6.2-2
Weisung über die interne Revision
Vom 25.01.2017 (Stand 01.01.2017)
Der Gemeinderat der Stadt Biel,
gestützt auf Art. 70 und 71 des Gemeindegesetzes des Kantons Bern vom 16. März 19981 und Art. 18 Abs. 2 der Finanzordnung der Stadt Biel vom 20. November 19962,
erlässt die folgende Weisung:
1 Zweck
Art. 1 Gegenstand
Diese Weisung bestimmt die Aufgaben der Finanzkontrolle und regelt deren Organisation sowie die Stellung gegenüber dem Gemeinderat, der Stadtverwaltung, der externen Revision und der Geschäftsprüfungskommission.
Art. 2 Ziel der internen Revision
Die interne Revision unterstützt den Gemeinderat bei der Wahrnehmung der Verantwortung für den städtischen Finanzhaushalt, bei der Steuerung und Überprüfung der städtischen Unternehmen sowie bei der Kontrolle über die Verwendung der Mittel bei Leistungsverträgen.
2 Organisation
Art. 3 Grundsätze
Die interne Revision wird durch die Finanzkontrolle wahrgenommen.
Die Tätigkeit der Finanzkontrolle bestimmt sich nach den kantonalen und städtischen Bestimmungen sowie den internationalen Standards für die berufliche Praxis der internen Revision.
Art. 4 Leitung
Die Finanzkontrolle wird von der Leiterin oder Leiter der Finanzkontrolle geführt.
Sie oder er entwickelt und pflegt ein Programm zur Qualitätssicherung und - verbesserung in der Finanzkontrolle.
Sie oder er legt Richtlinien und Verfahren für die Durchführung der Prüfungen (Art. 12) fest.
Art. 5 Antragsrecht
Die Leitung der Finanzkontrolle kann dem Gemeinderat direkt Antrag stellen.
Art. 6 Unterstellung
Die Finanzkontrolle ist dem Gemeinderat unterstellt.
Das Direktionssekretariat der Finanzdirektion nimmt die administrativen Belange der Personalführung bezüglich der Leiterin oder des Leiters der Finanzkontrolle wahr.
Die jährliche Leistungsbeurteilung (LeF) wird durch die Finanzdirektorin oder den Finanzdirektor gemeinsam mit der Stadtpräsidentin oder Stadtpräsidenten vorgenommen.
Im Übrigen gelten für die Leitung der Finanzkontrolle die personalrechtlichen Zuständigkeiten gemäss städtischem Personalrecht.
Art. 7 Budgetierung
Die Finanzdirektorin oder der Finanzdirektor stellt dem Gemeinderat Antrag zu den Budget- und Finanzplanwerten der Finanzkontrolle. Abweichende Anträge der Finanzkontrolle sind dem Gemeinderat zur Kenntnis zu bringen.
Art. 8 Unabhängigkeit
Die Finanzkontrolle ist gegenüber der Verwaltung unabhängig.
Wer der Aufsicht der Finanzkontrolle unterstellt ist, hat ihr die notwendige Unterstützung bei der Durchführung ihrer Aufgabe zu gewähren.
Die Mitarbeitenden der Finanzkontrolle verfügen im Rahmen ihrer Prüfungstätigkeit über ein uneingeschränktes Auskunfts- und Akteneinsichtsrecht.
Art. 9 Verhältnis zur externen Revisionsstelle
Die externe Revisionsstelle ist das verwaltungsunabhängige Rechnungsprüfungsorgan im Sinne von Artikel 72 des Gemeindegesetzes des Kantons Bern3.
Die externe Revisionsstelle verfügt im Rahmen ihres Prüfungsauftrags über uneingeschränkte direkte Auskunfts- und Einsichtsrechte gegenüber der Finanzkontrolle.
Die Finanzkontrolle unterliegt der Prüfung durch die externe Revisionsstelle.
Die Leitung der Finanzkontrolle koordiniert ihre Aktivitäten mit der externen Revisionsstelle, damit eine ordnungsgemässe Abdeckung aller Bereiche erzielt und Doppelspurigkeiten vermieden werden.
Die Leitung der Finanzkontrolle informiert die externe Revisionsstelle, wenn sie bei der Durchführung ihrer Aufgaben wesentliche Unregelmässigkeiten feststellt und mit dem Gemeinderat keine Einigung über das weitere Vorgehen erzielen kann.
Art. 10 Verhältnis zur Geschäftsprüfungskommission
Die Geschäftsprüfungskommission führt die Aufsicht über den Gemeinderat und die Oberaufsicht über die Stadtverwaltung.
Die Finanzkontrolle stattet der Geschäftsprüfungskommission einmal im Jahr, in der Regel im 4. Quartal, einen förmlichen Besuch ab, anlässlich dessen sie den Prüfprogramm für das kommende Jahr vorstellt und Auskunft zu den wesentlichsten Feststellungen abgeschlossener Verfahren gibt.
Die Geschäftsprüfungskommission kann von der Finanzkontrolle spezifische Prüfberichte einfordern, soweit dies für die Wahrnehmung ihrer Aufsichtsfunktion notwendig ist. Sie richtet in jedem Fall eine Kopie ihrer Anfragen an den Gemeinderat.
