Fonte

Emanato con: Ordinanza sul sistema di informazione Ordipro del Dipartimento federale degli affari esteri (AS 2004 2951)

Versione giusta: Ordinanza sull’armonizzazione dei registri (AS 2007 6719), Ordinanza relativa alla legge federale sui privilegi, le immunità e le facilitazioni, nonché sugli aiuti finanziari accordati dalla Svizzera quale Stato ospite* (AS 2007 6657)

235.21

Ordinanza sul sistema di informazione Ordipro del Dipartimento federale degli affari esteri (Ordinanza Ordipro)

del 7 giugno 2004 (Stato 1° gennaio 2008)

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento degli affari esteri, ordina:

Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina il funzionamento del sistema di informazione Ordipro (Ordipro) del Dipartimento federale degli affari esteri (Dipartimento).

Ordipro serve al trattamento dei dati concernenti le persone beneficiarie di cui all’articolo2 capoverso2 della legge del 22 giugno 20072 sullo Stato ospite.3

Art. 2 Scopo e contenuto del sistema di informazione

Ordipro serve ad adempiere i compiti dell’ente responsabile del servizio del protocollo presso il Dipartimento (Protocollo) e della Missione permanente della Svizzera presso l’Ufficio delle Nazioni Unite e presso le altre organizzazioni internazionali a Ginevra (Missione) conformemente alla Convenzione di Vienna del 18 aprile 19614 sulle relazioni diplomatiche, alla Convenzione di Vienna del 24 aprile 19635 sulle relazioni consolari e agli accordi di sede ai sensi dell’allegato1. Segnatamente, serve:

  1. come base per il disbrigo amministrativo dell’accreditamento e del soggiorno delle persone registrate,

  2. al rilascio e alla gestione delle diverse categorie di carte di legittimazione.

Comprende le collezioni di dati del Protocollo e della Missione.

Il DFAE è autorizzato ad aggiornare l’allegato1.

RU 2004 2951

Nuovo testo giusta il n. 6 dell’all. all’O del7 dic. 2007 sullo Stato ospite (RS 192.121).

Sezione 2 Dati e loro trattamento

Art. 3 Dati

In Ordipro la Missione ed il Protocollo trattano i seguenti dati personali:

  1. cognome;

  2. nome;

  3. data di nascita;

  4. indirizzo privato e numero di telefono;

  5. sesso;

  6. stato civile;

  7. nazionalità;

  8. titolo e funzione;

  9. datore di lavoro (rappresentanza, organizzazione internazionale, eventuale ulteriore datore di lavoro);

  10. professione;

  11. passaporto (tipo, validità, numero);

  12. successore di (nome della persona sostituita);

  13. data di arrivo e di partenza;

  14. data di entrata in servizio;

  15. tipo di permesso di lavoro in Svizzera;

  16. dati della carta di legittimazione;

  17. targa e attribuzione;

  18. dati fotografici;

  19. rapporti di parentela degli accompagnatori autorizzati con le persone di riferimento;

  20. debiti;

  21. controversie, procedure penali, civili e amministrative;

  22. 6 numero d’assicurato di cui all’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 19467 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (numero d’assicurato AVS);

  23. 8 luogo di nascita.

Introdotta dal n. 6 dell’all. all’O del7 dic. 2007 sullo Stato ospite (RS 192.121).

Art. 3a9 Registrazione corrente del numero d’assicurato AVS In caso d’iscrizione in Ordipro di persone domiciliate in Svizzera a cui non è ancora stato assegnato un numero d’assicurato AVS, i servizi competenti di cui all’articolo4 devono richiedere l’attribuzione e la comunicazione del numero d’assicurato AVS presso l’Ufficio centrale di compensazione (UCC). La procedura è disciplinata dagli articoli 133bis e 134quater dell’ordinanza del 31 ottobre 194710 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti.

Art. 4 Trattamento dei dati personali

I dati delle persone di cui all’articolo1 capoverso2 sono raccolti e trattati dal Protocollo e dalla Missione.11

Per adempiere i compiti legali, gli enti dell’Amministrazione federale delle dogane elaborano in Ordipro dati sulle persone di cui all’articolo1 capoverso2. Per quel che riguarda questo trattamento di dati, essi sono responsabili del rispetto delle disposizioni legali sulla protezione dei dati.

