes d’information pour les bâtiments et les installations

Art. 24 But

L’OFSPO exploite un système d’information pour les bâtiments et les installations de Macolin, de Bienne et d’Ipsach et un système d’information pour les bâtiments et les installations de Tenero.

Les systèmes d’information pour les bâtiments et les installations permettent à l’OFSPO:

  1. de maintenir la sécurité des informations et des services;
  2. de réserver et d’exploiter les bâtiments et les installations;
  3. de saisir les prestations payantes;
  4. de gérer le temps de travail du personnel;
  5. de contrôler les accès à des fins de sécurité;
  6. d’informer les utilisateurs des installations.

Art. 25 Objet

Les systèmes d’information pour les bâtiments et les installations contiennent toutes les données personnelles et informations nécessaires à l’exploitation et à la sécurité des installations, en particulier:

  1. l’identité des personnes qui réservent ou utilisent les bâtiments et les installations;
  2. les numéros d’identification personnels et numéros de clés attribués;
  3. les réservations de bâtiments et d’installations et leur utilisation;
  4. les données concernant l’autorisation d’utiliser des bâtiments et des installations pour une durée limitée ou illimitée;
  5. les données concernant les entrées et les sorties effectives de personnes dans les bâtiments et les installations;
  6. les données concernant les prestations fournies par les stations de vente.

Art. 26 Communication des données

Des informations concernant les réservations et l’utilisation des bâtiments et des installations peuvent être publiées sur le site de l’OFSPO sur des panneaux d’information électroniques accessibles au public.

Art. 277

Art. 28 Durée de conservation des données

Les données visées à l’art. 25 sont conservées dans les systèmes d’information pour les bâtiments et les installations pendant cinq ans à compter de leur saisie.

Section 11 Système d’information pour les médias électroniques

Art. 29 But

Le système d’information pour les médias électroniques sert à documenter le développement du sport et à publier des moyens d’enseignement et d’apprentissage.

Art. 30 Objet

Le système d’information pour les médias électroniques contient les données suivantes:

  1. données photographiques;
  2. données vidéo;
  3. données sonores;
  4. moyens électroniques d’enseignement et d’apprentissage.

Les données peuvent être associées notamment aux métadonnées suivantes à des fins d’archivage dans un système structuré:

  1. lieu de saisie;
  2. date de saisie;
  3. description;
  4. nom de personnes;
  5. mot clé;
  6. existence ou non d’une autorisation de publication.

Art. 31 Durée de conservation des données

Les données visées à l’art. 30 sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’utilisation prévue.

Si aucune durée de conservation définie ne découle du but visé, les personnes concernées peuvent demander la destruction des données électroniques qui les concernent dix ans après leur saisie.

Section 12 Participation aux frais

Art. 32

Les autorités et les organisations qui bénéficient d’un accès en ligne à certaines données du système d’information national pour le sport sont tenues de verser une taxe forfaitaire de 4000 francs par an.

Les émoluments ci-après doivent être versés en plus de la taxe forfaitaire par les autorités suivantes:

  1. cantons et Principauté de Liechtenstein: 1 franc pour tout cours ou camp J+S réalisé sous leur surveillance;
  2. cantons, Principauté de Liechtenstein et organisations privées: 1 franc pour toute offre de formation des cadres proposée dans le cadre de J+S et ESA et réalisée sous leur surveillance.

Aucun émolument n’est perçu auprès des fédérations sportives et des associations de jeunesse soutenues en vertu de la loi du 17 juin 2011 sur l’encouragement du sport 8 .

Les autorités et les organisations qui bénéficient d’un accès en ligne à certaines données du système d’information national pour le sport assument les frais d’acquisition et d’exploitation des infrastructures informatiques dont ils ont besoin pour utiliser le système d’information, telles que les appareils, les réseaux et les programmes.

Section 13 Dispositions finales

Art. 33 Abrogation d’un autre acte

L’ordonnance du 5 septembre 2012 sur les systèmes d’information de la Confédération dans le domaine du sport 9 est abrogée.

Art. 34 Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er novembre 2016.