Spesenreglement

Dieses Spesenreglement gilt für alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Kloten.

Als Spesen (dienstliche Auslagen) im Sinne dieses Reglements gelten die Ausgaben, die Angestellten der Stadtverwaltung Kloten in Ausübung der dienstlichen und amtlichen Tätigkeit am Arbeitsort oder auf Dienstreisen entstehen.

Angestellte sind verpflichtet, ihre Spesen möglichst tief zu halten. Aufwendungen, die für die Ausübung der amtlichen oder dienstlichen Tätigkeit nicht notwendig sind, tragen sie selber.

Im Wesentlichen werden den Mitarbeitenden folgende geschäftlich bedingten Auslagen ersetzt:

1. Fahrkosten / Reisekosten (nachfolgend 2);

2. Verpflegungskosten (nachfolgend 3);

3. Übernachtungskosten (nachfolgend 4);

4. Übrige Kosten (nachfolgend 5).

Spesen werden grundsätzlich effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet und vergütet. Ausnahmefälle sind im Zusatzspesenreglement für leitendes Personal geregelt.

Monats- und / oder Jahrespauschalen sind bei ununterbrochenen Abwesenheiten von mehr als vier Wochen (z.B. Mutter- / Vaterschaftsurlaub, Militärdienst, Krankheit / Unfall; jedoch exkl. Ferienansprüche) für die darüber hinausgehende Zeit entsprechend zu kürzen.

Als Dienstreise gilt die Fahrt zu einer amtlichen oder dienstlichen Tätigkeit, die an einem anderen als dem üblichen oder vereinbarten Arbeitsort erfolgt.

Grundsätzlich sind die öffentlichen Verkehrsmittel zu benutzen. Dem Personal der Stadt Kloten stehen zwei ZVV-Billette zur Verfügung, die gebucht werden können. Für Dienstreisen sind Angestellte berechtigt, im Bereich des Zürcher Verkehrsverbundes Billette 2. Klasse, ausserhalb des Verbundgebietes solche 1. Klasse zu verrechnen. Es wird das volle Billett der effektiv gewählten Klasse vergütet.

Sämtliche Mitarbeitende können für Flugreisen die «Economy-Class» benützen. In dringenden und ausserordentlichen Fällen bzw. wo dies aus Repräsentationsgründen sinnvoll ist, kann «Business-Class» geflogen werden. Meilengutscheine, Bonuspunkte und Prämien etc., die den Mitarbeitenden anlässlich von Geschäftsreisen von den Luftverkehrsgesellschaften gutgeschrieben werden, sollten in erster Linie wieder für geschäftliche Zwecke verwendet werden.

Grundsätzlich sind die öffentlichen Verkehrsmittel zu benützen. Die Kosten für den Gebrauch eines privaten Fahrzeugs, Taxis oder Mietwagens für eine Dienstreise werden nur dann vergütet, wenn durch deren Benützung eine wesentliche Zeit- oder Kostenersparnis erzielt wird (z.B. Fahrgemeinschaften) oder die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist oder solche nicht zur Verfügung stehen. Wird trotzdem ein privates Fahrzeug, Taxi oder Mietwagen benützt, werden die Kosten gemäss Ziffer 2.2. vergütet. Wird für den Arbeitsweg üblicherweise ein privates Fahrzeug benützt, werden nur die zusätzlich zum normalen Arbeitsweg zurückgelegten Kilometer vergütet. Ausnahmen sind in der Anstellungsverfügung zu regeln.

1. Bis 10'000 Kilometer im Jahr beträgt die Entschädigung Fr. 0.70

2. Ab 10'001 Kilometer im Jahr beträgt die Entschädigung Fr. 0.60

Beginnt oder endet eine Geschäftsreise am Wohnort des/der Mitarbeitenden, so dürfen lediglich die Kilometer für die Fahrt zwischen dem Wohnort und dem Einsatzort abzüglich der Kilometer für den üblichen Arbeitsweg der/des Mitarbeitenden vergütet werden.

Sind Angestellte aus dienstlichen Gründen gezwungen, sich ausserhalb des üblichen oder vereinbarten Arbeitsortes zu verpflegen, haben sie Anspruch auf Vergütung der effektiven Kosten, wobei folgende Richtwerte nicht überschritten werden sollten:

1. Frühstück (bei vorangehender Übernachtung, sofern das Frühstück In den Hotelkosten nicht inbegriffen ist): Fr. 15.00

2. Mittagessen: Fr. 35.00

3. Abendessen (bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 22:00 Uhr): Fr. 40.00

Mitarbeitenden, denen das Mittagessen dauernd vergünstigt wird, wird im Lohnausweis ein Vermerk angebracht (z.B. Krippe / Hort).