Die Geschäftsprüfungskommission kann im Zusammenhang mit spezifischen Geschäften direkt von der Finanzkontrolle alle benötigten Unterlagen verlangen.
Die Leitung der Finanzkontrolle informiert die Geschäftsprüfungskommission nach vorgängiger Information der externen Revisionsstelle, wenn sie bei der Durchführung ihrer Aufgaben wesentliche Unregelmässigkeiten feststellt und mit dem Gemeinderat keine Einigung über das weitere Vorgehen erzielt werden kann.
Art. 11 Beizug von Sachverständigen
Die Finanzkontrolle kann zur Erfüllung ihrer Aufgaben Sachverständige beiziehen, soweit diese besondere Fähigkeiten erfordert oder mit dem ordentlichen Personalbestand nicht gewährleistet werden kann. Der Gemeinderat stellt die dafür notwendigen Mittel zur Verfügung.
3 Prüfungsauftrag
Art. 12 Kriterien und Kernaufgaben der Finanzkontrolle
Die städtische Finanzkontrolle prüft im Rahmen ihrer Kontrolltätigkeit die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die wirtschaftliche und sparsame Verwaltungstätigkeit und die Respektierung von Vorschriften der Buchführung.
Zu den Kernaufgaben der Finanzkontrolle gehören:
die laufende Kontrolle von Erträgen und Aufwendungen;
unangemeldete Kontrollen der städtischen Kassen;
die Mitwirkung bei Kassenübergaben;
die Prüfung von Informatik-Applikationen im Bereich des Rechnungswesens;
die Kontrolle sämtlicher Abrechnungen über Verpflichtungskredite;
die Einsichtnahme in Jahresrechnungen, Bilanzen und Prüfungsberichte der von der Stadt subventionierten Institutionen und Organisationen sowie die Intervention bei festgestellten Mängeln in der Buchführung gegenüber der zuständigen gemeinderätlichen Direktion;
die Vorprüfung gewisser Bereiche der Gemeinderechnung nach Rücksprache mit der externen Revisionsstelle (Spezialfinanzierung, verwaltete Fonds, Sonderrechnungen). Wesentliche Feststellungen werden der externen Revisionsstelle rapportiert.
Art. 13 Prüfungsprogramm
Die Leitung der Finanzkontrolle legt jeweils am Anfang des vierten Quartals in Absprache mit der externen Revisionsstelle das Prüfungsprogramm für das Folgejahr fest.
Der Gemeinderat genehmigt das Prüfungsprogramm.
Das Prüfungsprogramm wird der externen Revisionsstelle und der Geschäftsprüfungskommission zur Kenntnis gebracht.
Art. 14 Weitere Aufgaben
Die Finanzkontrolle übt die Aufsicht über die privaten Stiftungen gemäss Artikel 84 des Schweizerischen Zivilgesetzbuches4 aus.
Art. 15 Sonderprüfungen
Der Gemeinderat kann die Finanzkontrolle beauftragen, Sonderprüfungen durchzuführen. Er legt den Umfang, die Ziele und den Zeitplan fest und stellt die dafür notwendigen Mittel zur Verfügung.
4 Berichterstattung
Art. 16 Revisionsberichte
Die Finanzkontrolle schliesst jede durchgeführte Prüfung mit einem Bericht ab.
Der Bericht enthält die Ziele und den Umfang der Prüfung, die Schlussfolgerungen sowie allfällige Empfehlungen und Massnahmen.
Die betroffene Stelle erhält Gelegenheit zur Stellungnahme. Der Revisionsbericht ist ihr anschliessend zur Kenntnis zu bringen.
Werden festgestellte Mängel durch die zuständigen Stellen nicht behoben, so erstattet die Finanzkontrolle dem Gemeinderat Bericht.
Art. 17 Information des Gemeinderats und Tätigkeitsbericht
Die Leitung der Finanzkontrolle schuldet dem Gemeinderat Rechenschaft und erstattet diesem jährlich Bericht über den Umfang und die Schwerpunkte der internen Revision, über wichtige Feststellungen und Beurteilungen, seit mehr als einem Jahr fällige nicht umgesetzte Revisionsfeststellungen sowie über Revisionspendenzen. Dieser Tätigkeitsbericht wird der externen Revisionsstelle vor Kenntnisnahme durch den Gemeinderat zur Vorinformation zugestellt. Nach Kenntnisnahme durch den Gemeinderat wird der Tätigkeitsbericht der Geschäftsprüfungskommission weitergeleitet sowie der externen Revisionsstelle.
Die Leitung der Finanzkontrolle gibt dem Gemeinderat Empfehlungen ab.
Stellt sie erhebliche Unregelmässigkeiten fest, so stellt sie dem Gemeinderat ausserhalb der jährlichen Berichterstattung Antrag.
5 Dritte
Art. 18 Drittaufträge
Die Finanzkontrolle kann Mandate von Dritten annehmen, soweit ihre Kernaufgaben dadurch nicht beeinträchtigt werden.
Die Unabhängigkeit der Finanzkontrolle muss jederzeit gewahrt sein.
Mandate sind zu marktüblichen Tarifen, mindestens aber zu den Vollkosten zu verrechnen.
6 Schlussbestimmungen
Art. 19 Inkrafttreten5
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