Art. 5 Accesso ai dati

In genere sono autorizzati ad accedere ai dati:

  1. la Direzione politica;

  2. la Direzione del diritto internazionale pubblico;

  3. i posti guardie di confine per il controllo delle persone alla frontiera;

  4. le organizzazioni internazionali in Svizzera, ai dati concernenti le persone che impiegano ed i loro accompagnatori.

Sono autorizzati ad accedere ai dati esclusivamente per chiarimenti sull’identità delle persone:

  1. la polizia degli stranieri cantonale e comunale;

  2. gli uffici di polizia designati dai Cantoni e dai Comuni;

  3. l’Ufficio federale di polizia (fedpol);

  4. Ufficio federale della migrazione (UFM)12

  5. l’Amministrazione federale delle dogane (AFD);

  6. la cassa cantonale di compensazione di Ginevra;

  7. 13 la cassa di compensazione di Berna.

Introdotto dal n. 3 dell’all. all’O del 21 nov. 2007 sull’armonizzazione dei registri, in

Nuovo testo giusta il n. 6 dell’all. all’O del7 dic. 2007 sullo Stato ospite (RS 192.121).

La designazione dell’unità amministrativa è stata adattata in applicazione dell’art. 16 cpv. 3 dell’O del17 nov. 2004 sulle pubblicazioni ufficiali (RS 170.512.1).

Introdotta dal n. 6 dell’all. all’O del7 dic. 2007 sullo Stato ospite (RS 192.121).

Gli uffici cantonali per i controlli ai veicoli e la circolazione stradale sono autorizzati ad accedere ai dati esclusivamente per il controllo dei veicoli e per chiarimenti sull’identità dei conducenti.

L’entità dell’accesso degli enti autorizzati è definita nell’allegato2.

Art. 6 Concessione dell’autorizzazione individuale di accesso

La direzione progettuale Ordipro accorda ai collaboratori degli organi autorizzati ad accedere ai dati l’autorizzazione individuale di accesso. Controlla ogni anno se continuano a sussistere i presupposti per le autorizzazioni di accesso ad Ordipro di cui all’allegato2.

Art. 7 Comunicazione dei dati ad intervalli regolari

I dati sono comunicati ad intervalli regolari agli enti ed agli istituti privati elencati qui di seguito per lo svolgimento dei compiti affidati loro per legge:

  1. alle autorità fiscali federali, cantonali e comunali;

  2. all’Ufficio federale delle assicurazioni sociali;

  3. all’Ufficio federale della sanità pubblica;

  4. a coloro che forniscono prestazioni esenti da rimborso, imposta sul valore aggiunto e tasse doganali ai sensi degli accordi di sede di cui all’allegato1 a persone di cui all’articolo1 capoverso2, per controllarne l’autorizzazione;

  5. agli uffici di statistica della Confederazione, dei Cantoni e dei Comuni in forma anonimizzata;

  6. alle autorità per la tassa d’esenzione dall’obbligo militare della Confederazione e dei Cantoni, esclusivamente per quel che riguarda i cittadini svizzeri tra i 20 ed i 30 anni;

  7. 15 ai servizi competenti per la tenuta dei registri degli abitanti;

  8. 16 all’UCC per l’attribuzione e la comunicazione del numero d’assicurato AVS.

Art. 8 Comunicazione dei dati a persone

Alle persone giuridiche o fisiche che dimostrano un’esigenza particolare possono essere comunicati i dati di cui all’articolo 3 lettere a–i, m–q ed s.

La designazione dell’unità amministrativa è stata adattata in applicazione dell’art. 16 cpv. 3 dell’O del17 nov. 2004 sulle pubblicazioni ufficiali (RS 170.512.1).

Introdotta dal n. 3 dell’all. all’O del 21 nov. 2007 sull’armonizzazione dei registri, in

Art. 9 Comunicazione dei dati nel quadro dell’assistenza amministrativa

I dati personali di Ordipro sono messi a disposizione degli enti che ne hanno bisogno per svolgere le mansioni affidate loro per legge. I dati sono comunicati dal Protocollo o dalla Missione, a seconda della competenza.