Bei Mitarbeitenden, die 40% bis 60% der Arbeitszeit ausserhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten, wird ein entsprechender Hinweis im Lohnausweis angebracht (Feld G des Lohnausweises).

Bei Mitarbeitenden, die mehr als 60% der Arbeitszeit ausserhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten, wird im Lohnausweis unter Ziffer 15 Bemerkungen folgender Hinweis angebracht: «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt». Bei der Quellensteuer unterliegenden Mitarbeitenden wird der jeweils im Quellensteuertarif eingerechnete Abzug für Mehrkosten auswärtiger Verpflegung (z.Zt. Fr. 1'600.00 bzw. monatlich Fr. 135.00) zum quellensteuerpflichtigen Bruttolohn hinzugerechnet.

Für Übernachtungen werden in der Regel die Ansätze für Hotels mittlerer Preislage vergütet. Aufgrund örtlicher Gegebenheiten kann ausnahmsweise ein Hotel einer höheren Preiskategorie gewählt werden. Entschädigt werden die effektiven Hotelkosten gemäss Originalbeleg, ausgenommen allfällige Privatauslagen (Private Telefongespräche, Minibar, etc.)

Bei Privater Übernachtung bei Freunden etc. werden die effektiven Kosten bis max. Fr. 80.00 für ein Geschenk an den Gastgeber vergütet.

Liegt es im Rahmen der dienstlichen und amtlichen Tätigkeit und im Interesse der Stadt Kloten, so können Angestellte Drittpersonen zum Essen einladen. Mitarbeitende üben bei solchen Einladungen grundsätzlich Zurückhaltung.

Bei der Wahl der Lokalitäten ist auf die Bedeutung des dienstlichen oder amtlichen Kontaktes sowie die ortsüblichen Sitten Rücksicht zu nehmen. Vergütet werden die effektiven Kosten, wobei folgende Angaben zu vermerken sind:

1. Name und Funktion aller anwesenden Personen, deren Arbeitgeber und deren dienstliche oder amtlicher bedingte Beziehung zur Stadt Kloten;

2. Name und Ort der Lokalität;

3. Datum der Einladung;

4. Zweck der Einladung.

Kleinausgaben wie Parkgebühren etc. werden gegen Originalbeleg vergütet, sofern sie dienstlich oder amtlich begründet sind. Sofern die Beibringung eines Originalbeleges unmöglich bzw. unzumutbar ist, kann ausnahmsweise ein Eigenbeleg eingereicht werden.

Dem Verwaltungsdirektor und dessen Stellvertreter/in kann für grössere Ausgaben bzw. Käufe und Reservationen im Internet eine Kreditkarte ausgestellt werden.

Die Kosten dieser Kreditkarte werden von der Stadt Kloten getragen. Die Kreditkarte darf ausschliesslich für dienstliche Spesen verwendet werden.

Ferner dürfen mit dieser Kreditkarte keinerlei pauschalierte Auslagen (insbesondere solche von Pauschalspesenempfängern bis Fr. 50.00) bezahlt werden. Andernfalls werden sie dem/der Kreditkarteninhaber/in vollumfänglich zurückbelastet.

Allfällige Spesenvorschüsse sind vor Bezug durch die vorgesetzte Stelle zu genehmigen.

Für die Spesenabrechnung ist das von der Stadt Kloten vorgeschriebene Formular zu benützen.

Spesenabrechnungen sind in der Regel nach Beendigung des Spesenereignisses, mindestens jedoch quartalsweise, zu erstellen. Sie sind zusammen mit den entsprechenden Spesenbelegen im Original der vorgesetzten Stelle zum Visum vorzulegen. Letzter Termin für das Einreichen der Spesenabrechnung für das laufende Jahr ist der 20. Dezember.

Belege, die der Spesenabrechnung beigelegt werden müssen, sind Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassabons, Kreditkartenbelege, Fahrspesenbelege, Billette oder Ausdrucke des SBB-Ticket-Shops (Nachweis über Reisekosten ganzes Billett) etc.

Die vorgesetzte Stelle verantwortet die Einhaltung dieses Reglements durch das Visieren der Spesenabrechnungen.

Spesenabrechnungen samt den entsprechenden Belegen sind während zehn Jahren aufzubewahren.

Dieses Spesenreglement wurde dem Kantonalen Steueramt Zürich zur Prüfung unterbreitet und von diesem genehmigt.

Aufgrund dieser Genehmigung verzichtet die Stadt Kloten auf die betragsmässige Bescheinigung der effektiven Spesen in den Lohnausweisen.

Jede Änderung dieses Spesenreglements wird dem Kantonalen Steueramt Zürich vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Ebenso wird dieses informiert, wenn das Spesenreglement ersatzlos aufgehoben oder durch ein nicht genehmigtes Spesenreglement ersetzt wird.