Loi fédérale
sur le traitement des données personnelles
au Département fédéral des affaires étrangères

La présente loi régit le traitement de données personnelles au sein du Département fédéral des affaires étrangères (département). Les fichiers gérés au sein du département peuvent contenir des données sensibles et des profils de la personnalité.

Les services compétents du département peuvent gérer des fichiers sur les personnes participant à des engagements en faveur de la promotion de la paix, du renforcement des droits de l’homme et de l’aide humanitaire, à des fins de planification et d’organisation de ces engagements.⁴

Ces fichiers peuvent contenir des données sensibles sous forme d’indications sur la santé et des profils de la personnalité sous forme d’appréciations. Des données sur l’appartenance religieuse peuvent également être traitées si, exceptionnellement, elles sont nécessaires pour un engagement spécifique.

Pour assurer une gestion coordonnée du personnel, les unités administratives investies des compétences opérationnelles en matière d’engagement de personnel en rapport avec la promotion de la paix, le renforcement des droits de l’homme et l’aide humanitaire peuvent échanger les données visées dans le présent article, à l’exception des données sur la santé.⁵ Ces dernières peuvent être communiquées au service médical ou à l’assurance militaire⁶ si elles leur sont nécessaires pour accomplir leurs tâches légales.

Afin d’apprécier les possibilités d’employer à l’étranger une personne accompagnée de membres de sa famille, et afin d’évaluer les risques que comporte leur situation personnelle, les services du personnel du département peuvent traiter des données relatives aux membres de sa famille.

Ces services peuvent traiter des données sur l’identité, la formation et la nationalité des conjoints et des partenaires enregistrés. Pour autant que cela soit nécessaire pour une affectation spécifique, ils peuvent également traiter des données sur leur état de santé, et exceptionnellement, sur leur appartenance religieuse et leur activité professionnelle.⁷

Lorsque cela est nécessaire pour une affectation spécifique, ils peuvent également traiter des données sur la santé et, exceptionnellement, sur l’appartenance religieuse des autres membres de la famille.

Les données traitées en vertu du présent article ne peuvent être communiquées à des tiers, à l’exception des données sur la santé. Ces dernières peuvent être trans-mises à l’assureur maladie du département si elles lui sont nécessaires pour le paiement des frais médicaux. Les données sur la santé sont conservées dans un dossier spécial.

Les représentations diplomatiques et consulaires suisses à l’étranger (représentations) et la Direction consulaire tiennent, pour l’accomplissement des tâches relevant de leurs compétences consulaires, un registre des Suisses de l’étranger contenant des données sur les personnes inscrites auprès de la représentation, leurs conjoints, leurs partenaires enregistrés et leurs enfants.⁸

Les représentations et les services compétents du département traitent en outre des données:

1. ⁹sur les Suisses de l’étranger et sur les Suisses séjournant temporairement à l’étranger, et le cas échéant sur leurs conjoints, leurs partenaires enregistrés et leurs enfants, au titre de la protection consulaire;

2. sur les personnes et leurs proches pour lesquels la Suisse assume des fonctions de protection ou pour lesquels elle assure la protection d’intérêts étrangers.

Les données sur les personnes visées à l’al. 2, let. a, comprennent le numéro d’assuré au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants¹⁰ pour permettre l’échange électronique de données entre les registres officiels de personnes.¹¹

Les données collectées peuvent comprendre:

1. les signalements et les photos requis pour l’établissement ou la prolongation de pièces d’identité;

2. des données sensibles portant sur les mesures d’aide sociale et les poursuites ou sanctions pénales et administratives;

3. ¹²des données sensibles portant sur les revenus et la fortune ainsi que sur la santé des personnes ayant déposé une demande d’aide sociale, pour autant que cela soit nécessaire à l’accomplissement des missions prévues par la loi;

4. ¹³des renseignements sur la fortune et les revenus des personnes ayant déposé une demande de prêt d’urgence, ainsi que sur les origines de leur situation d’urgence; les données sur la santé peuvent exceptionnellement être traitées si elles sont absolument nécessaires à la justification de l’urgence.

Les représentations et les services compétents du département sont autorisés à échanger sous forme électronique les données visées à l’al. 3 lorsque les besoins du service l’exigent.

Le Secrétariat d’Etat et la Mission permanente de la Suisse près les organisations internationales à Genève gèrent, pour l’accomplissement des obligations de droit international public de la Suisse, des fichiers électroniques concernant:

1. les membres des représentations diplomatiques et consulaires en Suisse;

2. les membres des missions permanentes auprès des organisations internationales en Suisse;

3. les membres des délégations permanentes d’organisations internationales auprès des organisations internationales en Suisse;

4. les membres des représentations permanentes auprès de la Conférence du désarmement en Suisse;

5. les membres des bureaux d’observateurs et organismes assimilés établis en Suisse;

6. les membres des missions spéciales en Suisse;

7. les employés des organisations internationales établies en Suisse;

8. les personnes autorisées à rejoindre en Suisse les personnes mentionnées aux let. a à g.

Les données collectées servent:

1. au traitement des questions liées à l’accréditation et au séjour en Suisse des personnes concernées;

2. à l’établissement et à la gestion des cartes de légitimation.

En plus des fichiers électroniques prévus à l’al. 1, les services compétents du département peuvent traiter manuellement des données sensibles, portant en particulier sur les mesures d’aide sociale et les poursuites ou sanctions pénales et administratives, pour remplir les obligations et les tâches visées aux al. 1 et 2 et pour contribuer à régler des litiges dans lesquels sont impliquées les personnes ou les organes mentionnés à l’al. 1.

Les données personnelles nécessaires à l’établissement des cartes de légitimation et une photographie de la personne concernée peuvent être transmises sous forme électronique à l’entreprise qui produit les cartes de légitimation.

Les données sensibles peuvent être communiquées aux autres autorités administratives et judiciaires de la Confédération et des cantons lorsqu’elles sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches ou lorsqu’elles peuvent contribuer au règlement de litiges dans lesquels sont impliquées les personnes ou les organes mentionnés à l’al. 1.

Le numéro d’assuré au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants¹⁴ sert à l’échange électronique de données entre les registres officiels de personnes.¹⁵

Le Conseil fédéral édicte des dispositions d’exécution relatives:

1. à l’organisation et à l’exploitation des fichiers électroniques;

2. aux catalogues des données à saisir;

3. à l’accès aux données;

4. aux autorisations de traitement;

5. à la durée de conservation des données;

6. à l’archivage et à la destruction des données;

7. ¹⁶à la communication des données personnelles à l’Office fédéral de la statistique.

La présente loi est sujette au référendum facultatif.

Elle entre en vigueur en même temps que la loi fédérale du 24 mars 2000 sur la création et l’adaptation de bases légales concernant le traitement de données personnelles¹⁷.

Date de l’entrée en vigueur: 1^er septembre 2000¹⁸