Il Protocollo o la Missione possono anche distribuire elenchi se l’ente richiedente ne ha bisogno per svolgere le mansioni affidategli per legge e se il trattamento dei dati personali concorda con lo scopo del trattamento ai sensi della legge.

Sezione 3 Protezione e sicurezza dei dati

Art. 10 Diritto di ricevere informazioni

Ogni persona può, per scritto e documentando la propria identità, chiedere ai servizi competenti di cui all’articolo4 informazioni sui dati raccolti che la concernono.

Le informazioni sono rilasciate per scritto e sono gratuite.

Ai sensi dell’articolo 9 della legge federale del 19 giugno 199217 sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite.

Art. 11 Diritto di rettifica

Ogni persona può chiedere che i dati errati sulla propria persona siano rettificati.

Art. 12 Obbligo di scrupolosità

I servizi competenti ai sensi dell’articolo4 provvedono affinché nel settore di cui sono responsabili i dati personali siano elaborati a norma di legge.

Si accertano che i dati personali che inseriscono in Ordipro o che rendono pubblici sono esatti, completi e aggiornati.

Art. 13 Sicurezza dei dati

I servizi competenti ai sensi dell’articolo4 emanano un regolamento sul trattamento dei dati che disciplina le misure di organizzazione e sicurezza e il controllo del trattamento dei dati.

Nei settori di loro competenza prendono adeguate misure organizzative e tecniche conformemente alle disposizioni relative al diritto sulla protezione dei dati,.

Ogni trattamento di dati deve essere protetto con profili personali degli utenti e con parole di identificazione.

Art. 14 Registrazione degli accessi

Ogni accesso a Ordipro è registrato. Le registrazioni sono conservate per tre anni.

Art. 15 Vigilanza e coordinamento

Il Protocollo e la Missione esercitano la vigilanza sul trattamento dei dati personali in Ordipro ai sensi della presente ordinanza e delle istruzioni che ne discendono.

Coordinano le proprie attività con le altre autorità che partecipano ad Ordipro ai sensi dell’articolo5.

Esercitano la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.

Vigilanza il produttore delle carte di legittimazione per quel che riguarda il rispetto delle norme di protezione dei dati e la cancellazione elettronica tempestiva dei dati sulle persone in questione.

Sezione 4 Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati

Art. 16 Periodo di conservazione

Ricevuto l’annuncio della partenza di una persona, i dati personali trattati dal Protocollo e dalla Missione sono corredati dell’indicazione «partito».

Dopo un anno i dati personali corredati dell’indicazione «partito» sono disponibili solo per il Protocollo e la Missione.

Dopo cinque anni i dati personali corredati dell’indicazione «partito» sono distrutti, sempre che non vi siano ancora pendenze ai sensi dell’articolo 3 lettere t ed u.

Il produttore delle carte di legittimazione distrugge tutti i dati memorizzati al massimo entro dieci giorni a partire dal momento in cui li ha ricevuti.

Art. 17 Obbligo di proporre i dati all’Archivio federale

Prima di distruggerli, il Protocollo e la Missione propongono i dati personali che hanno trattato all’Archivio federale.

Sezione 5:18 Disposizioni finali

Art. 17a Disposizioni transitorie concernenti la modifica del 21 novembre 2007

Il numero d’assicurato AVS delle persone già iscritte in Ordipro al momento della prima attribuzione e comunicazione completa del numero d’assicurato AVS viene

Introdotta dal n. 3 dell’all. all’O del 21 nov. 2007 sull’armonizzazione dei registri, in registrato. La procedura è disciplinata dagli articoli 133bis e 134quater dell’ordinanza del 31 ottobre 194719 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti.

Sezione 6 20 Entrata in vigore

Art. 18

La presente ordinanza entra in vigore il 1° luglio 2004.

Originaria Sezione 5.

