RU 2020 4077
Ordinanza
concernente il sistema d’informazione Plato
(Ordinanza Plato)
del 25 settembre 2020
Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri; visto l’articolo 57h capoverso3 della legge federale del 21 marzo 19972 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione,
ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione Plato (Plato) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).
Art. 2 Scopo del sistema d’informazione
Plato serve al DFAE per adempiere i compiti che gli competono e che sono delegati alla Divisione Sicurezza umana (DSU) presso la Direzione politica e al Settore Aiuto umanitario e Corpo svizzero di aiuto umanitario (Settore AU/CSA) presso la Direzione dello sviluppo e della cooperazione (DSC) in applicazione della legge federale del 19 dicembre 20033 su misure di promozione civile della pace e di rafforzamento dei diritti dell’uomo e dell’ordinanza dell’11 maggio 19884 concernente il Corpo svizzero di aiuto umanitario. In particolare serve per:
gestire e amministrare i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace presso la DSU e il CSA;
reclutare esperti per il Pool di esperti;
pianificare e gestire gli impieghi;
preparare contratti di lavoro;
gestire i corsi di formazione e di formazione continua degli esperti;
mettere a disposizione il materiale d’impiego (logistica);
elaborare statistiche.
Art. 3 Responsabilità
La DSU e il Settore AU/CSA sono responsabili di Plato.
Art. 4 Struttura
Plato è costituito da un’interfaccia di applicazione e dalle seguenti banche dati separate le une dalle altre:
banca dati per i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace;
banca dati per i membri del CSA.
Sezione 2 Trattamento dei dati
Art. 5 Dati trattati
Plato contiene i dati delle persone di cui all’articolo2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri.
La tipologia di dati trattati è riportata nell’allegato.
Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento
I dati sono registrati dalla DSU, da Personale DFAE e dal Settore AU/CSA. Questi servizi dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che gestiscono.
Il Gruppo specialistico salvataggio CSA presso il Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) dispone del diritto di lettura per i dati sugli esperti del CSA che sono membri del Gruppo specialistico salvataggio CSA.
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
Art. 7 Comunicazione di dati
I dati relativi agli esperti in servizio possono essere trasmessi al Centro di gestione delle crisi del DFAE e alla Direzione consolare per l’adempimento dei loro compiti nell’ambito della gestione delle crisi e degli incidenti di sicurezza nonché della prevenzione delle crisi.
Art. 8 Distruzione di set di dati
I set di dati relativi a persone sono distrutti al più tardi dieci anni dopo il raggiungimento del 70° anno di età.
I dati relativi ai candidati respinti sono distrutti al più tardi tre mesi dopo la conclusione della procedura di candidatura.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione della Confederazione in materia di archiviazione.
Art. 9 Archiviazione di documenti
In Plato è possibile salvare tutti i documenti concernenti le persone registrate nel sistema.
Sezione 3 Gestione e diritti di accesso
Art. 10 Gestione tecnica e amministrazione del sistema
L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di Plato.
L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, le banche dati e le applicazioni.
Un responsabile dell’applicazione è membro della DSU e un altro del Settore AU/CSA. Sono gli intermediari tra l’amministratore di sistema e gli utenti.
Art. 11 Conferimento del diritto di accesso
I responsabili dell’applicazione accordano agli utenti di Plato i diritti di accesso individuali.
Verificano ogni anno se le condizioni per ottenere i diritti di accesso continuano a essere adempiute.
Sezione 4 Sicurezza dei dati
Art. 12 Obblighi di diligenza
La DSU e il Settore AU/CSA provvedono affinché i dati registrati in Plato siano trattati conformemente alle prescrizioni.
Si assicurano che i dati siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 13 Regolamento sul trattamento dei dati
La DSU e il Settore AU/CSA emanano un regolamento sul trattamento dei dati. Esso contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 14 Verbale
Gli accessi a Plato e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per un anno.
Sezione 5 Entrata in vigore
Art. 15
La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2020.
