Ordonnance relative au système d’information de l’Administration fédérale des douanes en matière d’affaires pénales

Le système d’information peut contenir:

1. l’identité de personnes physiques (nom, prénom[s], adresse, domicile, pays, nom de jeune fille, nom d’emprunt, date de naissance, lieu de naissance, lieu d’origine, sexe, état civil, profession, langue, nom et prénom[s] du père et le la mère, numéros de téléphone, de téléphone mobile et de téléfax, adresse email, numéro de compte bancaire);

2. l’identité de personnes morales et d’associations de personnes (nom, raison sociale, forme juridique, adresse, siège, pays, personnes agissantes ou organes, numéros de téléphone, de téléphone mobile et de téléfax, adresse email, numéro de compte bancaire);

3. les adresses de défenseurs éventuels ou de personnes désignées comme domicile élu en Suisse;

4. les indications sur les soupçons, l’inculpation ou la peine;

5. 8 les numéros des dossiers et, le cas échéant, les références à d’autres dossiers;

6. 9 le genre d’infraction, les états de faits punissables applicables, les régimes douaniers, les genres de trafics, le lieu, la date et l’heure des infractions commises, les cachettes, les moyens de transport utilisés ainsi que le pays d’origine ou de provenance ou le lieu de destination des marchandises;

7. ...¹⁰

8. 11 le journal d’enquête sur le déroulement de la procédure de recherche et la liste des pièces sur le déroulement ultérieur de la procédure pénale et de l’exécution;

9. le personnel spécialisé impliqué;

10. la date et le genre des décisions ainsi que leur entrée en vigueur;

11. les contrôles de délais;

12. 12 pour l’assistance administrative et l’entraide judiciaire: les indications selon les let. a à c, e, h à k ainsi que des indications sur l’autorité requérante, la date, l’objet de la requête et la nature des mesures;

13. les indications sur la perception et l’exécution de redevances, de frais, d’amendes et des sûretés y relatives.

Les numéros des dossiers renseignent sur le genre d’affaire (recherche, enquête, assistance administrative, entraide judiciaire), sur l’office de douane qui a ouvert le dossier, et ils contiennent le numéro courant et l’année de l’affaire.

Les membres des autres services de l’AFD peuvent, sur la base de l’identité (nom ou nom et prénom) consulter toutes les données visées à l’art.³, al. 1, let. a et b ainsi que d à f, pour autant que cela soit nécessaire à l’exécution de leurs tâches.

Les membres de la division Affaires pénales de la DGD peuvent traiter toutes les données du système d’information.

L’accès aux données du système d’information a lieu par procédure d’appel (en ligne).

Les données ne doivent être traitées que par des membres de l’AFD et uniquement dans les limites de leur compétence conformément aux art. 5 à⁷.

Cas par cas, l’AFD transmet des données du système d’information à d’autres autorités en Suisse si l’obligation d’informer est prévue par la loi. La DGD règle la compétence de transmettre ces données.¹⁸

Des données du système d’information peuvent être portées à la connaissance d’autorités étrangères ou internationales dans les limites des conventions internationales. La DGD règle la compétence de transmettre ces données.

Les données du système d’information peuvent être copiées et traitées dans un système externe spécifiquement destiné à l’analyse pour exécuter une mission d’analyse. Une telle mission ne peut être entreprise que par des spécialistes de la section Enquêtes des arrondissements ou de la division Affaires pénales de la DGD expressément autorisés.

Les transferts de données qui dépassent la simple visualisation nécessitent l’accord du conseiller à la protection des données de la DGD.

Les données copiées dans le système externe doivent être détruites conformément à l’art.¹², al. 3.

La DGD précise les modalités du traitement des données dans un règlement de traitement selon l’art.²¹ de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données²⁰.

Les droits des personnes concernées, notamment leur droit à la consultation, à la rectification et à la suppression de données sont réglés, pour les procédures pénales qui ne sont plus en suspens, par les dispositions de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données²¹ et ses dispositions d’exécution ainsi que par la DPA.

Pour les procédures pénales en suspens, ces droits sont réglés par l’art. 36 DPA.

Pour les demandes d’assistance administrative, ces droits sont réglés par les dispositions de la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative²², pour les demandes d’entraide judiciaire par celles de la loi du 20 mars 1981 sur l’entraide pénale internationale.

Les données relatives à une procédure pénale qui s’est terminée sans condamnation ou par une condamnation à une amende de 500 francs au plus de même que les données concernant une demande d’assistance administrative ou d’entraide judiciaire sont conservées dans le système durant cinq ans à compter de la clôture du dossier.

Les données relatives à une procédure pénale qui s’est terminée par un acte de défaut de biens sont conservées pendant la durée de validité dudit acte.

Les autres données contenues dans le système d’information sont conservées dans le système durant dix ans à compter de la clôture du dossier.

Lorsque des raisons particulières le commandent, notamment en cas de risque élevé de récidive, le délai de conservation peut être prolongé de la même durée.

Après l’échéance du délai de conservation, les données contenues dans le système d’information sont effacées, pour autant qu’elles ne soient pas archivées.

Le système d’information est placé sous la responsabilité de la DGD. Sur mandat de l’AFD, l’Office fédéral de l’informatique et des télécommunications (OFIT) est responsable de l’exploitation.

Le système d’information est utilisé exclusivement par l’AFD. Aucune mise en réseau avec d’autres systèmes d’information n’est admise.

Les données du système d’information sont mémorisées dans une banque de données centralisée.

Pour la garantie de la sécurité des données sont applicables les art. 20 et 21 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données²⁵ et les dispositions de l’ordonnance du 26 septembre 2003 sur l’informatique dans l’administration fédérale²⁶.27

Les données, programmes et documentations y relatives doivent être protégés contre tout traitement non autorisé ainsi que contre la destruction et le vol. Ils doivent pouvoir être reconstitués.

La transmission des données doit avoir lieu sous forme chiffrée durant la totalité du processus.

La DGD fixe l’accès au système d’information pour chaque utilisateur par des profils d’utilisateurs individuels et des mots de passe de telle sorte qu’une personne ne puisse utiliser le système d’information que dans les limites de sa compétence.

La DGD édicte des prescriptions sur les mesures techniques et organisationnelles appropriées et fait en sorte que le traitement des données fasse l’objet d’un protocole automatisé.

Les données de personnes peuvent être utilisées pour des contrôles et la planification internes des affaires même si elles n’ont pas été rendues anonymes. Les résultats d’un tel traitement doivent être détruits après usage.

Les données utilisées à des fins statistiques ou publiées ne doivent pas permettre d’identifier les personnes concernées.

Les collections de données existantes ayant servi à la poursuite et au jugement de cas pénaux par l’AFD subsistent en tant que contrôle des affaires ou registre. Aucune nouvelle inscription ne sera faite dans ces collections.

Les art. 10 ๳ sont aussi applicables à ces collections.

Au début, l’AFD assurera elle-même l’exploitation du système d’information. Cette exploitation sera transférée à l’OFIT du Département fédéral des finances dans le cadre de la transposition de la réorganisation de l’informatique NOVE-IT.