235.26
Ordinanza
concernente il sistema d’informazione Plato
(Ordinanza Plato)
Preambolo
Il Consiglio federale svizzero,
visto l’articolo 29 della legge federale del 18 dicembre 20001 sul trattamento dei dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri;
visto l’articolo 57hter della legge del 21 marzo 19972 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),3
ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione Plato (Plato) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).
Art. 2 Scopo del sistema d’informazione
Plato serve al DFAE per adempiere i compiti che gli competono e che sono delegati alla Divisione Sicurezza umana (DSU) presso la Direzione politica e al Settore Aiuto umanitario e Corpo svizzero di aiuto umanitario (Settore AU/CSA) presso la Direzione dello sviluppo e della cooperazione (DSC) in applicazione della legge federale del 19 dicembre 20034 su misure di promozione civile della pace e di rafforzamento dei diritti dell’uomo e dell’ordinanza dell’11 maggio 19885 concernente il Corpo svizzero di aiuto umanitario. In particolare serve per:
gestire e amministrare i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace presso la DSU e il CSA;
reclutare esperti per il Pool di esperti;
pianificare e gestire gli impieghi;
preparare contratti di lavoro;
gestire i corsi di formazione e di formazione continua degli esperti;
mettere a disposizione il materiale d’impiego (logistica);
elaborare statistiche.
Art. 3 Responsabilità
La DSU e il Settore AU/CSA sono responsabili di Plato.
Art. 4 Struttura
Plato è costituito da un’interfaccia di applicazione e dalle seguenti banche dati separate le une dalle altre:
banca dati per i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace;
banca dati per i membri del CSA.
Sezione 2 Trattamento dei dati
Art. 5 Dati trattati
Plato contiene i dati delle persone di cui all’articolo 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri.
La tipologia di dati trattati è riportata nell’allegato.
Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento
I dati sono registrati dalla DSU, da Personale DFAE e dal Settore AU/CSA. Questi servizi dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che gestiscono.
Il Gruppo specialistico salvataggio CSA presso il Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) dispone del diritto di lettura per i dati sugli esperti del CSA che sono membri del Gruppo specialistico salvataggio CSA.
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
Art. 76 Comunicazione di dati
I dati relativi agli esperti in servizio possono essere trasmessi alla Direzione consolare per l’adempimento dei suoi compiti nell’ambito della gestione delle crisi e degli incidenti di sicurezza nonché della prevenzione delle crisi.
Art. 8 Distruzione di set di dati
I set di dati relativi a persone sono distrutti al più tardi dieci anni dopo il raggiungimento del 70° anno di età.
I dati relativi ai candidati respinti sono distrutti al più tardi tre mesi dopo la conclusione della procedura di candidatura.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione della Confederazione in materia di archiviazione.
Art. 9 Archiviazione di documenti
In Plato è possibile salvare tutti i documenti concernenti le persone registrate nel sistema.
Sezione 3 Gestione e diritti di accesso
Art. 10 Gestione tecnica e amministrazione del sistema
L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di Plato.
L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, le banche dati e le applicazioni.
Un responsabile dell’applicazione è membro della DSU e un altro del Settore AU/CSA. Sono gli intermediari tra l’amministratore di sistema e gli utenti.
Art. 11 Conferimento del diritto di accesso
I responsabili dell’applicazione accordano agli utenti di Plato i diritti di accesso individuali.
Verificano ogni anno se le condizioni per ottenere i diritti di accesso continuano a essere adempiute.
Sezione 4 Sicurezza dei dati
Art. 12 Obblighi di diligenza
La DSU e il Settore AU/CSA provvedono affinché i dati registrati in Plato siano trattati conformemente alle prescrizioni.
Si assicurano che i dati siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 13 Regolamento sul trattamento dei dati
La DSU e il Settore AU/CSA emanano un regolamento sul trattamento dei dati. Esso contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 14 Verbale
Gli accessi a Plato e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.7
Sezione 5 Entrata in vigore
Art. 15
La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2020.
