Projekt Management Reglement

Ein Projekt besteht grundsätzlich aus folgenden Phasen:

1. Initiierungsphase;

2. Planungsphase;

3. Umsetzungsphase;

4. Abschluss

Die Projekte werden in folgende Kategorien unterteilt:

1. A-Projekte: Projekte mit einer Investitionssumme 1. Über 2 Mio. Franken neue Ausgaben oder; 2. Über 4 Mio. Franken gebundene und neue Ausgaben

2. B-Projekte: Projekte mit einer tieferen Investitionssumme, welche vom Stadtrat als strategisch bedeutend eingestuft werden.

3. C-Projekte: alle anderen Projekte 2 Für A- und B-Projekte sind die Vorgaben in diesem Reglement verbindlich. 3 Für C-Projekte kann dieses Reglement sinngemäss angewendet werden (Empfehlung)

Zum Start eines Projektes, idealerweise in der Initierungsphase und zur Einsetzung einer Projektorganisation ist ein Projektauftrag unter Federführung des Bestellers in enger Zusammenarbeit mit dem ausführenden Referat zu erstellen.

Ein Projektauftrag beinhaltet mindestens folgende Elemente:

1. Projektkategorisierung (A/B/C-Projekt);

2. Ausgangslage;

3. Projektziele und Nutzen;

4. Phasen- und Meilensteinplanung mit Terminen;

5. Personelle und finanzielle Ressourcen;

6. Risikoanalyse;

7. Projektorganisation

Es werden folgende Projektorgane unterschieden:

1. Stadtrat;

2. Lenkungsausschuss;

3. Besteller;

4. Projektleiter/-in;

5. Projektcontrolling;

6. Projekt Management Office;

7. Beratende Kommission

Der Stadtrat entscheidet über die Durchführung der A- und B- Stadtrat Projekte und stellt die Priorisierung der Projektaktivitäten sicher.

Er hat für Projekte der Kategorie A und B insbesondere folgende Aufgaben:

1. Genehmigung des Projektauftrags;

2. Einsetzung des Lenkungsausschusses;

3. Periodischer Review der Projektübersicht

Der Lenkungsausschuss ist verantwortlich für die übergeordnete, Lenkungsausschuss strategische Führung des Projektes.

Der Lenkungsausschuss besteht aus Vertretern/-innen des Bestellers und des ausführenden Referats, mindestens aber aus Vertretern von zwei Referaten. Bei A-Projekten ist spätestens ab Genehmigung des Projektkredits der Einsitz einer Vertretung des Finanzreferats notwendig.

Der Lenkungsausschuss stellt sicher, dass das Projekt angemessen unterstützt wird, um erfolgreich durchgeführt zu werden. Er tagt nach Bedarf, jedoch mindestens 1x pro Projektphase.

Der Lenkungsausschuss hat insbesondere folgende Aufgaben:

1. Genehmigung der Projektorganisation auf Vorschlag der Linienorganisation;

2. Entscheid über Antragsstellung beim Stadtrat betreffend Kreditnachträge;

3. Überwachung des Projektstatus (Termine, Kosten, Qualität, Risiken);

4. Entscheid über Projektänderungen;

5. Deklaration der Meilensteinerreichung, Freigabe von Projektphasen;

6. Genehmigung des Projektabschlussberichts;

7. Einsetzung einer allfälligen beratenden Kommission 5 In Ausnahmefällen kann der Lenkungsausschuss im Rahmen des Projektauftrags begründete und dokumentierte Abweichungen zum Standard Projekt Management Prozess festlegen.

Die Rolle des Bestellers wird von einer Vertreterin bzw. einem Vertreter des Referats, welches das Projekt in Auftrag gibt, wahrgenommen.

Der Besteller hat insbesondere folgende Aufgaben:

1. Sicherstellung des Projektkredits (Budget, Vorlage) in Zusammenarbeit mit dem ausführenden Referat;

2. Erstellung des Projektauftrags mit der Projektleitung;

3. Delegation der Freigabekompetenz für das Projektbudget an die Projektleitung;

4. Vertretung Nutzerinteressen bei Entscheiden in der Projektumsetzung der betroffenen Interessengruppen

Der Projektleiter/-in ist verantwortlich für die operative Führung des Projektes.