Accordi di sede

Accordo su i privilegi e le immunità dell’Organizzazione delle Nazioni Unite conchiuso l’11 giugno/1° luglio 1946 tra il Consiglio federale svizzero e il Segretario generale dell’Organizzazione delle Nazioni Unite (RS 0.192.120.1); Accordo del 17 novembre 1997 tra il Consiglio federale svizzero e gli Stati Parte della Convenzione relativa alla conciliazione e all’arbitrato nel quadro dell’Organizzazione per la sicurezza e la cooperazione in Europa (OSCE) al fine di determinare lo statuto giuridico in Svizzera della Corte di conciliazione e d’arbitrato nel quadro dell’OSCE (RS 0.192.120.193.1); Accordo del 10 marzo 1955 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione meteorologica mondiale per determinare lo statuto di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.242); Scambio di lettere del 5 febbraio/22 aprile 1948 concernente lo statuto giuridico in Svizzera dell’Unione postale universale (RS 0.192.120.278.3); Accordo del 22 luglio 1971 tra il Consiglio federale svizzero e l’Unione internazionale delle telecomunicazioni per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.278.41); Accordo del 21 agosto 1948 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione mondiale della sanità per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.281); Accordo dell’11 marzo 1946 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione internazionale del lavoro per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.282); Accordo del 28 settembre 1971 tra il Consiglio federale svizzero e l’Unione interparlamentare per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.121.71); Accordo del 9 dicembre 1970 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione mondiale della proprietà intellettuale per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.23); Accordo del 17 novembre 1983 tra il Consiglio federale svizzero e l’Unione internazionale per la protezione delle novità vegetali per determinare lo statuto giuridico in Svizzera (RS 0.192.122.25); Accordo del 15 novembre 1946 concernente lo statuto giuridico in Svizzera dell’Ufficio internazionale di educazione (con Proc.

verb.) (RS 0.192.122.41); Accordo dell’11 giugno 1955 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione europea per le ricerche nucleari per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.42);

Accordo del 19 marzo 1993 tra il Consiglio federale svizzero e il Comitato internazionale della Croce Rossa per determinare lo Statuto giuridico del Comitato in Svizzera (RS 0.192.122.50); Accordo del 29 novembre 1996 tra il Consiglio federale svizzero e la Federazione internazionale delle Società della Croce Rossa e della Mezzaluna Rossa per determinare lo statuto giuridico della Federazione internazionale in Svizzera (RS 0.192.122.51); Accordo del 10 marzo 1976 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione internazionale della Protezione Civile per determinare lo Statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.52); Accordo del 2 giugno 1995 tra la Confederazione Svizzera e l’Organizzazione mondiale del commercio per determinare lo statuto giuridico dell’Organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.632); Accordo del 10 agosto 1961 tra il Consiglio federale svizzero e l’Associazione europea di libero scambio per determinare lo statuto giuridico di questa Associazione in Svizzera (RS 0.192.122.632.3); Accordo del 18 maggio 1987 tra il Consiglio federale svizzero e l’Ufficio internazionale dei tessili e dell’abbigliamento per determinare lo statuto giuridico in Svizzera (RS 0.192.122.632.5); Accordo del 10 febbraio 1988 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione intergovernativa per i trasporti internazionali per ferrovia (OTIF) per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.742); Accordo del 9 dicembre 1976 tra il Consiglio federale svizzero e l’Associazione dei Paesi Esportatori di Minerali di Ferro per determinare lo statuto giuridico di questa associazione in Svizzera (RS 0.192.122.931); Scambio di lettere del 7 aprile/3 maggio 1954 concernente lo statuto giuridico in Svizzera del Comitato intergovernativo per le migrazioni europee (RS 0.192.122.935); Accordo del 10 febbraio 1987 tra il Consiglio federale svizzero e la Banca dei Regolamenti Internazionali al fine di determinare lo status giuridico della Banca in Svizzera (RS 0.192.122.971.3); Accordo del 20 marzo 1997 fra il Consiglio federale svizzero e il Centro Sud inteso a determinare lo statuto giuridico del Centro in Svizzera (RS 0.192.122.972.11).

Allegato 221 (art. 5 cpv. 4)

Matrice di accesso

21 Il testo dell’all. 2 non è pubblicato né nella RU né nella RS. Se ne possono ordinare estratti alla Missione permanente della Svizzera presso l’Ufficio delle Nazioni Unite e presso le altre organizzazioni internazionali a Ginevra, casella postale 194, 1211 Ginevra 20.