25 settembre 2020 In nome del Consiglio federale svizzero: |
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La presidente della Confederazione, Simonetta Sommaruga |
Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr |
Allegato
(art.5 cpv. 2) Dati personali registrati in Plato I. Dati personali 1. Cognomi 2. Nomi 3. Data di nascita/età 4. Stato civile 5. Sesso 6. Luogo di nascita 7. Luogo di origine 8. Nazionalità con codice ISO 9. Indirizzi (via, NPA, luogo) 10. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico) 11. Tipo di indirizzo 12. Numeri di telefono 13. Indirizzo e-mail 14. Appellativo 15. Titolo 16. Comunicazione 17. Tipo di comunicazione 18. Lingua di corrispondenza 19. Conoscenze linguistiche 20. Diplomi e certificati linguistici 21. Numero d’assicurato ai sensi dell’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 19465 su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti 22. Numero personale 23. Indicazioni su documenti (data e luogo del deposito) 24. Professione e formazione 25. Attività attuale 26. Esperienza in campo umanitario 27. Grado militare 28. Grado di polizia 29. Stato (attivo/passivo) con data e cronologia 30. Stato presso il DDPS 31. Categoria AU/CSA 32. Impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC) 33. Numero di impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC) 34. di cui impieghi nella squadra di pronto intervento o nella Catena di salvataggio 35. Membro della squadra di pronto intervento e funzione 36. Priorità squadra di pronto intervento 37. Membro della Catena di salvataggio e funzione 38. Priorità Catena di salvataggio 39. Organo competente 40. Livello dirigenziale 41. Azienda 42. Esperienza per tipo di impiego 43. Disponibilità e limitazioni di impiego 44. Riserve nei confronti di un impiego 45. Motivazione delle riserve nei confronti di un impiego 46. Gruppo di lavoro specializzato e posizione 47. Funzione gruppo specializzato e posizione 48. Indicazioni su impieghi esterni (azienda, organizzazione, descrizione dell’attività, durata) 49. Esigenze di formazione continua 50. Indicazioni sui corsi (nome del corso, tipo di corso, luogo, tipo di partecipazione, stato di partecipazione) II. Dati sul passaporto 1. Tipo di passaporto 2. Paese 3. Numero di passaporto 4. Periodo di validità 5. Luogo di emissione 6. Data di rilascio 7. Consegna 8. Restituzione 9. Deposito del passaporto III. Dati sul reclutamento 1. Data dell’intervista 2. Candidatura completa 3.
Giornata di reclutamento 4. Conferma di idoneità 5. Data estratto del casellario giudiziale 6. Controllo di sicurezza relativo alle persone (validità) 7. Conferma di ammissione 8. Licenza di condurre (categoria, data, osservazioni) IV. Dati sull’azienda 1. Nome 2. Indirizzi (via, luogo, Paese) 3. Tipo di indirizzo 4. Comunicazione 5. Tipo di comunicazione V. Dati della persona di riferimento 1. Cognomi 2. Nomi 3. Tipo di relazione 4. Priorità 5. Partecipazione alla missione in famiglia 6. Indirizzi (via, NPA, luogo) 7. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico) 8. Tipo di indirizzo 9. Comunicazione 10. Tipo di comunicazione VI. Dati sull’impiego e sul contratto 1. Impiego (denominazione, tipo, sottotipo, forma, durata, giorni, luogo, AU/CSA, organizzazione, funzione, gruppo specializzato, Paese, continente) 2. Contratto (tipo, durata, numero, base giuridica) 3. Impiego pianificato (tipo, stato) 4. Missione in famiglia 5. Classificazione 6. Responsabile del programma 7. Tasso di occupazione 8. Civilian Police (CIVPOL) 9. Livello controllo di sicurezza relativo alle persone 10. Organizzazione di invio e organizzazione destinataria 11. Supervisore 12. Stato selezione 13. Grado di polizia 14. Responsabilità sicurezza 15. Stato della candidatura 16. Materiale/bagaglio 17. Unità organizzativa/Divisione/Sezione 18. Attualmente in servizio presso AU/CSA 19. Indicazioni sul viaggio (data, ora) 20. Viaggio compreso 21. Congedo non retribuito (da/a, numero di giorni) 22. Giorni di vacanza (numero) 23. Subordinazione 24. Settore del personale 25. Dati sullo stipendio (classe di stipendio, importo, pagamenti, finanziamento, tipo di costi di viaggio di servizio ecc.) 26. Numero di voli per le vacanze 27. Giorni aggiuntivi 28. Risarcimenti e indennità