(art. 5 cpv. 2)
Dati personali registrati in Plato
I. Dati personali
Cognomi
Nomi
Data di nascita/età
Stato civile
Sesso
Luogo di nascita
Luogo di origine
Nazionalità con codice ISO
Indirizzi (via, NPA, luogo)
Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)
Tipo di indirizzo
Numeri di telefono
Indirizzo e-mail
Appellativo
Titolo
Comunicazione
Tipo di comunicazione
Lingua di corrispondenza
Conoscenze linguistiche
Diplomi e certificati linguistici
Numero AVS ai sensi dell’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 19468 su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti
Numero personale
Indicazioni su documenti (data e luogo del deposito)
Professione e formazione
Attività attuale
Esperienza in campo umanitario
Grado militare
Grado di polizia
Stato (attivo/passivo) con data e cronologia
Stato presso il DDPS
Categoria AU/CSA
Impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)
Numero di impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)
di cui impieghi nella squadra di pronto intervento o nella Catena di salvataggio
Membro della squadra di pronto intervento e funzione
Priorità squadra di pronto intervento
Membro della Catena di salvataggio e funzione
Priorità Catena di salvataggio
Organo competente
Livello dirigenziale
Azienda
Esperienza per tipo di impiego
Disponibilità e limitazioni di impiego
Riserve nei confronti di un impiego
Motivazione delle riserve nei confronti di un impiego
Gruppo di lavoro specializzato e posizione
Funzione gruppo specializzato e posizione
Indicazioni su impieghi esterni (azienda, organizzazione, descrizione dell’attività, durata)
Esigenze di formazione continua
Indicazioni sui corsi (nome del corso, tipo di corso, luogo, tipo di partecipazione, stato di partecipazione)
II. Dati sul passaporto
Tipo di passaporto
Paese
Numero di passaporto
Periodo di validità
Luogo di emissione
Data di rilascio
Consegna
Restituzione
Deposito del passaporto
III. Dati sul reclutamento
Data dell’intervista
Candidatura completa
Giornata di reclutamento
Conferma di idoneità
Data estratto del casellario giudiziale
Controllo di sicurezza relativo alle persone (validità)
Conferma di ammissione
Licenza di condurre (categoria, data, osservazioni)
IV. Dati sull’azienda
Nome
Indirizzi (via, luogo, Paese)
Tipo di indirizzo
Comunicazione
Tipo di comunicazione
V. Dati della persona di riferimento
Cognomi
Nomi
Tipo di relazione
Priorità
Partecipazione alla missione in famiglia
Indirizzi (via, NPA, luogo)
Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)
Tipo di indirizzo
Comunicazione
Tipo di comunicazione
VI. Dati sull’impiego e sul contratto
Impiego (denominazione, tipo, sottotipo, forma, durata, giorni, luogo, AU/CSA, organizzazione, funzione, gruppo specializzato, Paese, continente)
Contratto (tipo, durata, numero, base giuridica)
Impiego pianificato (tipo, stato)
Missione in famiglia
Classificazione
Responsabile del programma
Tasso di occupazione
Civilian Police (CIVPOL)
Livello controllo di sicurezza relativo alle persone
Organizzazione di invio e organizzazione destinataria
Supervisore
Stato selezione
Grado di polizia
Responsabilità sicurezza
Stato della candidatura
Materiale/bagaglio
Unità organizzativa/Divisione/Sezione
Attualmente in servizio presso AU/CSA
Indicazioni sul viaggio (data, ora)
Viaggio compreso
Congedo non retribuito (da/a, numero di giorni)
Giorni di vacanza (numero)
Subordinazione
Settore del personale
Dati sullo stipendio (classe di stipendio, importo, pagamenti, finanziamento, tipo di costi di viaggio di servizio ecc.)
Numero di voli per le vacanze
Giorni aggiuntivi
Risarcimenti e indennità