Der/die Projektleiter/-in hat insbesondere folgende Aufgaben:

1. Erstellung und Vereinbarung des Projektauftrags und einer Meilensteinplanung mit Besteller;

2. Projektleitung mit Verantwortung über Termine, Qualität, Kosten unter Einhaltung der Vorgaben zur Organisation und Abwicklung von Projekten

3. Freigabe von Ausgaben innerhalb der delegierten Freigabekompetenz

4. Entscheidungen in der Projektumsetzung im Rahmen der Festlegungen im Projektauftrag (Umfang, Qualität, Budget)

5. Management von Risiken, Problemstellungen und Massnahmen

6. Dokumentation von Projektänderungen

7. Antragsstellung bei Lenkungsausschuss bei relevanten Projektänderungen und Erstellung Stadtratsantrag (SRA) für Kreditnachträge

8. Interne und externe Projektvertretung

9. Reporting z.H. Lenkungsausschuss (Projektfortschrittsbericht, Präsentation Lenkungsausschuss)

10. Periodisches aber mindestens quartalweises Reporting ans Projektcontrolling (ausgeschlossen sind Organisationsprojekte)

11. Halbjährliches Reporting ans Projekt Management Office mit allen für die Berichterstattung des Projektportfolios an den Stadtrat notwendigen Informationen

12. Sitzungsleitung und -dokumentation (insbesondere Projektsitzungen, Baukommission, Lenkungsausschuss)

13. Erstellung der Projektabrechnung und der Abschlussdokumente

Das Projektcontrolling wird durch die entsprechende Fachstelle Projektcontrolling des Finanzreferats wahrgenommen.

Das Projektcontrolling ist bei allen A- und B-Projekten, bei denen Kosten ab 700'000 Franken anfallen, zwingend vorzunehmen.

Das Projektcontrolling beginnt nach der Genehmigung des Projektkredits und umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

1. Abweichungskontrolle anhand des periodischen, mindestens aber quartalsweisen Projektfortschrittsberichts mit Rückmeldung an die Projektleitung

2. Unterstützung beim Aufsetzen der Projektbuchhaltung

3. Mithilfe bei der Projektabrechnung

Das Projekt Management Office wird durch die entsprechende Projekt Management Fachstelle des Präsidialreferats wahrgenommen. Office

Es hat insbesondere folgende Aufgaben:

1. Support und Beratung von Projektleitenden zur Einhaltung der Methodik und Erreichen der gewünschten Dokumentationsqualität

2. Übersicht Projektportfolios (A- und B-Projekte) mit regelmässiger Berichterstattung zu den Projektstati an den Stadtrat.

Die beratende Kommission besteht aus vom Projekt betroffenen Beratende Kommission Dritten (wie Vertretenden aus Anrainern, Vertretenden des Gewerbes, Vertretenden der Nutzer) und wird nur bei Bedarf eingesetzt.

Die beratende Kommission hat insbesondere folgende Aufgaben:

1. Beratung der Projektleitung

2. Abholung der Interessensvertreter

3. Kommunikation gegenüber Dritten 3 Die beratende Kommission hat keine Entscheidungskompetenz.

Die Kompetenz zur Genehmigung von Krediten und Kreditnach- Umgang mit Projektkrediten trägen richtet sich nach der ordentlichen Finanzkompetenzregelung.

Die Angabe einer Kostenungenauigkeit bei der Kreditbeantragung und -bewilligung wird nicht in die Antrags- und Beschlussziffern aufgenommen. Die Kostenungenauigkeit ist im Bericht (Erwägungen) zum Projektkredit zu deklarieren. Sie dient lediglich als Indikator für mögliche Preis- und Mengenabweichungen aufgrund der Planungsungenauigkeit.

Der Projektkredit kann eine zusätzliche Reserve für Unvorhergesehenes enthalten. Sie ist vor der Verwendung vom Stadtrat freizugeben.